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1、企業材料請購采購標準化作業細則管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄 請 購3第一條 請購部門的劃分3第二條 請購單的開立、遞送3第三條 免開請購單部分3第四條 請購核決權限4第五條 請購案件的撤銷4 采 購5第六條 采購部門的劃分5第七條 采購作業方式5第八條 采購作業處理期限5第九條 詢價、比價、議價5第十條 呈核及核決6第十一條 訂購7第十二條 進度控制及事務聯系7第十三條 整理付款7第十四條 詢價、比價、議價8第十五條 呈核及核決8第十六條 訂購與合同8第十七條 進度控制及異常處理9第十八條 進口簽證2、前(“請購單(外購)”核準后)的專案申請9第十九條 進口簽證9第二十條 進口保險9第二十三條 稅務10第二十四條 輸入許可證、信用狀的修改10第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供10第二十六條 進口報關11第二十七條 報關進度控制11第二十八條 公證11第二十九條 退匯12第三十條 索賠12第三十一條 退貨或退換12第三十二條 價格復核與市場行情資料提供12第三十三條 質量復核13第三十四條 異常處理13 附 則13 請 購第一條 請購部門的劃分各項材料的請購部門如下：(一)常備材料：生產管理部門(二)預備材料：物料管理部門(三)非常備材料：1.訂貨生產用料：生產管理部門2.其他用料：使用部門3、或物料管理部門第二條 請購單的開立、遞送(一)請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審核后依請購核決權限呈核并編號(由各部門依事業部別編訂)，“請購單(內購)(外購)”附“請購案件寄送清單”送采購部門。 (二)需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。(三)緊急請購時，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。(四)材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應于“請購單”上注明“試車檢驗”及“預定試車期限”。(五)庶務用品由物料管理部4、門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。第三條 免開請購單部分(一)下列總務性物品免開請購單，并可以“總務用品申請單”委托總務部門辦理，但其核決權限另訂，其列舉如下：1. 賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。2. 招待用品：飲料、香煙等。3. 書報(含技術性書籍及定期刊物)、名片、文具等。4. 打字、刻印、報表等。(二)零星采購及小額零星采購材料項目。第四條 請購核決權限(一）內購： 1. 原物料：(1) 請購金額預估在1萬元以上者，由科長核決。(2) 請購金額預估在1萬元至5萬元者，由經理核決。(3) 請購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。 2.財產支出：(1)請購金額預估5、在2000元以下者，由科長核決。(2)請購金額預估在2000元至2萬元者，由經理核決。(3)請購金額預估在2萬元以上者，由總經理核決。 3. 總務性用品：(1)請購金額預估在1000元以下者，由科長核決。(2)請購金額預估在1000元至1萬元者，由經理核決。(3)請購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。附注：凡列入固定資產管理的請購項目應以“財產支出”核決權限呈核。(二)外購：1.請購金額預估在10萬(含)元以下者，由經理核決。2.請購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。第五條 請購案件的撤銷(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于“請購單(內購)”或“請購單(6、外購)”第一、二聯加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。(二)采購部門辦妥撤銷后，依下列規定辦理：1.采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。2.原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。3. 原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。 采 購第一節 一般規定第六條 采購部門的劃分(一)內購：由國內采購部門負責辦理。(二)外購：由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業務部門辦理。(三)總經理或經理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購作業。第七條 7、采購作業方式除一般采購作業方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：(一)集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。(二)長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。第八條 采購作業處理期限采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。第二節 國內采購作業處理第九條 詢價、比價、議價(一)采購經辦人員接獲“請購單8、(內購)”后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經核準得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。(二)若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資料并于“請購單”上予以證明，經主管核發后，先請使用部門或請購部門簽注意見后呈核。(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量)，采購經辦人員于議價后，應于請購單“詢價記錄欄”中注明，經主管簽認后呈核。(四)對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。(五)采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價9、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。(六)“試車檢驗”的采購條件，采購經辦人員應于“請購單”注明與廠商議定的付款條件呈核。第十條 呈核及核決(一)采購經辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經主管審核，并依請購核決權限呈核。(二)采購核決權限：表1222 采 購 別 核 決 限 額 采購核決權限 列屬統購項目的原料、物料(包括燃料) 不論金額多寡 經理一總經理 非屬統購項目的原料、物料(包括燃料) 不論金額多寡 經理 總經理 財產支出(包括什項購置) 的非生產器材 3000元以下 300l元至100000元 100000元以10、上 采購主管 經理直接核決 經理 總經理 財產支出(包括什項購置) 的生產器材 3咖元以下 300l元至幼000元 20001元以上 采購主管 經理直接核決 經理 總經理 庶 務 用 品 3000元以下 3001元至50000元 50001元以上 采購主管 經理直接核決 經理 總經理 附注：凡列入固定資產管理的采購項目應以“財產支出”核決權限呈核。第十一條 訂購(一)采購經辦人員接到經核決的“請購單”后應以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。(二)若屬分批交貨者，采購經辦人員應于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以11、資識別。 (三)采購經辦人員使用暫借款采購時，應于“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以資識別。第十二條 進度控制及事務聯系(一)國內采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進度控制表”控制采購作業進度。(二)采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制“進度異常反應單”并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。第十三條 整理付款(一)物料管理部門應按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表”(其免填“材料檢驗報告表”部分，應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章)送采購部門，經與發票核對無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應于12、結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料者，“請購單(內購)”的會計聯須于第一批收料后送會計部門。(二)內購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。(三)短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。(四)超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。第三節 境外采購作業處理(含進口事務、關務)第十四條 詢價、比價、議價(一)外購部門依“請購單(外購)”的需求日及急緩件加以整理，并依據供應廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業，但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于“請購單(外購13、)”注明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析后議價。(二)請購的材料規范較復雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規范并簽注意見后，交請購部門確認。第十五條 呈核及核決比價、議價完成后，外購部門應填制“請購單(外購)”，擬訂“訂購廠商”“預定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權限核決。核決權限1.采購金額以CIF美元總價折合在元(含)以下者由經理核決。2.采購金額以CIF美元總價折合超過元以上者由總經理核決。(三)采購案件經核決后，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改后的核決權限低于原核決權限時仍應由原核決主14、管核決。第十六條 訂購與合同(一)“請購單(外購)”經核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續。(二)需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權限呈核后辦理。第十七條 進度控制及異常處理(一)外購部門應以“請購單(外購)”及“采購控制表”控制外購作業進度。(二)外購部門于每一作業進度延遲時，應主動開立“進度異常及反應單”記明異常原因及處理對策，據此修訂進度并通知請購部門。(三)外購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時，應主動與供應廠商聯系催交，并開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。 第十八條 進口簽證前(“請購15、單(外購)”核準后)的專案申請(一)專案進口機器設備的申請專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發“輸入許可證”，申請函中并應請求“國貿局”在“輸入許可證”加蓋“國內尚無產制”的戳記及核準章，以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。(二)進口度量衡器及管理物品時，外購部門應于申請“輸入許可證”之前準備“報價單”及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。第十九條 進口簽證外購材料訂購后，外購部門應即檢具“請購單(外購)”及有關申請文件，以“申請外匯處理單”(需在一星期內辦妥結匯時，加填“緊急外購案件聯絡單”)送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向“國貿局”辦理簽證，并于16、“輸入許可證”核準時通知外購部門。第二十條 進口保險(一)FOB、FAS、CF條件的進口案件，進口單位應依“請購單(外購)”外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。(二)進口單位應將承保公司指定的公證行在“請購單(外購)”上標示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。第二十一條 進口船務(一)FOB、FAS的進口案件，進口單位(船務經辦人員)于接獲“請購單(外購)”時，應視其“裝運口岸”及“裝船期限”并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。(二)進口單位(船務經辦人員)應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結匯經辦人員，于“信17、用狀開發申請書”列明，作為信用狀條款，向發貨人指示裝船。(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應于“請購單(外購)”上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發貨人代為安排裝船。第二十二條 進口結匯進口單位應依“請購單(外購)”標示的“間發信用狀日期”辦理結匯，并于信用狀(LC)開出后以“開發LC快報”通知外購部門聯絡供應廠商。第二十三條 稅務(一)免貨物稅及“工業用證明”的申請1.進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應于“輸入許可證”核準后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經取得核準函后向海關申請免貨物稅。2.除“免憑經濟部工業局證明辦理具結免稅進口”的項目外，其他合于免稅規18、定的人造樹脂類材料，外購部門應于開發“信用狀”后檢具必需文件向經濟部工業局申請“非供塑膠用”證明，以便于報關時據此向海關申請依工業用物品稅率繳納進口關稅。(二)專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應于進口前，檢具有關文件，憑以向海關申請稅則預估，等核準后并辦理分期繳稅及保證手續。第二十四條 輸入許可證、信用狀的修改供應商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用狀”時，外購部門應開立“信用狀、輸入許可證修改申請書”經呈核后，檢具修改申請文件送進口事務科辦理。第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供(一)外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填制“裝船通知單”分別通知請購部門、物料19、管理部門及有關部門。(二)外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應檢具“輸入許可證”及有關文件，以“裝運文件處理單”先送進口單位辦理提貨背書。(三)提貨背書辦妥后，外購部門應檢具“輸入許可證”及提貨等有關文件，以“裝運文件處理單”辦理報關提貨。(四)管理進口物品放行證的申請：進口管理物品時，外購部門應于收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關申請“進口放行證”或“進口護照”，以便據此報關提貨。第二十六條 進口報關(一)關務部門收到“請購單(外購)”及報關文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填制“進口報關處理單”連同報關文件，委托報關行辦理報關手續，同時開立“外購到貨通知單”(含外購收料單)送材20、料庫辦理收料。(二)不結匯進口物品，進口單位(郵寄包裹則為總務部門)應于接獲到貨通知時，查明品名、數量等資料，并會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關時關務部門應開立“外購到貨通知單(含外購收料單)”通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯絡單簽收后，送處理部門處理。(三)關稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。(四)海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部門提供有關資料，于海關核稅后14天內以書面向海關提出異議，申請復查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口單位應于“進口報關追21、蹤表”記錄，以便督促銷案。(五)稅捐記帳的進口案件，進口單位應依“請購單(外購)”，于報關時檢具必需文件辦理具結記帳，并將記帳情況記入“稅捐記帳額度記錄表”及“稅捐記帳額度控制表”。(六)船邊提貨的進口材料，進口單位應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續，以便船只抵港時，即時辦理提貨。第二十七條 報關進度控制關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段，以“進口報關追蹤表”控制通關進度。第二十八條 公證(一)各公司事業部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目(如外購散裝材料)，通知進口單位于材料進港時，會同公證行前往公證。(二)外購材料于驗關或到廠后發現短損而合于索賠條件者，進口單位應22、于接獲報關行或材料庫通知時，聯絡公證行辦理公證。(三)進口貨品辦理公證時，進口單位應于公證后配合索賠經辦時效，索取公證報告分送有關部門。第二十九條 退匯(一)外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時，應于提供報關文件時提示進口單位，并于進口材料放行及“輸入許可證”收回后，開立“信用狀退匯通知單”連同“輸入許可證”送進口事務科辦理退匯。(二)退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應向供應廠商索回信用狀正本，送進口單位辦理退匯。第三十條 索賠(一)外購部門接到收貨異常報告(“材料檢驗報告表”或“公證報告”等)時，應立即填制“索賠記錄單”連同索賠資料交索賠經辦部門辦理23、。(二)以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應廠商為索賠對象時，由外購部門辦理索賠。(三)索賠案件辦妥后，“索賠記錄單”應依原采購核決權限呈核后歸檔。第三十一條 退貨或退換(一)外購材料須予退貨或退換時，外購部門應適時通知進口單位依政府規定期限向海關申請。(二)復運出口、進口的有關事務，外購部門應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委托出口單位及進口單位配合辦理。(三)退換的材料進口時依本節有關規則辦理。第四節 價格及質量的復核第三十二條 價格復核與市場行情資料提供(一)采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。(二)采購部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。第三十三條 質量復核采購單位應就企業內所使用的材料質量予以復核(如材料選用、質量檢驗)等。第三十四條 異常處理審查作業中，若發現異常情況，采購單位審查部門應即填制“采購事務意見反應處理表”(或附報告資料)，通知有關部門處理。 附 則第三十五條 本辦法呈總經理核準后實施，增設修訂亦同。