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1、建筑設(shè)計公司行政接待管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1 目的為做好接待工作，制訂本制度。2 適用范圍本制度適用于公司商務(wù)及經(jīng)營管理活動中涉及用車、食宿、票務(wù)、洽談、接待、饋贈等公關(guān)工作。3 接待工作中的角色接待負(fù)責(zé)人是接待工作的主角，行政部配合接待負(fù)責(zé)人做好接待的支持工作。4 接待支持工作的內(nèi)容安排車輛、安排住宿、車票機票、安排商務(wù)餐、置辦禮品、安排會務(wù)與場地、專人陪同服務(wù)。5 接待規(guī)格貴賓規(guī)格、商務(wù)規(guī)格、普通規(guī)格。6 規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)6.1 貴賓規(guī)格：6.1.1 車輛全程服務(wù)；6.1.2 四星級以上酒店；6.1.2、3 商務(wù)艙機票；6.1.4 飯店清單內(nèi)貴賓檔飯店或其他飯店；6.1.5 各類禮品。6.1.6 行政部專人陪同服務(wù)。6.2 商務(wù)規(guī)格：6.2.1 根據(jù)實際情況安排車輛和司機；6.2.2 不高于三星級或400元/間以下酒店；6.2.3 經(jīng)濟艙機票或火車、輪船；6.2.4 飯店清單中商務(wù)檔飯店或不高于250元/人餐6.2.5 不高于1000元/人的禮品標(biāo)準(zhǔn)6.2.6 行政部專人陪同6.3 普通規(guī)格：6.3.1 建議使用出租車；6.3.2 經(jīng)濟型或300元/間以下酒店6.3.3 經(jīng)濟艙機票或火車、輪船；6.3.4 飯店清單中普通檔飯店或不高于150元/人餐；6.3.5 不高于500元/人的禮品標(biāo)準(zhǔn)。73、 接待工作辦理7.1 由經(jīng)營副所長指派接待負(fù)責(zé)人，并確定接待規(guī)格。7.2 接待負(fù)責(zé)人制作接待計劃，行政部根據(jù)接待計劃安排接待工作。7.3 接待負(fù)責(zé)人至少提前1個工作日知會行政部負(fù)責(zé)人接待需求并填寫相關(guān)表單，如有特殊需要或大宗采辦的，應(yīng)提前通知。7.4 接待負(fù)責(zé)人因出差等特殊原因無法及時填寫單據(jù)的，須以短信或郵件的形式告知行政部，事后補填相關(guān)表單。7.5 行政部確認(rèn)接待工作的規(guī)格后落實采購、預(yù)訂、支付等協(xié)助工作，全程配合整個接待工作。7.6 行政部儲備性采辦部分禮品，包括茶葉、煙、酒等。8 超規(guī)格申請如實際工作中需要超規(guī)格接待的，須向所長報特別申請，行政部憑所長出據(jù)的書面批示落實接待工作。9 其4、他9.1 公司行政人事部對本辦法有最終解釋權(quán)。9.2 本辦法自公布后試行3個月。接待計劃訪客信息來訪賓客一行共 人 所屬項目： 前期接觸 聯(lián)絡(luò)人姓名： 先生 女士 手機： 貴賓 商務(wù) 普通需要接機到滬時間：月日 點 分 航班號：機場/車站：需要送機出發(fā)時間：月日 點 分待定 機場/車站： 訪客特點口味：偏辣 清淡接待注意點：接待計劃時間：年月日地點：淮海中路 其他: 參與接待人員: 接待日程日期/時間接待內(nèi)容備注接待分項工作分項工作事項責(zé)任人配合人工作內(nèi)容注意事項： 接待負(fù)責(zé)人： 日期： 年 月 日行政配合申請單酒店賓館店名： 房型：單人房 雙人房 大床房 套房 其他： 入住日期：月 日 入住5、時間： 點 分 客人自付離店日期：月 日 離店時間： 點 分 無法預(yù)測訂機票車票航班號： 出發(fā)日期：月日 出發(fā)時間： 點 分姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 已確定車次： 由行政部確定車次火車類型： 普通 動車 高鐵始發(fā)站： 終點站： 日期： 月 日 時間： 點 分本格內(nèi)容行政部填，接待負(fù)責(zé)人簽字已訂車次： 目的地： 類型：普通動車高鐵日期： 月 日 時間： 點 分確認(rèn)簽字： 日期： 月 日飯店食肆店名： 參宴人數(shù)：人用餐時間： 月 日 點指定陪同人： 會場指定會場： 會場要求：地點： 面積： 其他要求： 與會用品： 禮品票務(wù)品6、名：數(shù)量： 指定商家：到貨時間：品名：數(shù)量： 指定商家：到貨時間：其他要求： 行政簽字： 接待負(fù)責(zé)人確認(rèn)： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日派車單申請人： 部門： 分管副所長審閱： 具體隨車人： 出車情況： 出車時間： 出車事由： 訪客姓名： 先生 女士 一行共 人 訪客手機號： 接送地點： 出車司機簽字： 所長簽字： 注：申請派車人將此單交于行政部，由行政部指定出車司機后與申請人聯(lián)系具體出車時間等事宜酒店賓館店名： 房型：單人房 雙人房 大床房 套房 其他： 入住日期：月 日 入住時間： 點 分 客人自付離店日期：月 日 離店時間： 點 分 無法預(yù)測行政簽字： 接待負(fù)責(zé)人確認(rèn)： 日期：7、 年 月 日 日期： 年 月 日訂機票車票航班號： 出發(fā)日期：月日 出發(fā)時間： 點 分姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 已確定車次： 由行政部確定車次火車類型： 普通 動車 高鐵始發(fā)站： 終點站： 日期： 月 日 時間： 點 分本格內(nèi)容行政部填，確認(rèn)人簽字已訂車次： 目的地： 類型：普通動車高鐵日期： 月 日 時間： 點 分確認(rèn)簽字： 日期： 月 日飯店食肆店名： 參宴人數(shù)：人用餐時間： 月 日 點指定陪同人： 行政簽字： 接待負(fù)責(zé)人確認(rèn)： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日超規(guī)格接待批示行政部：同意此次按特殊情況辦理， 希8、遵照執(zhí)行。所長簽字： 日期： 年 月 日實施辦法1 接待工作1.1 經(jīng)營副所長指定接待負(fù)責(zé)人，并確定接待規(guī)格與檔次；1.2 由接待負(fù)責(zé)人填寫接待計劃，指定具體接待分項工作的責(zé)任人；1.3 各接待分項工作的責(zé)任人統(tǒng)一填制行政配合申請單及派車單，并安排落實接待事項；2 用車2.1 行政部收到副所長簽字的派車單后，將派車單分派給相關(guān)司機；2.2 司機接到派車單，根據(jù)派車單上聯(lián)系方式與訪客取得聯(lián)系，并及時跟客房確認(rèn)出發(fā)到達時間、地點等詳細(xì)信息。2.3 司機協(xié)助訪客辦理酒店入住與退房事宜，3 賓館酒店3.1 預(yù)訂賓館參考公司協(xié)議酒店清單，如預(yù)訂清單以外酒店，須確定具體酒店名；3.2 訂酒店時應(yīng)問清是否公9、司付費，如客人自付，則屬于代訂范疇；3.3 預(yù)訂酒店需填寫行政配合申請單；3.4 酒店預(yù)訂請按公司標(biāo)準(zhǔn)申請，如需超規(guī)格，需所長書面特批；3.5 非協(xié)議酒店，由行政部付款或委托他人付款。4 機票車票4.1 行政部根據(jù)申請單內(nèi)容做好預(yù)訂工作，如無法預(yù)訂，應(yīng)及時與接待負(fù)責(zé)人溝通；4.2 遇貴賓級接待訂機票，需注意航空公司服務(wù)及乘座的舒適度。5 飯店食肆5.1 行政部提供推薦飯店清單，供訂餐人選擇；5.2 清單以外的飯店，行政部應(yīng)配合其確定店名，并落實訂餐；5.3 訂餐需提供行政配合申請單5.4 如無法及時填取單據(jù)，以短信或郵件為準(zhǔn)；5.5 行政部事先指定陪同用餐人付款。6 禮品6.1 行政部儲備一定量的茶葉、煙、酒等禮品和礦水等接待用品，其他禮品從供應(yīng)商處提取；6.2 禮品饋贈優(yōu)選行政部儲備禮品；6.3 如需饋贈儲備以外禮品，需填寫請購單，由行政部臨時采辦。7 會場與會務(wù)7.1 接待過程中需要使用會場，需填寫行政配合申請單；7.2 行政部了解會務(wù)名稱，目的，參會人數(shù)，參會人員情況，所需會務(wù)用品，服務(wù)要求。及時準(zhǔn)備或采辦物資，確保會議順利召開與結(jié)束；7.3 會議結(jié)束后，行政部負(fù)責(zé)清理會場并收回相關(guān)物資。