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1、建設工程公司項目部文件管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 管理文件管理規定1 范圍1.1 為加強XXXX建設有限公司（以下簡稱公司）管理文件的系統性、可操作性和編寫的規范性，保證管理文件的充分性和適宜性，制定本規定。1.2 適用于職能部門、各分(子)公司、建設公司項目部管理文件編寫、批準、發布和更改的控制。2 定義2.1 管理程序 管理文件文種。用于規定某項工作所包含的內容、職能部門的職責權限以及完成這些工作內容的途徑。2.2 管理規定 管理文件文種。用于對某一環節、工序工作做部分的規定，如確定活動規則，提出處2、理問題的準繩與規程，明確有關單位和崗位的職責權限。當某項業務活動已制定管理程序時，一般采用管理規定對管理程序的內容予以支持。 注：實際應用中，其名稱也可根據具體情況稱為管理制度或管理辦法,此文種適用于建設公司及子公司，不適用于分公司及各級項目部。2.3 實施細則 管理文件文種。用于對管理文件中的有關事務或概念做出進一步的具體解釋，規定具體的實施辦法與規則，明確規定各類事務與概念之間的精細的界限，實現某種行受控狀態： 受控文本 發放編號：政管理范圍或專業業務范圍的可操作性，為程序或管理規定有效實施確立保證。注：實際應用中，其名稱多為某某（業務）實施細則。此文種用于分公司或項目部執行建設公司管理文3、件時，根據具體情況必須賦予本單位（項目部）的個性而制定，但其效力僅限于該分公司或項目部行政管轄范圍。3 管理職責3.1 企業發展管理部 管理文件的綜合管理部門。負責管理文件系統設計、組織核稿、分類編號、報批，組織對管理文件的評審，結合綜合考核組織對管理文件實施情況的檢查。負責本部門職能分工范圍內管理文件的起草。3.2 辦公室/董事會秘書處 公文的歸口管理部門。負責建設公司管理文件報批稿的送審、簽發、流水號編號、發放以及歸檔。3.3 其他職能部門按照業務分工，負責管理文件的擬稿并組織會審，組織本部門業務范圍相關管理文件的實施、檢查及文件評審。3.4 各分（子）公司、建設公司項目部 認真執行公司管4、理文件要求，并按需要制訂本公司、本項目相應的實施細則，組織本公司、本項目部管理文件評審及文件實施情況的檢查。4 管理文件的控制4.1 管理文件編制原則4.1.1 管理文件應切合實際、通俗易懂且具有可操作性，文件出臺前應廣泛征求各方意見，特別是分（子）公司、項目部等執行層的意見。4.1.2 管理文件應從“要求性”、“處罰標準性”文件提升為“制約性”文件，做到從源頭上規范管理行為，杜絕管理缺陷，而不是事后補救。4.1.3 管理文件應突出體現業務流程牽頭組織部門的責任制，從“權力行政”提升到“責任行政”。分（子）公司或項目部某業務系統發生體系性或制度上的工作差錯或問題，則視為主管該業務的總部職能部門5、管理缺位、錯位，從而該職能部門承擔連帶責任。4.1.4 管理文件應體現制度與管理之間的相互作用關系，制度規定流程，流程規范行為，行為優化管理，管理完善制度，形成良性循環，相互促進。4.2 管理文件制、修訂4.2.1 各職能部門根據業務發展需要和內外部環境條件變化等因素，及時進行管理文件的新增、修訂工作。文件成稿經部門負責人審閱后，發送相關單位征求意見，或以專題討論會等方式征集有關方面意見。在此基礎上，擬稿部門對討論稿作進一步的修改完善。4.2.2 經完善后的修改稿連同各部門的修改意見或專題討論會議紀要報企業發展管理部，經接口關系及文本格式的審核后形成報批稿。4.3 管理文件的報批 企業發展管理6、部將報批稿交辦公室送建設公司主管領導核簽、簽發，若有必要報經理辦公會討論，須經理辦公會審核通過后簽發。如有修改要求則返回企業發展管理部處理。4.4 管理文件的發布和動態控制4.4.1 管理文件經建設公司領導審批簽發后，形成正式文件，由企業發展管理部在信息平臺上發布。如需發放書面文本，則由辦公室發放、登記，保存原件并歸檔。無上網條件的由其文書管理部門下載打印，加蓋本單位行政印章并做好收發登記后下發使用。4.4.2 管理文件與質量管理體系（QMS）、環境管理體系（EMS）、職業健康安全管理體系（OHSMS）的關系，由文件起草部門在發文稿紙上相應位置做出識別。受控文件須編號發放并建立收、發登記臺帳。7、4.4.3 管理文件中管理程序、管理規定及實施細則的修訂原則上采取換版的方式，如有修訂，其批準文本一經發布實施，原版文件即行廢止，由企業發展管理部在信息平臺上及時刪除已廢止電子文本。同時，按季度發布“新增（廢止）文件目錄”。廢止文件由各級文書管理部門通知撤離使用現場并監督檢查，受控文件由文件發放部門回收、集中處理。如工作需要保留已廢止文件，應由文書管理部門加蓋“保留使用作廢文本專用章”，項目部加蓋項目部印章，且隔離存放。4.4.4 管理手冊的修訂可采取換版或換頁的方式，換頁修訂時需注明修訂次數。更換頁的審批流程和權限與原版文件同。4.4.5 管理文件的有效性標識為其完整的文件編號，以在信息平臺8、發布的管理文件目錄為依據進行判定。4.4.6 管理文件編制及修訂流程圖見附件3。4.5 管理文件的實施與檢查考核4.5.1 各分(子)公司、建設公司項目部應明確責任部門（或人員）負責管理文件的綜合管理。對自行發布的管理文件的編寫、批準、發布和更改，由各公司、項目部按照與建設公司同樣的原則自行控制，并按季度建立本公司（項目部）新增（廢止）管理文件目錄清單報企業發展管理部。4.5.2 寶冶建設各職能部門負責組織相關管理文件的貫徹實施與推進，并在綜合考核中對管理文件實施情況進行檢查。4.5.3 企業發展管理部不定期對各分公司及在建直管項目部自行發布管理文件的名稱、文本格式進行抽查，保證各層次管理文件9、的規范性、統一性。4.5.4 企業發展管理部每年組織一次對管理文件適宜性、有效性及執行效力等的評審，并對管理部門進行制度建設情況的考核，根據需要提出修訂建議；或在機構、部門職責、管理流程發生較大變動時，及時組織對管理文件的評審與修編。4.5.5 各分(子)公司應根據建設公司在用管理文件，每年對本公司制訂的管理文件進行一次評審與修編，保證文件的適宜性、有效性。建設公司項目部應按同樣原則對自行發布的管理文件實施管理。5 管理文件的編寫5.1 編號5.1.1 管理文件的統一編號應保證其唯一性。5.1.2 管理文件的編號格式如下：XX / 版本號及修訂次數（A起的大寫英語字母加數字） 年份（4位阿拉伯10、數字） 流水號（不定位長阿拉伯數字） 空半個字的距離 業務類別代碼（見5.1.3） 空半個字的距離 企業代碼 標準分類（G代表管理） 企業級5.1.3 管理文件的業務類別劃分及代碼如下： （JY）經營市場營銷、預算定額、預（結）算管理、內外經營合同、經營證照、企業資質、法律事務； （QH）企劃機構設置、職責劃分、政策調研、內部考核、企業法規管理、協會、學會； （KJ）科技科技開發、知識產權、計量、工法、技術標準； （CW）財務會計核算、資金、成本、稅費、審計、財務預算、統計、清欠、擔保； （RS）人事員工管理、工資、勞動定額、社會保障、教育培訓； （SG）施工建安、加工制造（含鋼結構及設備制造11、）、檢修協力、項目管理； （ZL）質量產品質量管理、檢驗和試驗； （AB）安保安全、環保、勞保、保衛； （WZ）物資材料、物資、采購、消耗及出入庫管理； （ZC）資產對外投資管理、固定資產及無形資產管理； （HQ）后勤生活服務、醫療衛生、物業管理； （XZ）行政文秘、檔案、印章管理、保密工作； （XX）信息計算機應用管理、信息管理；（TX）體系質量、環境、職業健康安全管理體系的手冊和程序；（TZ）特種-特種設備、鍋爐、壓力容器、起重機械管理（QT）其他未列入上述各類的其他類管理文件。 編號中的流水號由辦公室確定，其余各項由企業發展管理部確定。5.1.5 文件的流水號是該文件第一版發布時在管理文12、件中的流水號，與其所屬類別及發布年份無關，修訂版文件的流水號不變，以年份號及版本號為區別。5.1.6 分(子)公司、項目部管理文件編號格式規定如下： a) XX（） / 各分（子）公司、項目部四字符代碼 b) 其余各項含義同5.1.2，其中，文件應按5.1.3的規定實行分類。c) 各分公司四字符代碼參見管理手冊 3 術語5.2 內容的構成5.2.1 概述部分 概述部分為位于首頁的管理文件名稱、文件編號和簽發者姓名。5.2.2 正文部分5.2.2.1 正文部分包括范圍、定義（可選項）、職責、工作流程（對于程序）管理內容（對于管理規定）、記錄、相關文件以及流程圖。工作流程管理內容根據需要分章編寫，13、順序排列；相關文件排在最后一章。5.2.2.2 必須在本文件規定事項范圍內統一概念的名詞，應在定義一章中列出并予以準確的解釋。該文件不出現新的名詞術語時，可不設定義，其后續章節編號前移。5.2.2.3 記錄為該文件所描述的工作流程管理內容中所必須提交的證實性材料或表格（包括未規定格式的）。如沒有記錄可不列。正文中只列出記錄目錄及記錄編號，具體內容附后。記錄編號按記錄管理程序執行。當記錄較多時，按順序編號，如：“6 記錄；6.1 （記錄1）；6.2 （記錄2）”。5.2.2.4 該文件中提到的與公司其他程序、管理規定有接口的，應在相關文件中列出接口文件清單，文件較多時，按順序編號，如：“7 相關14、文件；7.1 （相關文件1）；7.2 （相關文件2）”。5.2.2.5 對文件中所描述的工作流程應附流程圖，在正文中相應處引出接口，具體流程圖在附件中列出。5.2.3 補充部分5.2.3.1 補充部分排于文件的末頁底部，其內容包括附件目錄、附加說明、主題詞、擬稿部門、校對責任人、發文日期等。5.2.3.2 附件內容為該文件正文中的接口引出、必須同時使用的參考性和資料性文件。當附件較多時，采用阿拉伯數字按順序編排，如“附件1、附件2、附件3”。5.2.3.3 附加說明應分行排列，包括以下內容： a)本文件由部門起草并負責解釋。 b)本文件于年月日發布，自年月日起實施（如該文件為修訂版時，應在此說15、明被修訂的原文件同時廢止）。5.2.3.4 附件目錄與附加說明之間用短線隔開。5.3 正文的格式5.3.1 管理文件采用章、條、款、項方式編排。5.3.2 章、條、款、項均采用阿拉伯數字分級排序，即“.”，其四級分別表示章、條、款、項的順序。如“”為第二章第一條第一款第三項。5.3.3 如確有必要于“項”之下再次細分時，應采用適當語句表示接引，如：“包括：”“規定如下：”等。細分的各項采用帶半擴號的小寫英文字母排序，即“a)、b)、c)”；如細分項很多時，也可用“-”區分。5.3.4 章、條、款均應設標題，項不設標題。但條與款之下如不再細分時則不設標題。凡設有標題的章、條和款，應在其后直接進入16、下一級編號，不能出現不帶編號的文字自然段。6 相關文件管理手冊附件1：管理文件首頁格式附件2：管理文件末頁格式附件3：建設公司管理文件編制及修訂流程圖附件1：管理文件首頁格式XXXX建設有限公司管理文件 XX / 簽發人：（文 件 標 題）以下為文件正文附件2：管理文件末頁格式以上為正文附件1：附件2：附加說明： 本規定由（部門）起草并負責解釋。 本規定于 年 月 日發布，自 年 月 日起實施，自實施之日起原同時廢止。 主題詞： 擬 稿： 校 對： 年 月 日附件3：建設公司管理文件編制及修訂流程圖職能部門根據業務管理需要或企業發展管理部要求，編制/修訂管理文件并送交相關部門會簽NY辦公室編號、排版、印制、分發企業發展管理部初審YNN相關部門會簽NYNY辦公室復核N領導核簽意見Y意見反饋領導簽發意見N企業發展管理部將電子文本上傳至信息平臺