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1、公司材料請購、采購作業程序管理細則制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 編 號共 9 頁第 1 頁采 購 作 業 管 理 細 則一、請 購第一條 請購部門的劃分各項材料的請購部門如下： （一） 常備材料： 生產管理部門。（二） 預備材料： 物料管理部門。（三） 非常備材料 、 訂貨生產用料： 生產管理部門。 、 其他用料： 使用部門或物料管理部門。第二條 請購單的開立、遞送（一） 請購經辦人員應依數量管理基準、用料預算、參酌庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項，經主管審核后依請購核決權2、限呈核并編號（由各部門依事業部別編訂），“請購單（內購）（外購）”（附表、）附“請購案件寄送清單”送采購部門。（二） 需用日期相同屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。（三） 緊急請購時，由請購部門于“請購單”、“說明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。（四） 材料檢驗須待試車方能實施者,請購部門應于“請購單”上注明“試車檢驗”及“預定試車期限”。（五） 庶務用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。第三條 免開請購單部分（一） 下列總務性物品免開請購單,并得以“總務用品申請單”委托總務部門辦理，但其核決權3、限另訂之，其列舉如下 ： 、 賀奠用物品 ： 花圈、花籃、禮物等。 、 招待用品：飲料、香煙等。 、 書報（含技術性書籍及定期刊物）、名片、文具等。 、 打字、刻印、報表等。（二） 零星采購及小額零星采購材料項目。第四條 請購核決權限（一） 內購： 、 原物料： 編 號xx共 9 頁第 2 頁采 購 作 業 管 理 細 則（） 請購金額預估在萬元以下者，由科長核決。（） 請購金額預估在萬元至萬元者，由經理核決。（） 請購金額預估在萬元以上者，由總經理核決。 、 財產支出： （） 請購金額預估在元以下者，由科長核決。（） 請購金額預估在元至萬元者，由經理核決。（） 請購金額預估在萬元以上者，由總4、經理核決。 、 總務性用品 ： （） 請購金額預估在元以下者，由科長核決。（） 請購金額預估在元至萬元者，由經理核決。（） 請購金額預估在萬元以上者，由總經理核決。 附注： 凡列入固定資產管理的請購項目應以“財產支出”核準權限呈核。（二） 外購 ： 、 請購金額預估在萬（含）元以下者，由經理核決。 、 請購金額預估在萬元以上者，由總經理核決。第五條 請購案件的撤銷（一） 請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于“請購單（內購）”或“請購單（外購）”第一、二聯加蓋紅色“撤銷”的戮記及注明撤銷原因。（二） 采購部門辦妥撤銷后，依下列規定辦理： 、 采購部門于原請購單加蓋“撤銷”5、章后，送回原請購部門。 、 原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。、 原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。二、采 購第六條 采購部門的劃分（一） 內購： 由國內采購部門負責辦理。（二） 外購： 由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業務部門辦理。（三） 總經理或經理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專編 號xx共 9 頁第 3 頁采 購 作 業 管 理 細 則案用料，必要時由或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購作業。第七條 采購作業方式除一般采購作業方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最6、有利的方式進行采購： （一） 集中計劃采購： 凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購。較為有利的，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。（二） 長期報價采購： 凡經常性使用，且耗量較大的材料，采購部門應事先選定廠商議定長期供貨價格，呈準后由請購部門按實提出請購。第八條 采購作業處理期限采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。第九條 詢價、比價、議價（國內采購作業處理）（一） 采購經辦人員接獲“請購單（內購）”后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經7、核準得以電話詢價之外另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。（二） 若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應出具證明資料并于“請購單”上予以證明，經主管核發后,先會使用部門或請購部門簽注意見后再呈核。（三） 屬于買賣慣例超交者（如最高采購量超地請購量），采購經辦人員于議價后，應于請購單“詢價記錄欄”中注明，經主管簽認后呈核。（四） 對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。（五） 采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。（六） “試車檢驗”的8、采購條件，采購經辦人員應于“請購單”注明與廠商議定的付款條件后呈核。第十條 呈核及核決（一） 采購經辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經主管審核，并依請購核決權編 號xx共 9 頁第 4 頁采 購 作 業 管 理 細 則 限呈核。（二） 采購核決權限：采 購 別核決限額采購核決權限列屬統購項目的原料、物料(包括燃料)不論金額多寡經理-總經理非屬統購項目的原料、物料(包括燃料)不論金額多寡經理-總經理財產支出(包括什項購置)的非生產器材3000元以下3001元至100000元100000元以下采購主管經理直接核決經理-總經理庶務用品39、000元以下3001元至50000元50001元以上采購主管經理直接核決經理-總經理 附注： 凡列入固定資產管理的采購項目應以“財產支出”核決權限呈核。第十一條 訂購（一） 采購經辦人員接到經核決之“請購單”后應以“訂購單”向廠商訂購并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期，同時要求供應商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。（二） 若屬分批交貨者，采購經辦人員應于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。（三） 采購經辦人員使用暫借款采購時，應于“請購單”加蓋“暫借款采購章，以資識別。第十二條 進度控制及事務聯系（一） 國內采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進度控制表”控制采購10、作業進度.（二） 采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制“進度異常反應單”并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。編 號xx共 9 頁第 5 頁采 購 作 業 管 理 細 則第十三條 整理付款（一） 物料管理部門應按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表”(其免填“材料檢驗報告表”部分，應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章)送采購部門，經與發票核對無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應于結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料者，“請購單（內購）”的會計聯須于第一批收料后送會計部門。（二） 內購材料須待試車檢驗者，其訂立合11、同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。（三） 短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。（四） 超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。第十四條 詢價、比價、議價國外采購作業處理(含進口事務、關務)（一） 外購部門依“請購單（外購）”的需求日及急緩件加以整理，并依據供應廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業，但因特殊情況（獨家制造或代理等原因）應于“請購單（外購）”注明外，原則上應向供應廠商詢價、比價或經分析后議價。（二） 請購的材料規范較復雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規范并簽注12、意見后，會請采購部門確認。第十五條 呈核及核決（一） 比價、議價完成后,外購部分應填制“請購單（外購）”，擬訂“預定廠商”“預定裝船日期”等，連同廠商報價資料、送請購部門依采購核準權限核決。（二） 核決權限 、 采購金額以美元總價折合在_ 元（含）以下者由經理核決。 、 采購金額以美元總價折合超過_元以上者由總經理核決。（三） 采購案件經核決后，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改后的核決權限低于原核準權限時仍應由原核決主管核決。第十六條 訂購與合同（一） “請購單（外購）”經核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續。（二） 需與供應13、廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權限呈核后辦理。編 號xx共 9 頁第 6 頁采 購 作 業 管 理 細 則第十七條 進度控制及異常處理（一） 外購部門應以“請購單(外購)”及“采購控制表”控制外購作業進度。（二） 外購部門于每一作業進度延遲時,應主動開立“進度異常及反應單”記明異常原因及處理對策，據此修訂進度并通知請購部門。（三） 外購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時,應主動與供應廠商聯系催交，并開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。第十八條 進口簽證前（“請購單外購”核準后）的專案申請（一） 專案進口機器設備的14、申請專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發“進口許可證”。（二） 進口度量衡器及管理物品時，外購部門應于申請“進口許可證”之前準備“報價單”及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。第十九條 進口簽證外購材料訂購后，外購部門應即檢具“請購單（外購）”及有關申請文件，以“申請外匯處理單”(需在一星期內辦妥結匯時，加填“緊急外購案件聯絡單”)送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向國貿局辦理簽證，并于“進口許可證”核準時通知外購部門。第二十條 進口保險（一） 、條件的進口案件，進口單位應依“請購單（外購）”在外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。（二） 進口單位應將承保公司指定的15、公證行在“請購單（外購）”上所示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。第二十一條 進口船務（一） 、之進口案件，進口單位(船務經辦人員)于接獲“請購單（外購）”時，應視其“裝運口岸”及“裝船期限”，并參照航運資料，原則上選定三家以上船運公司，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。（二） 進口單位（船務經辦人員）應將所選定之船運公司或承攬商品名稱，提供給進口結匯經辦人員，于“信用狀開出申請書”列明，作為信用狀條款，向發貨人指示裝船。（三） 如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應于“請購單（外購）”上注明，避免在信用狀上指定船公司，而應委由發貨人代為安排16、裝船。編 號xx共 9 頁第 7 頁采 購 作 業 管 理 細 則第二十二條 進口結匯進口單位應依“請購單(外購)”標示之“間發信用狀日期”辦理結匯，并于信用狀（）開出后以“開發快報”通知外購部門聯絡供應廠商。第二十三條 稅務（一） 免貨物稅及“工業用證明”的申請：進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應于“進口許可證”核準后，檢具必需文件，向有關部門申請，經取得核準后向海關申請免貨物稅。（二） 專案進口稅則預估及分期繳稅的申請辦理：外購部門應于進口前檢具有文關文件，憑以向海關申請稅則預估，等核準后并辦理分期繳稅及保證手續。第二十四條 進口許可證、信用狀的修改供應商成本公司要求修改“進口許可證”17、或“信用狀”時,外購部門應開立“信用狀、進口許可證修改申請書”經呈核后，檢具修改申請文件送進口事務科辦理。第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供（一） 外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填制“裝船通知單”，分別通知請購部門、物料管理部門及有關部門。（二） 外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應檢具“進口許可證”及有關文件，以“裝運文件處理單”先送進口單位辦理提貨背書。（三） 提貨背書辦妥后，外購部門應檢具“進口許可證”及提貨等有關文件以“裝運文件處理單”辦理報關提貨。（四） 管理進口物品放行證的申請 ： 進口管理物品時，外購部門應于收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關申請18、“進口放行證”或“進口護照”，以便據此報關提貨。第二十六條 進口報關（一） 關務部門收到“請購單（外購）”及報關文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填制“進口報關處理單”連同報關文件委托報關行辦理報關手續，同時開立“外購到貨通知單”（含外購收料單）送材料庫辦理收料。（二） 不結匯進口物品，進口單位應于接獲到貨通知時，查明品名、數量等資料，并會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關時關務部門應開立“外購到貨通知單（含外購收料單）通知收貨部門辦理收料，而屬其他編 號xx共 9 頁第 8 頁采 購 作 業 管 理 細 則 材料及物品則由收件部門于聯絡單簽19、收后，送處理部門處理。（三） 關稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。（四） 海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部門提供有關資料，于海關核稅后十四天內以書面向海關提出異議，申請復查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口單位應于“進口報關追蹤表”記錄，以便督促銷案。（五） 稅捐記帳的進口案件，進口單位應依“請購單（外購）”，于報關時檢具必需文件辦理具結記帳，并將記帳情況記入“稅捐記帳額度記錄表”及“稅捐記帳額度控制表”。（六） 船邊提貨的進口材料，進口單位應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續以便船只抵港時，即時辦理提貨。第二十七條 報關進度控制 20、關務部門應分報關、驗關、估稅、繳部、放行五階段，以“進口報關追蹤表”控制通關進度。第二十八條 公證（一） 各公司事業部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目（如外購散裝材料），通知進口單位材料進港時，會同公證行前往公證。（二） 外購材料于驗關或到廠后發現短損而合于索賠條件者，進口單位應于接獲報關行或材料庫通知時，聯絡公證行辦理辦證。（三） 進口貨品辦理公證，進口單位應于公證后配合索賠經辦時效，索取公證報告分送有關部門。第二十九條 退匯（一） 外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能性，應于提供報關文件時提示進口單位，并于進口材料放行及“輸入許可證”收回后，開立21、“信用狀退匯通知單”連同“進口許可證”送進口事務科辦理退匯； （二） 退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應向供應廠商索回信用狀正本，送進口單位辦理退匯。第三十條 索賠（一） 外購部門接到收貨異常報告(“材料檢驗報告表”或“公證報告”等) 時，應立即填制“索賠記錄單”連同索賠資料交索賠經辦部門辦理；編 號xx共 9 頁第 9 頁采 購 作 業 管 理 細 則（二） 以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應廠商為索賠對象時，由外購部門辦理索賠。（三） 索賠案件辦妥后，“索賠記錄單”應依原采購核決權限呈核后歸檔。第三十一 條 退貨或退換（一） 外購材料須予退貨或退換時，22、外購部門應適時通知進口單位依政府規定期限向海關申請。（二） 復運出、進口的有關事務，外購部門應負責辦理，其出進口簽證、船務、保險報關等事務則委托出口單位及進口單位配合辦理。（三） 退換的材料進口時依本節有關規則辦理。第三十二條 價格復核與市場行情資料提供（一） 采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。（二） 采購部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。第三十三條 質量復核采購單位應就企業內所使用的材料質量予以復核（如材料選用、質量檢驗)等。第三十四條 異常處理審查作業中，若發現異常情況，采購單位審查部門應即填制“采購事務意見反應處理表”（或附報告資料），通知有關部門處理。三、附 則第三十五條 本辦法呈總經理核準后實施，增設修訂亦同。