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1、公司投標管理制度及流程附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 投標管理制度第一條總則 1、為進一步加強公司市場開發工作，規范投標工作的管理，明確投標過程各環節的責、權、利，充分調動公司及各單位參與市場競爭的積極性，特制定本管理辦法。2、投標工作必須遵守招投標法、合同法等法律、規章，執行國家及行業頒布的標準、規范及公司質量體系文件的規定。3、公司投標工作實行在總經理領導下，主管領導負責、公司領導分片負責和項目跟蹤責任人制度。第二條適用范圍 本管理辦法適用于公司對外的所有投標活動和項目。對于投標工作，各個有關部門和參加人員2、必須認真對待、相互配合，按時保質完成各自的任務，保證投標文件的質量。第三條 職權和職責投標工作的管理部門以市場部為中心，各相關部門根據招標要求配合完成投標工作。1.市場部職責（1）（1）負責投標信息的獲取和評審工作，形成初步評審建議；（2）負責投標前的各項準備工作；（3）負責組織協調投標文件的編制和匯總，負責招標文件中分的編寫工作；（4）負責組織參加投標、澄清、辦理授標、簽訂合同等商務事宜；（5）負責所有招投標文件的歸檔。（6）負責與總經理/溝通、確認需投標的信息，了解投標單位的真實意圖，如：招標單位對質量、工期、報價的期望及重視程度，以及公司主要競爭對手的情況。（7）負責招標文件購買、招標前3、資格預審和投標文件遞交、開標的工作。（8）負責投標價格最終定價的工作。（9）負責向招標單位遞交投標保證金并索取收據的工作。（10）負責追蹤投標情況、投標保證金追回等工作。2.各相關部門職責各相關部門按投標方案的責任分工完成工作。（1） 技術部準備相關技術文件并按要求編寫，同時提供投標文件中所需的技術資料；（2） 市場部提供投標文件所需的公司基本情況等資料；（3） 財務部提供公司相關財務數據、統計報表、投標保函以及資信證明等文件。（4） 其它部門根據招標文件要求提供相關文件。3.市場部職責（2）（1）負責商務標書的制作、商務標書與技術標書的整合、打印、裝訂、密封等；（2）負責項目投標文件的編制、4、打印、裝訂、封標等工作；（3）負責協助公司投標保證金（保函）申請工作（主要是流程辦理），總經理批準后，到財務部辦理付款手續；（4）負責投標保證金借款單的復印件管理；（5）負責最終投標報價清單的編制、投標單價分析的工作；（6）負責商務標內容的編制；（7）負責投標文件封標前的審核工作；（8）參加開標會議，并進行標后投標分析；（9）負責定期更新投標文件中的公司資料電子版內容；（10）負責向代理商或部門經理提供投標授權資質及其他相關支持；（11）負責投標技術方案的編寫；（12）負責最終投標清單的編制；4.市場部信息專員職責（1）及時搜集、更新、匯總行業招標信息；（2）與領導、分公司經理溝通，確認需投標5、的信息；（3）每日上報當日信息收集情況，并登記臺賬，格式（見附件）。5.技術部職責（1）負責招標文件中有關技術文件、技術方案的審查工作。（2）負責項目投標文件中技術標的編制工作。（3）協助投標技術澄清、資格比選、標后答疑、標后投標分析等工作。（4）負責提供招標文件中要求提供的技術參數等資料。（5）通過評審會議負責最終投標清單的確定；負責技術標書方案的可行性；（6）提供投標中需要的以往項目技術參考資料；（7）負責標書項目組織設計、整體運營方案的編制；（8）負責標書其他資料的提供；6.財務部職責協助完成投標保證金（或投標保函）、公司資信證明、財務報表、審計報告、銀行資信、銀行查證等內容的提供。7.6、市場部經理職責（1）負責購買標書、遞交投標保證金的審批工作。（2）監控投標工作，分析外部環境，負責定標。第四條 投標流程1.原則為最大限度的發揮、利用公司的各種有限資源，投標計劃要經過慎重的可行性分析后進行。各相關部門分析參加投標項目的可行性，總經理確認，投標項目確認后方可進行投標工作。2.參加投標的條件：（應同時滿足以下條件）（1）公司能滿足招標書中提出的資格條件（包含資質條件）及技術條件；（2）參加投標的服務內容應符合招標書中要求；（3）經主管領導批準參加的投標的項目。3.招標信息的獲取：市場部通過以下途徑獲取招標信息：（1）通過網絡搜尋招標方正式發布的招標通告；（2）接收由招標方發出的招7、標邀請函；（3）可通過各種公開媒體，如招標與市場雜志、電子信箱及互聯網等各種途徑獲取并跟蹤招標信息；（4）市場部應跟蹤國家的中、遠期及近期招投標政策信息；（5）走訪客戶了解的招標信息；（6）其他渠道獲得的招標信息。4.投標信息的評審和確認（1）市場部獲取投標信息后當日內進行評審，需要時可組織會議評審，形成評審意見；（2）市場部將評審意見報總經理，經總經理確認并批準立項后，組織進行投標工作。5.建立完善的信息管理系統（1）在已知將對某項目進行投標時，即對確定投標的項目進行信息跟蹤；（2）信息跟蹤要確定專人負責進行，通過網絡、電話等多種途徑積極主動的與招標代理、甲方單位進行有效的溝通，以獲取對投標8、報價、文件編制有利的信息。（3）公司投標工作，應在市場部、各部門充分進行信息收集、市場調研的前提下，堅持守法、講求信用的原則，以技術水平、管理水平和社會信譽開展競爭。（4）公司投標的管理工作，按項目的具體情況，分別由公司市場部和各部門負責。（5）公司的投標工作，受國家法律的保護和約束，有關主管部門應加強對投標活動的監督管理，杜絕一切違法行為。（6）各部門應積極配合市場部工作。要主動的展開市場開發人員的培養工作，為下一步部門具備自主投標能力做好人才儲備。6.投標前的準備工作市場部負責投標前的各項準備工作：（1）按招標通告及時購買標書文件；（2）組織召開招標工作會議，確定招標工作小組成員；（3）制9、定招標工作實施方案，以標書完成表形式確定各相關部門工作內容，完成時間及責任人。7.申請投標審批各部門人員得到招投標信息，應與市場部聯系認定其可行并開始準備進行投標活動后，必須填寫投標申請表（附后）并上報市場部領導審核。在確定有能力、有可能時再登記并購買標書、文件。8.購買招標文件營銷人員按招標文件要求購買招標書，并應從多渠道獲得并反饋信息，包括概算，競爭對手情況等，以指導投標書的制作。9.投標項目的建立（1）市場部投標專員接到招標文件/資格預審公告后，投標專員負責了解招標項目的具體情況，并將招標文件交給市場部初步審核（內容包括：擬投標項目概況、時間要求、投標保證金、付款條件等等），遞交總經理批10、準投標；（2）需參加的投標項目由市場部投標專員安排招標文件/資格預審文件的購買；（3）購買招標文件所需公司資質等文件（原件）由市場部人員到財務部部辦理借用手續，并保證及時歸還。10.需財務部辦理內容市場部取得招標文件后，根據招標文件要求，把需財務部辦理內容提交給財務部，財務部在規定的時間內完成相關工作，如：投標保證金；銀行資信證明；銀行查證證明；公司財務狀況；審計報告。11.投標工作會議（1）由市場部根據招標文件內容判定是否需要召開投標工作會議并組織整個投標會議。（2）由市場部對招標文件的內容（商務文件、技術文件）做重點介紹；明確投標項目的時間安排；明確投標專員、投標授權人；確定投標項目編制人11、員、技術人員、審核人員及相關職責；技術重點、難點問題的討論；確定技術文件的完成時間；（3）對招標文件進行商務、技術條款的評審，市場部組織相關人員以會議形式討論評審的內容，到場人員不發表意見視為同意投標方案。會議內容在投標會議紀要中記錄，會議主要討論決定的內容：a.公司是否能滿足招標文件中要求的技術和商務方面的要求；b.投標產品是否滿足招標文件需求；12.其它要求（1）市場部負責收集投標過程中各部門需澄清的問題，如：商務問題、報價問題和技術問題，書面匯總后向招標單位發傳真或郵件，并追蹤確認招標單位的回復；（2）招標單位發來的標前會議紀要、補遺書、澄清文件等，由市場部負責發放到相關人員手中，保證相12、關人員手中文件的有效性；13.投標文件的編制（1）市場部按招標文件和投標方案的要求組織、協調招標文件編制工作并形成正式投標文件(投標書)。（2）各相關部門嚴格按照時間進度要求依據投標方案進行投標文件的收集、編寫，經審核定稿后報送市場部。（3）投標文件由項目負責人組織編制（包括商務、技術兩大部分）。（4）被指定項目負責人應取得公司委托，獲得法人授權及需要合作的其他制造廠商的授權。授權書必須由法人代表本人簽字，并加蓋公章，如果法人中途變更，應及時說明并重新辦理委托手續。授權范圍必須明確。（5）商務文件的編寫要求：a.投標書要統一編號，投標書編號應由在收到投標申請表時根據投標書編號規定提供唯一編號。13、b.應按招標文件中對分的要求逐項編寫。c.招標文件如無要求或要求不明確，可參照提供的招標文件的規范文樣本填寫。（6）技術文件編寫要求：a.根據招標及評標要求編寫；b.能達到的指標盡量全面響應招標技術文件要求的各項指標；c.充分顯示業務的優勢；d.提供充分的證明資料、證明所敘述的各項性能指標的文件完全真實可靠；e.標書中特殊要求應根據實際情況盡量滿足；14.投標文件的匯總、審核、裝訂市場部對招標文件定稿進行匯總，形成投標文件正式稿，經市場部經理審閱同意后進行復印裝訂。（1）投標文件的要求各部門應當按照招標文件的要求編制投標文件，投標文件應當對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應、對產品有關性能14、技術參數和質量指標要求的表達應當全面真實，不得遺漏或隱瞞。（2）投標文件的審核投標文件在遞交前由須經過市場部內部人員互審，市場部、負責人、技術部技術負責人審核，每個環節必須有相關的書面記錄并予以保存。（3）文件裝訂和密封a.市場部所有投標編制人員負責整個投標文件的裝訂、密封工作；b.開標后，如有問題澄清，在接到澄清文件后，由市場部將需澄清問題發給相關人員，由市場部組織相關人員編制澄清文件，直至招標單位滿意。15.投標經總經理批準并授權后，由市場部指派專人，按招標標書規定的投標截止時間，攜帶投標文件遞交到指定地點，參加投標并出席開標儀式。16.投標過程注意事項（1）標書編制的基本依據如下：a.15、合同文件，包括投標須知，合同條款，投標書，履約保函格式等。b.技術規范，包括法律法規的有關規定，評定標準，計價規則、結算辦法及要求。c.招標單位對投標文件做出的補充說明、勘誤、澄清或局部修正（與招標文件具有同等的法律效力）。（2）屬于下列情況之一者，將作為廢標處理：a.投標書未密封；b.投標書未加蓋本單位公章及未經法定代表人簽字；c.投標書未按招標文件規定的格式、內容和要求填寫；d.投標書字跡潦草、模糊、無法辨認；e.投標者在一份投標書中，對同一個項目報有兩個或多個報價。f.投標者遞交兩份或多份內容不同的投標書，未書面聲明哪一個有效。g.投標者未經招標單位同意，不參加開標儀式；h.投標者未能按16、要求提交投標保函。市場部應領導各部門根據上述條款嚴格進行投標文件報送前的符合性審查，出現任何上述責任事故導致廢標都將追究當事人的責任。（3）評標a.評標工作由招標單位主持，由有關咨詢機構和經濟專家等成立的評標委員會或評標小組。評標委員會或評標小組完成評標報告后，由招標單位向中標者發出中標通知書，同時將評標報告按項目隸屬關系向上級主管部門報送核備。b.市場部要依據“報價合理、方案可行、保證質量”的原則領導各部門做好投標文件。c.市場部應根據上述原則就投標書的主要內容和公司的信譽品牌等，領導各部門展開積極的公關活動。確保投標文件獲得全面、公正的評定或評分。d.評標過程中，評標委員會可分別請投標者就17、投標書的有關問題提供補充說明和有關資料，標書科應做出書面答復。補充說明和有關資料將作為投標書的組成部分。e .評標定標一般采用無記名投票的辦法，有時也采用打分制辦法，無論投票或打分，都將在委員會或小組成員對投標文件和投標書充分討論和評議后進行。市場部應領導各部門在已完和在建過程中樹立良好的企業形象、持久的品牌、過人的業內信譽。這些將直接影響評標委員會或小組成員對投標文件和投標書的評定。f.市場部及各部門不得向評標委員會或評標小組成員行賄，不得泄漏公司報價情況。g.開標儀式后，一般在15天內完成評標定標工作，并由招標單位發出中標通知書并抄知所有投標者。大型項目的評標定標工作最多不超過40天。市場18、部、各部門應及時跟蹤了解情況，以利于公司盡快做出管道或安裝指導的組織準備。17.簽訂合同（1）在收到招標人發出的中標通知書后，由市場部指定專人按照中標通知的要求到達指定的時間和地點簽署合同。（2）市場部按授標通知辦理授標有關事宜。（3）合同簽訂按照合同管理辦法執行。（4）合同由經授權的公司代表代表公司與買方簽訂供貨合同(協議)。（5）市場部接到中標通知書后，一般在15天內與招標單位簽訂承包合同。簽訂合同的唯一依據是招標文件、投標書及有效的補充文件和信函。（6）簽訂承包合同時，公司財務部辦理由開戶銀行出具的履約保證金證書（簡稱“保函”）。合同履行后，保函金額應予收回。18.投標文件歸檔市場部負責19、于開標結果公示后將所有與投標有關的文件資料整理并歸檔。（1）保證投標的保密性a.嚴格對本部門的資料保密，未經本部門負責人以上人員同意，不得將本部門資料向外泄露。b.重要資料（量清單，招標文件，邀請書，資料領取清單，交費收據，外聯單位聯系方式及相關資料記錄等）上鎖保管。外發郵件及資料要做好登記。2保證封標的嚴謹性a.在領導招標文件后即仔細閱讀、分析，將招標文件中有關投標文件無效或作廢的條件進行匯總，打印出來進行分發確保投標小組成員人手一份。以免在開標時被判為無效標書而“廢標”。b.投標部門成員對投標文件進行互檢，對填報文件應反復校對，保證投標文件完整無缺，報價計算分項匯總均無錯誤。c.嚴格按照招20、標文件的有關規定簽字、蓋章、密封，并按規定的時間準時遞交，切忌因人為疏忽而成為“廢標”。d.投標文件封標前，要保證有二人以上人員校對審核，確定無誤后才封標。e.投標前，嚴格檢查所要涉及參加投標的人員是否到位，所需提交證件原件是否齊備。19.投標文件的總結和評價（1）.每個投標過程結束后一周內，市場部投標專員負責了解招標單位對公司投標文件的評價；（2）投標結果確定后，市場部組織相關人員對投標結果進行分析，便于市場部、技術部了解竟爭對手價格、技術。20.投標項目的終止（1）投標保證金退回公司后，由市場部、市場部組織相關人員登記存檔；（2）市場部負責投標文件的存檔工作，至少包括以下內容：a .招標資21、料，包括招標文件（含商務和技術）、補遺書等；b.投標資料，包括投標文件（含商務和技術）、澄清文件等；c.所有與投標有關聯的電子文檔，包括招標文件（如有）、商務文件、技術文件等。五、管理規定1.糾紛處理在合同執行過程中，如有關各方發生爭議或糾紛，應按照合同及有關法律法規的規定協調解決。如協調不成，可由上級主管部門予以調解。調解不成時，可申請所在地仲裁機關仲裁，也可直接向法院起訴。2.法律顧問市場部將擬簽署的合同文本會同審計部法律事務專員或公司法律顧問及時審核，為公司維護自身利益做出充分準備。3.保密責任所有參與投標人員嚴禁泄漏與投標有關的任何商務和技術(如投標報價，技術應答等)秘密。相關保密規定22、按照公司保密管理制度執行。4.監查與考核（1）公司總經理對投標工作進行監督，市場部總經理對投標工作進度進行日常檢查。（2）凡在投標工作中未按本制度辦理，影響投標工作質量和效果者，公司將視情節給予相關責任人進行處罰。5. 考核投標工作是公司創業績的主要途徑，相關部門一定要密切配合投標工作，如出現不配合的情況、由市場部申請，總經理和總經理審批，對責任人進行10005000元的處罰。6.對未按本制度規定執行的，處罰責任人1000元/次。六、附則1.本制度未盡事宜由市場部負責解釋。2.本制度由總經理批準后實施。附表1：（招標信息匯總表）常用招標信息記錄匯總表序號時間招標網站本月瀏覽有價值的招標信息共計（條）符合我司招標信息（條）不符合我司投標標書本月已投標（條）棄標原因負責人備注1中國采招網2 千里馬招標網3復星4中國移動b2b招標網5中國移動眾包網站6中國聯通采購與招標網附件2：（招投標信息登記表）商務部招投標信息日期招標信息今日共搜索有價值的招標信息符合我司招標信息（條）是否投標棄標原因負責人附件3：（招投標信息日報表）招標信息記錄匯總日報表時間本月瀏覽有價值的招標信息共計（條）符合我司招標信息（條）不符合我司投標標書棄標原因負責人備注