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1、原油儲備庫建設工程物資采購、催交過程監督管理作業指導書編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核: 批 準： 發 布： 二XX年X月目 錄1.總則12.采購12.1物資采購的原則12.2物資采購招標工作22.3采購合同的管理73.貨物催交93.1催交的任務93.2催交級別103.3貨物催交工作內容103.4貨物催交工作補救計劃101. 總則1.1 編制目的通過審查EPC承包商的采辦程序文件、作業文件及參加必要的采辦活動，規范EPC在物資采購、催交過程中的行為，對EPC承包商的采購、催交過程進行監督控制。1.2 適用范圍本作業指導書適用于xxxx原油商業2、儲備庫建設工程的物資采購、催交過程中的監督管理。1.3 編制依據xx原油商業儲備庫PMC合同協議書xx原油商業儲備庫PMC合同協議書xxxx原油商業儲備庫工程PMT項目管理手冊xxxx原油商業儲備庫工程PMC項目管理手冊2. 采購2.1 物資采購的原則2.1.1 質量保證原則采購的貨物必須保證質量，必須符合合同文件對貨物的技術性能和項目工程的要求。2.1.2 安全保證原則采購的貨物必須安全，在運輸、安裝、調試和使用過程中，要符合HSE要求，特別要保證人身和財產的絕對安全。2.1.3 進度保證原則采購貨物的到貨期必須符合工程進度計劃，保證與工程項目相關各方面的進度要求一致，不因貨物供應進度產生問3、題，而影響工程總進度，使項目工期延誤。2.1.4 經濟原則在保證貨物質量前提下，貨物必須遵守低成本、低價格、使用低消耗的原則，每種貨物的購置費用，原則上不應超過計劃安排的投資額。2.1.5 國產化原則貨物采購要立足國內，除個別關鍵設備國內無法生產的以外，凡是國內能產生且能保證的，原則上就不應到國外采購。2.2 物資采購招標工作貨物招標程序主要包括選擇合格供貨廠商、編制招標文件、發出招標文件和投標的接收、投標評審、實地考察、確定中標廠商和簽定訂貨合同。2.2.1 采購方式的劃分采購方式劃分的基本原則：1）工程急用或臨時、零星采購的國內和進口設備、材料，經PMT批準后，由PMC下達臨時采辦通知書，4、EPC采辦部進行現場采購。特殊情況下，經PMT批準可執行單一貨源采購。2）除上條情況外，其余國內和進口設備、材料原則上均應采用邀請招標的方式進行采購。2.2.2 選擇合格供貨商1）供貨商資格審查。按照PMT規定的審查內容，在同類供貨商中，進行綜合比較，從中選擇合格的供貨商，并加以確定認可，辦理工程項目入網證書。在評審過程中，對于以往在工程項目中有業務往來且實踐表明充分合作的供貨商可優先考慮。2）將初選合格的供貨商有關資料存檔，編入合格供貨商名單，儲存以供工程項目選用，即所謂的“長名單”。3）對已列入的初選合格供貨商名單，要根據其變化情況定期進行測評，刪除測評中認為不合格的供貨商。對那些沒進入“5、長名單”的供貨商，由于技術業績突出，經過比較評定，也可充實“長名單”。2.2.3 采辦申請根據采辦計劃和項目進度，PMC督促承包商準備相應采購的采辦申請、技術規格書、相應的數據表和工程請購單報PMC審查。采辦申請文件應包括：1）工程請購單；2）邀請投標商清單；3）投標邀請函；4）投標人須知；5）貨物需求一覽表；6）交貨進程表；7）業主批準的技術規格書；8）合同條款；9）合同格式；10）投標、履約保函格式等。2.2.4 投標商的投標管理.1承包商推薦的邀請投標商清單（短名單）應在已有的合格供貨廠商（長名單）中。根據擬采購貨物的具體要求，選3-5個供貨商。凡是響應招標文件要求的供貨商，就可以按規定6、日期進行投標。倘若要向“長名單”以外的供貨商詢價，應按PMT規定審查內容進行資格審查，合格后報PMC審查和PMT審批，辦理工程項目入網證書。.2無論招標還是議標采購，每一類材料、設備至少選擇3個投標者，以確保獲得在商務和技術上都最具競爭力標書。當出現下列情況而致使承包商無法根據合格供貨商名錄進行采購時，PMC應要求承包商繼續推薦合格供貨商，審批辦理入網手續。如果確實存在困難，承包商應書面形式向PMC推薦可選項、供貨商或技術規定，PMC報請PMT批準，否則，不得繼續實施采購活動。（1）列出的供貨商沒有投標（沒有響應）和/或不能保證最少三個投標者。（2）要求的設備或材料不在任何一家供貨商產品目錄中7、。（3）列出的任何一家供貨商不能滿足技術規定和數據表供貨的能力。.3除現場采購材料和議標采購外，其余采購將采取邀請招標形式,投標采用密封標書。傳真報價只適用于現場采購材料和議標采購。2.2.5 單一資源推薦及緊急采購.1單一貨源推薦需遵守以下準則：（1）承包商準備一份詳細的清單-唯一資源論證資料，報PMC審查，PMC提出審查意見后，報請PMT批準。（2）單一資源供貨商應從批準的合格供貨商名錄中選擇。（3）沒有PMT批準之前禁止進行單一資源招標活動。 .2緊急采購的條件（1）工程急需的物資。（2）采辦周期長保證不了工期要求的物資。（3）施工中設計變更造成設備/材料參數發生變化，且按正常采辦程序保8、證不了工期要求的物資。（4）品種雜、批量少、非標準的物資。.3緊急采購的商務過程（1）承包商以電子郵件或傳真、電話的方式報請PMC，PMC審查拿出意見后報PMT批復。（2）PMT同意后，承包商根據PMT批準的技術規格書或技術要求，立刻在合格供貨廠商名冊中進行詢價，按議標的方式貨比三家或者進行單一貨源采購，擇優選擇合格的供貨商或生產廠家。經PMC審查后報請PMT批準后簽訂采購合同。2.2.6 招標文件管理招標文件可分為技術文件和商務文件兩種。其主要包括下列內容：.1詢價函(RFQ)采購詢價函(RFQ) ，即招標邀請函，根據采辦申請書來提出。詢價函(RFQ)是招標文件的總說明和對投標人的總要求。包9、括：擬招標采購產品名稱、規格、數量、參考規范、圖紙、數據、要求交貨的日期，報價截止日期，報價書份數以及附件。詢價函(RFQ)中應要求供貨商報兩年運行備件價格。附件即投標文件格式。.2投標人須知投標人須知是對投標人的具體要求，PMC控制內容一般如下：（1）總則。闡明招標的目的，是詢求提供招標貨物的固定價，并請按照規定的投標截止日期，將完成的投標書送達詢價函(RFQ)中所規定的地點。（2）符合招標文件的聲明。投標人應向招標人聲明，保證報價完全符合招標文件的要求并沒有異議。如果投標人對招標文件及其附件中某些條款有異議時，應在報價偏差表中逐條列出。（3）技術說明。投標人推薦的貨物應滿足采購單中所闡明的10、技術要求。為了能對所推薦的貨物有準確詳細的了解，投標人應以足夠的詳細資料數據加以說明。（4）貨物需求一覽表及其附件。包括在該招標文件的貨物需求一覽表及其附件中的有關要求，必須填寫完整并與投標書一起返回招標單位。（5）價格。投標書中的價格應為投標人負責貨物生產制造和包裝、發送到指定交貨地點為止的不變價格（固定價），并應按供貨一覽表的要求分項列出。（6）投標費用。投標人不得以任何理由向招標人索取投標費用。（7）投標書的采用。招標人有權部分采用投標書中的內容或完全不采用。（8）投標有效期。投標有效期規定為投標截止日期之后多少天有效。（9）投標截止日期。投標人應在投標截止日期（以郵戳日期為準）以前提出11、報價。若在規定的截止日期不能提出報價而須延期時，必須將延期時間通知招標人，并征得同意。（10）招標文件澄清。對于招標文件如果投標人要求說明必須以書面形式提出，招標人應予以書面答復同時不表明問題來源通知其他投標人。.3采購的產品名稱、數量，即供貨一覽表。為了防止報價漏項，有利于投標評審，投標人要填寫供貨一覽表，填寫貨物名稱、數量、單價、交貨期、交貨地址、發送地點等。中標后，供貨一覽表應作為合同文件的組成部分。.4技術規格書及技術數據表要詳細說明擬采購的貨物設計意圖、標準規范、特殊功能要求，以及應注意的事項。如設備采購，要說明用途、性能、大小、材質、結構、操作條件、輔件、維護要求等，都要提供詳細的12、技術數據。.5圖紙圖紙是重要技術性文件，投標文件中必須提供設備、材料等詳細的齊全的圖紙，其中包括總圖、安裝圖、備品備件圖等。.6合同條件以及包裝、運輸檢驗要求。.7投標文件格式要求包括下列內容：（1）投標函；（2）投標報價一覽表；（3）投標分項報價表；（4）貨物說明一覽表（5）技術規格偏離表（6）商務條款偏離表；（7）投標保證金保函；（8）法人授權書；（9）資格證明文件；（10）履約保證金保函。所有物資采購合同，均須符合工程承包合同對貨物的質量要求和工程進度需要的安排。貨物采購合同的訂立要以工程承包合同為依據，并且與其他工程建設事項互相銜接。2.2.7 采購合同評審及報批EPC承包商應組織設計13、部的技術專家和采辦工程師或者聘請技術、商務、經濟、法律等專家進行技術標和商務標的評審。并且評估供貨商的財務能力和售后服務質量，評審結果報PMC，PMC拿出意見后，報請PMT批準。評標應考慮以下方面：1）技術符合性；2）設計能力或執行設計能力；3）制造加工能力和工藝水平；4）質量控制能力；5）制造進度控制能力；6）供貨周期；7）報價有效期；8）每一個獨立部件的單價及總價；9）報價貨幣和兌換匯率；10）支付期和付款日程表；11）發貨地點和FOB價格或CIF價格；12）預計的海運費率/內陸運輸運費；13）根據通用參考點報價或商談交貨日程表；14）驗收/例外條款和條件；15）設備調試、開車指導及售后技14、術服務能力；16）兩年操作備件價格；17）供貨商的償付能力和工作量；18）質量保證能力；確定的報價要求按人民幣或者美元計價。如果標書中有其他貨幣，要求轉換成人民幣或者美元進行標書評價，標書評價的兌換率應以投標截止日的中國人民銀行報出的兌換率為準。2.2.8 簽訂采購合同及注意的問題評審結果批準后，承包商應準備采購合同并將每份沒有標價的采購合同交給PMC供其審核，并且在每份采購合同的文頭上都要有業主名稱、項目地點、合同號和其他必須的內容，供貨商的電話號碼、傳真、聯系人姓名和職務都應清楚地標在采購合同里。根據眾多貨物的不同特點，可采取多種方式簽訂合同1）對于重要的設備，最好與一個總廠廠商簽訂合同，15、不要分散簽訂，這樣有利于管理。2）對于長時間使用的大宗材料，最好能與幾家供貨廠商簽訂連續供貨和定期結算的供貨合同，以防止獨家供貨時，廠商一旦出現問題會造成延期供貨。3）對于零星物資供應也要引起足夠重視。常常因為施工現場為某些零星的少量物資短缺而不得不臨時局部停工，會打亂整個施工計劃。4）在執行訂貨合同過程中，PMC采辦工程師要密切注意合同履行進展情況，及時提醒承包商做出調整和補充定貨。由于本工程項目的貨物供應可能要簽訂的采購合同較多，其中可能有某些合同由于各種原因造成延誤、變更，甚至違約、終止等情況，發現情況，PMC采辦工程師應及時提醒EPC承包商采辦部及時作出反映，采取補救措施。2.2.9 16、采購合同變更采購合同通常在下列情況下需要變更：1）修改采購合同價值；2）技術要求或訂貨標準發生了修改（設計變更）；3）影響采購合同合法性的任何商業更改；4）運輸要求的更改。變更采購合同，承包商需把每個沒有標價的修改件都發給PMC一份，由PMC審核后報PMT批準，采購合同變更應包括足夠的支持文件，以證明采購合同變更的有效性。2.3 采購合同的管理2.3.1 貨物種類要具體化。采購中的各種貨物，應在合同中予以明確和具體化，詳細寫明各種貨物的品種、型號、規格、等級、數量等。還要寫明貨物不符合合同規定時買方提出異議的時間。2.3.2 質量要求。采購合同對主件和附件均應有明確的質量要求和確定的質量標準。17、2.3.3 時間要求。確定供貨商對貨物質量責任的期限。2.3.4 價格條款。在價格條款中，要寫明付款總額、付款方式、付款次數、付款時間、付款幣種、以及延期付款時利息的計算方法。2.3.5 交貨條款。交貨條款包括明確交貨的單位、交貨方式、運輸方式、到貨地點、提貨人、交（提）貨期限等內容。（1）交貨方式：是指一次交貨，還是分期分批交貨；是供貨商送貨或是由供貨商代辦托運，還是承包商自提。合同條款應明確（2）運輸方式。根據各種運輸工具的特點，結合貨物的特殊性和數量、路程的遠近、供應任務的緩急等因素協商選擇合理的運輸方式和運輸工具并在合同條款中明確。（3）合同條款應明確規定到貨地點，即合同履行地。交貨期18、限，即貨物由供貨商轉移給承包商的具體時間。合同中的交（提）貨限期，應寫明年份和月份。實際交（提）貨日期早于或遲于合同規定期限的，即視為提前或逾期交（提）貨，有關當事人應承擔相應的責任。2.3.6 驗收條款。.1驗收內容：驗收是指按合同規定的標準和方法對貨物的名稱、品種、規格、型號、數量、質量、包裝等進行檢測和測試，以確定是否與合同相符。如果驗收不合格，那么承包商有權拒付貨款，要求供貨商修理、更換或退貨等。.2驗收根據：根據合同、發貨單、裝箱單、產品合格證、化驗單以及其他憑證，或者國家標準、行業（部）標準、封存的樣品等。.3驗收標準：根據質量條款所確定的技術指標和質量要求確定。如果質量標準是國家19、標準、行業（部）標準、企業標準，那么就分別按國家標準、行業（部）標準、企業標準驗收；如果質量標準是雙方當事人確定的其他標準，就按確定的其他標準驗收，供貨商應附產品合格證或質量保證書及必要的技術資料；如果質量標準以樣品為依據的，雙方要共同封存樣品，分別保管，按封存的樣品進行驗收。.4驗收期限：即確定雙方責任的時間界限。如果在驗收期限內發現貨物質量、數量等問題，就要視情況由供貨商或承運方負責；如果驗收期限過后發現問題，則由承包商負責。.5驗收地點：即供貨商和承包商雙方行使權利和履行義務的空間界限，所以合同一定要寫明是在承包商所在地驗收，還是在供貨商所在地驗收。還是在雙方約定的其他地點為驗收地。2.20、3.7 結算條款：合同中應明確規定貨款的結算方法和結算時間，并注明雙方的開戶銀行和帳戶名稱、帳號。2.3.8 違約責任.1 供貨商違約責任：（1）供貨商不能交貨的，應向承包商償付違約金，償付比例可在訂立合同時商定，并載入合同條款。（2）逾期交貨，按合同中有關延期交貨的規定，計算違約金。提前交貨的，多交的貨物和品種、型號、規格、質量不符合合同規定的貨物，供貨商應承擔承包商在代保管期內實際支付的保管、保養等費用。（3）承包商按供貨商通知的時間、地點前往提貨而未提到時，供貨商應負逾期交貨的違約責任，并承擔承包商因此而支付的實際費用。（4）貨物的規格、品種、質量不符合合同規定的，如果同意讓步接受，應當21、按質論價，由供貨商負責修理、調換或退貨，并承擔修理、調換、退貨所支付的實際費用。不能修理或調換的，按不能交貨處理。在交售貨物中摻雜使假、以次充好的，承包商有權拒收，供貨商同時應向承包商償付相應的違約金。（5）產品包裝不符合合同規定，必須返修重新包裝的，供貨商應當負責返修或重新包裝，并承擔因此支付的費用。因包裝不符合規定造成貨物損壞或者丟失的，供貨商應當負責賠償。（6）貨物錯發到貨地點或接貨單位（人），造成逾期交貨的，應償付逾期交貨的違約金。未經需方同意，擅自改變運輸路線和運輸工具的，應當承擔由此增加的費用。.2承包商的違約責任：（1）中途退貨或無故拒收貨物，應償付違約金、賠償金，并承擔供貨商由22、此支付的費用和賠償金由此造成的損失。具體賠償比例可在簽訂合同時商定。（2）未按合同規定的時間和要求提供應交的技術資料或包裝物的，除交貨日期得以順延外，按照延期付款的規定，向供貨商支付違約金，并賠償由此造成的損失。如果不能提供技術資料和包裝物的，按中途退貨處理。（3）自提貨物未按供貨商通知的日期或合同規定的日期提貨的，比照中國人民銀行有關延期付款的規定，支付違約金，并承擔供貨商在此期間所支付的保管費、保養費。（4）未按合同規定的日期付款的，比照中國人民銀行延期付款的規定支付供貨商違約金。在此期間如遇國家規定的價格上漲的，承擔由此而多支付的費用。（5）錯填或臨時變更到貨地點又沒提前通知供貨商的，承23、擔由此而多支付的費用。（6）在合同規定的驗收期限內，未進行驗收或驗收后在規定的期限內，未提出異議，即視為默認。對于提出質量異議或因其他原因提出拒收的一般貨物，在代保管期內，必須按原包裝妥善保管、保養，不得動用，一經動用即視為接收，應按期向供貨商付款，否則按延期付款處理。3. 貨物催交3.1 催交的任務催交工作的任務主要是督促供貨廠商按合同規定的期限要求提供貨物和技術文件，以滿足現場施工安裝的需要，故PMC采辦工程師的催交管理工作應貫穿于合同簽訂后直到貨物制造完成，并具備出廠檢驗合格的全過程，催交工作的重點是保證貨物生產制造的進度和工期，在催交的過程中，要及時地發現制造過程中的問題，并且能采取有24、效的控制和改正措施，以防止進度拖延。3.2 催交級別序號級別催交范圍催交方式1級別 I次要設備/材料電話或傳真催交；每月發布一次催交報告2級別 II主要設備/材料電話或傳真催交；每月發布兩次催交報告3級別 III關鍵設備/材料電話或傳真催交；每月發布兩次催交報告；必要時可進行工廠催交.4級別 IV長周期訂貨物資電話、傳真或定期去供貨商工廠進行催交；每月發布兩次催交報告，必要時可進行工廠催交.催交級別根據工程的需要可以做出相應的調整。3.3 貨物催交工作內容1）檢查EPC承包商提供的供貨商交貨計劃；2）審查EPC承包商制定的催交計劃；3）檢查EPC承包商提供的供貨商制造進度表和進度報告；4）督促EPC承包商向供貨商催交圖紙和技術條件；5）檢查EPC承包商提供的供貨商的原材料采購進度情況；6）通過EPC承包商檢查供貨商制造、組裝、檢驗、裝運的準備情況；7）通過EPC承包商檢查包裝情況；8）通過EPC承包商檢查運輸情況；9）及時和定期的向PMT報告情況，發布催交工作報告。3.4 貨物催交工作補救計劃EPC承包商應準備一個補救計劃，EPC承包商和供貨商共同采取措施和行動按期交付那些有可能無法按期交貨的設備和材料，補救計劃需提交PMC和PMT。EPC承包商應及時匯報對項目整個進度產生影響的任何不合理的延誤情況，并安排兼職或全職催交員到供貨商工廠進行催交。