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1、公司級檔案及資料收集、整理、歸檔作業指導書編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核: 批 準： 發 布： 二XX年X月目錄1.目的：32.適用范圍：33.定義：34.職責：34.1行政部34.2各部門35.管理作業35.1檔案資料管理原則35.2檔案管理職責35.3歸檔范圍45.5文件材料歸檔要求45.6檔案的整理55.7檔案的保管65.8檔案日常管理6銷毀75.9檔案的密級75.10檔案的分類編號：85.11行政綜合文書檔案分類和保管期限表86.相關記錄9附件：412檔 案 移 交（接 收）登 記 表13 公司檔案管理作業指導書1.目的：建立公司檔2、案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續補充。2.適用范圍：適用于公司級檔案及資料的收集、整理、歸檔、移交、使用、保存及銷毀等管理工作。3.定義：3.1資料：闡明所取得結果或提供所完成活動的證據的文件。3.2檔案：是指公司過去和現在的日常經營管理工作中形成中的對國家、社會和公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等形式的歷史記錄。4.職責：4.1行政部行政部負責對公司各部門移交的各類檔案進行檢查、整理、分類、編目、輸入信息庫、裝盒、并及時入庫定位排架，并負責檔案的日常借閱和銷毀管理。4.2各部門負責本部門業務記錄及檔案資料3、的日常收集、整理、歸檔和使用等管理工作,月終向行政部移交業務記錄及檔案資料。5.管理作業5.1檔案資料管理原則5.1.1公司檔案資料管理分為兩個層次：1）行政部的文件資料管理 2）各部門的文件資料管理5.1.2公司檔案管理遵循統一存檔、分級管理的原則。所有業務記錄及檔案資料必須按規定及時移交，統一管理，確保檔案的完整、系統、準確和安全，便于開發利用。5.2檔案管理職責5.2.1行政部1）是公司檔案資料的歸口管理部門，負責檔案管理制度的制定和指導執行。 2）負責對應歸檔業務記錄及檔案資料的接收、標識、整理、保存和日常管理。3）根據實際情況，負責對失去保存價值的檔案資料提出處理、銷毀意見。5.2.4、2行政部設置專職檔案管理員1）對各部門移交的成套的業務檔案資料進行整理、歸檔。2）對個部門檔案管理人員的檔案管理工作的監督、檢查和指導。5.3歸檔范圍重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。5.4檔案的收集、歸檔文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的5、，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。行政部檔案管理人員對收到的資料的有效性進行核查并及時辦理收文登記，根據資料來源及重要性對資料進行分類,并編制檔案目錄表，資料存放在檔案袋盒中須與檔案目錄一一對應。附件1：檔案目錄表5.5文件材料歸檔要求檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。歸檔文件材料必須完整、準確，能如實反映各項活動的真實內容和歷史過程；必須層次分明，符合6、其形成規律。歸檔的文件材料，必須做到書寫材料優良，字跡工整，圖樣清晰，有利于長期保存，手寫部分一律用碳素墨水鋼筆或者碳素墨水簽字筆書寫，禁用鉛筆、圓珠筆等書寫。各類歸檔材料一般為一式一份。不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。歸檔資料、圖紙幅面大小應按A4規格折疊，裝訂結實、編號連續。文件材料移交歸檔時，要編制文件交接清單，7、一式二份，經交接雙方簽字后，雙方各執一份，檔案管理員那份需存放在文件交接清冊檔案里歸檔保存。附件2：文件交接清單如不符合歸檔要求的，行政部有權拒絕接收，直至需要移交的單位整改符合要求后再接收。5.6檔案的整理歸檔文件以“件”為整理單位進行裝訂。正本與定稿為一件；正文與附件為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；來文與復文為一件；文件處理單與文件為一件；報表、名冊、圖冊等每冊（本）為一件。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后；有文件處理單的文件，文件處理單在前，正文在后。不同文字的文件，中文文本在前，外文文8、本在后。裝訂文件要力求整齊、結實、美觀。采用左側裝訂的，應將文件左、下邊對齊，采用左上角裝訂的，應將文件左、上邊對齊。裝盒。歸檔文件應按件號順序裝入檔案盒，并填寫備考表、盒內文件目錄、檔案盒封面及盒脊項目。移交時，盒內必須有完整的歸檔文件目錄。文件裝入盒時應嚴格區分類別，并按件號順序裝入盒內，一盒裝滿后再順次裝下一盒。檔案排列要按照案卷順序從上至下，從左至右存放。各種資料要分門別類編號存放。聲像材料要集中保存。5.7檔案的保管按有關管理規定確定公司檔案資料保存期。目錄與檔案相符。保障檔案材料完整無缺，檔案資料收進、移出、保存、銷毀都必須嚴格的手續，做到增減有據，數字準確，確保檔案不散不丟。檔案9、柜設專人負責管理，非檔案管理人員未經批準，一律不準翻閱檔案柜資料及文件。檔案要裝放在檔案柜內，排列要整齊、美觀，保持庫房內空氣流通。存儲檔案資料的磁盤、光盤等磁性介質應妥善保管。備份盤裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。5.8檔案日常管理借閱1）借閱手續：（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。附件3：借閱登記表（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借10、閱記錄。2）借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。3）借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任批準。4）借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。銷毀1）每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的檔案銷毀清冊，報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。檔案銷毀清冊需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。附件4: 檔案銷毀清冊2）銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。檔案銷11、毀清冊需永久保管。3）保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。移交1）需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。附件5：檔案移交登記表2）移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 保密1）檔案規的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案12、的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入翻閱。2）檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。5.9檔案的密級密級：檔案資料按密級分類，有如下幾種：絕密：是最重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受特別嚴重的損害。即公司發展經營中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料。機密：是重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受嚴重的損害。即公司的財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況等。秘密：是一般的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協議、尚未進入市場或尚未公開的各類信息13、。內部公開：是公司可以內部公開，但不可以對外傳播的檔案。5.10檔案的分類編號：檔案分類的原則:以本公司所形成的全部檔案為對象，依據公司的職能、結合檔案內容和檔案的載體形態的特點，以便科學管理和開發利用。全宗內檔案類別及排列代號類別A行政綜合文書檔案B財務檔案C固定資產類D辦公用品E勞保用品F聲像檔案J業務檔案001人事檔案編號方法:一般檔案的編號，按檔案分類代號編大流水號，其結構模式為：類別代號+二級名稱 。業務檔案按相關規定編號。人事檔案以員工姓名為檔案名稱，編號為以入職時間為大流水號，第一號為001，以此類推。5.11行政綜合文書檔案分類和保管期限表檔案分類類別名稱范圍名稱保管期限A行政14、綜合文書檔案1公司資質長期2公司發文長期3公司收文長期4公司規章制度、管理辦法永久5工作標準、工作規范長期6法律文件長期7公司出具證明復印件長期8各種模板短期9文件交接清冊長期11員工培訓長期10檔案銷毀清冊永久11其他B財務檔案1原始憑證長期2會計報表、審計報告永久3工資表長期4各種賬簿永久5原始憑證清冊長期C固定資產不設2級固定資產永久D辦公用品1以月為單位的辦公用品檔案長期2高值辦公用品管理檔案長期E勞保用品不設2級以月為單位的勞保用品檔案長期J業務檔案人事檔案001以員工姓名為檔案名稱永久6.相關記錄6.1附件1：檔案目錄表6.2附件2：文件交接清單6.3附件3：借閱登記表6.4附件415、: 檔案銷毀清冊6.5附件5：檔案移交登記表附件1：檔案目錄檔案名稱：XXXX 檔案編號： 建檔日期： 年 月 日xx XXXX 檔案目錄序號文件名稱單位數量總頁數歸檔日期備注附件2：xx公司文件交接清單序號名稱單位數量備注移交人： 日期：簽收人： 日期：序號日 期檔 號題 名利用目的方 式復印份數借 閱單 位借閱人簽 字部門負責人簽字分管領導簽字歸 還日 期借閱查閱附件3：借 閱 檔 案 登 記 表附件：4檔 案 銷 毀 清 冊單位名稱： 年 月 日到 年 月 日序號案卷或文件題名年代目錄號卷號或文號卷內文件頁（件）數原期限銷毀原因備注附件5：檔 案 移 交（接 收）登 記 表案 卷目錄號案卷目錄題名或組織機構名稱所屬年度移交（接收）日期移交（接收）原因案 卷 數 量備 注小計其 中永久長期短期移交單位（部門）（蓋章）： 接收單位（部門）（蓋章）：移交人（簽字）： 接收人（簽字）：