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1、電氣有限公司原輔材料重要物資采購作業制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的 規范采購作業的流程，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業務的質量和經濟效益，避免因過量或遺漏采購以及交期的延誤而造成對公司資金的浪費以及對生產的影響。2 適用范圍 本制度適用于公司原材料，生產輔助材，重要物資采購。 3 定義 3.1 原物料：直接用于公司生產的產品的物料。3.2 重要物資：與公司產品配套使用的價值較高的設備或生產設備。例如：電腦，打印機，標準儀表等。3.3 生產輔助材：不直接用于產品出貨，在產品生產過程中2、作中轉輔助生產的產品。例如：化學品，生產用工具，生產用耗材等。3.4 采購過程：根據圖紙或相關技術文件要求購買到符合該規定要求的原材料的全部活動. 采購過程包括：對采購需求的識別，確定采購產品的類別及其控制程度；確定采購要求，確定選擇、評價和定期評價供方的準則，訂貨和采購產品的驗證等等。4 職責分配 4.1 采購部負責采購過程控制、采購計劃的編制實施、采購合同的簽訂執行；4.2 技術部門負責對采購所需的文件編制，技術主管或研發項目經理負責采購所需文件的批準；4.3 質檢部門負責對采購物品的進貨檢驗或驗證；4.4 倉儲部門：負責依據生產計劃、產品明細和倉庫庫存狀況發起請購及庫存管理；4.5 生產3、部負責產品明細以外物料的請購及物料使用過程中異常的反饋；4.6 財務部負責供應商的付款作業；4.7 總經理、生產副總負責采購計劃的批準。5 工作程序 5.1 物料的請購 試制物料5.1.1.1研發部工程師在開發新產品時需要請購物料時可發起請購單；5.1.1.2請購單經研發主管確認后轉采購專員，如果是常規物料則交采購專員依常規物件的采購流程請購；5.1.1.3如果是新料件則研發部工程師向采購專員提供設計圖紙和技術規格；5.1.1.4采購專員根據產品的類別在合格供應商清冊里找供應商報價并安排價格最低的供應商(一家或多家)打樣，如果合格供應商沒有合適的資源則依流程開發新的供應商；5.1.1.5 采購4、專員將供應商樣品送給研發工程師書面確認，如果樣品合格，采購專員將再和供應商在議價，并依采購成本管理辦法核價后經主管確認后根據需求下單購買。 常規物料5.1.2.1 生產部根據銷售部門制定的供貨計劃，安排生產計劃；5.1.2.2 倉庫根據生產計劃、產品明細和倉庫的庫存狀況發起請購單（附件一），并經倉庫主管，生產主管審核。生產輔助材及其他不在明細內的配套出貨到客戶端的產品，由生產部根據生產需要發起請購，請購單經生產主管確認后生效；5.2 采購計劃的制定 5.2.1 采購部依據請購情況編制采購計劃。采購計劃包括：物資名稱、規格、數量、預定到貨期等。采購計劃表除申報電子報表外書面報告一試六份，采購、倉5、庫、質檢部門、財務、生產、總經理各一份。5.2.2 采購計劃經物料供應部主任校核、主管經理審批后，按照采購的品種、規格、精度、數量等 要求分類，下達到采購專員，由采購專員執行采購任務。采購專員應在計劃規定的期限內保 質、按量采購，入庫。 5.2.3 對采購計劃中采購周期短、價格較高、采購數量較大的原材料，在不影響正常生產情況下，經采購部經理批準，采購人員可分批采購、入庫。5.2.4 追加采購計劃:一般零用物資，可隨時報物料供應部做追加采購計劃。核定權限：采購部經理1000元 1000元采購部分管經理2000元 總經理 2000元 5.2.5 材料代用由采購部或倉庫填寫“代用材料申請單”，交技術6、部門驗證，經技術主管或研發項目批準后實施。 對已停產或難以采購的物料，在申請代用的同時，由采購部提議技術部門對相關的物料明細進行更改。5.3 采購訂單的處理 采購底稿采購部接到簽核的請購單后，在二個工作日內完成交易供應商、單價、請購數量的核對并完成采購底稿的制作； 采購訂單采購底稿經采購經理確認后，拋轉生成采購訂單，采購訂單經權限主管簽核后，登記在訂單管控表，采購專員在訂單生效一個工作日內必須將訂單發給供應商并和供應商確認交期；如果發現價格有異常時應及時反饋給采購經理， 2個工作日給出新價格；如果發現請購數量小于最小包裝量，則協調供應商出貨，如不能達成則報請主管經理請求增加；5.3.3 訂單的7、內容要求訂單必須包含 1）公司品號 2）價格/幣別 3）數量 4）交期）5）供應商名稱及代碼 6）稅率 7）交貨地點 8）付款條件9）技術要求等采購文件；5.3.3.1 采購文件 .1.1 采購文件應清楚地說明訂購產品的資料，采購文件的內容應包括： a. 產品類別、型號、等級或其他特殊、準確標識方法。 b. 圖樣、品種、配套明細、規范、檢驗規程及其他技術文件的名稱和適用版本。 c. 適用的質量體系標準名稱、編號和版本。 d. 原材料、元器件、外購件、外協加工件的重要性分級。分級依據二個方面： 一是設計輸出文件中標明的分級項目；二是對產品的重要性：一般分為關鍵件(A類)、重要件(B類)、 一般件8、(C類)。e. 對于有特殊要求和價值昂貴的器材，還應有較具體的質量保證合同（協議），規定進入公司的驗收方法、采用的標準和如何處理質量爭端等內容。.1.2 采購文件的控制:采購文件按文件控制程序的規定進行控制。 a. 采購文件在發放前應由技術部校核，技術主管或研發項目經理審批后下發采購部、生產部、倉庫。 b. 當設計更改時，由技術部按更改后的設計版本修改采購文件，經審批后下發更改通知單。經多次修改后，應由技術部擬定新版本采購文件，發放并收回舊版本。 .1.3 采購部負責發放給供方的文件的控制。 a. 可通過寄、送、傳真和電話的方式向供方提交采購文件或通知供方進行文件的更改。不論采取何種方式通知供9、方，均要予以記錄。 b. 對在供方處的采購文件如進行更改，應得到供方已收到更改通知單且已更改的回執，或者已將其銷毀的回執（回執可是書面或口頭的，但應有相應記錄）。確保供方執行的采購文件是現行的有效版本。5.3.4 采購合同、訂單或協議的控制 5.3.4.1 洽商與簽約 采購部依據“采購文件”規定的具體內容，根據確定的合格供方名單洽商有采購質量控制的重大協議，如技術協議、驗收協議和質量保證協議等。.2 合同、訂單或協議的擬制 a. 由物料供應部依據上述有關文件擬制采購合同。合同內容應包括兩個方面: 一是基本內容：即采購物資的名稱、數量、品種、規格、交貨方式等。 二是質量條款：包括技術要求、驗收標10、準、檢驗方法、產品合格標識以及出現問題的處理辦法等。合同擬制后由部門主管進行審核。 b. 口頭簽訂的采購協議應有詳細記錄，并進行分類歸檔、保管。 .3 合同、訂單或協議的審批 合同、訂單或協議由物料供應部主管審批后，可由采購員與供方簽定正式合同。重要的合同、訂單或協議應經主管經理審批后方可執行。合同、訂單或協議一式三份，一份交供貨單位請求發貨；一份由采購部專人保管，負責合同的執行；一份交財務部門核對發票、監督合同的執行。核定權限：采購部經理2萬 2采購部分管經理5萬 總經理 5萬.4 因特殊原因，需在合格供方以外的廠家采購或外協時，采購部應首先收集該廠家的產品質量狀況及質量保證能力的相關資料，11、征求質檢部門、技術部門的意見后，報主管經理審批，方可進行采購或外協。如確因生產急需而不能提前辦理相關手續的，應在采購行為之后十日內辦理相關手續。.5 對原有的長期多次零購、質量可靠的物料的供方，因客觀原因確實無法提供相關資料的，根據其供貨業績,經主管經理同意后，可以列為候選供方或合格供方。 采購訂單的交貨異常的處理如供應商不能預期交貨，采購部應采用相應的采購催貨策略與供應商進行協商，要求供應商達成交期，如果溝通在一個工作日內不能達成，則及時通知主管經理協助處理；如果還不能滿足要求則上報主管和生產部、銷售部協調調整出貨計劃。 采購計劃變更和取消 .1 由于生產變化或設計變更需對采購計劃進行調整時12、，責任部門應以書面形式及時通知相關部門；.2 如果采購訂單的增加，責任部門應及時補發請購單，補充所需的數量和需求日期，物資采購相應的更新采購訂單，并協調供應商出貨；如果采購訂單減少或取消，物資采購應及時通知供應商，減少或停止出貨；如果涉及設計的變更，物資采購部應及時協調內部庫存及供應商在途產品的處理方式，5.3.7 產品價格的要求：5.3.7.1 產品價格的認定依照采購成本管理制度處理。5.3.7.2 采購部經理負責生產輔助材、原物料及重要物資的價格管理。5.4 進貨驗收5.4.1 供應商到貨后采購部通知質檢部門檢驗，質檢部門必須在貨到2個工作日內完成質量檢驗。5.4.2 質檢部門依據采購計劃13、或零購申請單，物料檢驗規程核對物料名稱、規格、數量、質量等進行檢驗合格后，安排貨物入庫。如果質檢部門檢驗不合格則依據不合格品管理制度作業。如分批收料，原材料檢驗人員人員應在采購計劃或零購申請單上注明分批收料日期、數量等信息。5.4.3 倉庫根據倉庫管理制度開具進貨單，進貨單經倉庫主管確認后，一聯送財務做付款確認，一聯質檢部門備查，一聯倉庫留底備查，一聯由采購部轉交供應商做交貨憑證和對賬。5.4.4 如果供應商直接交貨到客戶端，采購部必須要求供應商提供客戶的收貨憑證和發票，物資采購部收到發票和客戶的收貨憑證到倉庫辦理無實物入庫手續；5.4.5 供應商來料必須標示必須包含：供應商名稱、思達品號、包14、裝數量、產品名稱等信息。 當需要在供方的貨源處進行驗證時，應在采購合同或協議中規定驗證的安排及產品放行的方式。5.5 退換貨5.5.1 來料不合格品的退換貨：當質檢檢驗發現不合格時，經判定需要退換貨時，采購部必須在得到通知的5個工作日內完成供應商確認退換貨作業，5.5.2 已經辦理入庫的不良品退換貨：經質檢部門判定為來料不良時，倉庫定期每月5日前將不良品庫存報表通知給采購部，采購部必須在每月15日前完成通知供應商確認及退回不良品，倉庫每月30日前將退貨單送財務。5.6 應付賬款5.6.1 預付賬款：采購部提供請購單、采購訂單發起付款申請；款到后采購部要求供應商在2個工作日內將發票開出，貨到后采15、購部將發票、訂單、進貨單、送貨單（如有）登記后向財務報賬；如果款到后超過5個工作日或正常供貨周期內還未到貨，采購部需上報處理。 5.6.2 月結賬款：5.6.2.1 對賬：采購部每月1日起與供應商進行上月進退貨的對賬，對賬無誤后要求供應商開具增值稅發票，發票登記后經主管確認，及時報送財務記賬，5.6.2.2 付款：采購部依照和財務/供應商三方核對無誤的對賬清單，核對供應商的付款條件每月1日發起付款申請，付款申請經批準后，財務執行付款。6 質量記錄 7 相關文件 供應商開發及管理程序 進貨驗收制度 付款作業制度 采購成本管理制度8 流程圖 流程圖 責任部門 相關記錄生產部倉儲部需求部門發起請購單請購單訂單管控表采購訂單進貨單進貨單付款申請單采購部倉儲部質檢部門采購部采購部采購部采購部采購部請購單請購單采購部生產部倉儲部NG依不合品管理制度處理OK采購部安排付款 倉庫辦理入庫質檢部門進貨驗收采購部下訂單確認交期采購底稿拋轉生成采購訂單采購部主管審核OKNO采購主管協調處理采購部做采購底稿采購部核對價格及數量主管審核