財務部管理制度組織結構工作流程序及報表管理作業指導書.ppt
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上傳人:職z****i
編號:1043451
2024-09-06
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1、總部財務部總部財務部二零零一年二零零一年八月一日八月一日財務工作手冊財務工作手冊目錄目錄一、財務管理制度一、財務管理制度二、財務組織結構二、財務組織結構三、財務工作程序三、財務工作程序四、財務報表四、財務報表五、檔案管理五、檔案管理會計核算流程圖會計核算流程圖訂貨驗收單退貨單發票有效發票報告部門間、店間調撥,經相關人員簽名確認之后,調撥單傳遞至財務部,交核算會計編制憑證柜組秘書與供應商對帳,編制有效發票報告,連同發票帳單送交核算會計核對,編制憑證。付款單據傳遞至結算中心,結算中心審批付款,開具支票付款,支票存根付款清單據以入帳金庫復核收銀員錢袋表及營業款,編制,交會計復核、編制記帳憑證。調撥單2、記帳憑證支票庫存商品應付帳款銀行存款等登記帳簿記帳憑證銷售收入帳銷售分類表金庫日報表收銀單據記帳憑證銷售成本帳計算毛利,結轉成本,編制憑證盤點卡及盤點表核算費用開支、資金劃轉、個人及單位往來帳、固定資產帳、收取供應商費用等業務記帳憑證期間費用帳及往來帳戶等記帳、結帳、編制會計報表支票及進帳單收款收據支付申請表費用報銷單借款單店簡報員工成本財務部財務部FinanceDept.員工成本明細表經營開支財務部財務部FinanceDept.財務部財務部FinanceDept.銀行周報表銀行周報表財務部財務部FinanceDept.財務部財務部FinanceDept.商品損耗率計算財務部財務部Financ3、eDept.商品折損額計算財務部財務部FinanceDept.折損商品清單財務部財務部FinanceDept.資產盤點清單財務部財務部FinanceDept.柜組簡報財務部財務部FinanceDept.主要營運指標財務部財務部FinanceDept.財務部財務部FinanceDept.工程、資產支付申請單財務部財務部FinanceDept.部門:年月日姓名同行人日期交通工具出差地預算費用預借款出差事由批準人簽字部門經理分管總監總經理人事部此單經批準后,交財務部留存,借款和報銷差旅費時做附件。出差結束后,請于7日內報銷。出差申請單財務部財務部FinanceDept.資產管理職責資產管理職責一、財4、務部職責:1、建立、健全固定資產的核算工作,正確反映和監督固定資產的增減、調撥、保管、使用、轉讓、清理報廢等事宜,以保護公司財產,發揮固定資產的營運效能。2、建立固定資產明細帳,協助各有關部門建立固定資產卡片。3、定期組織固定資產清查,查明盈、虧情況,通過清查做到帳物、帳帳相符。4、按照規定,正確計算折舊。二、資產管理部門職責:1、負責固定資產的增、減、調撥、轉讓、大修、清理、報廢等手續的審查工作。2、協肋審查使用部門提出的購置、大修、或新建固定資產的計劃。3、負責組織固定資產的修理、施工、驗收和結算工作。4、監督和協助使用部門保持固定資產的正常和完整無缺。三、使用部門職責:1、使用部門必須確5、保本部門所使用的固定資產完整無缺,經常保持固定資產在良好的狀況下運行。做到帳卡、帳物相符。2、固定資產的購置、調入、新建、轉讓、大修、清理、報廢必須預先向資產管理部門提出申請,經批準生效后,按有關規定填制報表,送交有關部門。費用報銷制度費用報銷制度 為加強費用支出管理,明確有關部門在費用管理工作中的職責權限及各項費用開支的標準,嚴格按照制度規定和標準報銷費用,特作如下規定:一、費用報銷的審批一、費用報銷的審批1.各部門應對本部門的費用進行預算,做出年計劃、月計劃,報財務部及總經理審批,嚴格按計劃執行,不得超支,原則上不得支出計劃外費用。2.總部各部門人員的費用金額在3000元(含3000元)以6、下的,由各部門經理審核,分管總監審批,財務經理復核,總經理審批;金額在3000元以上的,須由董事長審批。3.總經理的費用開支由董事長審批。重大的費用開支,需經總經理辦公會研究同意,報董事會審批后才能報銷。4.員工因公出差、對外交際應酬、購買物品前,經辦人應填制申請表,按規定辦理報批手續;獲得批準后可按需要在財務部預借款項,出差結束或公務完成后應于七天內及時報銷歸還預借款,無故拖延時間的,扣經辦人當月工資。5.所購物品的發票必須是稅務局的近期統一發票,收據必須是財政局近期的統一收據,特殊情況除外。發票上的日期、商品名稱、數量、單價、金額等,要求字跡清晰,大小寫數字相符。如果發票中只有商品總額的,7、后面須附有清單。發票要注明經手人、用途、物品的使用部門、物品的驗收人、審批人等。6.各店有下列情況之一:未訂立合同、合同未經總部財務和相關部門核準、事先未報批預算、超過預算;且金額在1000元以上的,須報總部財務部審批。7.各級人員的報銷,應自覺接受主管財務人員的監督。8.總部及各店具體的費用報銷流程附后。9.總部具體報銷工作日:每周二、五。向財務部提交經分管總監審批后的報銷單據和領取現金的時間為相鄰的兩個報銷工作日。二、費用分類及標準二、費用分類及標準1 1、差旅費報銷規定:、差旅費報銷規定:(1)住宿和交通工具標準表 夜間乘車超過6小時或連續乘車12小時的,可購買硬臥。出差不得包乘的士,也8、不得乘坐長途的士。市內交通費在節約原則的基礎上,可乘的士。(2)公司員工因公出差,不分級別,不分途中和住宿,每人每天補助標準為:30元。(3)公司員工因公出差,住在親戚朋友家里,不報銷住宿費,每天發給50元補助費。(4)員工因公出差,按出差規定的往返地點、里程,憑票據報銷。繞道探親或旅游者,繞道部分差旅費不能報銷,也不得報銷參觀門票費用,也不發給住宿補助。(5)出差審批程序:出差人員需填報出差申請單,注明出差地、時間、業務事項(如乘飛機必須事先申請批準后方能報銷)和預算,經由兩級審批后,方可成行。(6)出差人員應按出差地點如實填寫差旅費報銷單,并將已批準的出差申請單和發票單據粘貼在后面,先由部9、門經理簽字,分管總監審批,交財務人員對單據全面審核,財務經理復核,報總經理批準后,方能報銷。經審核發現夾帶與當次出差無關的費用單據,一律不予報銷。2 2市內交通費報銷規定:市內交通費報銷規定:1)公司員工因公到本市內辦事,不報銷的士費,只能乘坐公共汽車或中巴。報銷時應填寫清單(注明日期、地點、事由),經各部門經理確認簽字,財務審核后按實報銷。2)因公急辦事項,需先申請,經分管總監(店長)同意,可憑申請單報銷的士費。3 3通訊費報銷規定:通訊費報銷規定:1)公司員工因業務需要可報銷BB機費用,每月臺費不超過40元。報銷人員為:總部工作人員、各店店長、部門經理(包括各區區長,但不包括各區以下經理、10、主管)、出納人員、采購人員、司機。2)通訊工具原則上由員工自行配備,公司只報銷日常費用。3)公司付總經理和總監、總部各部門經理、各店店長、各區區長按級報銷手機費。報銷級別為:付總經理和總監每月可報銷1000元,各店店長每月可報銷600元,總部各部門經理每月可報銷400元,商品部采購主管、各店處長及部門經理每月可報銷200元,司機每月可報銷100元,超支自理。特殊情況下,經批準,可依話費清單,據實報銷。4)已報手機費用的人員,原則上不再報銷BB機費用。5)特殊部門需報手機、BB機費用,需經董事長和總經理研究確定。6)凡由公司配備通訊工具的人員離開公司時,必須交回通訊工具,否則在工資中扣除或照價賠11、償。7)若無正當理由關機或不復機,當月通訊費不得報銷。4 4業務招待費報銷規定:業務招待費報銷規定:1)因公招待客人應執行當地的有關規定,嚴禁講排場、擺闊氣,一般到大排擋就餐,每人每餐不得超過30元,由經辦人報請分管總監(店長)同意,陪同人員不能超過2人。2)招待特殊人員要到酒店宴請,其標準為每人每餐100元,經分管總監(店長)審批,特殊情況超支費用由總部總經理審批,3000元以上招待費由總部董事長批準。3)贈送禮品和禮金,須事先書面申請,注明原因、金額和受禮人,由相關部門逐級上報至總部總經理批準,財務部門同時配合監督。4)報銷業務招待費,應取得合規的發票,同時注明時間、招待人員、陪同人員。512、 5辦公用品費用報銷規定:辦公用品費用報銷規定:1)由各部門提出計劃,在每月25日前將下月需求計劃報總部辦公室、各分店人事行政部,統一購買,由財務審核報銷。2)各店員工每人每月3元(由各部門掌握),總部員工、各店柜組長以上職員每人每月8元,各店長、總部各部門經理每人每月10元,付總經理及總監以上每人每月15元。3)各部門發放的非消耗性的辦公用品要建卡登記,落實使用保管人。凡辭職、調動員工將自己保管的辦公用品交還本部門保管,以便補充人員使用。4)任何部門及個人不得購置閑置辦公用品(如辦公桌椅、文件柜等)。人事行政部門及財務部門應定期進行檢查清理。6 6社會保險費用的支付標準社會保險費用的支付標準13、按當地政府社會保險的有關規定執行。7 7名片印刷的有關規定:名片印刷的有關規定:名片印刷由辦公室負責,應統一規格、統一價格。下列人員可以向辦公室申請印制名片:1)總部正、付總經理及總監、各部門經理、采購中心經理及主管、對外采購人員。2)各店店長、區長、部門經理(主管)、對外采購人員。8 8會議費用報銷規定:會議費用報銷規定:總部各部門、各店需召開外界人員會議或座談會議,總部、各店在年度召開有關會議,需要會議費用開支的,必須要有申請報告做出詳細開支計劃,報總部相關部門批準后方能開支。9 9暫住證費用報銷規定:暫住證費用報銷規定:1)總部及各店員工辦理當地暫住證,其費用只報銷50%。2)各店員工按14、合同要求不到一年中途辭工,應按月扣回暫住證費用。1010、員工生日報銷規定:、員工生日報銷規定:總部及各店員工生日,由總部、各店人事部造冊登記,舉辦活動或贈送禮品,每人次不超過25元。1111其他:其他:1)司機報銷過橋費、過路費和停車費時,應填寫清單(注明時間、用車人、金額),經辦公室主任審核同意后,財務據實報銷。2)圖書資料由辦公室統一登記、編號,使用人借閱,發票須經手人、驗收人簽字后,方可報銷。三、附則三、附則 1各店費用報銷制度應遵照本制度的標準執行,具體的報銷工作日,各店可根據情況進行調整。2本制度由總部財務部負責解釋。3本制度從2001年4月20日開始執行。二、盤點方式1、最后一次15、商品整理完畢,盤點開始;2、初盤人員按單品排面逐一放置盤點卡,剩余盤點卡裝回資料袋;3、初盤人員計數、稱重,使用藍色圓珠筆將數量及單位填入盤點卡相應欄目,經手人簽名;4、復盤人員復核單品數量及單位,使用紅色圓珠筆將數量及單位填入盤點卡,復核簽名;5、初盤中發現錯誤須由部門主管簽名更正,復盤中發現錯誤經確認后修改,并由雙方簽名;6、商品無存貨填寫“0”;7、如發現某一單品有兩個排面,應于盤點卡中按如下方式列示:+=8、發現某商品無盤點卡,應即時通知部門主管補制手工盤點卡,填明商品編號、名稱,補充登記盤點檢查表,然后盤點,填寫數量、單位、確認并簽名;9、生鮮區、食品區散裝食品的盤點,初盤與復盤同時16、進行;10、凌晨1時,收銀部、防損部支援盤點人員交換盤點區域;11、檢查所有盤點卡,確認所有盤點數據已正確記錄,并無漏盤、重盤;12、收集盤點卡,排好順序,與盤點檢查表核對,確認所有盤點卡均已收回,然后裝回資料袋,交各區秘書。13、電腦部輸單組至各區秘書取盤點卡,錄入盤點數據、打印盤點明細表,然后連同盤點卡交柜組核對;14、柜組核對,如有錯誤交電腦部輸單組修改、打印盤點明細表,然后將盤點明細表連同盤點卡交財務部核算會計。15、每次盤點采用交叉復盤方式,食品雜貨區支援人員于食品雜貨區進行初盤,凌晨1:00時起復盤非食品區;非食品區支援人員于非食品雜貨區進行初盤,凌晨1:00時起復盤食品區。收銀部17、防損部支援盤點人員交換盤點區域的行動協調由盤點控制協調小組視盤點進度具體安排。三、盤點范圍及比例(一)盤點范圍(一)盤點范圍1、全部倉庫2、生鮮區:10部、11部、12部、13部、14部食品雜貨區:20部、21部、22部、23部非食品區:31部、32部、33部、34部、36部、37部、38部3、超市內廠家專柜部分的商品不在盤點范圍之內(二)盤點比例(二)盤點比例1、初盤比例:100%2、復盤比例:100%電器、煙酒、化妝品、糧油、奶粉、生鮮區50%個人清潔用品20%其他四、后勤1、各部門自備盤點用筆,向人事部申請資料袋;2、人事部準備飲用水、一次性飲水杯;3、沙拉吧負責準備工作餐。五、注意事18、項1、全體盤點參與人員務必從思想上和行動上予以充分重視;2、所有參加盤點人員必須服從盤點控制小組的統一調配;3、盤點中發現問題,應即時報告盤點控制小組;4、盤點工作必須認真負責,確保盤點數據的準確性;5、復盤人員如對盤點卡記載的數量單位有疑問,應質疑初盤人員,必要時重新盤點,取得準確數量單位后,簽名確認;三、盤點進程表6、填寫盤點卡時,應寫明商品計量單位(克、千克、盒、毫升、升、個、包、箱、罐、桶);盤點數據的計量單位為單品銷售單位(最小單位)。特別注意:重量單位統一使用克、千克,不得使用“斤“作計量單位。香煙計量單位為“包”,不得使用“條”作計量單位。7、注意核對商品的規格型號與盤點卡是否一19、致;8、注意單品堆放陳列,杜絕因單品排放混亂致盤點數據失準、延誤盤點進度的問題出現;*生鮮區整理生鮮區整理1.營業中開始清貨(晚上20:00開始),主要是自制食品、鮮活商品;2.從倉庫搬出所有存貨(凍庫除外);3.商品有序擺放,應準備足夠卡板擺放;4.散裝商品入袋。9、注意檢查電腦商品資料,及時糾正電腦商品資料混亂的問題:進價及售價不準、商品計量單位不統一規范(如香煙的單位,賣場以包計量,而倉庫又以條計量)、以及條碼錯誤、重編問題。10、盤點數據錄入修改、盤點明細表的打印核對工作應于盤點后一日完成,盤點后二日上午9時必須將盤點明細表交財務部核算會計。一、一、出納人員基本要求出納人員基本要求1、20、為人忠誠老實、忠于職守、清正廉潔。具有良好的思想道德素質,能保持清醒的頭腦,抵御金錢的誘惑。2、具有一定的業務素質,對有關的會計法規、規章制度、及當地政府的相關政策有一定的了解。熟悉出納核算工作流程。3、工作認真負責,進出款項每日結清,出現差錯及時糾正。4、工作細心周到,既要堅持原則,又要耐心向對方解釋有關的問題。二、二、出納人員的職責出納人員的職責1、按照國家有關的現金管理和銀行結算制度的規定,保管庫存現金和各種有價證券。辦理現金收付和銀行結算業務,收付款后,應在收付單據上簽章,并加蓋“收訖”或“付訖”戳記。2、嚴格遵守現金開支范圍,不屬于現金結算范圍的不得用現金收付。對于現金采購,要辦理好21、各項手續后才能支付。3、遵守庫存現金規定,對超額的現金應按規定送存銀行。4、嚴格遵守會計制度規定的核算程序。辦理現金和銀行存款收付業務時,應嚴格審核有關的原始憑證,然后按已編制的收付憑證,逐項順序登記現金日記帳與銀行存款日記帳。5、隨時了解銀行存款余額,避免簽發空頭支票。6、不得出租銀行帳戶給其他單位或個人。7、管好庫存現金和各種有價證券,保證其安全完整。如庫存現金及有價證券發生短缺,應由出納人員負責賠償。8、管理銀行開戶私章,空白支票,空白收據。收據和支票領用時應及時辦理領用手續,使用完畢后應辦理注銷手續。三、三、出納人員權限出納人員權限1、出納人員有權抵制不合法開支。對違反公司規定的收付款22、項,出納人員有權拒絕辦理。任何個人不得強制其執行。2、出納員有權對公司制定的審批程序、管理制度中存在的問題提出自己的看法和建議。3、出納員不得利用手中的職權循私舞弊報銷不合理的費用。4、出納員不得挪用庫存現金,不得出借未經規定程序辦理的款項。四、四、出納人員因工作調動或離職時應辦理交接手續。出納人員因工作調動或離職時應辦理交接手續。出納崗位素質要求、職責、權限的有關規定出納崗位素質要求、職責、權限的有關規定財務人員工作交接制度是財務制度的一項重要內容,做好交接工作有利于經濟活動記錄的銜接,并有利于明確財務人員經濟責任。會計、出納人員因公調動或因故離職,必須辦理交接手續,沒有辦理交接手續的不得調23、動或者離職。對財務人員工作交接制度的要求,會計法以及其他會計法規、規章都做出了原則性的規定。現結合我公司的實際,進一步作如下規定:、辦理移交手續的準備工作。辦理移交手續的準備工作。財務人員在辦理移交手續前必須及時辦理完畢未了的會計事項,包括:(1)對已經受理的經濟業務尚未填制會計憑證的,應當填制完畢;(2)整理應移交的各項資料,對未了事項寫出書面說明等;(3)編制移交清冊,列明應當移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、現金、有價證券、印章以及其他會計用品等;(4)財務經理、會計主管移交時,應將全部財務會計工作、重大財務收支問題和會計人員的情況等,向接交人介紹清楚;(5)需要移交的遺留問題,應當寫24、出書面材料。、按照移交清冊移交。按照移交清冊移交。財務人員工作交接制度財務人員工作交接制度商品盤點操作程序商品盤點操作程序一、盤點準備1、商品整理 收貨區應于盤點日中午12:00停止收貨;排面、端架、墻柱、服務臺、維修處、促銷區、收貨區的商品歸位;清理空箱,另外堆放;不用盤點商品貼DNI標簽,包括:空箱、贈品、店內用品、非賣品;已啟封的大包裝外應標明內裝單品數量、包裝單位;盤點前一日,退貨商品清退完畢、報損商品清理完畢;2、檢查商品進價、零售價,核對商品條碼、品名規格,全部調撥單交財務部核算會計(營營運運各各部部門門完成完成);3、檢查整理電腦商品資料,確認所有單品錄入電腦,確認所有收貨單、退25、貨單等涉及商品庫存、進價的單據已經錄入電腦(電腦部輸單員完成電腦部輸單員完成);4、有效發票報告、欠發票供應商清單、已退貨未扣款供應商統計表、調撥單交財務部核算會計;5、財務部對帳秘書打印核對盤點卡、盤點檢查表,備制庫存卡;6、盤點卡按柜組、倉庫與店面分開裝入資料袋,由財務部發放至柜組。交接雙方要按照移交清冊的內容進行逐項移交,其中:現金要根據會計賬簿記錄金額進行盤點,不得短缺;有價證券的數量、金額與會計帳記錄一致。銀行存款賬戶余額要與銀行對帳單核對。各種財產物資和債權債務的明細賬戶余額要與總賬有關賬戶余額核對。核對清楚后才能移交。移交人員經管的票據、印章及其它會計用品等,必須交接清楚。對電腦26、數據移交,移交人當面對接交人示范,現場操作,以檢查電子數據的運行和有關參數的情況,交接工作結束后,當場交接磁盤。、專人負責監交。專人負責監交。財務人員辦理工作交接手續時,要有專人負責監交,以保證交接工作的順利進行。(1)一般會計人員辦理移交,由會計主管負責監交。出納移交,必須有財務經理參與監交;(2)會計主管移交,由財務經理負責監交;有必要時,經財務經理請示總部財務部,可由店長或總部財務部人員參與監交;(3)店財務經理移交,由店長、總部財務部人員監交;(4)區財務經理、結算中心經理移交,由總部財務部派人監交。、臨時工作交接。臨時工作交接。對財務工作人員臨時離職,或因病暫時不能工作,需要有人接替27、或代理工作的,也應當辦理交接手續。其目的是保持會計工作的連續性和分清責任。對于移交人因病或其他特殊原因不能親自辦理移交的,經請示店長和總部財務部經理同意后,可以由移交人委托他人代辦移交手續,但委托人應當對所移交的會計工作和相關資料承擔責任,不得借口委托他人代辦交接而推托責任。、移交后的責任。移交后的責任。移交人對自己經辦且已經移交的會計資料的合法性、真實性負責,不能因為會計資料已經移交而推托責任。移交人對移交以后產生的非自己經辦的會計資料不承擔責任。為了加強低值易耗品管理,保證公司財產的完整無缺,根據國家的有關規定,結合本公司實際情況,特制定本辦法。(一)凡使用年限不滿一年或雖滿一年但單位價值28、在2000元以下不構成固定資產的物品均作為低值易耗品。(二)為了嚴格劃分固定資產和低值易耗品的界限,便于管理,應編制低值易耗品分類目錄。根據我公司目前的情況,將低值易耗品分為以下幾種:1、家用電器類:包括2000元以下的熱水器、抽油機、錄扇、排風扇等。2、生活用具類:包括有煤氣爐、煤氣罐等。3、家具類:各種桌、柜、床、椅、沙發、茶幾。4、辦公用品類:包括諸如計算器、裝訂機等。5、交通工具:包括有單車、三輪車、手推車等。6、維修用具類:包括有電鉆、電焊機、萬用表。7、其他:如消防用具。(三)管理分工1、公司總辦為低值易耗品的管理部門,配備專人負責管理低值易耗品實物明細帳和領用等管理工作。公司財務29、部負責低值品的金額核算,并對在用實物有監督責任。財財務務部部低值易耗品管理辦法低值易耗品管理辦法1、財務部對在用低值易耗品采用五五攤銷法。(一)低值易耗品的購置1、每期需要增添的低值易耗品,由總辦匯總各部門所需物品,編制購置計劃,經總經理核批后,納入財務收支計劃。2、無計劃的臨時購置,由各部門經理核簽,再經總辦主任會簽。購置金額較大的,應經主管副總經理直至總經理批準。3、具體的購置手續是:經辦人詳列購買低值易耗品的明細清單,包括品名、數量、預計價格、預計金額,明細清單經批準后到財務部辦理借款手續,經總辦管理人員驗收入庫并在發票后面簽字后,才能辦理銷帳手續。(二)低值易耗品的領用和報廢1、所有在庫低值易耗品由總辦指定專人管理,在用低值易耗品按使用部門和個人區別不同情況,由專人管理。對各種家用電扇(包括辦公和集體宿舍用)由使用單位和個人負責保管,不得轉讓他人。計算器由個人保管使用,需要更換的由部門經理簽批,以舊換新。家屬宿舍統一配備的家用電器,如熱水器,煤氣爐、煤氣罐、吊扇等由使用人負責保管,為得轉借他人。需要維修應由總辦統一辦理。維修用具,由使用部門和個人負責保管。其他,如消防用具及公共場所的物品由總辦責成專人負責保管。2、部門和個人領用低值易耗品,要填寫領用單,并經總辦負責人簽批。3、低值易耗品需要報廢應由保管部門或個人向總只管理人員申述報廢理由。