船運(yùn)公司采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序管理制度.doc
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2024-09-07
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1、船運(yùn)公司采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-1公司采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序第一章 請購第一條 請購部門的劃分。1.常備材料:生產(chǎn)管理部門。2.預(yù)備材料:物料管理部門。3.非常備材料:(1)訂貨生產(chǎn)用料:生產(chǎn)管理部門;(2)其他用料:使用部門或物料管理部門。第二條 請購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)、用料預(yù)算,并參考庫存情形開立請購單,逐項(xiàng)注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng),經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號,最后送采購部門。第三條 來源與需用日期相同2、的物品材料,可以一單多品方式提出請購。第四條 特殊情況需按緊急請購辦理時(shí),可在“請購單”、“備注”欄注明原因,以急件遞送。第五條 庶務(wù)用品由物管部門按月實(shí)際耗用狀況,并考慮庫存條件,填具“請購單”辦理請購。第六條 以下總務(wù)性物品可免開清單,而以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理,例如:招待用品、書報(bào)、名片、文具、報(bào)表等,以及小額采購的材料。第七條 請購權(quán)限。1內(nèi)購(1)原料:請購金額預(yù)估在1萬元以下者,由科長核決。請購金額預(yù)估在1萬元至5萬元者,由經(jīng)理核決。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-2請購金額預(yù)估在5萬元以上者,由總經(jīng)理核決。(2)財(cái)產(chǎn)支出:請購金額預(yù)3、估在2,000元以下者,由主管核決。請購金額預(yù)估在2,000元至2萬元者,由經(jīng)理核決。請購金額預(yù)估在2萬元以上者,由總經(jīng)理核決。(3)總務(wù)性用品:請購金額預(yù)估在1,000元以下者,由主管核決。請購金額預(yù)估在1,000元至1萬元者,由經(jīng)理核決。請購金額預(yù)估在1萬元以上者,由總經(jīng)理核決。2.外購:(1)請購金額預(yù)估在10萬元(含)以下者,由經(jīng)理核決。(2)請購金額預(yù)估在10萬元以上者,由總經(jīng)理核決。第八條 請購案件的撤銷1.請購案件的撤銷應(yīng)立即由原請購部門通知采購部門停止采購,同時(shí)于“請購單(內(nèi)購)”或“請購單(外購)”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。2.采購部門辦妥撤銷后,依下列4、規(guī)定辦理:(1)采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后,送回原請購部門。(2)原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時(shí),采購部門應(yīng)通知撤銷,并由物料管理部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。(3)原請購單未能撤銷時(shí),采購部門應(yīng)通知原請購部門。第二章 采購購定第九條 采購部門的劃分。1.內(nèi)購:由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理。2.外購:由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理,其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。3.總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購,可直接與供應(yīng)商或代理簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-3商議價(jià)。專案用料,必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。第十條 采購部門應(yīng)按材料使用及采購5、特性,選擇最有利的方式進(jìn)行采購。比如:1.集中計(jì)劃采購:對具有共同性的材料,應(yīng)集中計(jì)劃辦理采購。經(jīng)核定材料項(xiàng)目,通知各請購部門提出請購計(jì)劃,報(bào)采購部門定期集中辦理。2.長期報(bào)價(jià)采購:凡經(jīng)常使用,且使用量較大的材料,采購部門應(yīng)事先選定廠商,議定長期供應(yīng)價(jià)格,報(bào)批后通知各請購部門按需提出請購。3.采購部門應(yīng)按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況,分類劃定材料采購作業(yè)期限,并通知各有關(guān)部門。第十一條 采購作業(yè)處理期限。采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需,分類制定材料采購作業(yè)處理期限,通知各有關(guān)部門以便參考,遇有變更時(shí),應(yīng)立即修正。第三章 國內(nèi)采購第十二條 價(jià)格。1.采購人員接“請購單(內(nèi)購)”后應(yīng)6、按請購事項(xiàng)的緩急,并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報(bào)價(jià),精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對比。2.如果報(bào)價(jià)規(guī)格與請購單位的要求略有不同或?qū)俅闷罚少徣藛T應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請購單”上予以注明,報(bào)經(jīng)主管核發(fā),并轉(zhuǎn)使用部門或請購部門簽注意見。3.屬于慣例超交者(比如最低采購量超過請購量),采購人員應(yīng)在議價(jià)后,在請購單“詢價(jià)記錄欄”中注明,報(bào)主管核簽。4.對于廠商報(bào)價(jià)資料,經(jīng)辦人員應(yīng)深入整理分析,并以電話等簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-4方式向廠方議價(jià)。5.采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求,主管應(yīng)即指定經(jīng)辦人員先做詢價(jià)、議價(jià),待接到請購單后,按一般采購程7、序優(yōu)先辦理。第十三條 呈批手續(xù)。1.采購經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后,于“請購單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂訂購廠商“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”,經(jīng)主管審核,并依請購核決權(quán)限呈核。2.采購核決權(quán)限:采購別核決限額采購核決權(quán)限列屬統(tǒng)購項(xiàng)目的原料、物料(包括燃料)不論金額多寡經(jīng)理總經(jīng)理非屬統(tǒng)購項(xiàng)目的原料、物料(包括燃料)不論金額多寡經(jīng)理總經(jīng)理財(cái)產(chǎn)支出(包括什項(xiàng)購置)的非生產(chǎn)器材3000元以下3001元至100000元100000元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理財(cái)產(chǎn)支出(包括什項(xiàng)購置)的生產(chǎn)器材3000元以下3001元至20000元20001元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理庶務(wù)用品3000元以下3008、1元至50000元50001元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理責(zé)任人簽名:第十四條 訂購程序。1.采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請購單”后應(yīng)向廠方寄發(fā)“訂購單”,并以電話確定交貨日期,要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。2.分批交貨時(shí),采購人員應(yīng)在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以利識別。3.采購人員使用暫借款采購時(shí),應(yīng)在“請購章”加蓋“暫借款采購”章,以利識別。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-5第十五條 進(jìn)度控制。1.國內(nèi)采購部門可分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段,依靠“采購進(jìn)度控制表”控制采購作業(yè)進(jìn)度。2.采購人員未能按既定進(jìn)度完成采購時(shí),9、應(yīng)填制“采購交貨延遲情況表”,并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”,經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門,與請購部門共同擬定處理對策。第十六條 采購單據(jù)整理及付款。1.來貨收到以后,物管部門應(yīng)將“請購單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”(其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部門,應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章)送采購部門與發(fā)票核對。確認(rèn)無誤后,送會計(jì)部門。會計(jì)部門應(yīng)于結(jié)賬前,辦妥付款手續(xù)。如為分批收料,“請購單(內(nèi)購)”中的會計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會計(jì)部門。2.內(nèi)購材料須待試車檢驗(yàn)者,如其訂有合約部門,按合約規(guī)定辦理付款;未訂合約部門,按采購部門報(bào)批的付款條件整理付款。3.短交待補(bǔ)足者,請購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量,進(jìn)行整理10、付款。4.超交應(yīng)經(jīng)主管批示方可按照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款,否則仍按原訂貨數(shù)付款。第四章 國外采購第十七條 價(jià)格。1.外購部門按照“請購單(外購)”需求急緩加以整理,依據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià),并參考市場行情及過去詢價(jià)記錄,以電話(傳真)方式向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)。特殊情形下除外,但應(yīng)于“請購單(外購)”上注明。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行比價(jià)、分析、議價(jià)。2.請購材料規(guī)范較復(fù)雜時(shí),外購部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報(bào)的材料主要規(guī)范并簽注意見,再轉(zhuǎn)請購部門確認(rèn)。第十八條 呈批手續(xù)。1.比、議價(jià)完成后,由外購部門填具“請購單”,擬定“訂購廠商”、簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-6“預(yù)定裝運(yùn)日期”等連同11、廠方報(bào)價(jià),送請購部門按采購審批程序報(bào)批。2.核決權(quán)限采購金額在8,000元以下者由經(jīng)理核決。采購金額超過8,000元者由總經(jīng)理核決。3.采購項(xiàng)目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更,請購部門須按新的情況所要求程序重新報(bào)批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時(shí)仍按原程序報(bào)批。第十九條 訂購程序。1.“請購單”經(jīng)報(bào)批轉(zhuǎn)回外購部門后,即向供應(yīng)商訂購并辦理各項(xiàng)手續(xù)。2.如需與供應(yīng)商簽訂長期合約,外購部門應(yīng)將簽呈和代擬的長期合約書,按采購審批程序報(bào)批后辦理。第二十條 進(jìn)度控制。1.外購部門依照“請購單(外購)”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進(jìn)度。2.外購部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí),應(yīng)主動開具“進(jìn)度異常反應(yīng)單”12、記明異常原因及處理對策,憑以修訂進(jìn)度并通知請購部門。3.外購部門一旦發(fā)現(xiàn)外購“裝船日期”有延誤時(shí),即應(yīng)主動與供應(yīng)商聯(lián)系催交,并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策,通知請購部門,并按請購部門意見辦理。第二十一條 進(jìn)口簽證前請購單(外購)核準(zhǔn)后的專案申請。1.專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備的申請專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備時(shí),外購部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證”,申請函中并應(yīng)請求“國貿(mào)局”在“輸入許可證”上加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準(zhǔn)章,以便進(jìn)口單位憑以向海關(guān)申請專案進(jìn)口及分期繳稅。2.進(jìn)口度量衡器具及管理物品時(shí),外購部門應(yīng)于申請“輸入許簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼113、1-7可證”之前準(zhǔn)備“報(bào)價(jià)單”及其他有關(guān)資料送進(jìn)口單位向政府機(jī)關(guān)申請核準(zhǔn)進(jìn)口。第二十二條 進(jìn)口簽證。外購材料訂購后,外購部門應(yīng)即檢具“請購單(外購)”及有關(guān)申請文件,以“申請外匯處理單”送進(jìn)口單位辦理簽證。進(jìn)口單位應(yīng)依預(yù)定日期向“國貿(mào)局”辦理簽證,并于“輸入許可證”核準(zhǔn)時(shí)通知外購部門。第二十三條 進(jìn)口保險(xiǎn)。1.以FOB、FAS、C&F條件的進(jìn)口案件,進(jìn)口單位應(yīng)依“請購單(外購)”外購部門指示的保險(xiǎn)范圍辦理進(jìn)口保險(xiǎn)。2.進(jìn)口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請購單(外購)”上標(biāo)示,以便貨品進(jìn)口必須公證時(shí),進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。第二十四條 進(jìn)口船務(wù)。1.FOB、FAS的進(jìn)口案件,進(jìn)14、口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲“請購單(外購)”時(shí),應(yīng)視其“裝運(yùn)口岸”及“裝船期限”并參照航運(yùn)資料,原則上選定三家以上船運(yùn)公司或承攬商,以便進(jìn)口貨品可機(jī)動選擇船只裝運(yùn)。2.進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱,提供給進(jìn)口結(jié)匯經(jīng)辦人員,于“信用證開發(fā)申請書”列明,作為信用證條款,向發(fā)貨人指示裝船。3.如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需,為避免到貨延誤,外購部門應(yīng)于“請購單(外購)”上注明,避免在信用證指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。第二十五條 進(jìn)口結(jié)匯。進(jìn)口單位應(yīng)依“請購單(外購)”標(biāo)示的“間發(fā)信用證日期”辦理結(jié)匯,并于信用證(L/C)開出后以“開發(fā)L/C快報(bào)”通知外購部門聯(lián)15、絡(luò)供應(yīng)廠商。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-8第二十六條 稅務(wù)。1.免貨物稅及“工業(yè)用證明”的申請進(jìn)口的貨品可申請免貨物稅者,外購部門應(yīng)于“輸入許可證”核準(zhǔn)后,檢具必需文件,向稅捐處申請,經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請免貨物稅。2.專案進(jìn)口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應(yīng)于進(jìn)口前,檢具有關(guān)文件,憑以向海關(guān)申請稅則預(yù)估,等核準(zhǔn)后一并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。第二十七條 輸入許可證、信用狀的修改。供應(yīng)商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用證”時(shí),外購部門應(yīng)開立“信用證、輸入許可證修改申請書”經(jīng)呈核后,檢具修改申請文件送進(jìn)口事務(wù)科辦理。第二十八條 裝船通知及提貨16、文件的提供。1.外購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時(shí),應(yīng)立即填制“裝船通知單”分別通知請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。2.外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時(shí),應(yīng)出具“輸入許可證”及有關(guān)文件,以“裝運(yùn)文件外購單”先送進(jìn)口單位辦理提貨背書。3.提貨背書辦妥后,外購部門應(yīng)檢具“輸入許可證”及提貨等有關(guān)文件,以“裝運(yùn)文件處理單”辦理報(bào)關(guān)提貨。4.管理進(jìn)口物品放行證的申請進(jìn)口管理物品時(shí),外購部門應(yīng)在收到裝運(yùn)文件后,檢具必需文件送政府主管機(jī)關(guān)申請“進(jìn)口放行證”或“進(jìn)口護(hù)照”,以便據(jù)此報(bào)關(guān)提貨。第二十九條 進(jìn)口報(bào)關(guān)。1.關(guān)務(wù)部門收到“請購單(外購)”及報(bào)關(guān)文件時(shí),應(yīng)視買賣、保險(xiǎn)及稅率等條件填制“進(jìn)17、口報(bào)關(guān)處理單”連同報(bào)關(guān)文件,委托報(bào)關(guān)行辦理報(bào)關(guān)手續(xù),同時(shí)開立“外購到貨通知單(含外購收料單)送材料簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-9庫辦理收料。2.不結(jié)匯進(jìn)口物品,進(jìn)口單位(郵寄包裹則為總務(wù)部門)應(yīng)在接獲到貨通知時(shí),查明品名、數(shù)量等資料,并會同外購部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報(bào)關(guān)提貨。如系無價(jià)進(jìn)口的材料、補(bǔ)運(yùn)賠償及退貨換料等,報(bào)關(guān)時(shí)關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立“外購到貨通知單(含外購收料單)”通知收貨部門辦理收料,而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后,送處理部門處理。3.關(guān)稅繳納前進(jìn)口單位應(yīng)確實(shí)核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。4.海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)口單位估列者不符18、時(shí),進(jìn)口單位應(yīng)立即通知外購部門提供有關(guān)資料,在海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議,申請復(fù)查,并申請暫借款辦理押款提貸。押款提貨的案件,進(jìn)口單位應(yīng)在“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表”上記錄,以便督促銷案。5.稅捐記賬的進(jìn)口案件,進(jìn)口單位應(yīng)依“請購單(外購)”,在報(bào)關(guān)時(shí)檢具必需文件辦理具結(jié)記賬,并將紀(jì)賬情況記入“稅捐記賬額度記錄表”及“稅捐記賬額度控制表”。6.船邊提貨的進(jìn)口材料,進(jìn)口單位應(yīng)在貨物抵港前辦妥繳稅或記賬手續(xù),以便船只抵港時(shí),即時(shí)辦理提貨。第三十條 報(bào)關(guān)進(jìn)度控制。關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報(bào)關(guān)、驗(yàn)關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段,以“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表”控制通關(guān)進(jìn)度。第三十一條 公證。1.各公司事務(wù)部應(yīng)依材料進(jìn)口索賠記錄19、及材料特性等因素,研判材料項(xiàng)目,通知進(jìn)口單位在材料進(jìn)港時(shí),會同公證行前往公證。2.外購材料于驗(yàn)關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者,進(jìn)口單位應(yīng)在接獲報(bào)關(guān)行或材料庫通知時(shí),聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。3.進(jìn)口貨品辦理公證時(shí),進(jìn)口單位應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時(shí)效,索取公證報(bào)告分送有關(guān)部門。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-10第三十二條 退匯。外購部門依進(jìn)口材料的裝運(yùn)情況,判斷信用證剩余金額已無裝船的可能時(shí),應(yīng)于提供報(bào)關(guān)文件時(shí)提示進(jìn)口單位,并于進(jìn)口材料放行及“輸入許可證”收回后,開立“信用證退匯通知單”連同“輸入許可證”送進(jìn)口事務(wù)科辦理退匯。第三十三條 索賠。1.外購部門接到20、收貨異常報(bào)告,應(yīng)立即填制“索賠記錄單”連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。2.以船運(yùn)公司或保險(xiǎn)公司為索賠對象者,由進(jìn)口單位辦理索賠;以供應(yīng)廠商為索賠對象時(shí),由外購部門辦理索賠。3.索賠案件辦妥后,“索賠記錄單”應(yīng)依原采購核決權(quán)限呈核后歸檔。第三十四條 退貨。1.外購材料須予退貨或退換時(shí),外購部門應(yīng)適時(shí)通知進(jìn)口單位依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請。2.復(fù)運(yùn)出口、進(jìn)口的有關(guān)事務(wù),外購部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理,其出口進(jìn)口簽證、船務(wù)、保險(xiǎn)報(bào)關(guān)等事務(wù)則委托出口單位及進(jìn)口單位配合辦理。第五章 價(jià)格品質(zhì)復(fù)核第三十五條 價(jià)格復(fù)核。(1)采購部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場行情,建立供應(yīng)商資料,作為采購及價(jià)格審核的參考。(2)采購部門應(yīng)對企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所列重要材料提供市場行情資料,作為材料存量管制及核決價(jià)格的參考。第三十六條 品質(zhì)復(fù)核。采購單位應(yīng)對企業(yè)內(nèi)所使用的材料品質(zhì)予以復(fù)核,并形成完整資料備查。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)程序電子文件編碼xx42頁碼11-11第三十七條 異常處理。審查作業(yè)中若發(fā)現(xiàn)異常情形,采購單位審查部門應(yīng)即填寫“采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表”(或附書面報(bào)告),通知有關(guān)部門處理。簽發(fā)人責(zé)任人簽名
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