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1、公司物料供應采購、進料驗收及發料作業管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄需求單審批管理規定2物資供應采購管理規定3進料驗收管理辦法6發料作業管理辦法9需求單審批管理規定為了進一步加強計劃管理，健全企業管理制度，監督和控制不必要的開支，促進資金的合理周轉，堵塞開支過程中的各種漏洞，公司對需求單的審批工作新作如下通知：(一)自年月日起，公司(包括分公司)啟用新的需求單，同時廢止過去使用的需求單。新的需求單分為“計劃內開支(采購)需求單”和“計劃外開支(采購)需求單”。(二)各部門、分公司在業務生產、基建、維護中2、需采購的各類物資、工具、儀器儀表、房屋裝修、維修等各類開支，都必須按“計劃內開支(采購)需求單”和“計劃外開支(采購)需求單”所列內容填報。(三)審批手續和權限：1.發單人必須填寫大約價值并提出開支(采購)的足夠理由，經部門經理(部門經理因公出差時，可授權副經理)審批簽字后，送主管部門審批，主管部門審批后送財務部審批，財務部審批后分類送公司分管領導審批。部門經理審批權限在2萬元以內，公司分管副總經理(含同級領導)審批權限在20萬元以內，每份需求單所列合計金額超過20萬元人民幣以及購買汽車、摩托車、手提無線電話等貴重物品必須報總經理審批，最后由財務部分送物資部或其他部門執行。2.“物資供應部意見3、”欄所列“發單部門自購或物資供應部采購”是指物資供應部經理對某些急需物料是否同意發單部門自購時簽注的意見。(四)對預算外需求單的審批，除執行以上審批手續外，一律報總經理審批。(五)各部門需開支(采購)時，凡沒有按上述審批手續審批的，財務部將拒絕付款。特此通知，請各部門遵照執行。物資供應采購管理規定(一)部管工程項目、省管工程項目的物資供應，包括訂貨、清關、運輸及其他服務工作由市局物資管理處配合中國郵電器材總公司及郵電器材公司工作。(二)為保證全網的通信質量，便于集中監控維護管理，對集中管理通信產品的技術規范和選型，原則上在省局指定的范圍內，結合本市的特點，由市局科技處負責會同業務部門、物資處等4、相關部門一起選定適應市通信市場和通信網絡特點的設備，擇優選定生產廠家和供貨商。(三)對省局規定集中管理的通信產品，由市局集中向省局或供應商訂購，由市局簽訂合同，并負責合同實施，各單位要積極配合。各郵電單位要將計劃提前報市局物資管理處，物資管理處匯總平衡后會同其他相關處室進行審核后呈報省局。任何單位不得越級向省局訂購，更不能擅自在市場上采購。(四)集中管理范圍內的通信產品的采購一律由市局統一組織，并按以下三種情況分類實施：1.對于通信基建工程項目，市局根據本市的通信發展規劃制定全局的年度工程計劃，集中申報市或省計劃立項，在項目批準立項后，要盡快制定實施時間表。通信基建工程要嚴格按照建程序實施。在5、某一項目的可行性報告得到有關主管部門批準后，由科技處負責制定技術范書，市局要盡快成立該項目工作小組。一般情況下項目工作小組由總工程師擔任組長，必要時也可由分管局長擔任，為了方便開展工作，總工可根據情況委托副總工程師或其他領導擔任組長，工作小組由科技處、基建處、物資處、計財處、電信處或郵政處、使用單位等派人組成。項目工作小組要盡快制訂項目實施計劃、方案，報局領導批準后開始實施。項目或設備的招標書、技術規范書、詢價書或類似的信件必須由組長簽字后方可發出，項目工作小組要認真做好設備采購的計劃、詢價、選型、談判、簽定合同等工作。合同簽訂后，物資處應負責設備采購或引進的合同審批、支付、運輸、清關、設備到6、貨驗收、售后服務以及合同的執行管理工作。2.對于屬工程配套用的或是更新改造項目需要的，或者是設備維修用的設備或配件，使用單位應提前一個季度向市局物資處報計劃。通信工程、設備維護、搶修中急需的數量較少的配件、設備可在征得市局物資處同意的前提下，各使用單位直接向有關單位采購，訂購合同要在物資處備案。合同的內容、設備的型號、價格及其他條件要符合有關的規定，必要時，科技處、物資處及專業室可不定期組織檢查。3.對移動電話手機、計算機終端、調制解調器及其他終端設備，各使用、銷售單位提前一個季度報計劃給市物資處，由市局物資處匯總各需要單位所報計劃后，根據進貨價低于省局確定的最高限額售價、“三證”齊全的原則，7、集中采購，統一進貨的渠道。(五)市局計財處應參與設備采購的計劃制定，并負責所有合同的資金統籌和操作管理，所有通信物資的采購、引進，必須在明確了資金來源(利用外資或自籌、貸款)和支付計劃的情況下，方可開始進行商務談判。重要合同的商務談判，計財處要派人參加。物資處負責所有合同的商務結算工作，各使用單位應按項目的支付計劃提前十天將相關款項付給物資處。未經同意，各單位不得將合同款直接付給省局指定部門或代理商、供應商。(六)為了調動各單位參與統一組織訂貨的積極性，以達到利益共享，提高總體效益的目的，按照省局的規定返回的通過規模訂貨得到的優惠數，在扣除合理的操作費用后，40%留在市局，60%返回各訂貨單位8、。(七)在物資采購過程中，各單位要嚴肅、認真地執行郵電部、省局、市局的各項管理規定和外事工作紀律。參加物資采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金。無論是技術、商務談判，要保證參加人數不少于兩人。參與合同談判的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發揮互相監督的作用，確保企業的利益不受損害。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判，無論合同大小，一律要求有兩個以上的部門派人參加。(八)各單位要根據省局的規定和實施細則以及本補充規定的內容，認真對本單位的貫徹執行情況進行監督檢查，發現問題及時糾正。除上述說明的特殊情況外，任何單位的領導都不9、能越權簽訂購買合同。市局將上述規定的執行情況列入方針目標考核的內容，市局紀檢、審計部門將會同物資、計財、科技等相關處室不定期地對各單位進行檢查，對有令不行，問題嚴重的單位進行嚴肅處理，并追究單位領導的責任。(九)除省局集中管理的通信產品目錄中的18項物資以外的其他通信物資(包括設備、材料、用品、用具和單式)的采購辦法仍按深局物字(1991)001號文和深局物字(1992)2號文嚴格執行。(十)本規定由市局物資管理處負責解釋。(十一)本規定自發文之日起執行。進料驗收管理辦法第一條 本公司對物料的驗收以及入庫均依本辦法作業。第二條 待收料物料管理收料人員于接到采購部門轉來已核準的“采購單”時，按供10、應商、物料別及交貨日期分別依序排列存檔，并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業。第三條 收料(一)內購收料1.材料進廠后，收料人員必須依“采購單”的內容，并核對供應商送來的物料名稱、規格、數量和送貨單及發票并清查數量無誤后，將到貨日期及實收數量填記于“請購單”，辦理收料。2.如發覺所送來的材料與“采購單”上所核準的內容不符時，應即時通知采購處理，并通知主管，原則上非“采購單”上所核準的材料不予接受，如采購部門要收下該等材料時，收料人員應告知主管，并于單據上注明實際收料狀況，并會簽采購部門。(二)外購收料1.材料進廠后，物料管理收料人員即會同檢驗單位依“裝箱單”及“采購單”開柜(箱)核對材料名稱、11、規格并清點數量，并將到貨日期及實收數量填于“采購單”。2.開柜(箱)后，如發覺所載的材料與“裝箱單”或“采購單”所記載的內容不同時，通知辦理進口人員及采購部門處理。3.其發覺所裝載的物料有傾覆、破損、變質、受潮等異常時，經初步計算損失將超過5000元以上者(含)，收料人員即時通知采購人員聯絡公證處前來公證或通知代理商前來處理，并盡可能維持異狀態以利公證作業，如未超過5000元者，則依實際的數量辦理收料，并于“采購單”上注明損失數量及情況。4.對于由公證或代理商確認，物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管核示后，送會計部門及采購部門督促辦理。第四條 材料待驗進廠待驗的材料，必須于物品的外包裝上12、貼材料標簽并詳細注明料號、品名規格、數量及入廠日期，且與已檢驗者分開儲存，并規劃“待驗區”以為區分，收料后，收料人員應將每日所收料品匯總填入“進貨日報表”以為入帳清單的依據。第五條 超交處理交貨數量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的材料，其超交量的3%(含)以下，由物料管理部門于收料時，在備欄注明超交數量，經請購部門主管(含科長)同意后，始得收料，并通知采購人員。第六條 短交處理交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則，但經請購部門主管(科長含)同意者，可免補交，短交如需補足時，物料管理部門應通知采購部門聯絡供應商處理。第七條 急用品收料緊急材料于廠商交貨時，若物料管理部13、門尚未收到“請購單”時，收料人員應先洽詢采購部門，確認無誤后，始得依收料作業辦理。第八條 材料驗收規范為利于材料檢驗收料的作業，質量管理部門就材料重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部門，依所需的材料質量研訂“材料驗收規范”，呈總經理核準后公布實施，以為采購及驗收的依據。第九條 材料檢驗結果的處理(一)檢驗合格的材料，檢驗人員于外包裝上貼合格標簽，以示區別，物料管理人員再將合格品入庫定位。(二)不合格驗收標準的材料，檢驗人員于物品包裝貼不合格的標簽，并于“材料檢驗報告表”上注明不良原因，經主管核示處理對策并轉采購部門處理及通知請購單位，再送回物料管理憑此以辦理退貨，如特采時則辦理收料。第14、十條 退貨作業對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料交運單”并檢附有關的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，憑此異常材料出廠。第十一條 實施修正本辦法呈總經理核準后實施，修訂時亦同。發料作業管理辦法第一條 領料(1)使用部門領用材料時，由領用經辦人員開立“領料單”經主管核簽后，向倉庫辦理領料。(2)領用工具類材料(明細由公司自行制定)時，領用保管人應拿“工具保管記錄卡”到倉庫辦理領用保管手續。(3)進廠材料檢驗中，因急用而需領料時，其“領料單”應經主管核簽，并于單據注明，方可領用。第二條 發料由生產管理開立的發料單經主管核簽后，轉送倉庫依工令及發料日期備料，并送至現場點交簽收。第三條 材料的轉移凡經常使用或體積較大須存于使用單位者，由使用單位填制“材料移轉單”向資料庫辦理移轉，并每日下班前依實際用量填制“領料單”，經主管核簽后送材料庫沖轉出帳。第四條 退料(1)使用單位對于領用的材料，在使用時遇有材料質量異常，用料變更或用余時，使用單位應注記于“退料單”內，再連同料品繳回倉庫。(2)材料質量異常欲退料時，應先將退料品及“退料單”送質量管理單位檢驗，并將檢驗結果注記于“退料單”內，再連同料品繳回倉庫。(3)對于使用單位退回的料品，倉庫人員應依檢驗退回的原因，研判處理對策，如原因系由于供應商所造成者，應立即與采購人員協調供應商處理。