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1、集團公司會議作業內容及獎懲管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議管理制度1. 目的：為規范*有限公司會議管理，建立良好的會議秩序，提高工作效率；充分發揮會議在公司管理中的作用，確保公司各項會議決議能夠得到充分的貫徹執行而制定。2. 范圍：2.1 適用范圍：*有限公司2.2 發布范圍：*有限公司3. 名詞解釋：3.1 會議是公司行政辦公的一種重要形式，是一種有組織有目的地把員工聚集起來商討問題及落實解決的工作方式。 4. 職責：4.1 公司總裁辦負責本制度的制定修改及解釋，并督導公司各部門執行。4.2 各管理部2、門負責本制度的具體落實執行，同時具有對本制度修改的建議權。4.3 會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。5. 作業內容： 5.1 會議分類序號會議名稱召開周期主持人參加人員1董事長辦公會不定期董事長集團公司高管人員2部門領導例會每周一次常務副總裁各部門負責人3部門例會每周一次部門負責人部門中、基層人員4專題會議不定期公司及部門負責人相關負責人5經營工作專題會臨時性會議高管層人員會議提擬人確定參會人員6年度總結大會每年一次董事長集團公司全體人員 集團公司各部門應按期召開公司要求的各類會議。 各部門為本集團公司會議的協調部門，各項會議的舉行應提前通知總裁辦，總裁3、辦根據工作需要，有權列席會議并就會議中需落實的問題進行跟蹤和反饋，同時也可根據實際需要要求相關部門一同列席，確保會議中各項重要議題能夠得到貫徹實施。 集團公司年度工作大會按照領導專項要求，組織召開。5.2 集團公司會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司例會、臨時性行政會議、部門例會。因處置突發性事件而緊急召開的會議不受此限制。5.3 會議準備 集團公司級會議由總裁辦負責組織與通知，其他各類會議按“誰提擬，誰通知”的原則進行，由會議組織部門負責提前一個工作日通知相關單位及參會人員。 集團公司組織本系統會議的會議通知單（附件8.1）由總裁簽發生效4、；各部門會議通知單由主管領導簽發；同時會議組織部門須于會議通知單發放當日將通知原件報集團公司總裁辦備案存檔。 會議通知單應說明會議召開的時間、地點、與會人員、會議議題及要準備的會議資料等；涉及多個部門或參加人數眾多的大型會議，組織部門還應編制詳細的會議計劃并通知相關部門。5.3.4 會議的其他準備工作遵照以下規定：.1會議提擬部門應提前做好會前工作：準備相關會議資料（如會議議程、議題、提案、匯報資料、計劃草案等，需要與會人員對相關議題進行討論的會議，提擬部門應提前一個工作日將所需討論議題資料發給各參會人員。）.2公司召開會議的會務準備工作由行政人事部配合總裁辦統一協調、安排。5.4 會議組織 5、會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。 會議主持人遵守以下規定:.1 會議主持人一般應于會議開始前后，將會議的議題、議程及議程推進中的注意事項等進行必要的說明。.2 會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程的順利推進及會議效率。.3 討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議做出結論。對需要時間決議的事項應加以歸納和復述；對未決議事項還應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。 與會人員遵守以下規定：.1 按時到會。.2 會上發言應言簡意賅，緊扣會議議題。.3 遵循會議主持人對會議議程控制的要求。.4 屬于工作6、部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。.5 遵守會議紀律，與會期間應將手機關機或調到振動狀態，原則上不允許接聽電話。.6 做好會議記錄。 多個部門參加的臨時性行政會議原則上由集團公司領導主持，集團公司領導另有授權的，由被授權人主持。 集團公司、部門例會、臨時性行政會議一般應控制在1小時以內，根據會議進行情況確需延時的，由主持人決定。 會議主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄人員負責。5.5 會議紀要的形成 集團公司各類會議紀要必須嚴格按照告訴規定的統一會議紀要格式要求進行排版。 會議記錄員確定遵守以下規定：.1 各部門應常設一名兼職會議記錄員，負責本部門會議及本部門負責組織的會7、議記錄工作。.2 集團公司高管層主持的例會、臨時會議由專職人員負責會議記錄，并撰寫會議紀要。 下列情況，應整理會議紀要：.1 集團公司、各部門例會及各類臨時會議。.2 需會后對會議精神貫徹落實并進行跟進的會議。.3 會議紀要在會議結束后一個工作日內呈報總裁辦主任簽發，各部門召開會議的會議紀要由部門負責人及主管領導進行簽發。.4會議記錄員應確保會議紀要的準確性、全面性。 集團公司各部門的會議紀要一律在下發的同時報公司總裁辦備案并上報集團領導傳閱。 會議紀要的備檔遵守以下規定：.1 集團公司會議紀要由公司檔案管理人員統一歸檔備查,并按照會議類別及會議召開時間先后進行分類排序；各部門會議記錄人員負責8、統一歸檔移交至公司總裁辦檔案管理人員。會議紀要的移交按檔案管理制度的相關規定進行。.2會議記錄為集團公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱按檔案管理制度借閱相關規定執行。5.6 會議紀律 遲到、早退、缺席。.1 所有參加會議的人員在會議規定召開時間未到的，記為遲到。.2 凡參加會議人員，如未經會議主持人同意在會議召開結束前離開的，視為早退。.3 凡必須參加會議的人員未經請假擅自不參加會議或請假未獲批準而不參加會議的，記為缺席。6. 獎懲條例：6.1 對未按制度規定執行的人員按獎懲管理制度進行相應的處罰。 無正當理由遲到、早退第一次給予相關責任人口頭警告，并按公司考勤的遲到、早退的相關處罰9、標準執行；第二次起，每次給予相關責任人通報批評。 缺席會議人員第一次給予相關責任人口頭警告，并按公司考勤的曠工相關處罰標準執行；自第二次起，每次給予相關責任人行政罰款。 凡因通知原因造成參加會議人員遲到或缺席，給予負責會議通知的人員通報批評。 其他違反集團公司制度的行為，按獎懲管理制度中相關規定或授權領導批示意見執行。7. 注意事項： 無 8. 附件：8.1 會議通知單 通知日期：接收部門：發文部門：會議議題：會議主要內容：會議時間：會議地點：會議參加人員名單：會議注意事項：1、2、會議聯系人： 電話：通知回執聯 會議通知已收到，內容已了解清楚，能 不能 屆時參加。謝謝！_ 接收人：注：請在“”中選擇是否可以準時參加會議，如不能準時參加，請注明原因。附件8.1 會議通知單