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1、大型建筑公司電子文件聲像資料管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1 目的為加強(qiáng)公司的電子文件、聲像檔案的管理，特制定本制度。2 適用范圍2.1電子文件是指由公司各部門、二級機(jī)構(gòu)、項目經(jīng)理部發(fā)布的已經(jīng)生效的存放在電腦硬盤或光盤上的各類電子版本的文件、通知、報告、報表、演示材料及數(shù)碼照片等資料。2.2的聲像資料是指本公司各部門、二級機(jī)構(gòu)、項目經(jīng)理部或個人在社會實(shí)踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。 聲像資料一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(2、含底片)及文字說明組成。3 文件的歸口管理電子文件聲像資料是公司全宗的組成部分，必須由辦公室實(shí)行統(tǒng)一管理，并對各部門、二級機(jī)構(gòu)、項目經(jīng)理部的資料的管理進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。二級機(jī)構(gòu)和項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)各自電子文件聲像資料的歸口管理。4 資料的收集4.1收集范圍4.1.1已經(jīng)生效的由公司辦公室、黨委工作部、工會辦公室、紀(jì)委、團(tuán)委以及各部門發(fā)布的文件、通知、通報、報表、演示材料和數(shù)碼照片等稿件的電子版本。4.1.2已經(jīng)生效的由各二級機(jī)構(gòu)、項目經(jīng)理部發(fā)布的各類文件、通知、通報、報表、演示材料和數(shù)碼照片等稿件的電子版本。4.1.3 反映公司主要職能活動、工作成果和存在問題的聲像資料；各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參3、加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像資料。4.1.6 涉及本公司和中建系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。4.1.7 其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。4.1.8 其它具有保存價值的聲像資料。4.2 收集時間4.2.1 電子文件的收集應(yīng)在文件、通知、通報、報表、演示材料形成并正式發(fā)布之后及時收集。4.2.2 拍攝的照片資料經(jīng)挑選整理后，應(yīng)在一周內(nèi)進(jìn)行歸檔。4.2.3電子文件聲像資料形成后，應(yīng)在一個月內(nèi)按文件的編制要求整理收集4.2.4 檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。4.3 收集要求4.3.1電子文件聲像資料的電子文檔的文件名應(yīng)4、對應(yīng)發(fā)文文件的名稱。4.3.2 錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要按歸檔要求收集齊全。4.3.3 聲像資料一般只接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件和經(jīng)過處理修飾的稿件。.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。. 在征集的資料中，凡涉及國家和公司（包括總公司、*局）重大事件的，應(yīng)向辦公室檔案室報送目錄清單。4.4資料的整理4.4.1電子文檔聲像資料的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和使用。4.4.2 電子文檔的整理由文檔的發(fā)布部門進(jìn)行整理。聲像資料的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠5、程度、有效性等因素，劃定保管期限。4.5聲像檔案的保管聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。保管條件 a) 底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%； b) 照片庫溫應(yīng)保持14-24，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。 c) 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。d）對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。歸檔保存的電子文檔、聲像檔案資料，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀電子文檔6、聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并建立銷毀目錄清單。4.5.4 建立健全電子文檔、聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。4.6 聲像檔案的開發(fā)利用4.6.1編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按中華人民共和國專利法的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，全部歸公司所有，特殊情況的可撥給原移交單位，公司辦公室收取保管費(fèi)。在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借，并加納一定的押金；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由辦公室檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。