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1、外來文件控制程序 1.目的 保證公司對外來文件的正確有效使用。 2.適用范圍 本程序適用于對外來文件的管理。 3.引用文件 無 4.定義 外來文件是指由公司總部轉發或國家黨政機關下發的標準、規范、規定等文 件。 5.職責 5.1 現場辦公室負責人負責外來文件送閱批示及制定選用的外來文件分發 清單。 5.2 各部門負責人負責建議選用外來文件及已批準使用的外來文件在本部 門的實行。 5.3 現場辦公室資料員負責接收、登記外來文件,辦理送批選用手續。 5.4 現場辦公室資料員負責選用的外來文件的歸檔、保管及銷毀等。 6.資格和培訓 執行本程序不需特別的資格或培訓。 7.程序 7.1 外來文件的接收 2、現場辦公室資料員接收外來文件時,填寫收文處理單（見 GFP5-4-F1）, 然后送現場辦公室負責人審閱。 7.2 外來文件的下發、傳閱 7.2.1 現場辦公室負責人審閱后，認為需要下發的，制定外來文件使用及 下發清單（見 GFP5-4-F2）交資料員，若無需下發，要求現場辦公室資料員保 存即可。 7.2.2 現場辦公室資料員根據下發清單填寫外來文件使用通知單（見 GPP5-4-F3）,連同加蓋“選用”標志的外來文件復印件一起送指定部門負責人。 7.2.3 各部門負責人簽收外來文件后，組織部門相關員工傳閱，并要求其填 寫外來文件傳閱單（見 GFP5-4-F4）。 7.2.4 各部門直接從黨政機關3、接收的外來文件，須由資料員送往現場辦公室 登記，加蓋“選用”標志后下發到使用部門。 7.3 外來文件變更處理 7.3.1 部門負責人須及時掌握外來文件更新或修改情況。 7.3.2 現場辦公室資料員接到更新或修改后的外來文件,按第 7.17.2 的規定 辦理。 7.3.3 更新的外來文件發放時，必須收回先前分發到各部門的原使用本，現 場辦公室資料員、各部門負責人均在下發清單回收欄上簽字后，現場辦公室資 料員才將修改、更新本發至部門負責人。 7.4 外來文件的歸檔保管、回收及銷毀 7.4.1 現場辦公室資料員每月的最后一個工作日將外來文件原本及來文處 理單移交公司檔案員歸檔保管，并填寫文件移交單（見 GFP5-3-F5）。 7.4.2 停止使用的外來文件復印本由現場辦公室資料員收回后至少保存一個 月集中銷毀。 8.記錄 8.1 收文處理單、外來文件原本和外來文件使用及下發清單由公司 檔案員永久