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1、公司采購計劃、詢比議價進口作業管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄一、采購計劃 P011二、詢比議價作業 P021三、合約采購訂約作業 P031 四、訂購作業 P041五、國外訂購作業 P051六、訂購變更作業 P061七、進口作業 P071八、到貨追蹤作業 P081九、驗收作業 P091十、數量驗收不符作業 P101十一、質量驗收不符作業 P111十二、索賠作業 P121十三、應付帳款作業 P131十四、非倉儲管理物品之請購作業 P141十五、非倉儲管理物品之訂購作業 P151十六、非倉儲管理物品之驗收2、作業 P161 一、采 購 計 劃 一、采 購 計 劃 P011.作業程序適用于配合公司銷售計劃、生產計劃及庫存政策擬定材料、商品之采購計 劃作業。2.本作業程序中之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)采購單位 (二)倉儲單位3.采購單位對于各項材料、商品，應依其重要性不同，設定標準及前置期間，以決定其 訂購時期，并提供倉儲單位作為存量控制及提出請購時間之依據。4.所謂前置期間系指從開始請購材料、商品到驗收、備料、發料所需的時間，包括： (一)處理訂購單時間。 (二)供貨商制造準備期間。 (三)運送交貨時間。 (四)進料檢驗、收料、備料、發料的時間。5.為使材料、商品供應順利3、，并降低庫存量，配合庫存政策對不同材料、商品類別實施 不同的采購計劃，其區分如下： (一)A類：每年耗用量大且值巨之主要原料，如CHIP，DRAM，PCB ( 1 ) 采購單位配合年度營運預算之編制，依銷售計劃、生產計劃、對所需材料， 做通盤規劃，調查各種材料，商品未來市埸供需情形、市場行情、預計用量 變動、前置期間等因素擬定原物料采購預計明細表(附表 P01)，注明日期 、編號、安全存量、計劃進廠量、用量及預計單價、金額，經單位主管簽核后 ，據以編制年度預算。 P01-1 ( 2 ) 采購單位對于主要原料之供應，應于平時即尋訪市場上可供應本公司需求之 供貨商，且為確保供貨來源的穩定，應依據采4、購計劃對每項主要原料至少取 得三家以上之供貨商資料，以作為與供貨商訂定長期供應合約或訂購之參考。 ( 3 ) 為因應未來市場狀況之影響，對主要原料之采購，采購單位得衡量現貨，期 貨市場價格變化、經濟動向、匯率要動等因素，規劃最佳之采購數量及進貨 時機。 (二)B類：包括包裝材料及被動配件等 ( 1 )根據銷售狀況，以批次采購盡量降低庫存為原則。 ( 2 )得視存貨性質，依實際接單狀況采購。 (三)C類：一般消耗性物料 ( 1 )依存貨性質以定量采購或需要時再行采購方式處理。 ( 2 )得視需要依合約采購訂約作業與供貨商簽訂長期供應合約于需用時，隨時訂 貨。 (四)商 品： ( 1 )購進商品以5、零庫存為原則，以批次采購為之，按每次客戶訂單之數量為采購 數量。 ( 2 )對來源不易，前置期間長及考慮經濟采購量等因素之商品，則同A類原料管 理，惟應注意其周轉性，預防形成呆滯。 P01-2二、詢、比、議價作業 二、詢、比、議價作業 P021.本作業程序適用于采購材料、商品、固定資產及工程發包之詢、比、議價作業。2.本作業程序中之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)采購單位 (二)財務單位 (三)會計單位 3.采購單位人員收到請購單第一聯后，如為合約采購，則依訂購作業程序辦理訂購， 如非合約采購，則依請購品名、規格、尋找供貨商詢價并建立協力廠商基本數據表 ，并依下列不同情況6、，以徑行采購或透過書面比、議價方式辦理訂購事宜，茲敘述如下 ：合乎下列條件者由采購單位人員徑行采購，勿須先行辦理書面比議價。 (一)采購金額未達比議價額度者。 (二)采購金額雖超過比議價額度，但采購項目非首次采購，且價格未變動及前次之詢 比議價呈核表未逾有效期間者。 除合乎上述條件者外，采購單位人員須透過書面化比議價作業辦理訂購。4.采購單位人員辦理詢比議價時應選擇三家以上供貨商進行比議價工作并填寫詢比議價 呈核表(附表 P02)注明日期、品名規格、用途、最近進貨日期、廠商、單價、數量、請 購單號碼、數量、日期、比議價廠商、單價、交貨期、付款條件 并就擬購對象之選擇 加以分析及建議。5.詢比議7、價呈核表一式二聯，依核決權限送呈簽核，并加注有效日期，選定供貨商后 ，分送如下： 第 一 聯：連同請購單由采購單位據以辦理訂購事宜后，依編號順序存盤備查。 第 二 聯：送會計單位依編號順序存盤備查。 P021三、合約采購訂約作業 三、合約采購訂約作業 P031.本作業程序適用于采購材料、商品、固定資產及工程發包之合約訂立作業。2.本作業程序中之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)采購單位 (二)測試單位 (三)品管單位 (四)會計單位 (五)行政單位 (六)財務單位3.本作業程序中之大宗采購、項目性訂購其意義如下： (一)大宗采購：系該項材料每年耗用量大且值巨，為產品之主要原8、料，如 CHIP、DRAM (二)專案性訂購：系依市場行情及國外總代理權或總經銷權爭取或為開發主要原料之 貨源，項目申請屬之。4.采購經辦人員應調閱協力廠商基本資料表了解過去采購及詢價記錄，并選出三家適合之 供貨商詢價(若合格之供貨商少于( 含 )三家則應全選)。5.采購單位若向新廠詢價，應同時請該廠商提供樣品，并由廠商提供規格書或承認書一 式三份，經單位主管簽核，連同樣品交由測試單位測試。6.測試單位完成測試后，將測試結果填入承認書經由單位主管簽核后，分送如下： 第一份：送采購單位列為比價之對象。 第二份：連同樣品送品管單位作為進料驗收之依據。 第三份：測試單位依填單日期順序存盤備查。P039、-1 7.采購單位收到承認書后，根據測試結果于詢出議價呈核表上簽注意見經單位主 管簽核后應依規定會財務單位主管就資金狀況及各供貨商付款件簽注意見，再依核決權 限送呈簽核，選定供應廠商。8.采購單位簽訂合約時應會同行政單位與供貨商訂定合約書正本二份，依財務管理印鑒 管理作業辦理用印后，影印二份分送如下: (一)合約書正本二份，一份送供貨商留存，一份送行政單位存盤備查。 (二)合約書復印件一份，連同詢比議價呈核表第二聯送會計單位，作為付款核對之 依據，另詢比議價呈核表第二聯則依編號順序存盤備查。 (三)合約書復印件一份連同詢比議價呈核表第一聯承認書單依編號順序存盤并 據以登入供貨商檔案及辦理采購事10、宜。 P032四、訂購作業 四、訂購作業 P041 .本作業程序適用于采購材料、商品時之訂購作業。2 .本作業程序中之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： ()采購單位 (二)會計單位3 .采購單位根據請購單第一聯詢比議價呈核表 第一聯，長期供應合約或項目核 準之買賣契約，填寫訂購單(附表 P03)，注明訂購日期、請購單及詢比議 價呈核表編號、付款條件、廠商名稱、聯絡人、電話或傳真號碼、送貨地址、材料 編號、規格說明、數量、單價、金額，連同請購單第一聯、詢比議價呈核表 第一聯，依核決權限送呈簽核。4 .訂購單一式四聯經核準后，請購單第一聯、詢比議價呈核表第一聯，由 采購單位存盤備查，11、如為國外采購則依國外訂購作業辦理訂購事宜，如為國內采購， 即將訂購單分送如下： 第 一 聯：送會計單位 第 二 聯：依郵寄、快遞、傳真、電話等方式請供貨商確認。 第 三 聯：送倉儲單位依編號順序存盤并作為驗收核對之依據。 第 四 聯：由采購單位依編號順序存盤，并據以跟催供貨商如期交貨，其后續作業 詳見 到貨追縱作業。5 .會計單位收到訂購單第一聯后，應與請購單第二聯核對，并將有關訂購資料 輸入計算機后，依編號順序存盤備查。 P041五、國外訂購作業五、國外訂購作業 P051 .本作業程序適用于采購材料和商品時之國外訂購作業。2 .本作業程序中之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (12、一)采購單位 (二)會計單位3 .采購單位依訂購作業填寫訂購單一式四聯，依核決權限送呈簽核后，將訂購單 分送如下： 第 一 聯：送會計單位依順序存盤備查。 第 二 聯：送國外采購單位，據以依郵寄、快遞、傳真、電報、電話等方式發出訂購 承諾電子國外廠商。 第 三 聯：送倉儲單位作為驗收核對之依據并依編號順序存盤。 第 四 聯：由采購單位依編號順序存盤，據以利于到貨追蹤作業。4 .國外采購單位收到國外廠商之擬制發票 ( PRO-FORMA INVOICE )，應先與訂購單核 對后，訂購單第二聯存檔備查，再依據國外廠商之擬制發票辦理進口作業。 P051 六、訂購變更作業 六、訂購變更作業 P061 13、.本作業程序適用于訂購后數量、單價、交期、付款條件、規格、變更或取消訂單等作 業。2 .本作業程序中之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)采購單位 (二)會計單位3 .采購單位接獲供貨商通知，必需變更訂購單項目時，如為價格變動，則應依詢比 議價作業，辦理詢、比、議價，再根據變更項目填異動事項通知單，注明日期、 原單據號碼、異動型態、原內容、異動內容及異動原因等數據后，依核決權限送呈簽 核。4 .異動事項通知單經核淮后，影印三份分送如下： (一)送會計單位 (二)送供應廠自存。(三) 送倉儲單位，置于原訂購單下存檔備查。(四) 正本由采購單位，連同訂購單第四聯依訂購單編號順序存14、盤，并將異動 料登入供貨商資料表。5 .會計單位收到異動事項通知單復印件，與原訂購單第一聯核對后將異動資料輸 入計算機更改原訂購單數據后，依原訂購單編號順序存盤。 七、進口作業 七、進口作業 P071 .本作業程序適用于向國外采購之進口處理作業。2 .本作業程序中之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下：(一) 采購單位 (二) 進出口單位 (二)財務單位3. 采購單位收到擬制發票經單位主管簽核后，若申請開立信用狀時，進出口單位應與 財務單位協商決定開狀銀行，自行填妥各項必要數據后，如為FOB TERMS交易時，應即 查詢船公司或船務代理或空運公司，安排最適當之船期，在 FOB及C&F 15、TERMS時，即依 貨物之性質，選定運輸保險，以及其它必要之附加險。4. 進出口單位依一般費用報支作業申請開狀費用，將信用狀申請書 (如為T/T則無信用狀申 請書)交由財務單位至開狀銀行開立信用狀。5. 財務單位于開狀日后數日自銀行取回有關單據文件后，送進出口單位存盤備查。6. 采購單位接獲國外廠商之裝船通知，應即通知進出口單位。7. 進出口單位收到國外廠商送來之裝船文件副本后，與信用狀核對，不相符通知國外廠商 補運后，再依一般費用報支作業向財務單位申請贖單用款，并備具贖單所需文件交財務 單位向開狀銀行贖回全部進口文件正本，交采購單位。8. 進出口單位填進口貨物到貨通知單收到進口文件正本應影印16、一份副本送驗收單位作為驗 收核對之依據。9. 進口貨物到港時，進出口單位應備報關文件交報關行辦理報關提貨，并應負責催促報 關行盡辦理。10.進出口單位接到報關行轉來之繳費通知，應即依一般費用報支作業向財務單位 申請關稅款，請報關行代繳后，據以向海關提貨。P07-1八、到貨追蹤作業 八、到貨追蹤作業 P081 .本作業程序適用于完成訂購、國外訂購、訂購變更之到貨追蹤作業。2 .本作業程序之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： 采購單位3 .采購單位依據訂購單第四聯或異動事項通知單由計算機打印預定進貨日期、供 應商名稱、電話或傳真號碼、訂購單號碼、料號、品名規格、數量、單價、金額累積 進17、貨數、未交數等資料，據以查核各供貨商并督促交貨進度。4 .采購單位查核供貨商，獲悉將如期交貨，應通知驗收單位排定收料時間其后續作業詳 見驗收作業，如供貨商不能如期交貨，應即填寫異動事項通知單通知相關單 位，其后續作業詳見訂購變更作業。 九、驗收作業 九、驗收作業 P091 .本作業程序適用于采購材料及商品之驗收作業。2 .本作業程序之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)倉儲單位 (二)品管單位3 .倉儲單位于收到訂購單第三聯及異動事項通知單復印件后，依采購類別、數量 及約定送貨日期預先安排適當儲位及卸料工具之準備。4 .供貨商交貨時，門禁人員應就供貨商交貨卡車數據輸入進出廠登18、記薄，并通知倉儲單 位收料。5 .倉儲單位辦理驗收時應先查閱訂購單、異動事項通知單復印件無誤后，指示供 應商卸貨地點，且要求依規定之堆棧方式卸料。6 .卸貨完畢后，倉儲單位應核對訂購單、異動事項通知單登載之數量，如數量 不相符則依規定辦理收料或退貨，其作業詳數量驗收不符作業。7 .倉儲單位經驗收數量后，依實際交貨量填寫驗收單(附表 P05)注明驗收日期、廠 商編號、名稱、料號、品名規格、單位、送貨量、累計交數量、訂購單號碼、訂單量， 品管單位依材料檢驗規范檢驗或使用單位抽檢樣品。8 .品管單位檢驗后于驗收單上簽注驗收意見后送回倉儲單位并將驗收結果登入進料 檢驗日報表(附表 P06)。如檢驗不合19、格應填驗退通知單，其后續作業詳質量驗收 不符作業。9 .倉儲單位收到品管或使用單位簽注合格之驗收單將交貨量及累計交貨量填入送單 位主管簽核后，分送如下： 第 一 聯 : 送會計單位依序存盤備查。 第 二 聯：連同廠商送來之發票二、三聯，送貨單送會計單位據以核對入帳。 第 三 聯：送采購單位存盤備查。 第 四 聯：倉儲單位據以登入材料卡并按編號順序存盤，材料、商品則存放于適當儲 位。10 .采購單位收到驗收單并于窗體上加注單價、金額、營業稅、應付金額及付款條 件，如注明補貨或扣款者，應即通知廠商，其后續作業詳見索賠作業。 P09-1 十、數量驗收不符作業 十、數量驗收不符作業 P101 .本作業20、程序適用于采購材料、商品及固定資產之數量驗收不符作業。2 .本作業程序之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)倉儲單位 (二)采購單位3 .倉儲單位辦理驗收發現數量不符時，如系供貨商超交，應通知采購單位，了解超交之 原因決定是否收料，如超交部份拒收，采購單位應通知供貨商限期取回如超交數準 予收料，則將實收數填入驗收單辦理質量驗收其后續作業詳驗收作業。4 .倉儲單位于辦理驗收時，經核對發現供貨商短交時，應通知采購單位，了解供貨商短 交原因，如短交不予收料應由采購單位通知供貨商限期取回，如短交不拒收則依實際 驗收數量填入驗收單辦理質量驗收。十一、質量驗收不符作業 十一、質量驗收不符21、作業 P111 .本作業程序適用于采購材料及商品之質量驗收不符作業。2 .本作業程序之功能單位依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)倉儲單位 (二)會計單位 (三)品管單位 (四)采購單位視購置物品授權狀況區分：3 .品管單位或使用單位人員檢驗后，如檢驗不合格，應填驗退通知單(附表 P07)一 式三聯，注明單號、供貨商名稱、材料商品名稱、編號、訂單、驗收單編號、交貨 數量、抽驗數量、收料日期、檢驗日期、檢驗結果及建議等數據，送單位主管簽核并 判定處理方式后分送如下: 第 一 聯 : 送采購單位據以轉銷訂購單及聯絡客戶。 第 二 聯：送生管單位據以規劃制程。 第 三 聯：送品管單位存盤備查22、。4 .品管單位于驗收單上注明檢驗結果若不良品經判定拒受后送倉儲單位辦理退貨 ，經單位主管簽核后，一式四聯分送如下： 第 一 聯：送會計單位入帳附于傳票后。 第 二 聯：送會計單位依序號存盤備查。 第 三 聯：送采購單位據以轉銷訂購單及聯絡客戶。 第 四 聯：倉儲單位并據以辦理退料作業。6 .不良品經判定以特采方式處理收料時，另填寫特采認證單一式四聯 (附表 P08)， 注明編號、日期、供貨商名稱、材料、商品名稱及編號、進料日期、特采方式、數量 、特采原因、不良內容及建議事項，送相關單位主管簽核決定特采之處理方式后分 送如下: 第 一 聯：送生管單位據以排定制程并存檔備查。 第 二 聯：送品管23、單位作為驗收之依據并存檔備查。 第 三 聯：送生產單位存盤備查。 第 四 聯：送采購單位存盤備查。 7 .品管單位或使用單位人員依相關單位主管簽核后判定處理方式，如為有條件特采其后 續作業詳見索賠作業不論有無條件特采，均將特采認證單第二聯依編號順序 存檔，并將驗收單、驗退通知單、特采認證單送采購單位。P 111 十二、索賠作業 十二、索賠作業 P121 .本作業程序適用于采購材料、商品及固定資產數量、質量驗收不符之索賠作業。2 .本作業程序之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)采購單位 (二)會計單位3 .采購單位取得數量及質量不符驗收單，如屬進口之材料、商品、固定資產，應即24、 找公證行公證并出公證報告影印寄給廠商及保險公司，如屬非進口之材料、商品、固 定資產應即通知供貨商補足數量或以折讓扣款。4 .采購單位依據驗收單、驗退通知單、特采認證單填索賠通知單 (Credit Note)一式三聯(附表 P09)注明編號、日期、供貨商名稱、訂購單號碼、驗收 單號碼、處理情形、索賠或扣款金額，經單位主管簽核后，分送如下： 第 一 聯：送會計單位據以填折讓單或索賠款收入入帳事宜。 第 二 聯：送交供應廠商。 第 三 聯：連同驗收單、驗退通知單、特采認證單依編號順序由采購單位存盤。 P12-1十三、應付帳款作業十三、應付帳款作業 P13 1.本作業程序適用于采購材料、商品之應付帳25、款作業。 2.本作業程序之功能單位依本公司現行組織系統及職掌劃分如下: 會計單位 3.會計單位收到驗收單廠商之統一發票第二、三聯及送貨單等相關單據應審核其記載 是否符合下列規定:(一) 買 受 人: 耕宇股份有限公司(二) 統一編號:12479560(三) 開立發票日期:應與交貨或預付貨款之日期相同(四) 品名及數量:應與所購材料商品相符(五) 單價及金額:審核單價是否與訂購單或異動事項通知單相符并驗算其金額。(六) 營業稅屬應稅(七) 統一發票應蓋妥供貨商之統一發票專用章(八) 前項供貨商名稱應與實際交貨之供貨商相符并以統一發票所載供貨商為付款對象(九) 所載買受人名稱及營利事業統一編號如有26、錯誤不得任意刪改應請供貨商作廢重開如于次月使發現錯誤;亦要求作廢重開不得按銷貨退回或折讓處理。5.會計單位核對無誤后應即將驗收單輸入計算機(應付帳款管理系統)定期打印進貨明 細表核對無誤后送單位主管簽核后編制傳票及有關憑證依編號順序存盤。6.本公司之采購付款除特殊情形或與供貨商合約規定須實時付款外每月按供貨商匯總于 次月一次支付之會計單位應于付款日前打印應付帳款明細表送財務單位開立支票 其后續作業詳見財務管理出納支出作業。P13-1十四、非倉儲管理物品請購作業 十四、非倉儲管理物品請購作業 P141. 本作業程序適用于非倉儲管理物品之請購作業。2. 本作業程序中之功能單位，依本公司現行組織系統27、及職掌劃分如下： (一)總務單位 (二)會計單位3. 請購單位依實際需求填請購單(附表P11)注明請購單位、需求日期、品名、單位、需 求量等數據，依核決權限送呈簽核。4. 請購單一式三聯經核準后分送如下： 第 一 聯：送總務單位辦理采購事宜，下接詢比議價作業。 第 二 聯：送會計單位存盤備查。 第 三 聯：請購單位存盤備查。 十五、非倉儲管理物品之訂購作業 十五、非倉儲管理物品之訂購作業 P151. 本作業程序適用于非倉儲管理物品之訂購作業。2. 本作業程序中之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)總務單位 (二)會計單位3. 總務單位根據請購單第一聯、詢比議價呈核表第一聯，填28、寫訂購單 (附 表 P12)，注明訂購日期、請購單及詢比議價呈核表編號、付款條件、廠商 名稱聯絡人、電話或傳真號碼、送貨地址、規格說明、數量、單價、金額、連同請 購單、詢比議價呈核表依核決權限送呈簽核。4. 訂購單一式四聯經核準后，請購單、詢比議價呈核表由采購單位存盤備 查，如為國外采購則依國外訂購作業辦理訂購事宜，如為國內采購，則將訂購單 分送如下： 第 一 聯：送會計單位與請購單位核對后存盤備查。 第 二 聯：依郵寄、傳真、快遞封方式請供貨商確認。 第 三 聯：送請購單位依編號順序存盤，并作為驗收核對之依據。 第 四 聯：由總務單位依編號順序存盤，并跟催供貨商如期交貨，及辦理驗收之依據。 29、十六、非倉儲管理物品之驗收作業 十六、非倉儲管理物品之驗收作業 P161. 本作業程序適用于非倉儲管理物品之驗收作業。2. 本作業程序之功能單位，依本公司現行組織系統及職掌劃分如下： (一)驗收單位 (二)采購單位3. 供貨商交貨時，門禁人員應先行登記進貨廠商數據，并通知驗收單位驗貨。 4. 驗收單位辦理驗收時應先查閱訂購單，核對其數量、金額無誤后填驗收單 (附表 P13)，注明驗收日期、訂購單日期號碼、料號、品名規格及交貨數量等數據 后送請購單位辦理質量驗收。5. 請購單位完成質量驗收合格之驗收后于驗收單上簽注意見送回驗收單位，驗收不合 格者，連同物品送回驗收單位，并通知采購單位辦理退貨。6. 驗收單位接到驗收合格之驗收單后，連同供貨商發票送貨單依核決權限送呈簽核。7. 驗收單一式三聯經核準后分送如下： 第 一 聯：連同供貨商發票、送貨單位會計單位，據以核對入帳。 第 二 聯：送采購單位存盤備查。 第 三 聯：由驗收單位存盤備查。