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1、企業資源規劃系統作業流程及崗位責任管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: K/3 ERP系統作業流程及崗位責任管理制度第一章 總 則第一條為規范公司企業資源規劃（以下簡稱K/3 ERP）系統的管理，特制定本制度。第二條K/3 ERP系統各崗位人員的職責管理除有公司有特殊規定外，皆按本制度執行。第三條K/3 ERP系統各崗位的考核將以本制度為依據，納入公司KPI目標考核體系。第四條 我司ERP系統分為系統設置管理、銷售管理、采購管理、倉存管理、車間生產管理、計劃管理、財務管理七大類模塊，每個模塊對應一個部門主管，為該2、模塊總負責人。根據系統職能的設置，對各模塊最終用戶職責進行界定，共分解出如下崗位：模塊職能部門關鍵用戶數據輸入員數據審核員銷售管理銷售部業務員業務員銷售業務秘書采購管理采購部采購部主管倉管、采購采購主管倉存管理倉庫部倉庫部主管倉管員倉庫主管、采購生產領料產品入庫電子、機箱制造部生產部主管生產文員生產部主管生產數據管理工程部工程部主管工程文員工程部主管主生產計劃物料需求計劃生產任務管理委外加工管理生產計劃部生產計劃部經理計劃管理員生產計劃部經理任務管理員存貨核算應收管理應付管理財務部財務部主管、會計總賬會計財務部副總成本會計出納財務主管會計系統維護測試部系統管理員系統管理員生產計劃部經理系統設置3、管理測試部系統管理員系統管理員生產計劃部經理第五條ERP項目實施小組由各模塊部門數據輸入及審核人員、主管、資訊部及公司領導層組成，對整個ERP項目的實施負總責。其中項目領導小組由賈總任組長，各部門負責人組成項目領導小組，對項目的實施負領導責任，通過調配和協調各項資源為系統實施成功提供保障。資訊部主管負責協調解決各模塊運作過程中遇到的各種問題，為項目的實施提供技術支持和保障，提供系統二次開發；第六條各部門主管是本模塊的部門負責人，負責聯絡資訊部負責人解決本模塊最終操作用戶提出的與系統有關的所有問題。第七條各部門主管必須結合本部門情況組織制定出本模塊操作規范，說明本模塊主要業務流程、各流程操作步驟4、各進程操作方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考書和培訓新進員工，并在使用過程中使系統不斷趨向完善。第八條最終用戶在操作過程中如遇到問題應先查詢操作手冊，如不能解決，再聯系部門主管和系統工程師解決，解決問題后將新的問題和解決方法加入操作手冊。第九條ERP系統是一項管理的系統工程，具有高度上下級的關聯性，ERP系統各崗位人員都同時是上層數據的使用者又是下層數據的提供者。對上層數據，如發現錯誤必須向相關人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數據正確；同時做好自己這部分數據，為下層操作人員提供服務，解答下層數據使用者提出的質疑，確保數據正確。所有人員如發現錯誤不能5、知錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發現自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正；第十條ERP系統各崗位人員應保管好自己的權限，如因帳號和密碼被人盜用造成數據錯誤的，所造成的后果由本人承當。第十一條ERP系統各崗位人員離開工作崗位時，必須及時退出系統，避免占用系統模塊站點，同時避免賬號被他人使用。如因此而造成數據錯誤，視為其本人失誤，并承當一切后果。第十二條ERP系統各級相關人員，均應嚴格遵守本規則各項規定。第二章 崗位說明第十三條 系統設置管理模塊（系統管理）（一）系統設置管理模塊主要職責：1、 負責制定物料編碼規則、物料數據相關重要屬性的設置總體方案；2、 審核并簽字確認本模6、塊所有作為K/3系統輸入依據的基礎文件，包括物料編碼文件、物料數據文件、物料BOM文件、單位換算系統文件等；3、 負責制定、完善物料數據和物料清單數據的修改增加操作流程，編寫流程圖，并發放到部門各崗位執行，包括物料編碼的增加處理流程、換算系數的改變處理流程、新舊材料的更替處理流程、新舊產品BOM處理流程等；4、 對于物料數據表中的物料屬性（自制、外購）、缺省倉庫、 財務科目、提前期、生產類型、生產工藝路線、檢驗方案方式等部分以及物料BOM表中損耗率、工序屬性部分，負責聯系或指導最終用戶聯系各相關部門提供其相關數據完成設置；5、 分配、指導、監督物料、BOM文員的工作，檢查物料數據和物料清單數據7、的正確性，發現錯誤及時指導糾正；6、 協助做好KPI考核工作；（二）、系統設置數據BOM文員1、 負責制定或者收集物料編碼、單位換算系統文件、BOM層次設置方案和工藝路線、生產損耗，并提供給系統設置數據管理員執行；2、 負責在有新產品、新材料或須修改數據時，必須在一個工作日內收集數據并提供給工程部BOM文員輸入、修改數據；（三）、系統設置管理BOM文員主要職責：1、 負責依據系統數據提供員簽發的物料編碼文件，部門主管簽發的物料數據重要屬性的設置方案，以及其他用戶確認的物料數據文件，輸入、修改系統各項物料數據及其屬性，并保證錄入無誤；2、 負責依據系統數據提供員簽發的單位換算系統文件輸入、修改各8、項物料不同單位間的換算系數；3、 不能隨意改變各項物料數據、物料屬性以及換算系數；4、 保證數據的及時性、準確性，當有新的編碼以及換算系統改變時，及時通知采購部、生產計劃部、業務部等各相關部門；5、 當收到采購部、生產計劃部、倉庫的物料數據錯誤置疑通知（郵件、書面）后，應在提出置疑部門要求的時間內查清情況，如確有錯誤，應及時糾正，如無誤，應通知各部門，并說明情況；6、 負責根據系統數據提供員簽發的BOM層次設置方案和工藝路線文件，設置物料清單，及依據生產計劃部提供的資料設置原材料、半成品的物料替代； 7、 保證物料BOM與實際工藝清單的一致性，在收到清單或工藝修改書面通知后，及時修改物料清單并9、以系統中改變后的物料清單簽字確認后發放到生產計劃部和倉庫等相關部門；8、 負責根據系統數據提供員簽發的工藝路線流程文件，輸入、更新工作中心、設備、工藝路線、工序等工藝數據；9、 新產品的完整父BOM和子BOM在接到數據提供員提供的完整數據后，必須在四個小時內完成錄入確認工作，并列印受控；K/3工作流程：1、 收到系統數據提供員提供的各類基礎數據錄入K/3系統本人檢查確認反饋給數據提供人員審核確認打印受控。注：系統數據提供員一般指開發部、采購部等提供新物料的人員。2、 系統數據提供人員必須提供的系統物料內容包括物料代碼、物料名稱、詳細的物料規格、物料屬性、物料所屬倉庫、自制件來源、提前期、物料的10、生產類型、物料的工藝路線、檢驗方式、檢驗方案等；3、 系統數據提供員提供的物料BOM單必須結構完整，最底層子項物料必須為外購件，自制件物料必須有一個或以上BOM存在，物料父BOM和子BOM相嵌套，物料是否倒沖領料.內容包括：版本號、子項物料單位用量、損耗率、物料替代等；注：可參考物料規格填寫規范、新增物料表格4、 資訊部BOM文員對數據提供員提供的數據有監督職能，因系統數據提供員的資料不完整提供，要限期在半個工作日內更正提供，否則責任自己承擔；系統業務功能名稱：基礎資料物料、計量單位、BOM維護、工程變更合作部門：生產計劃部、研發部、倉庫、品質部、財務部第十四條 銷售管理模塊（銷售部）（一）、11、銷售管理模塊銷售部主管主要職責：1、 負責制定客戶編碼、操作人員的工作分配；2、 制定、發布、完善銷售管理基礎數據，增加修改流程、正常銷售處理流程、銷售退貨處理流程、編寫處理流程圖；3、 審核并簽字確認本模塊所有作為系統輸入依據的基礎文件，包括客戶編碼、客戶資料、運輸提前期文件等；4、 如有特殊情況或訂單變更時，應及時通知銷售訂單處理員； 5、 指導、監督銷售數據管理員、銷售訂單處理員的工作，檢查銷售基礎數據的正確性，銷售訂單的正確性；6、 跟蹤銷售訂單執行情況，如有錯誤及時指導糾正； （二）、銷售部業務員主要職責：1、 負責根據部門主管確認的客戶編碼、客戶資料等基礎資料的輸入、更新；2、 根12、據銷售部門主管審核確認的銷售計劃輸入或修改銷售訂單；3、 每日于下班前必須將當天的銷售訂單交財務部，不能因自己的工作延誤影響財務的出貨對帳；4、 如發現物料數據、客戶資料不正確或有疑問，應及時通知相關人員要求在限期內處理，如沒有得到解決，應向模塊的部門主管反應并等候相關指示；5、 保證數據的及時性、準確性，所有數據的更新修改應在接到通知后立即進行，并將修改結果知會相關人員，最多不能延誤超過半日，不能影響下層業務處理；6、 跟蹤訂單執行情況，監督、催促下游環節及時處理訂單，以免延誤，并及時將情況反饋給部主管；K/3工作流程：1、 收到部門主管提供的銷售單銷售訂單K/3系統錄入本人檢查確認反饋給部13、門主管審核確認列印交財務通知下層用戶；2、 審核確認的銷售訂單于不超過下一工作日通知下游物控人員處理；系統業務功能名稱：基礎資料客戶、銷售訂單處理合作部門：工程部、財務部、開發部第十五條 計劃管理模塊 （生產計劃部）（一）、物控員主要職責：1、負責MRP運算方案、計劃展望期等計劃基礎數據的系統設定；2、負責檢查計劃物料BOM、關鍵物料清單的完整性、準確性；3、負責依據部門主管簽發的月生產計劃、產品生產的優先順序、物料庫存情況制定合理的采購申請單，并在當天通知采購部門；4、負責定期運行MRP物料需求運算，可以每兩個工作日進行一次，計算前應檢查銷售訂單、物料BOM是否有遺漏或錯誤的，如發現問題必須14、馬上向工程部門、銷售數據管理員反映并要求更新，待數據正確無誤后再進行MRP運算；5、計劃有變動時，及時調整并維護、重新運行MRP物料需求計劃，并將調整結果向下游用戶作正式的文字通知；6、當收到下游采購部、生產任務管理員反饋的運算單據錯誤質疑通知后，有義務在第一時間積極配合要求部門查清問題，如有誤馬上協助解決；系統業務功能名稱：物料需求計劃方案設置、物料需求計劃MRP計算、采購管理采購申請；合作部門：工程部、倉庫、采購部（二）、計劃員主要職責：1、 根據計劃數據管理員MRP計算生成的生產任務單，負責對任務單調整及完善,在確定無誤后下達生產任務單；2、 當天生成的生產任務單必須當天內完成下達，跟蹤15、生產任務單執行情況明細；3、 負責下達生產任務單自動生成的生產投料單的維護、審核、列印工作；4、 發現上游MRP生成的生產任務單有錯誤或疑問的，生產任務管理員有義務向其相關人員提出，并要求在限期內配合解決5、 因產品BOM錯誤不完整或不存在導致無法生成正確的生產投料單，必須通知工程部在一個小時內立即更新；系統業務功能名稱：生產任務管理生產任務單、生產任務管理生產投料單合作部門：工程部、生產計劃部K/3工作流程：1、 每個工作日檢查上游銷售訂單及對應物料BOM是否正確，然后對其作MRP運算調整審核生成的采購申請單通知采購部門；2、 檢查生成的生產任務單調整并下達生產任務單維護審核生產投料單列印生16、產投料單通知倉庫備料；第十六條 采購管理模塊（采購部）（一）、采購管理模塊-采購部主管主要職責：1、負責制定采購合同、委外加工合同、以及供應商編碼原則；2、審核并簽字確認本模塊所有作為系統輸入依據的基礎文件，包括供應商編碼、供應商資料等；3、負責制定、完善本模塊各項業務操作流程，包括正常采購、采購退貨，編寫流程圖；4、提供供應商編碼文件給物料調達員，供應商編碼、稅率等發生改變時，應及時通知物料調達員。5、分配、指導、監督物料調達員的工作，檢查供應商數據、采購訂單、委外加工單的正確性，發現錯誤及時指導糾正；6、追蹤采購訂單執行情況，發現問題及時指導糾正；7、協助做好KPI考核工作。（二）、物料調17、達員主要職責：1、 負責根據部門主管簽發的供應商編碼、供應商資料，輸入、更新供應商數據；2、 對于新增加供應商應根據編碼原則進行編碼，確保編碼的一致性、統一性；3、 負責根據采購申請確定的采購訂單輸入、修改、列印、以及傳送物流財務部門；4、 當日交采購訂單、委外加工單給倉管員，不能因自己的延誤影響物流物料的收發；5、 跟蹤采購訂單執行情況，對于不再執行的訂單和委外加工單應及時關閉；6、 如發現上層采購申請單不正確或有疑問，應及時通知生產管理配合解決，如沒有得到解決，應書面向部門主管報告，在有關錯誤解決后才能進行下一步工作；7、 如發現本層采購訂單、委外加工單有錯誤，馬上更正并以書面通知倉庫及財18、務部；K/3工作流程：1、 收到簽發采購申請單錄入K/3采購訂單審核列印訂單傳送倉庫、財務；2、 根據生產計劃部MRP生成的委外加工單調整并下達委外加工單；系統業務功能名稱：采購管理訂單處理、采購管理采購申請，委外加工管理合作部門：生產計劃部、倉庫部、財務部第十七條 倉庫管理模塊（倉庫部）（一）、倉存管理模塊倉庫部主管主要職責：1、 負責制定倉庫（位）編碼、庫存調整原則、庫存事務處理權限分配表；2、 負責制定、完善倉儲數據增加修改流程，出入庫控制流程，庫存事務處理流程，倉庫盤點流程，庫存數據分析管理規則，編寫、發布、更新流程圖；3、 審核并簽字確認本模塊所有作為系統輸入依據的基礎文件，包括倉庫19、資料、庫存調整原因、庫存事務處理權限文件等；4、 確保物流暢通，提高庫存效率，降低庫存成本； 5、 負責分配、指導、監督倉管員的工作，確保庫存數據的準確、確保出入庫控制的及時性和準確性；6、 協助做好KPI考核工作。（二）、倉管員主要職責：1、 根據部門主管簽發的倉庫資料文件，輸入、更新系統倉庫基礎數據，當倉庫基礎數據發生改變時，應及時通知各相關部門；2、 在接到采購部門簽字確認后的采購訂單，物流收料、退料通知單和送貨單位送貨單后，當天輸入采購收貨數量完成（藍字、紅字）外購入庫單及其他入庫單，并確認審核、列印交財務部；3、 在接到物流收料通知單和加工單位送貨單后，當日完成委外加工物料入庫，并確20、認審核、列印交財務部門；4、 在接到經生產或其他使用部門簽字確認的生產投料單、退料單、物料領用通知后，當日輸入完成（藍字、紅字）生產發料單、其他出庫單并審核；5、 接到生產計劃部門簽發的發貨通知單后，一個小時內輸入銷售出庫單，并確認審核、打印交財務部門，不能因延誤影響銷售出庫；6、 如發現自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正；7、 所有操作須在接到通知后半日內執行，不能影響各項出入庫業務，造成公司經濟損失；8、 如發現倉儲基礎數據、物料基礎數據、發貨通知單、采購訂單、生產投料單、生產物料報廢單不正確或有疑問，應及時通知相關人員，如沒有得到解決，應書面向部門主管反應，不能知錯21、不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤。9、 在接到經各有關部門簽字確認的車間成品入庫單后，作庫存轉移，將成品從收貨倉調入成品庫，樣品散數調入樣品庫，操作及時準確；10、 以上各項操作要謹慎，否則會影響系統各項庫存的準確性；11、 負責每月月初核對實際庫存與系統庫存，發現錯誤應根據庫存歷史數據管理員提供的上月庫存歷史數據和倉管員提供的倉庫進出資料，找出原因記錄備案并報告部門主管；12、 照各個物料的盤點周期，倉庫管理員定期對各倉庫進行盤點，倉管員在遵照系統盤點作業流程盤點前審核所有倉存單據備份帳存數據，列印盤點表交倉管員物料盤點；系統業務功能名稱：倉存管理入庫、出庫、調撥、盤點合作部門：生產計22、劃部、采購部、生產計劃部、財務部第十九條 財務管理模塊 （財務部）（一）、總賬管理員財務部主管主要職責：1、 負責總賬模塊的科目維護更新，分帳設置管理；2、 檢查每日事務處理，并將集成事務處理過帳到財務模塊核對科目總賬；3、 結算會計期間，打印資產負債表、損益表等財務報表；4、 指導其他崗位的日常操作，檢查錯誤日志，協同系統管理員解決問題；5、 提出財務管理報表規劃；6、 針對實施過程中出現的問題，結合K/3的特點，提出合適的財務解決方案，并能促進該方案的順利執行；7、 就生產、采購、銷售過程中的問題提出意見，與相關部門保持有效溝通以達到解決問題的目的；8、 維護更新部門操作手冊。（三）、成本23、會計主要職責：1、 制定公司成本核算管理制度；2、 維護成本核算要素，如系統價格，生產成本，費用歸集方案；3、 及時過帳生產事務處理并檢查集成結果；4、 及時就生產結果中出現的異常情況提出意見并跟進解決過程；5、 指導公司報廢物料過程及在系統中的數據歸集。（四）、應付會計主要職責：1、 負責審核采購訂單的價格，并維護系統物料采購單價；2、 及時跟進采購員和收貨部門處理已收貨的記錄；3、 每月至少一次檢查系統中收貨金額是否已被正確過帳至財務事務處理；4、 月結時跟進采購員和收貨部門出具已處理的收貨單、未處理但已收貨的收貨單報告；5、 及時檢查收貨記錄處理后數據集成的正確性，及時錄入已處理的收貨記24、錄對應的進項稅暫估；6、 檢查對各供應商應付賬余額，確保能反映真實的往來。（五）、應收會計主要職責：1、 負責審核結算單的單價、扣點、金額等，發現錯誤及時通知銷售訂單處理員，并指導糾正；2、 及時打印銷售發票，間隔期不超過1天；3、 及時處理已交貨的銷售訂單；4、 過賬集成銷售數據至財務子系統；5、 及時處理應收賬款：根據客戶匯款，輸入客戶回款，并及時分配回款至各銷售發票，不能因自己的延誤造成銷售訂單被凍結；發票管理，銷售更正處理，保證客戶余額的準確性；6、 每日對帳并存檔，發現問題及時解決、糾正；7、 如發現財務基礎數據不正確或有疑問，應及時通知財務數據管理員，如沒有得到解決，應書面向項目組25、反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤。系統業務功能：總帳、報表、應收款管理、應付款管理、固定資產管理合作部門：生產計劃部、采購部、倉庫部、生產計劃部第二十條 系統管理（一）、系統管理員主要職責：1、 負責系統權限分配；2、 負責系統日常管理、維護和備份（見K/3日常維護操作手冊、計算機系統維護及備份操作手冊）；3、 負責解答其它用戶按程序提交的技術性問題；4、 協助其它部門主管制定各種方案、制度；5、 負責協調公司內部資源，控制項目進度，配合各部門主管推進系統實施；6、 根據管理需要進行系統二次開發；第三章 危機預防及應急處理辦法第二十一條 數據備份：管理員必須定期進行相關數據26、備份，每天做一次增量備份、每星期做一次完整備份、每月一次歸檔備份并驗證備份數據的正確性；完全備份和歸檔備份資料必須和系統分開存放。第二十二條 管理員定期檢查服務器等關鍵設備運行情況，做好運行日志記錄，發現問題要及時處理；同時通過對關鍵部件采用冗余技術，保證系統穩定運行及數據安全；第二十三條 在發生系統故障或突發事件發生時，管理員必須在第一時間把相關情況向上級匯報并通知各有關部門采取措施降低由此造成的影響和損失；必須根據當時具體情況制定計劃盡快恢復系統運行。第二十四條 各相關職能部門在收到故障或突發事件通知后，必須組織本部門相關人員就有關事項做出安排，手工解決與系統有關單據處理，待系統恢復正常運27、行后將手工單據重新輸入到系統；第二十五條 涉及其他如操作流程調整、業務流程重組等情況，必須首先保證內部各環節的正常運轉,特別是不能讓生產線停工待料；然后由管理員牽頭組織各相關部門會議討論決定相關解決辦法并實施。第四章 獎懲辦法第二十六條 各崗位以一百分為基數進行考核，最終得分為ERP考核分數乘以ERP考核占KPI考核的權重的值。第二十七條 各崗位人員不按操作規則執行而造成錯誤的，每次扣10分。第二十八條 各崗位人員因操作時不仔細、不認真而造成錯誤的每次扣5分。第二十九條 各崗位人員由于沒有按規定對系統數據進行檢查而導致錯誤沒有及時被發現的每次扣5分。第 三十 條 各崗位人員如發現其他人員提供的28、數據錯誤卻沒有反饋到相關人員或項目組，導致錯誤延續的，每次扣5分。第三十一條 各崗位人員如沒有在規定時限內對其他人員按ERP問題處理流程提出的問題進行處理而導致錯誤延續或擴散的，每次扣5分。第三十二條 由于沒有及時制定有關數據流程或其它與系統運行相關的處理原則、方案而導致系統不能正常運行的，每次扣5分。第三十三條 對所有被處罰當事人的直接領導按以上系統的50處罰。第三十四條 建立激勵機制，針對各用戶的工作情況由項目組分別設立一個激勵基數，與年終獎掛鉤，以此激勵大家的積極性和責任感。ERP系統單據處理時限單據名稱責任部門單據輸入單據審核備注責任人時限責任人時限銷售訂單PMC5分鐘/張3分鐘/張系29、統內有BOM資料之前題BOM單工程部2小時/套1小時/套工程變更單工程部1小時/套0.5小時/套物料編碼工程部5分鐘/條3分鐘/條MRP運算PMC20分鐘/次采購申請單PMC30分鐘/張5分鐘/張采購訂單采購部5分鐘/張3分鐘/張外購入庫單倉庫部5分鐘/張3分鐘/張其他入庫單倉庫部5分鐘/張3分鐘/張委外加工生產任務單采購部5分鐘/張3分鐘/張委外加工出庫單PMC5分鐘/張3分鐘/張委外加工入庫單倉庫部5分鐘/張3分鐘/張生產投料單PMC5分鐘/張3分鐘/張生產領料單生產部5分鐘/張3分鐘/張其他出庫單倉庫部5分鐘/張3分鐘/張發貨通知單PMC5分/張3分鐘/張銷售出庫單倉庫部5分鐘/張3分鐘30、/張產品入庫單生產部5分鐘/張3分鐘/張生產物料報廢單生產部5分鐘/張3分鐘/張盤點表倉庫部1工作日3分鐘/張盤盈入庫單倉庫部5分鐘/張3分鐘/張盤虧毀損單倉庫部5分鐘/張3分鐘/張調撥單倉庫部5分鐘/張3分鐘/張ERP項目小組成員崗位職責項目組長產生方式：公司一把手組長職責：負責整個項目的宏觀監控項目副組長產生方式：項目負責人及各部門負責人副組長職責：負責與軟件商聯絡，保證項目按進度順利實施，參與并制定項目計劃，負責管理項目中的日常工作，并及時將項目進度匯報項目組長。調度資源、監控進度并主導項目進度，上線后負責技術支持及培訓工作；參與并主導業務流程的重組；項目成員產生方式：各部門核心成員或業務流程中關鍵用戶成員職責：進行數據的收集、整理、準備，制訂必要的系統內部實施管理制度，制訂必要的數據安全管理制度，參與并設計業務流程、功能需求的整理，參與項目的實施，配合軟件商、項目組的工作計劃，接受咨詢顧問的知識轉移。