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1、企業建設工程項目文件歸檔管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理規定第一章 總則第一條 依據檔案法、建設工程文件歸檔整理規范及公司其他相關管理規定，為加強檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。第二條 本規定所稱的檔案是指在過去和現在公司各級部門及員工的日常工作活動中從事業務經營、企業管理、公關宣傳等活動所直接形成的對企業有辦存價值的各種證件、合同、協議、設計圖紙、報表、文字、圖表、賬冊、憑證、照片、聲像、膠卷等各類文件材料、技術資料、電子文檔、電腦盤片、榮譽實物等不同形式的歷史2、記錄。第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。第四條 檔案工作實行統一領導、統一監督，分級保管、責任到人、分級查閱的原則進行科學化管理。第五條 各部門各項檔案在工程竣工、項目終結后統一移交綜合辦公室。檔案移交手續要完備。第二章 檔案機構及其職責第六條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作（即資料員）。第七條 檔案工作由公司總經理統一領導，綜合辦公室主任負責監督、指導、檢查本公司各部門的檔案接收、收集、整理、立卷、保管工作。第八條 凡需歸檔的案卷、文件資料必須收集齊全、完整，裝訂整齊、牢固，書寫字跡清楚、工整，圖面清晰，圖幅符合要求，簽署手續完備，建立電子版和物理版檔案目錄，注明序號、編號、歸3、檔資料名稱、歸檔資料相關單位名稱、簽發時間、備注。文稿及簽名必須用藍黑或碳素墨水書寫。第十條 歸檔的照片、底片整理成冊，并附有文字說明，注明序號、編號、項目名稱、概況、施工單位、時間、地點、人物、事由、專業技術活動。第十一條 各部門取得的各種批復或外單位往來文件原件必須及時歸檔。 第十二條 各類經濟合同簽訂時至少需要一式四份，財務部、辦公室各留一份原件。份數可按照各部門實際需要增加，但一式不得少于四份。 第十三條 我公司蓋章外發的各類文件及各種申請或填報的表格等，在辦公室保存一份原件或一份復印件。第十四條 綜合辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代4、化。第三章 檔案的管理第十五條 按照各部門工作性質的不同歸檔文件分類整理方法如下：1、綜合辦公室檔案分類方法及臺帳科目：合同/協議書、項目工程合同/協議書、項目前期合同/協議書、項目前期手續、證件、公司會議紀要、工程會議紀要、監理會議紀要、公司內部會簽、集團發文/通知、集團審報、公司對外發文、監理來文、監理發文/回文、施工單位來文、工程發文/回文、工程圖紙、申請單、報告、規劃方案、項目咨詢、通知單（書）、統計局報表、公司項目月報、數字/模擬文檔、采購出入庫、公司管理規定、其它。2、財務部檔案分類方法：會計憑證、會計賬薄、會計報表、合同/協議書、項目工程合同/協議書、拆遷補償協議、勞務合同、證件5、產權證待存、社保、記錄單、用印審批表、其它。3、經營部檔案分類方法：合同審批表、付款審批表、結算審批表、工程招投標文件、監理招投標文件、工程合同/協議書、監理通知、施工單位通知、洽商會簽記錄、審核意見書、報告審批、電子版招標文件、預算書、其它。4、設計部檔案分類方法：設計單位發文/回文、設計單位來文、技術文件、其它。5、工程部檔案分類方法：項目工程合同/協議書、施工單位來文、公司發文/回文、會簽記錄、洽商會簽記錄、工程圖紙、監理規劃計劃、監理通知、施工單位通知、進度控制、報告審批、監理工作總結、竣工驗收文件、設計變更、基坑驗收單、過程驗收單、其它。（工程技術檔案可以按工程技術種類的不同進行細6、分類）。6、客服部檔案分類方法：銷售合同（成套按樓號、樓層、門牌號排序），合同協議書、銷售合同會簽單、客戶檔案。7、拆遷部檔案分類方法：個人資料、拆遷補償協議、其它。各部門將本部門所涉及的檔案按照以上方法分類，制作全宗名稱，內附目錄成冊。根據分類和成立時間整理后，當年立前一年的卷，并預立當年的卷。工程類文檔要將已竣工工程整理成卷，未竣工工程資料整理成冊。各類文檔應該區分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。第十六條 過程管理：1. 屬于公司保管的檔案，各部門或個人要及時到綜合辦公室歸檔，并完成交接手續。公司各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后的一周內將需要歸檔的預立卷文件整7、理成冊移交綜合辦公室保管，任何人不得據為己有。2. 屬部門保管的檔案，在事件結束后的一周內匯編成冊上報辦公室。有需要在各部門長期留用或有關本部門商業機密的檔案文件，在項目結束后統一移交綜合辦公室。各部門資料員在每年的二月十日前將上一年的檔案總目錄、當年預立卷材料的目錄交辦公室。第十七條 監督：綜合辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監督各部門檔案的管理工作。第十八條 銷毀：須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。第十九條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。第二十條 借閱：因公司需要8、借閱文檔的，應填好檔案借閱登記表，明確借閱、歸還時間。外部單位需要借閱或收取我公司文檔的，相關部門應在會簽完成外部單位檔案借閱領取會簽單后，交予外部單位領取人前往本公司綜合辦公室辦理檔案借閱領取手續。員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經綜合辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。第二十一條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。第四章 檔案備份制度第二十二條 公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。第二十三條 各部門應盡量采用電腦管理和工作9、，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按計算機管理辦法管理。第二十四條 備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在綜合辦公室保存。第五章 處理條例第二十五條 有下列行為之一，據情節輕重，給予50500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案2. 擅自向外界提供、抄摘企業檔案3. 涂改、偽造檔案4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者5. 未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）第六章 責任第二十六條 本制度適用于天津海泰北塘度假休閑中心有限公司各員工各部門。第二十七條 本制度監督責任部門為公司綜合辦公室，第一責任人為各部門指定的10、資料員；第二責任人為資料員所在部門的部門經理。歸檔文件內容及原件歸檔部門(暫定)公司營業性證件序號文件編號歸檔文件原件歸檔備注1企業法人營業執照財務部2稅務登記證財務部3暫定資質證書辦公室4商品房預售許可證辦公室5組織機構代碼證辦公室6統計登記證辦公室公司內部管理文件序號文件編號歸檔文件原件歸檔備注1公司例會會議紀要辦公室2公司各項管理規定辦公室3公司發文、回文會簽記錄辦公室留底4洽商會簽記錄工程部5合同審批表經營部6付款審批表經營部7結算審批表經營部8項目轉讓合同及補充協議辦公室9三方協議書辦公室10北京福泉投資有限公司章程辦公室11股東會決議辦公室12房屋租賃合同辦公室13公司內部會簽文件11、辦公室14用印審批表辦公室工程準備階段文件序號文件編號歸檔文件原件歸檔備注一、立項文件1可行性研究報告及附件辦公室復印件2可行性研究報告審批意見辦公室復印件3關于立項有關的會議紀要、領導講話辦公室無二、建設用地、征地、拆遷文件1選址申請及選址規劃意見通知書辦公室無2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉建設用地批準書辦公室無3建設用地規劃許可證及附件辦公室4國有土地使用征辦公室三、勘察、測繪、設計文件1工程地質勘察報告辦公室2建設用地釘樁通知單（書）辦公室復印件3地形測量和撥地測量成果報告辦公室4申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書辦公室無5審定設計方案通知書及審查意見辦公室復印件6有關行政主管12、部門（人防、消防、環保、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛生等）批準文件或取得的有關協議辦公室7政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見四、招投標文件1施工招投標文件經營部2工程監理招投標文件經營部五、開工審批文件1建設項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃項目表辦公室2規劃審批申報表及報送的文件和圖紙辦公室無3建設工程規劃許可征及附件辦公室4建設工程開工證辦公室前期其他文件序號文件編號歸檔文件原件歸檔備注1市區建委文件辦公室2房屋測繪報告辦公室3商品房銷售備案表辦公室4供電、燃氣設施方案及協議書辦公室5關于水資源的利用及雨污水排放等規定辦公室對外來往文件序號文件編號歸檔13、文件原件歸檔備注1設計單位來文工程部2施工單位來文（JF、YS、YSFW）辦公室3建設單位發文、回文（JY、GC）辦公室存底監理文件序號文件編號歸檔文件原件歸檔備注一、監理規劃1監理規劃工程部監理實施細則工程部監理部總控制計劃等工程部 二、監理會議紀要辦公室三、進度控制1工程開工/復工審批表工程部2工程考工/復工暫停表工程部四、質量控制1不合格項目通知工程部2質量事故報告及處理意見工程部五、造價控制1預付款報審與支付經營部2月付款報審與支付經營部3設計變更洽商費用報審與簽認經營部4工程竣工結算審核意見書經營部六、監理通知1有關進度控制的監理通知工程部2有關質量控制的監理通知工程部3有關造價控制14、的監理通知經營部七、合同與其他事項管理1工程延期報告及審批工程部2費用索賠報告及審批經營部3合同爭議違約報告及處理意見經營部4合同變更材料經營部八、監理工作總結1專題總結2月報總結3工程竣工總結4質量評價意見報告竣工驗收文件序號文件編號歸檔文件原件歸檔備注1工程圖紙會審記錄工程部2工程洽商、設計變更記錄工程部3甲方分包施工方案工程部4沉降觀察記錄工程部5基礎、主體工程驗收記錄工程部6幕墻工程驗收記錄工程部7分戶驗收記錄工程部8水質驗收記錄工程部9電梯驗收記錄工程部10規劃驗收工程部11室內環境監測工程部12人防驗收記錄工程部13人防備案表工程部14消防驗收工程部15勘查質量報告工程部16設計質15、量報告工程部17總包質量報告工程部18監理質量報告工程部19建設單位驗收報告工程部20單位工程竣工驗收記錄工程部21住宅使用說明書工程部22質量保修書工程部23質量保修合同工程部24城建檔案館預驗收記錄工程部25電梯質量保修合同工程部26竣工備案記錄表工程部27環評報告工程部經營文件序號文件編號歸檔文件原件歸檔備注1工程合同辦公室2招標文件（電子文檔）經營部3批價文件經營部4總包/監理投標文件經營部5總包預算書經營部銷售文件序號文件編號歸檔文件原件歸檔備注1北京市商品房預售合同銷售部2客戶檔案銷售部35.3m層高夾層補充協議銷售部4房地產面積測繪合同及房屋土地測繪報告辦公室5印刷、模型、設計、16、制作合同及協議辦公室財務文件序號文件編號歸檔文件原件歸檔保存年限備注一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證、匯總憑證財務部15年2銀行存款余額調節表財務部3年二、會計帳薄類1日記帳財務部15年2其中現金和銀行存款日記帳財務部25年3明細帳財務部15年4總帳（包括日記帳）財務部15年5輔助帳財務部15年三、會計報表1月、季會計報表財務部5年2年度會計報表（決算）財務部永久四、其他類1會計移交清冊財務部15年2會計檔案保管清冊財務部15年3會計檔案銷毀清冊財務部25年五、合同類1商品房預售（銷售）合同財務部2工程付款合同、協議及結算書財務部3拆遷補償合同財務部4設備買賣合同、協議及結算書財務部5勞務付款合同協議及結算書財務部6咨詢服務合同財務部7房屋租賃合同財務部8銀行按揭協議、合同財務部9其他經濟合同、協議及結算書財務部