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1、人事信息資料收集審核、檔案管理 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核: 批 準(zhǔn)： 發(fā) 布： 二XX年X月1 目的：為規(guī)范人事資料及人事信息管理，維護(hù)人事檔案的完整性，以更好的為人事管理工作服務(wù)，特制訂本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)規(guī)定。2 適用范圍：2.1 行政范圍：xx、xx公司（各子公司參照?qǐng)?zhí)行）2.2 人員范圍：所有在職員工3 人事信息資料分類(lèi)：3.1 人事基本資料：3.1.1 求職申請(qǐng)表（包括測(cè)試題）。3.1.2 員工入職登記表。3.1.3 員工本人彩照。3.1.4 員工本人身份證復(fù)印件。3.1.5 員工前所在單位解除勞動(dòng)合同證明。3.1.6 員2、工本人學(xué)歷、技能資料：包括學(xué)歷證書(shū)、技能等級(jí)證書(shū)、職稱證書(shū)的復(fù)印件。3.1.7 員工本人勞動(dòng)合同。3.1.8 員工本人試用轉(zhuǎn)正表。3.1.9 員工本人任命書(shū)。3.1.10 員工本人獎(jiǎng)懲、工資調(diào)整記錄表。3.2 職工花名冊(cè)（電子版）：3.2.1 全部在職人員表。3.2.2 儲(chǔ)備人員表。3.2.3 新入職人員表。3.2.4 編外人員表。3.2.5 離職人員表。3.2.6 調(diào)出、調(diào)入人員表。3.2.7 報(bào)名未入職人員表。3.2.8 參保人員名單。3.3 員工考勤資料：3.3.1 手工考勤表。3.3.2 電子考勤表（包括補(bǔ)卡申請(qǐng)單）。3.3.3 請(qǐng)假條（包括帶薪假和扣薪假）。3.3.4 加班申請(qǐng)表。33、.3.5 調(diào)休申請(qǐng)單。3.4 員工工資資料（詳細(xì)清單見(jiàn)附表一）。3.5 員工培訓(xùn)資料：3.5.1 培訓(xùn)計(jì)劃。3.5.2 培訓(xùn)簽到表。3.5.3 培訓(xùn)有效性評(píng)估表。3.5.4 培訓(xùn)協(xié)議。3.5.5 特殊作業(yè)操作證、外部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)。3.5.6 員工設(shè)備安全操作證備案表（包括考試試卷）。3.5.7 員工設(shè)備操作保養(yǎng)培訓(xùn)備案表（包括考試試卷）。3.5.8 員工質(zhì)量、工藝培訓(xùn)備案表（包括考試試卷）。3.6 公司員工社保檔案資料：3.6.1 職工本人養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)。3.6.2 就業(yè)失業(yè)登記證。3.6.3 常州市職工錄用備案花名冊(cè)。3.6.4 常州市農(nóng)村（外來(lái)）勞動(dòng)力就業(yè)登記表。3.6.5 外來(lái)勞動(dòng)力錄用備4、案花名冊(cè)。3.6.6 外來(lái)勞動(dòng)力情況登記表。3.6.7 常州市區(qū)用人單位退工退保人員情況報(bào)告表。3.6.8 常州市參加社會(huì)保險(xiǎn)人員交費(fèi)工資增減變化匯總表。3.7 公司員工住房公積金資料：3.7.1 常州市住房公積金匯繳變更清冊(cè)。3.7.2 常州市職工住房公積金封存核準(zhǔn)表。3.7.3 常州市職工住房公積金封存清冊(cè)。3.8 員工健康及安全資料：3.8.1 員工入職體檢報(bào)告。3.8.2 員工職業(yè)病防治檢查報(bào)告。3.8.3 職工三級(jí)安全教育卡（包括考核試卷）。3.8.4 員工本人健康證。3.9 離職人員人事資料：3.9.1 離職申請(qǐng)表。3.9.2 離職離司手續(xù)表。3.9.3 離職人員基本資料。4 人事5、信息資料的收集4.1 各子公司的人事部門(mén)于每月5日將電子版職工花名冊(cè)上報(bào)股份公司綜管部經(jīng)理、人事主管截止到上月底的數(shù)據(jù)，表格格式參照股份公司職工花名冊(cè)。4.2 員工求職申請(qǐng)表、員工入職登記表、員工本人彩照、身份證復(fù)印件、前所在單位解除勞動(dòng)合同證明、學(xué)歷、技能資料、勞動(dòng)合同，及員工社保檔案資料中職工本人養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)、就業(yè)失業(yè)登記證、常州市農(nóng)村（外來(lái)）勞動(dòng)力就業(yè)登記表，體檢報(bào)告（入職前已體檢的）由員工本人在入職當(dāng)日填寫(xiě)或提供。4.3 員工轉(zhuǎn)正表、員工本人任命書(shū)、員工本人獎(jiǎng)懲、工資調(diào)整記錄表由綜管部人事主管在領(lǐng)導(dǎo)審批后一周內(nèi)登記、收集、歸檔。4.4 本部職工電子版花名冊(cè)由綜管部人事主管根據(jù)員工填寫(xiě)、6、提供的人事基本資料一周內(nèi)完成輸入、收集、歸檔。4.5 生產(chǎn)部電子版職工花名冊(cè)由駐廠人事專(zhuān)員根據(jù)員工填寫(xiě)、提供的人事基本資料一周內(nèi)完成輸入，并及時(shí)上報(bào)綜管部經(jīng)理、人事主管、培訓(xùn)專(zhuān)員。（每周一上報(bào)截止到上周的職工花名冊(cè)資料，每月1日上報(bào)截止到上月底的職工花名冊(cè)資料）4.6 生產(chǎn)部員工手工考勤資料、請(qǐng)假單及相應(yīng)證明、獎(jiǎng)懲通知單由各部門(mén)主管填寫(xiě)并于每月5日前提交給駐廠人事專(zhuān)員。4.7 員工工資資料由綜管部人事主管在每月28日完成歸檔。4.8 員工培訓(xùn)資料由綜管部培訓(xùn)專(zhuān)員在每次培訓(xùn)結(jié)束后一周內(nèi)收集、歸檔。4.9 員工社保資料由綜管部培訓(xùn)專(zhuān)員在每月25日前辦完申報(bào)手續(xù)后收集、歸檔。4.10 員工入職體檢報(bào)7、告、員工職業(yè)病檢查報(bào)告在每次報(bào)告出來(lái)后由綜管部安全主管收集整理后，交培訓(xùn)專(zhuān)員收集歸檔。4.11 離職人員人事資料由綜管部培訓(xùn)專(zhuān)員在員工辦完離職手續(xù)后一周內(nèi)收集、歸檔。5 人事信息資料的填寫(xiě)、編制、審核、審批及整理歸檔的要求和方法（見(jiàn)附表一）6 人事信息資料的借閱管理6.1 因工作需要，經(jīng)綜管部經(jīng)理同意，可以借閱人事資料。一般僅限于在綜管部辦公室閱讀。 6.2 人事資料借閱需按正常手續(xù)登記、遵循借閱規(guī)定，借閱時(shí)不得涂損資料，并及時(shí)歸還。7 本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)解釋權(quán)歸綜合管理部。8 本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)從審批同意之日起實(shí)施。附表一：分類(lèi)序資料名稱資料填寫(xiě)、編制要求填寫(xiě)、編制人資料審核、審批要求審核、審批責(zé)任人整8、理歸檔要求保管責(zé)任人人事基本資料1求職申請(qǐng)表（包括測(cè)試題）所有管理人員均需填寫(xiě)員工 本人員工本人填寫(xiě)人事主管、駐廠人事專(zhuān)員歸入個(gè)人檔案袋培訓(xùn) 專(zhuān)員2員工入職登記表除以下7項(xiàng)由人事主管或人事專(zhuān)員填寫(xiě)的其余所有項(xiàng)目由員工本人填寫(xiě)，職稱、執(zhí)業(yè)資格若沒(méi)有，則填無(wú)所有項(xiàng)目均需填寫(xiě)員工本人簽字工號(hào)、部門(mén)、現(xiàn)任職務(wù)、在職狀態(tài)、狀態(tài)日期、崗位、崗位工資人事主管、駐廠人事專(zhuān)員3員工本人彩照1吋彩照5張（用于入職登記表、制作廠牌、三級(jí)安全教育卡、保安登記表、就業(yè)失業(yè)登記證、外地戶口員工另加2張用于制作暫住證）員工 本人1吋彩照5張4員工本人身份證復(fù)印件身份證正反面復(fù)印復(fù)印件清晰5員工前所在單位解除勞動(dòng)合同證明有則9、提供公司章印清晰6員工本人學(xué)歷、技能資料復(fù)印件管理人員均需提供復(fù)印件清晰7員工本人勞動(dòng)合同按勞動(dòng)合同管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)按勞動(dòng)合同管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)培訓(xùn) 專(zhuān)員8員工本人試用轉(zhuǎn)正表試用轉(zhuǎn)正表、連同審批意見(jiàn)一起打印人事 主管有領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)9員工本人任命書(shū)任命書(shū)連同審批意見(jiàn)一起打印有領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)綜管部經(jīng)理10員工本人獎(jiǎng)懲、工資調(diào)整記錄表根據(jù)實(shí)際獎(jiǎng)懲、工資調(diào)整記錄填寫(xiě)有領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)職工花名冊(cè)（電子版）1全部在職人員表花名冊(cè)項(xiàng)目明細(xì) ：部門(mén)（公司）、總序、序號(hào)、姓名、工號(hào)、性別、出生日期、現(xiàn)齡、工齡、所在部門(mén)、擔(dān)任職務(wù)、入職日期、婚姻狀況、籍貫、民族、健康狀況、政治面貌、學(xué)歷、畢業(yè)學(xué)校、專(zhuān)業(yè)、畢業(yè)日期、參加工作日10、期、特長(zhǎng)、愛(ài)好、身份證號(hào)、家庭地址(身份證上)、現(xiàn)居住處、戶口所在地(身份證上)、郵政編碼、本人手機(jī)號(hào)碼、緊急聯(lián)系人、緊急聯(lián)系人、社保賬號(hào)、住房公積金號(hào)碼、參保日期、參保年限、合同簽定期限、所在公司、參保公司根據(jù)實(shí)際情況輸入，每周一更新，駐廠人事專(zhuān)員負(fù)責(zé)所轄區(qū)內(nèi)職工花名冊(cè)編制，人事主管負(fù)責(zé)公司本部職工花名冊(cè)編制駐廠人事專(zhuān)員（人事主管負(fù)責(zé)公司本部職工資料）與員工入職登記表一致人事 主管首先按部門(mén)排序其次按日期排序人事 主管2儲(chǔ)備人員表3新入職人員表4編外人員表5離職人員表6調(diào)出、調(diào)入人員表7報(bào)名未入職人員表8參保人員名單根據(jù)每月參保情況輸入，每月1號(hào)更新 員工考勤資料1手工考勤表員工本人簽字，由11、各車(chē)間主任、科長(zhǎng)提供每個(gè)員工均簽字確認(rèn)首先按月份排序其次按部門(mén)排序2電子考勤表（包括補(bǔ)卡申請(qǐng)單）根據(jù)考勤機(jī)中數(shù)據(jù)缺勤情況均有說(shuō)明3請(qǐng)假條（包括帶薪假和扣薪假）寫(xiě)明姓名、部門(mén)、職務(wù)、日期、事由、主管意見(jiàn)有領(lǐng)導(dǎo)審批簽字4加班申請(qǐng)表5調(diào)休申請(qǐng)單員工工資資料1月度員工到職、離職統(tǒng)計(jì)表每月最后一個(gè)工作日上報(bào)駐廠人事專(zhuān)員與實(shí)際相一致駐廠人事專(zhuān)員首先按月份排序其次按部門(mén)排序駐廠人事專(zhuān)員2計(jì)件工資核算日?qǐng)?bào)表、計(jì)件單價(jià)審批表由各車(chē)間主任、科長(zhǎng)提供各車(chē)間主任有領(lǐng)導(dǎo)審批簽字3加班審批表、調(diào)休審批表、月度加班統(tǒng)計(jì)表與實(shí)際相一致4停工待料確認(rèn)單、停工待料月度分類(lèi)統(tǒng)計(jì)匯總表與生產(chǎn)報(bào)表相一致5計(jì)時(shí)審批表、工齡工資新增（或調(diào)12、整）補(bǔ)貼表、計(jì)時(shí)工資統(tǒng)計(jì)表與實(shí)際相一致6班組長(zhǎng)崗位津貼審批表與實(shí)際相一致7生產(chǎn)部管理部門(mén)績(jī)效考核目標(biāo)審批表、生產(chǎn)部管理人員等級(jí)工資審批表由生產(chǎn)部經(jīng)理建議核定生產(chǎn)部經(jīng)理有領(lǐng)導(dǎo)審批簽字8各工段產(chǎn)量產(chǎn)能匯總表由各車(chē)間主任、科長(zhǎng)提供各車(chē)間主任與生產(chǎn)報(bào)表相一致9工資發(fā)放匯總表編制人、審核人、審批人簽字駐廠人事專(zhuān)員與實(shí)際發(fā)放表相一致人事 主管人事 主管10生產(chǎn)員工工資條發(fā)放簽收表員工本人簽名均為員工本人簽名11配料領(lǐng)料單、退庫(kù)單、各工序生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品入庫(kù)單產(chǎn)品質(zhì)量日?qǐng)?bào)表、產(chǎn)品報(bào)廢單物流科、質(zhì)量科責(zé)任人簽字版由各車(chē)間主任提供各車(chē)間主任與生產(chǎn)報(bào)表相一致駐廠人事專(zhuān)員生產(chǎn)部統(tǒng)計(jì)12工資審核清單按薪資管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)13、駐廠人事專(zhuān)員審核人、被審核部門(mén)主管簽字人事主管人事專(zhuān)員13獎(jiǎng)懲通知單、獎(jiǎng)懲匯總表由各車(chē)間主任、科長(zhǎng)提供各車(chē)間主任與實(shí)際獎(jiǎng)懲相一致駐廠人事專(zhuān)員 員工培訓(xùn)資料1培訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)目的、培訓(xùn)時(shí)間地點(diǎn)、培訓(xùn)人數(shù)、培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)師資明確培訓(xùn) 專(zhuān)員有審核人簽字培訓(xùn) 專(zhuān)員按月份排序培訓(xùn) 專(zhuān)員2培訓(xùn)簽到表培訓(xùn)有效性評(píng)估表每個(gè)培訓(xùn)均有培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)有效性評(píng)估表表格所有項(xiàng)目均需填寫(xiě)正確3培訓(xùn)協(xié)議詳見(jiàn)培訓(xùn)協(xié)議管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)公司及員工本人確認(rèn)簽章按簽訂時(shí)間排序4特殊作業(yè)操作證外部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)證件原件培訓(xùn) 專(zhuān)員有簽發(fā)機(jī)構(gòu)蓋章按作業(yè)工種排序5員工設(shè)備安全操作證備案表（包括考試試卷）備案表由設(shè)備管理員根據(jù)生14、產(chǎn)部安全員提供的考核合格名單及試卷編制，考核試卷由工務(wù)移交培訓(xùn)專(zhuān)員保管工務(wù)科員姓名、操作機(jī)器名稱、考試分?jǐn)?shù)、上崗證名稱、明確監(jiān)考人按證書(shū)種類(lèi)排序6員工設(shè)備操作保養(yǎng)培訓(xùn)備案表（包括考試試卷）備案表由設(shè)備管理員根據(jù)考核合格名單及試卷編制，考核試卷由工務(wù)科員移交培訓(xùn)專(zhuān)員保管姓名、操作機(jī)器名稱、考試分?jǐn)?shù)、上崗證名稱、明確監(jiān)考人按證書(shū)種類(lèi)排序7員工質(zhì)量、工藝培訓(xùn)備案表（包括考試試卷）備案表由質(zhì)量部經(jīng)理根據(jù)考核合格名單及試卷編制，考核試卷由質(zhì)量部經(jīng)理移交培訓(xùn)專(zhuān)員保管質(zhì)量部經(jīng)理姓名、質(zhì)量、工藝科目、考試分?jǐn)?shù)、上崗證名稱、明確監(jiān)考人按證書(shū)種類(lèi)排序公司員工社保檔案資料1職工本人養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)手冊(cè)原件培訓(xùn) 專(zhuān)員手冊(cè)15、原件培訓(xùn) 專(zhuān)員按月份排序培訓(xùn) 專(zhuān)員2就業(yè)失業(yè)登記證常州、金壇、溧陽(yáng)籍員工需入職當(dāng)日提供有區(qū)級(jí)勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)簽章常州市職工錄用備案花名冊(cè)根據(jù)每月實(shí)際入職、離職人員情況編制申報(bào)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過(guò)并蓋章3常州市農(nóng)村（外來(lái)）勞動(dòng)力就業(yè)登記表4外來(lái)勞動(dòng)力錄用備案花名冊(cè)5外來(lái)勞動(dòng)力情況登記表6常州市區(qū)用人單位退工退保人員情況報(bào)告表7常州市參加社會(huì)保險(xiǎn)人員交費(fèi)工資增減變化匯總表公司員工住房公積金資料1常州市住房公積金匯繳變更清冊(cè)住房公積金經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過(guò)并蓋章2常州市職工住房公積金封存核準(zhǔn)表3常州市職工住房公積金封存清冊(cè)員工健康及安全資料1員工入職體檢報(bào)告由體檢醫(yī)院提供體檢 醫(yī)院有醫(yī)院意見(jiàn)并蓋章生效安全主管按年度排序2員工職業(yè)病檢查報(bào)告3職工三級(jí)安全教育卡（包括考核試卷）編號(hào)、部門(mén)、工種由駐廠人事專(zhuān)員填寫(xiě)，教育者欄由教育者簽字、安技科意見(jiàn)由安全員簽字、公司意見(jiàn)欄由安全主管簽字，其他由員工本人填寫(xiě)員工 本人所有項(xiàng)目均需填寫(xiě)按月份排序4員工本人健康證食堂工作人員需提供體檢 醫(yī)院健康證在有效期內(nèi)按年度排序離職人員資料1離職人員人事資料離職人員人事資料保存期限為2年2年后將做銷(xiāo)毀處理培訓(xùn) 專(zhuān)員離職申請(qǐng)表、離職離司手續(xù)表上領(lǐng)導(dǎo)簽字齊全培訓(xùn)專(zhuān)員按月份排序