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1、工程建筑公司文件檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度1.檔案管理目的為了完善公司現代化、規范化，系統化的管理制度，全面加強公司各部門之間的檔案、文件、信息等內容的綜合管理，促進檔案管理工作能為公司各部門的各項工作更好的服務，公司根據中華人民共和國檔案法和相關法律、法規，制定本公司的檔案管理制度。2.檔案管理范圍2.1 此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。2.2 本制度中所稱的公司檔案，是指公司在各項建筑施工；經營運行和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數據、圖樣、圖表、聲2、像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類包括：文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.檔案管理機構及職責3.1 公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合部的統籌管理；二級管理是指各部門對本部門檔案資料的整合管理。3.2 綜合部對公司各部門上交的檔案進行管理。3.2.1 公司依據檔案法等有關法律，法規和方針政策，制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交等有關規章制度。3.2.2 綜合部負責監督，指導公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。3.2.3 統籌規劃公司各部門的檔案工作，并建立獨立的檔案室，負責公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發使用工作。3.3 各部門應該指定專3、人負責內部的檔案管理工作-收集、整理、保管本部門的檔案資料，并建立檔案目錄，以方便入檔時能夠及時、有效的備案和日后查找復核工作。3.3.1 堅持平時整理。根據本部門不同種類文件材料的形成特征，制定案卷目錄，合理分類存放，便于利用和歸檔。3.3.2 負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理，頁碼編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。3.3.4 保管好本部門應歸檔的案卷，保證文件材料的安全和保密。3.3.5 接收檔案員的指導規劃，按規定時間向檔案室移交檔案。3.4 檔案管理人員負責檔案的日常管理工作，對文件、材料等的4、安全性、保密性負責，并且忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。3.5 檔案管理人員變動時，綜合部部長要對檔案交接負有監交責任，且應該在檔案案卷移交目錄上簽字確認。3.6 會計類檔案將由財務部統一歸檔保管，以方便財務核對和審批工作。4.檔案管理原則4.1 檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光、防泄密等安全條件。4.2 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。4.3 借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。需要長期借出的需經檔案管理員上報經理批準。4.4 任何人不得拒絕歸檔，對不按規定歸檔而造5、成文件材料損失的，或對檔案進行涂改，抽換，偽造，盜竊，隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，按照公司相關規定進行處理。4.5 歸檔文件的密級，按照保密工作管理規定的相關條款確定，絕密類檔案應單獨入柜保管，嚴防丟失和泄密事件的發生；涉及知識產權，專利技術和商業秘密的檔案重點保管。4.6 借閱歸檔時如發現檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況，檔案管理員立即向綜合部部長報告，經查清責任后并視嚴重程度做出相應處理決定。4.7 借用存檔文件資料時，檔案員應視借閱文檔的密級，要求借閱人填寫檔案借閱登記簿等相應記錄，認真完善各種借閱手續。借閱人必須保證檔案的保密工作，不得遺失、損毀或擴散閱讀范圍。4.86、 公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下，外單位來人查閱本公司檔案，需持單位介紹信并經總經理簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。4.9 企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造冊，按檔案管理規定經總經理批準后，由銷毀檔案材料的所屬部門負責人進行監銷。5.檔案管理辦法5.1 檔案檔號的編制：5.1.1 檔號編制原則：檔號是存取檔案的代號，排架的依據，它反映公司檔案分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩定性要求，并能適應計算機管理。5.1.2 檔號編制方法檔號基本結構組成是由公司標志、分類號、（一級分類、二級分類）年度號和案卷號組成。5.2 檔案保存期限：5.2.1 7、檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。5.2.2 工程檔案（土建技術、質量、安全、經營；水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案）列為永久保存；人事檔案列為長期保存；會計類檔案資料保存期應按會計制度有關規定執行。5.3 檔案的歸檔5.3.1 歸檔范圍：可根據實際情況進行歸檔，具體應由公司各部門的負責人確定編制。5.3.2 歸檔要求：公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔；工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔；電子檔案由各部門形成、整理后，拷貝在耐久保存的介質中，連同相應的文字性說明一起于年終時向檔案室移交；聲像檔8、案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔，對于會議形成的聲像歸檔，會議結束后半個月歸檔。檔案交接時，雙方當面點清，并同時在檔案案卷移交目錄上簽字。已經歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報送給檔案管理部門文件更改申請單，連同原文件一并存檔、備案。未經許可不得私自涂改。歸檔的文件資料，必須是原件，原件出于報批不能歸檔或相關企業需保留的，綜合部保存復印件。5.4 工程竣工檔案管理：5.4.1 工程竣工驗收后十五日內，項目部將竣工工程的內業資料整理、編目，并上報各相關主管部門審核合格后，裝訂成冊，上交綜合部，辦理檔案移交手續。5.4.2 項目部必須將在上交建設單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交綜合部，9、歸檔存放。5.4.3 檔案借閱時填寫檔案借閱登記表經主管領導簽字，方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。5.4.4 年終檔案歸檔結束后，將存檔情況上報總經理。5.4.5 定期檢查檔案存放情況，發現問題及時處理并上報公司領導。5.4.6 檔案一律存放在柜內，檔案按工程竣工時間分區，按工程分類，按專業分號。按先后順序整齊存放，并填寫竣工檔案登記明細表，檔案號一竣工時間一工程名稱一專業一順序號。6.檔案分類管理說明6.1 文件檔案的管理：6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。6.1.2 公司各10、部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規范。6.1.4 檔案資料如因特殊情況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必須由總經理審批，屬秘密文件的必須由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。6.1.6 文件檔案紙張的規格以A4紙為標準，特殊類型的紙張經整理后達210mmx297mm尺寸標準。6.2 電子文檔的管理：6.2.1 收集、積累要求：記錄了重要文件的主要修11、改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證準確、可靠的標識關系。在無紙化計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮12、方法，則應將相關軟件一并收集。用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必須保證其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必須保證收集其壓縮方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須保證參數準確、數據完整。通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。6.2.2 收集、13、積累方法：及時按照要求制作電子文件備份。每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。6.2.3 歸檔要求：把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。本標準推薦采用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽，標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、14、保管期限、硬件及軟件環境等信息。將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。6.3 聲像檔案的管理：6.3.1 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件(底片)，重要資料要附文字說明。6.3.2 文字說明的編寫要求：基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。應能準確解釋檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。6.3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。6.3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應放在專用架內，嚴禁擠壓堆放，并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。6.3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領導批準，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。