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1、大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)會(huì)議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核: 批 準(zhǔn)： 發(fā) 布： 二XX年X月 會(huì)議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書1、 目的明晰會(huì)議準(zhǔn)備工作的注意事項(xiàng)，幫助會(huì)議組織者成功進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備。2、 范圍集團(tuán)發(fā)展管理部、總部各職能部、各地區(qū)公司3、 職責(zé)集團(tuán)發(fā)展管理部負(fù)責(zé)制定本指導(dǎo)書，各職能部和地區(qū)公司遵照?qǐng)?zhí)行。4、 會(huì)議準(zhǔn)備工作程序?qū)σ淮螘?huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了，可見會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要程度。4.1、確定是否真的有必要開會(huì) 一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選2、器”，使那些沒有必要開的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。4.1.1、無需開會(huì)的“五個(gè)如果” 如果還有比開會(huì)更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會(huì)同樣的目的，就無需舉行會(huì)議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等，這些方式簡(jiǎn)潔有效，對(duì)于一些問題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢(shì)。 如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集團(tuán)討論，結(jié)果又全盤推翻他人的意見，這種做法既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地。 如果會(huì)議成本過高。會(huì)議成本是一個(gè)不容忽視的問3、題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算，不能用高昂的會(huì)議成本來?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生，因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。 如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)。 如果沒什么特別的事情需要討論。、必須開會(huì)的“五個(gè)如果” “聽取部門匯報(bào)工作”最好采用會(huì)議的形式，不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式，容易使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，問題和建議無法暢順流通。因此，每月一定要召開正式的會(huì)議，聽取部門匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。 采用會(huì)議的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng)，有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用。在大會(huì)上當(dāng)眾表?yè)P(yáng)“明星員工”可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好4、作用，有效推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)；當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利于警醒員工，避免類似事情再度發(fā)生。 當(dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時(shí)，最好用會(huì)議的形式，而不宜采用郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。 必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人。 要讓別人參與決策以集思廣益。4.2、計(jì)算會(huì)議成本 會(huì)議成本包括時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種，會(huì)議成本是非常可觀的一筆數(shù)目，不能等閑視之。在每次決定開會(huì)前，把以下三種成本考慮一下，并大致算一下，也許會(huì)令你改變主意。、會(huì)議的時(shí)間成本 會(huì)議的時(shí)間5、成本 = 參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間與會(huì)者的旅行時(shí)間）會(huì)議組織者準(zhǔn)備時(shí)間 如果時(shí)間成本不太直觀，可以將其轉(zhuǎn)換成金錢成本，即開會(huì)的時(shí)間成本參會(huì)者平均時(shí)薪。、直接的會(huì)議成本 直接的會(huì)議成本 = 會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)與會(huì)者的差旅食宿費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi)、效率損失成本 開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下三種情況： 因不能及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一筆生意； 不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶； 不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)。4.3、確定會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就緒根據(jù)會(huì)議準(zhǔn)備核對(duì)單檢查是否6、有遺漏的事項(xiàng)；根據(jù)高效會(huì)議預(yù)防性管理措施進(jìn)行核對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備情況。詳見作業(yè)表單會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。4.4、會(huì)議議題、議程、文件報(bào)告的準(zhǔn)備、議題準(zhǔn)備環(huán)節(jié)會(huì)議的議題準(zhǔn)備是非常重要的環(huán)節(jié)，會(huì)議效率不高和會(huì)議流于形式基本上都有會(huì)議議題準(zhǔn)備不充分相關(guān)。會(huì)議召集人必須對(duì)會(huì)議的議題準(zhǔn)備負(fù)責(zé)，擬定總議題、分議題，并根據(jù)重要程度安排各個(gè)議題的討論時(shí)間。、議程安排確定各個(gè)分議題的討論時(shí)間、安排順序、主持人，即會(huì)議的議程，會(huì)議議程以打印會(huì)電子文檔形式分發(fā)到每個(gè)參會(huì)人手中。、確定會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議的規(guī)格和具體要求，比如說議題范圍、專業(yè)程度、保密級(jí)別選定條件合適的會(huì)議記錄人。4.4.4、會(huì)議文件準(zhǔn)備通知各項(xiàng)文件資料準(zhǔn)備的負(fù)7、責(zé)人，讓其清楚需準(zhǔn)備資料內(nèi)容、篇幅、質(zhì)量、以及完成時(shí)間通知和匯集人，并有專人進(jìn)行跟蹤資料準(zhǔn)備情況，保證在會(huì)議召開前保質(zhì)保量完成所有所需文件資料的準(zhǔn)備工作。大型會(huì)議可成立會(huì)議籌備組，由籌備組來跟蹤和督辦會(huì)議文件的準(zhǔn)備。需在會(huì)前討論的文件和資料，應(yīng)另行書面通知文件討論稿完成時(shí)間、討論時(shí)間、討論地點(diǎn)、參加人員。4.5、選擇最恰當(dāng)?shù)臎Q策方式 在議題準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，召集人還必須為需要表決的議題選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摵捅頉Q方式，選擇的原則是基于議題的重要程度、緊急程度、議題涉及范圍、決策的影響層面。通常根據(jù)對(duì)提案的支持程度，可分為權(quán)威決策、少數(shù)服從多數(shù)決策、共識(shí)決策和無異議決策四種。召集人可根據(jù)議題選擇最小目標(biāo)，即最8、小支持率必須達(dá)到多少才通過。 、權(quán)威決策 權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面做出決定時(shí)。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人做最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。 不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。缺點(diǎn)：雖然可迅速做出決策，但實(shí)際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時(shí)，權(quán)威決策的質(zhì)量會(huì)因?yàn)榭紤]面不寬而受到影響。、少數(shù)服從多數(shù)決策 少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意議案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。 優(yōu)點(diǎn)：允許絕大多數(shù)人對(duì)問題發(fā)表自己的意見。決議可通過簡(jiǎn)9、單唱票，相對(duì)迅速和高效做出。缺點(diǎn)：投票一向促成人們分派。這種競(jìng)爭(zhēng)會(huì)影響一項(xiàng)決議的質(zhì)量和執(zhí)行。投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。4.5.3、共識(shí)決策 共識(shí)決策出現(xiàn)于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決方法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。但如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧時(shí)，決策就難以形成。優(yōu)點(diǎn)：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決議經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量的決議。缺點(diǎn)：達(dá)成一致需要相對(duì)長(zhǎng)的時(shí)間，并具有挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點(diǎn)；為確10、保所有團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見和分享其見解，會(huì)議上，必須進(jìn)行有效的推動(dòng)。4.5.4、無異議決策 無異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)提議完全贊同時(shí)。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)做出無異議決策。然而，因?yàn)闆]有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。而且無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，達(dá)成無異議決策都很高。4.6、會(huì)議主持人的準(zhǔn)備工作會(huì)議支持人可能是會(huì)議召集人，也可能是會(huì)議指定的主持人，主持人必須在會(huì)前對(duì)會(huì)議的議題、議程、希望達(dá)成目標(biāo)、表決方式、主要參會(huì)者可能的態(tài)度都心中有數(shù)。會(huì)議主持4.6.1、主持人的四個(gè)準(zhǔn)備工作：設(shè)定溝通目標(biāo)、制定行動(dòng)計(jì)劃、預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)、進(jìn)行SWOT分析。4.6.2、SWOT分析 自身Strengh優(yōu)勢(shì)Weakness劣勢(shì) 環(huán)境Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅主持人在會(huì)前根據(jù)會(huì)議目標(biāo)、議題、決策方法、主要參會(huì)人對(duì)議題的可能看法和態(tài)度等，結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)進(jìn)行分析，預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的爭(zhēng)執(zhí)、冷場(chǎng)或是尷尬的場(chǎng)面，設(shè)計(jì)好化解的辦法。這樣，當(dāng)會(huì)議中遇到不利的情況時(shí)，主持人會(huì)更加胸有成竹。5、支持文件5.1、作業(yè)規(guī)則：集團(tuán)會(huì)議管理制度5.2、作業(yè)表單：會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單