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1、工程施工公司檔案及保密管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *公司檔案及保密管理規定1、目 的：使公司的檔案管理達到：歸檔齊全、整理規范、保管安全、利用便捷，更好地為公司發展服務。2、 適用范圍：適用于公司在籌建、成立，承擔開發的項目從立項、報批、組織施工到工程交付使用的全過程中形成的應當歸存的文字、圖紙、聲像材料等形式與載體的文件資料以及行政文書、資料的歸存、利用。3、 管理內容 3.1、 管理部門公司檔案室是公司統一保存和管理檔案的內部機構。檔案管理人員負責檔案資料的收集、整理、排架、利用、保管和銷毀。各部門2、文控員負責本部門檔案資料的收集、整理和移交。3.2、檔案分類及其歸檔范圍行政管理類包括公司行政事務和辦公事務的有關對外行文、外部來文、董事會文件、高新技術文件、住宅性能文件、經營證照等有保管價值的資料。工程建設類包括項目可行性研究綜合文件、設計基礎文件、方案設計文件、工程經營管理文件、工程施工文件、工程竣工文件以及所有與工程建設相關的文件資料。人力資源類包括公司的福利、勞資、培訓、選聘等與之相關的資料（公司人力資源行政部人力資源組單獨管理）。營銷管理類包括市場調查、項目銷售資料、市場推廣、業主檔案等相關資料。其中業主檔案歸檔移交資料包括：、買賣合同（即產權合同）；、物管協議及公約；、產品質量保3、證書和房屋使用說明書；、按揭客戶的借款合同；、按揭客戶的抵押貸款合同；、業主身份證復印件；、業主合同變更申請單及相關變更資料各壹份。財務會計類包括公司歷年的憑證和帳簿檔案（由計財部單獨管理）合同協議類包括與公司有關的各類合同、協議文件特殊載體類包括照片、錄音、錄相、光盤等物產管理類包括公司動產和無形資產所涉及的相關文本資料禮品管理類歸檔范圍詳見相關文件檔案歸檔范圍及保管期限、密級3.3、文件資料的歸檔 歸檔的程序：各部門所形成的文件材料，由承辦部門的文控員收集、整理后，交檔案室歸檔，并填寫檔案移交登記表。 歸檔時間及要求凡是與公司及公司開發的工程項目有關的各類文件，各承辦部門應按照相關文件檔案4、歸檔范圍及保管期限、密級和工程項目報建審批文件歸檔分類及責任單位的要求及時將原件交于公司檔案室存檔，并作好移交記錄。工程過程中的所有報建審批圖紙（含方案、初設、施工圖審查階段）由承辦部門負責整理一套完整、有效（有主管部門印章）版本移交公司檔案室存檔備查。待該項目竣工驗收后，由公司檔案室將上述圖紙完整的移交給物業各相關項目管理處保存。為了便于運行、維護和管理，項目竣工驗收完成一月內，由項目部文控員按照重慶市建設工程技術用表總目錄-建設工程文件歸檔內容一覽表列出竣工資料移交清單，由項目負責人審定竣工文件材料的完整性、準確性和系統性，并符合城建檔案館要求，分別向城建檔案館和物業項目管理處各移交一份，5、移交清單送公司檔案室存檔。公司所售房屋的產權證及其國土證由銷售部全部辦理完結后一個月內，由營銷部銷售支持組按歸檔范圍及要求列出移交清單，將業主的購房全套資料移交給公司檔案室。公司新購置辦公設備（如復印機、PC機、服務器、軟件等）到貨后，經辦人員應盡快將該設備的隨機資料移交檔案室歸檔。否則，財務不予結算。凡屬歸檔范圍的文件資料必須收集齊全完整。在歸檔前由各負責資料的部門和人員保證歸檔資料的安全性和完整性。公司檔案室有責任指導和監督各部門文員進行資料的收集、整理、排架、利用等方面的工作。歸檔的文件材料要字跡清楚、圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。歸檔的聲像圖片材料必須畫面、聲音、圖像清晰6、，并用文字標注說明。歸檔形態要求并行存放于電子檔案室的，要求注明檔號、件號及存放地。3.4 檔案文件保密 密級劃分及其范圍 密級劃分：按其重要程度，技術水平及失密后危害大小，密級劃分為：絕密、機密、秘密、一般等四級。絕密：是公司秘密中的核心部分，一旦泄密會使公司利益遭受危害和重大損失。主要包括：公司正在醞釀中尚未付諸實施的經營戰略、經營決策、投資計劃；公司新項目或新產品開發計劃；項目可行性研究報告、市調報告；項目廣告策劃文書與預測報告、促銷方案；尚未實施的項目方案設計圖、戶型外立面等設計圖；公司員工工資結構、薪金及勞務性收入資料；成本費用、稅收、利潤及用于內部分析的財務報表、報告；信息系統安全7、密碼；董事會文件、決議；機密：是公司秘密中比較重要的部分，一旦泄密，將給公司或公司客戶造成嚴重的損失，主要包括：公司工程造價成本分析報告和成本標準模塊；未進行審查和公開的項目控規和詳規方案；公司人防工程設計文件、圖紙說明書、概預算書；公司重要關系網絡名單，聯系方式；重要資源客戶名單及聯系方式；公司職員人事檔案；公司帳務資料及對外財務報表、對外統計報表；公司關鍵工作流程，重要崗位職務說明書；公司重要會議紀要；秘密：是指對內部公開，對外部保密的文件、資料等受控文件，主要包括：管理制度、會議記錄、工作計劃；公司及部門年度計劃總結；各部門的月度報告，如營銷簡報、物業簡報、工程簡報員工培訓資料；員工手冊8、；員工總結、日記；業主資料；會計憑證；公司已經通過審查的項目控制和詳規方案。一般：是指對外公開的，對內具有參考價值的文件資料，主要包括：對外的宣傳資料；對外組織的大型活動；國家規范及技術標準等外來文件；與公司經營有關的外來參考資料。 檔案密級設定文檔密級的設定由檔案管理員根據上述內容進行設定，詳見相關文件歸檔范圍及其保管期限、密級。密級的調整，應根據公司發展狀況和保密時限，由信息管理中心會同有關部門進行調整，文件資料和密級變更或解密后應及時通知有關單位，規定有保密期限的文件到時自動解除密級。3.5文件的裝訂與整理3.5.1文件一般以左方裝訂為原則。3.5.2右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，9、左方裝訂則對準左上角理齊訂牢。3.5.3文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊如一。3.5.4文件應按年號、月份裝訂成冊（目錄在首頁、卷內備考表尾頁）3.6 檔案保存期限公司檔案保管期限分三種：永久保存、長期保存、短期保存。永久保存：保管期限為永遠保存 長期保存：保管期限在十年以上 短期保存：保管期限在五年以上 3.7 檔案保管檔案室要選用安全、干燥、涼爽和利用通風的房間。室內嚴禁吸煙，不準攜帶和存放打火機（火柴）以及其它易燃、導燃物品進入。搞好室內清潔衛生，防止生蟲、霉變、鼠咬等。適時通風、降溫、排濕，做好溫濕度觀測記載。3.8 檔案查借閱制度公司員工因公需查借閱檔10、案時，須辦理查借閱登記手續。查借閱權限按照相關文件公司文件檔案查借閱權限表執行。其中業主購房檔案原則上檔案室不直接面對業主進行查閱，特殊情況確需業主直接查借閱的需經營銷部銷售支持組項目管理員確認并經檔案管理員核對身份后方可借用和查閱。外單位因公需查閱本公司檔案時，須持單位介紹信，經相關事件的主管經理批準后方可查閱。檔案資料只能在公司檔案室查閱，一般不得借出和摘抄、復制。確需摘抄、復制者，須經檔案管理人員同意后，方可實施。 特殊原因需借出檔案者，經檔案管理員批準，并履行借閱登記手續后方可借出。查借閱者應自覺愛護檔案，妥為保管，不得遺失、泄密、轉借，不得在檔案上勾劃、裁剪。對有意損壞或竊取檔案資料11、者，除賠償經濟損失外，嚴重者追究法律責任。借閱檔案時間為一個工作日，最長不得超過一個星期工作日，到期如需繼續借閱，須辦理續借手續。 本公司員工調離或離職時，須將所有借出檔案還清，檔案管理員應在調離或離職手續上簽字，否則不予辦理調離或離職手續。未經同意，任何與檔案管理無關人員不得單獨在檔案室滯留，更不得隨意翻閱檔案資料。3.9檔案的鑒定和銷毀 鑒定到期檔案時，需由檔案涉及業務的部門經理等組成到期檔案鑒定小組，對到期檔案進行逐卷逐件鑒定，屬留存的，按分類組卷要求立卷留存，屬銷毀的，進行逐件登記，擬寫銷毀報告，報公司分管副總審批后，實施銷毀，并將銷毀檔案清冊留存備案。4 相關文件 4.1公司文件檔案查借閱權限表4.2檔案歸檔范圍及保管期限、密級4.3工程項目報建審批文件歸檔分類及責任單位