量販式KTV采購員管理制度及作業程序.doc
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上傳人:職z****i
編號:1091826
2024-09-07
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1、量販式KTV采購員管理制度及作業程序編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 量販式KTV采購員管理制度一、采購管理系統規范1、存量控制。2、申購單開立填寫。3、供應廠商的選擇與資料建立。4、詢價、議價及訂購作業。5、采購進度控制。6、廠商交貨異常處理。7、驗收作業。二、采購準則申購單的開立、遞送。 申購經辦人員應依據存量,并結合用料預算開立申購單,注明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項,經主管審核后送達采購部門。 緊急申購時,由申購部門在申購單“備注欄”注明“緊急”并需口頭告知采購人員 辦公用品由營運辦按月依消耗狀2、況,并考慮庫存情況,填制“申購單”提出申購。 營運所有物品都需開立“申購單”,經主管部門及行政總監經手簽字后叫采購員采購。嚴禁無單申購。三、采購作業程序1、采購收到“申購單”后由申購經辦人員先填寫申購內容,采購復核申購單各欄填寫是否清楚,查閱“廠商資料”、申購記錄”及其他有關資料后,開始辦理詢價事宜,在報價后,整理報價資料,根據擬訂議價方式及各種有利條件,進行議價,辦妥后,核決權限,呈核訂購。2、緊急單優先辦理。3、無法在需用日期辦妥者需由采購員告知申購經辦人。4、撤消申購單應先通知申購部門承辦人。5、詢價 交貨期無法配合需用日期時聯絡申購部門。 充分了解申購材料的品名、規格。 向廠商詳細說明3、品名、規格、質量要求、數量、扣款規定、交貨期、地點、付款辦法。 同規格產品有幾家供應商均應詢價并索樣品和報價單擇優擇廉采購。 有否其他較有利的代用品或對抗品。 應對同規格,不同廠牌做比較。 是否有必要辦理售后服務及保修年限。 新廠商產品,是否需經檢驗試用。6、比價、議價 廠商的供應能力是否能按期交貨。 是否殷實可靠的生產廠或直接進口商。 調查市場行情,研擬底價。比照其他經銷商價格是否較低。 經成本分析后,議定議價目標。 是否必要向廠商索取產品比較。 價格上漲下跌有何因素。 是否必要開發其他廠商。7、呈核 申購單上應詳細注明與廠商議定的買價條件。 現場選用較貴材料時,聯絡申購部門述明原因。 按核4、決權限呈核。8、訂購 向廠商確認價格、交貨期、質量條件9、催交 約定日期前應再確認準確交貨期。 已逾期交貨日期尚未到貨應加緊催交。10、整理付款 發票付款單位及內容是否相符。 發票金額與申購單價格是否相等。 是否有預付款或暫借款應處理。 是否需要扣款。11、收件、分發、核對 收件,檢查產品的保質期,若是食品類還需索要“三證”復印件 按分配原則指派申購經辦人 核對品名 核對規格 核對數量 核對需要日期四、采購規程1、申購按照存量管制基準和用料預算有關規定,并參考庫存情形開具申購單,逐項注明材料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項,經本部門主管審核后,送采購部門。2、來源與需用日期相同的物品材料,5、可以一單多品方式提出申購。3、特殊情況需按緊急申購辦理時,可在申購單“備注”注明原因,以緊急遞送。4、價格 采購人員接到“申購單”后應按申購事項的緩急,并參考市場行情、過去申購記錄或廠方提供的報價,精選兩家以上供應商進行價格對比。 如果報價規格與申購單位的要求略有不同或屬代用品,采購人員應在“申購單”上予以注明,或口頭與管說明。 采購部門接到申購部門緊急采購口頭要求,采購部門指定采購人員先做詢價、議價,待接到申購單后,按一般申購程序優先辦理。5、單據整理及付款采購部門應將“申購單”與發票核對、數量、規格、尺寸等。確認無誤后,送會計部門審核。6、價格復核 采購部門應經常調查主要材料市場行情,建立供應商資料,作為采購及價格審核的參考。 采購部門應對公司各部所列重要材料提供市場行情資料,作為材料存量管制及核決價格的參考。采購單位應對公司內所使用的材料品質予以復核,檢驗品質。如配合之廠商有經常性或偶發性之品質問題,應隨時向單位主管反映裁定。