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1、公司生產(chǎn)原材料采購合同作業(yè)實施辦法管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1原材料采購合同管理制度物資采購合同管理制度第一章 總則第一條 目的。為了規(guī)范采購合同簽訂的管理，保證交易的可靠有效，降低采購風(fēng)險，最大限度維護公司利益，特制定本管理制度。第二條 適用范圍。本制度適用于生產(chǎn)所需的各種原材料、外協(xié)加工、設(shè)備及備件、模具、辦公用品等采購。第三條 權(quán)責(zé)劃分。1供應(yīng)部負責(zé)合同條款的商討、草擬和合同的履行跟蹤。2生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)量管理部、技術(shù)部和財務(wù)部參與合同條款的公審。3總經(jīng)理或其授權(quán)人負責(zé)合同簽訂的批準。4財務(wù)部負責(zé)合2、同資金的準備與結(jié)算5、檔案室負責(zé)合同原件的保管。第二章 合同擬定、審批和簽署第四條 合同擬訂。1合同擬訂必須在進行供應(yīng)商調(diào)查和詢價、比價的基礎(chǔ)上進行。2采購合同部門主管應(yīng)根據(jù)對方資信情況，起草符合本制度規(guī)定的采購合同。3、采購合同應(yīng)本著先A級后B級，特出情況下經(jīng)批準才能啟動C級供應(yīng)商。第五條 合同必要條款。1交貨地點、方式。2交貨期。3產(chǎn)品包裝要求。4規(guī)格、特性指標含量。對于有特殊品質(zhì)要求或內(nèi)在性能較為復(fù)雜的原料和設(shè)備，如設(shè)備、非標準件、原料的特殊性要求等，應(yīng)做詳細要求，必要時簽訂技術(shù)指標含量必備協(xié)議書。5驗收。（1）供應(yīng)商應(yīng)嚴格遵守合同約定，按期、如數(shù)、保質(zhì)于指定地點交貨。（2）供應(yīng)商供應(yīng)的3、貨品必須為完好合格品。（3）驗收工作由集團質(zhì)量管理部和檢測中心進行，供應(yīng)商可提供必要的技術(shù)支持，但對集團的最終判決不得持有異議。對長期合作的供應(yīng)商可將抽樣方式、樣品試驗、判定基準與對方溝通清楚。并且可以邀請供應(yīng)商參加抽樣和檢驗。6標識要求。對不同批號混用可能導(dǎo)致品質(zhì)問題或帶來生產(chǎn)不便的貨品如布料或易于混淆的貨品，應(yīng)要求明確標識，以便進行區(qū)分管理。7不合格品處理。（1）不合格品應(yīng)由供應(yīng)商取回，并由企業(yè)另定期限補齊。（2）鑒別不合格品時所產(chǎn)生的人工費用由供應(yīng)商承擔(dān)。（3）集團降低驗收水準接受供應(yīng)商的貨品時，貨款應(yīng)酌情折讓。（具體標準見附件）（4）因貨品不合格所產(chǎn)生的一切損失及費用由供應(yīng)商負擔(dān)。（54、）不合格產(chǎn)品應(yīng)及時通知供應(yīng)商，通知發(fā)出后在規(guī)定時間內(nèi)公司不收取保存費用，超出通知時間的倉儲部門應(yīng)按照每噸每天20元的費用收取保存費。此項費用應(yīng)交財務(wù)部門另立財務(wù)科目歸帳。8保密條款。供應(yīng)商不得泄露集團訂購物品或估價的材料規(guī)格、設(shè)備型號、數(shù)量、貨物及其他業(yè)務(wù)機密。9付款方式。（1）貨款支付結(jié)算采用貨到后每月按特定時間段按比例付款的方式；（2）如采取付定金 10 %，貨到付驗收合格在一個月后付 70 %的方式，原則上定金不超過 10%，最后一筆款在 原材料使用后的下個月支付。（3）款到發(fā)貨的方式應(yīng)盡量避免，不得已時也應(yīng)以此為條件爭取折扣。第六條 合同審批。1針對大的供應(yīng)合同或資金較高的供應(yīng)合同，供5、應(yīng)部將擬訂的合同初稿交相關(guān)部門審核并使之提出建議。2公司財務(wù)部主要負責(zé)對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。3公司法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見。4公司常務(wù)副總負責(zé)對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。5公司總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認為需要審查的內(nèi)容對合同進行審閱并簽署意見。也可以授權(quán)常務(wù)副總審核簽發(fā)。6公司供應(yīng)部根據(jù)公司總經(jīng)理或授權(quán)的常務(wù)副總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將審查意見、合同簽署相關(guān)附件等文件再次報送審查后，由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托授權(quán)的的合同簽署代理人常務(wù)副總正式簽署合同。第七條 長期合同。6、1對于長期、穩(wěn)定的供應(yīng)商，可采取簽訂一份總合同（如一年期），此后以每一采購單作為合同附件的方式進行交易。2采購經(jīng)辦人與供應(yīng)商談妥合同條款后，應(yīng)擬訂合同，將合同評審表提請公司合同審核辦公室審核，后報總經(jīng)理總經(jīng)理或授權(quán)人審核、批準。第三章 合同履行第八條 合同履行。1合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。2在合同履行過程中，合同承辦單位應(yīng)對合同的履行情況以履約管理臺賬形式做詳細、全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同履行情況的原始憑證。如合同履行困難，必須及時向相關(guān)參與合同管理的部門通報和報告相關(guān)公7、司領(lǐng)導(dǎo)。第九條 合同變更。嚴格按照合同約定維護公司權(quán)利和履行相關(guān)義務(wù)。在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一的，執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)及時報告公司，并按照國家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。1由于不可抗力致使合同不能履行的。2由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定的義務(wù)。3因情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導(dǎo)致我方重大損失的。4其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第十條 合同發(fā)生糾紛時，會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。第四章 合同保管第十一條 供應(yīng)部部簽署合同后，應(yīng)將合同原件送檔案室和財務(wù)部進行分別保管。8、第十二條 供應(yīng)部留存采購合同的復(fù)印件備查，同時將合同復(fù)印件送生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)量管理部、技術(shù)部各一份。2原材料采購作業(yè)實施辦法原材料采購實施辦法第一章 總則第一條 目的。為加強本公司的采購工作管理，規(guī)范物資采購作業(yè)事務(wù)，提高物資采購效率，特制定本辦法。第二條 采購基本要求。1采購對象。采購前對廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報價水平、交貨期限、售后服務(wù)等作出評價，以供選擇時參考。2價格、質(zhì)量。以合理價格采購較高品質(zhì)的材料。3時限。配合使用部門需要日期及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時供應(yīng)。第三條 采購方式。供應(yīng)部門應(yīng)根據(jù)材料使用狀況、用量低、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式9、辦理采購作業(yè)。1定期合同采購：對于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價格穩(wěn)定的材料，應(yīng)選用本方式辦理。2特約廠商采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業(yè)，由供應(yīng)部門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購。但在付款前應(yīng)送供應(yīng)部門審核。3一般采購：供應(yīng)部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并了解交易條件后訂購。第二章 確定采購需求第四條 請購單。1請購應(yīng)按照存量管制基準和用料預(yù)算，并參考庫存情形開立請購單，在請購單上逐項注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送供應(yīng)部門。2來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式10、提出請購。3特殊情況需按緊急請購辦理時，可在請購單“備注”欄注明原因，以急件遞送。4公務(wù)用品由集團綜合辦按月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填請購單辦理請購。5以下物品可免開清單，而以辦公用品申請單委托供應(yīng)部門辦理，例如招待用品、書報、名片、文具、報表，以及小額采購的材料等。第五條 期限。1供應(yīng)部門應(yīng)按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當(dāng)采購時機，供應(yīng)部門應(yīng)召集有關(guān)部門按材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項材料采購作業(yè)處理期限，呈總經(jīng)理核準后公布實施。原則上應(yīng)以供貨合約擬定的交貨期限為準，加計請購呈批及驗收所需時間。2原訂采購作業(yè)處理期限變更時，供應(yīng)部門應(yīng)專函報告具11、體原因，呈總經(jīng)理核準后，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時提出請購。第三章 實施采購第六條 權(quán)限。特約廠家或A類原材料采購項目合同書需申報給總經(jīng)理核批，辦公用品涉及資金超過2000元的采購，需呈總經(jīng)理審批。第七條 供應(yīng)商選擇。1各項材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于供應(yīng)廠商資料卡上存檔備用。對于未達本公司標準的材料，供應(yīng)部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。2新供應(yīng)商的開發(fā)，由技術(shù)部、生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)量管理部會同供應(yīng)部實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發(fā)，則由采12、購人員填制）呈總經(jīng)理核準后，列為備選廠商。3對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止營業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時由供應(yīng)部門以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)總調(diào)復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準后，通知對方。第八條 詢價。1供應(yīng)部收件人員收到請購單或外購單時，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價作業(yè)，原則上誰詢價誰負責(zé)的辦事原則進行考核。2各采購經(jīng)辦人員收到請購單或外購單，應(yīng)先判斷請購材料品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商報價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說明欠詳”等字樣后退請購部門修訂。3詢價程序。（1）由采購經(jīng)辦人員參考過去采購記錄或供應(yīng)廠商資料擬定至少三家詢價對象（特殊原因13、如獨家制造，獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經(jīng)主管核準者除外），并填寫在請購單上。（2）對于加工合同采購項目，供應(yīng)部門應(yīng)要求廠商填具成本分析表連同報價單一并送來，作為議價參考。（3）采購經(jīng)辦人員詢價時，應(yīng)將詢價截止日期填注于請購單內(nèi)以便通知供應(yīng)廠商。（4）采購經(jīng)辦人員于通知廠商報價后，應(yīng)緊跟催進度。4詢價完成后，采購辦理人員應(yīng)將詢價、報價的全部資料整理報送供應(yīng)部，據(jù)以議價。5若報價材料規(guī)格較復(fù)雜或與請購規(guī)格不盡相同，采購辦理人員可將全部資料填制采購事務(wù)征詢單，連同有關(guān)報價資料送請購部門簽注意見。簽注完成后，送交采購經(jīng)辦人員按請購部門意見處理，必要時重新詢價。第九條 議價。1采購經(jīng)辦人員收到14、不需會簽或已會簽完成的詢、報價資料時，應(yīng)結(jié)合會簽結(jié)果、各廠商報價，查閱前購記錄及供應(yīng)商資料卡、市場行情，經(jīng)成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價（并報告有關(guān)主管），以供議價之用。2議價。（1）議價時除注意質(zhì)量、價格外，還應(yīng)注意交貨期有無保證，能否向廠商爭取分期付款等。（2）議價應(yīng)采用多種形式進行。議價完成后，由采購經(jīng)辦人員擬定合作對象，呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。第十條 訂購。1由采購經(jīng)辦人員于請購單上填寫訂購日及約定日，再交由采購辦理人員填制采購聯(lián)絡(luò)函，報送廠商。將請購單第二聯(lián)送材料倉庫以待收料。2預(yù)付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商訂定供銷合同書。合同書正本兩15、份，一份存供應(yīng)部門。一份存供應(yīng)廠商；副本若干，分存請購部門、材料倉庫、財務(wù)部門及檔案室。第四章 采購進度控制第十一條 采購經(jīng)辦人員對于每一采購項目，均應(yīng)根據(jù)實際情況確定作業(yè)進度管制點，預(yù)定作業(yè)進度，制定采購進度控制表。第十二條 預(yù)定作業(yè)進度應(yīng)能配合請購項目緩急，且各作業(yè)進度須在預(yù)定日期前完成。第十三條 采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成采購時，應(yīng)填制采購交貨延遲情況表，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。第五章 特殊情況處理第十四條 請購項目撤銷處理。各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來撤銷請購單后按下列方式辦理。1若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)16、辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再交由供應(yīng)部將原請購單與撤銷請購單第二聯(lián)退原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。2若原請購項目已向廠商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)廠商同意撤銷后，向供應(yīng)廠商取回采購聯(lián)絡(luò)函，然后依第1項方式辦理。若供應(yīng)廠商堅持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于撤銷請購單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，由供應(yīng)部將撤銷請購單返回原請購部門。第十五條 緊急請購處理。采購經(jīng)辦人員接到緊急請購?fù)ㄖ螅瑧?yīng)立即查明請購材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢議價格，待收到正式的請購單時，補入詢議價結(jié)果，按急件方式處理。第十六條 交貨質(zhì)量異常處理。各17、采購經(jīng)辦人員收到質(zhì)量管理部驗收不合格的材料檢驗報告表時，應(yīng)盡快與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于材料檢驗報告表的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后，送回材料庫。1對于需退料、換料或補交者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于材料檢驗報告表的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。2因質(zhì)量不合格而退貨、換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知廠商換料之次日起計算。3采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應(yīng)將與廠商交涉結(jié)果記入采購處理結(jié)果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。4交期延誤罰扣處理：采購人員收到交貨延誤（本地廠商延交1日、外埠廠商延交3日以18、內(nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送財務(wù)部的擬整理付款事務(wù)反饋時，應(yīng)按下列方式處理。（1）計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5計扣，定有買賣合同的按合約所訂比例計扣，其余按每天3計扣），并通知廠商罰扣原因與金額。（2）在供貨方同意扣款或補足發(fā)票時，由供應(yīng)部在收料單及發(fā)票上填記實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原請購單第二聯(lián)、收料單、材料檢驗報告表等資料送財務(wù)部整理付款。（3）如廠方不同意按第（1）種方式扣款，采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與廠商交涉，并將交涉結(jié)果書面呈總經(jīng)理核決后按第（2）種方式處理。第十七條 屬銷售慣例或配合最小包裝量廠商需超交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于請購單采購記錄欄內(nèi)注明，以作為材料倉庫收料依據(jù)。第十八條 以暫借款采購，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在請購單采購記錄欄內(nèi)加蓋“供應(yīng)部門整理付款章”，以免會計部門重復(fù)付款。第十九條 價格變動處理。1外銷產(chǎn)品原材料價格變動時，供應(yīng)部門應(yīng)即通知銷售部門重新審理產(chǎn)品報價水平，避免不當(dāng)損失。2供應(yīng)部門應(yīng)于奇數(shù)月5日前，核算各種材料價格變動情形，填具主要原材料價格波動月報表，呈總經(jīng)理核批處理。