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1、建筑公司企業(yè)檔案管理制度附歸檔認(rèn)可書(shū)編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一章 總則第一條 為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司的工程施工檔案、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案經(jīng)營(yíng)檔案的管理，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)對(duì)外開(kāi)拓等方面的作用，使其歸檔的材料更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。第二條 本制度適用于各二級(jí)機(jī)構(gòu)、公司總部各部門(mén)、各項(xiàng)目部。第三條 工程施工檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、經(jīng)營(yíng)檔案管理是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分。各單位應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和本制度的要求，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，認(rèn)真履行各自職責(zé)，確保檔案資料的完2、整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。第二章 歸檔管理第四條 各二級(jí)機(jī)構(gòu)、各項(xiàng)目資料員負(fù)責(zé)本單位、本項(xiàng)目的文件材料的收集、整理、立卷工作，收集的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第五條 歸檔材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的有關(guān)管理程序和工作計(jì)劃、列入有關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，并與公司、部門(mén)、項(xiàng)目和員工個(gè)人的績(jī)效考核掛鉤。第六條 各二級(jí)機(jī)構(gòu)必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作，要配置檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案資料，保證檔案資料安全的設(shè)備和庫(kù)房。第七條 項(xiàng)目檔案管理工作必須與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，項(xiàng)目承接時(shí)及時(shí)進(jìn)行文件材料的積累，整理和審查，項(xiàng)目建設(shè)中，隨時(shí)作好文件材料的形成，收集，3、整理、歸檔和保管、項(xiàng)目竣工后，完成文件的歸檔和驗(yàn)收第八條 各二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)在項(xiàng)目開(kāi)工前，要及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)放工程項(xiàng)目檔案管理備案登記表，在工程竣工后及時(shí)發(fā)放工程項(xiàng)目檔案歸檔通知書(shū)，提出檔案歸檔的具體要求。第九條 各項(xiàng)目要及時(shí)做好檔案資料的收集和積累工作，項(xiàng)目各部門(mén)、各工種、和工序的生產(chǎn)管理人員，技術(shù)管理人員、施工人員主動(dòng)向項(xiàng)目資料人員移交已承辦完畢和已完工種、工序的工程資料，不得借故拖延或私自留存。第十條 工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，要及時(shí)報(bào)請(qǐng)上一級(jí)管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具工程項(xiàng)目檔案歸檔認(rèn)可書(shū)，未取得工程項(xiàng)目檔案歸檔認(rèn)可書(shū)，財(cái)務(wù)部及相關(guān)部門(mén)暫不能辦理項(xiàng)目最終兌現(xiàn)。4、第三章 歸檔的范圍第十一條 凡記載工程建設(shè)主要過(guò)程與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動(dòng)，具有保存和查考價(jià)值的各種文件材料，與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的主要活動(dòng)，具有保存和查考價(jià)值的各種文件材料均應(yīng)收集、整理、歸檔。第十二條 各項(xiàng)目工程施工檔案、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案文件材料在向公司歸檔時(shí)，仍執(zhí)行總公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/2001-92工程施工、基本建設(shè)、機(jī)械設(shè)備文件材料歸檔范圍與組卷排列標(biāo)準(zhǔn)。（經(jīng)營(yíng)檔案的歸檔范圍見(jiàn)附件）第四章 歸檔時(shí)間第十三條 市內(nèi)各項(xiàng)目的工程項(xiàng)目文件材料在送市質(zhì)檢站評(píng)定等級(jí)后，將工程文件材料在30天內(nèi)按公司綜合檔案室歸檔要求進(jìn)行歸檔。屬基建檔案在審查完后20天內(nèi)向檔案室歸檔，各單位、各部門(mén)不得5、隨意超過(guò)歸檔時(shí)間要求。第十四條 長(zhǎng)沙市以外的工程項(xiàng)目資料員在收集、整理工程文件材料時(shí)應(yīng)按照地方質(zhì)監(jiān)部門(mén)或檔案部門(mén)的要求執(zhí)行，送交地方質(zhì)檢部門(mén)評(píng)定質(zhì)量等級(jí)后及時(shí)將工程材料送回公司檔案室歸檔（省內(nèi)30天以內(nèi)，省外50天以內(nèi)，以質(zhì)量評(píng)定單上的日期推算），以防止檔案長(zhǎng)時(shí)間放在項(xiàng)目上，使檔案受到損壞和丟失。第十五條 各區(qū)域性分公司的基建工程文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作均按照上述有關(guān)條款執(zhí)行，將整理、裝訂成冊(cè)的基建檔案經(jīng)公司有關(guān)部門(mén)審查后20天內(nèi)向公司檔案室歸檔。第十六條 經(jīng)營(yíng)檔案由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部整理歸檔后進(jìn)行一年一次的移交（包括外地工程）。第五章 歸檔要求第十七條 向公司歸檔的檔案材料都應(yīng)收集齊全，完6、整、排列有序，以文件材料形成的時(shí)間先后順序排列。編頁(yè)號(hào)用鉛筆在有文字的下面的右下角，背面的左下角，圖紙編在背面的左下角，去掉所有的金屬物，紙張大小要裁剪一致，裝訂邊不能太窄，裝訂要整齊、牢靠，文字材料及卷內(nèi)目錄表、備考表應(yīng)用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書(shū)寫(xiě)，以保證檔案的質(zhì)量和檔案的使用壽命。第十八條 長(zhǎng)沙市內(nèi)工程項(xiàng)目使用的卷內(nèi)文件目錄和備考表由公司綜合檔案室提供或自行在檔案館購(gòu)買(mǎi)，不能擅自在外購(gòu)買(mǎi)不符合要求的檔案用品，市外工程項(xiàng)目使用的卷內(nèi)目錄、備考表一律在當(dāng)?shù)貦n案館購(gòu)買(mǎi)。第十九條 設(shè)備檔案由公司企管部按歸檔要求整理歸檔第二十條 工程檔案中除施工日志是短期保存外，其余材料均作長(zhǎng)期保存，基本建設(shè)檔案中除施7、工日志、臨建工程文件短期保存外，其余的材料均作為永久保存。設(shè)備檔案、經(jīng)營(yíng)檔案的保管期限（詳見(jiàn)附件）。第二十一條 公司綜合檔案室在接收檔案時(shí)要認(rèn)真進(jìn)行審查，對(duì)不符合要求的要退回限期整改。 第二十二條 工程施工檔案、基本建設(shè)施工檔案、設(shè)備檔案、經(jīng)營(yíng)檔案在移交的各個(gè)環(huán)節(jié)上都應(yīng)辦理交接手續(xù)，一式兩份，交接雙方簽字，各執(zhí)一份，以掌握文件材料的去向及交接時(shí)間。第二十三條 設(shè)立檔案分室的各區(qū)域性分公司，應(yīng)嚴(yán)格按照上述條款規(guī)定督促各項(xiàng)目竣工后及時(shí)將工程文件材料歸檔，并制定相關(guān)的保管措施，以便日后統(tǒng)一移交公司檔案室保存。第六章 附 則第二十四條 本制度發(fā)放范圍：公司各領(lǐng)導(dǎo)、司屬各單位、各項(xiàng)目、工程技術(shù)部、質(zhì)量安8、全部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部。第二十五條 本制度自印發(fā)之日起施行。附件1：工程施工檔案歸檔范圍附件2：經(jīng)營(yíng)檔案歸檔范圍與保管期限附件3：工程項(xiàng)目檔案管理備案登記表附件4：工程項(xiàng)目檔案歸檔通知書(shū)附件5: 工程項(xiàng)目檔案歸檔認(rèn)可書(shū)附件1工程施工檔案歸檔范圍 一、經(jīng)營(yíng)管理文件 1、施工許可證； 2、營(yíng)業(yè)執(zhí)照； 3、稅務(wù)登記證； 4、勞務(wù)登記證；5、臨時(shí)戶口登記表；6、工程招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件；7、工程協(xié)議、合同（包括項(xiàng)目經(jīng)理與企業(yè)法人，與項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，與分包單位和勞務(wù)提供單位，與材料、構(gòu)件供貨單位，與機(jī)械設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料的租賃部門(mén)以及與社會(huì)上 有關(guān)部門(mén)簽定的各類(lèi)協(xié)議、合同等）；8、施工圖預(yù)算、結(jié)算、設(shè)計(jì)9、慨算資料；9、成本核算、經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析資料；10、施工統(tǒng)計(jì)資料9綜合、匯總性統(tǒng)計(jì)和臺(tái)帳）；11、施工進(jìn)度計(jì)劃表；12、工程質(zhì)量、安全事故的報(bào)告、調(diào)查、分析材料及處理意見(jiàn)；13、在技術(shù)改造過(guò)程中形成的有關(guān)文件材料14、新材料、新工藝、新設(shè)備、新技術(shù)在工程施工中推廣使用的有關(guān)文件材料；15、施工過(guò)程中的大事記；16、項(xiàng)目經(jīng)理部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人事任免文件；17、項(xiàng)目經(jīng)理部制訂的各種規(guī)章制度、實(shí)施制度，綜合性工作總結(jié)及重要會(huì)議記錄、紀(jì)要；18、在勞動(dòng)工資、計(jì)劃外用工、勞務(wù)使用管理方面形成的文件材料；19、工程創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)中形成的重要文件材料；20、有關(guān)工程項(xiàng)目索賠文件；21、涉外工程考察報(bào)告；22、外10、商提供的國(guó)外材料價(jià)格表；23、與外商有關(guān)工程項(xiàng)目談判記錄；24、與外商有關(guān)工程項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理方面的重要函件；25、與外商經(jīng)營(yíng)活動(dòng)總結(jié)。二、工程施工文件詳見(jiàn)總公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工程施工、基本建設(shè)、機(jī)械設(shè)備文件材料歸檔范圍與組卷排列標(biāo)準(zhǔn)（/01-92）三、聲像資料1、 黨和國(guó)家、?。ú浚?、市等領(lǐng)導(dǎo)視察工程的照片、底片、錄音錄象；2、 施工進(jìn)度照片、底片；3、 施工技術(shù)照片、底片、錄象；4、 重點(diǎn)工程洽談、簽約、開(kāi)竣工典禮照片、底片、錄象，一般工程竣工驗(yàn)收照片、底片；5、 質(zhì)量事故、安全事故處理照片、底片、錄象；6、 技術(shù)鑒定會(huì)照片、底片、錄象；7、 工程評(píng)優(yōu)報(bào)獎(jiǎng)宣傳錄象；8、 其他按照*建筑工程總公司聲像11、檔案管理規(guī)范規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的聲像材料。四、榮譽(yù)實(shí)物檔案1、 榮獲國(guó)家、省、部、市、總公司以上優(yōu)質(zhì)工程等榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)的各類(lèi)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌等；2、 工程項(xiàng)目建設(shè)中使用的各種印章。附件2 工程經(jīng)營(yíng)檔案材料歸檔范圍及保管期限序號(hào)條 款 名 稱(chēng)保管期限1建設(shè)單位的工程招標(biāo)和本企業(yè)的報(bào)價(jià)投標(biāo)書(shū)等文件材料永久2中標(biāo)、承包工程的施工合同、協(xié)議書(shū)永久3工程預(yù)決算書(shū)、單位工程經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析的文件材料長(zhǎng)期4工程成本核算長(zhǎng)期5重大工程前期考察報(bào)告短期設(shè)備儀器文件材料保管期限表序號(hào)條款名稱(chēng)保管期限1設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、購(gòu)置合同、重要設(shè)備購(gòu)置論證報(bào)告及批準(zhǔn)文件。 長(zhǎng)期2機(jī)械設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、圖紙、合格證、出廠檢驗(yàn)文12、件、裝箱單、隋機(jī)文件、備件、工具清單及其他隨即文件長(zhǎng)期3設(shè)備安裝工藝規(guī)程、安裝基礎(chǔ)圖、平面布置圖、電器圖長(zhǎng)期4設(shè)備安裝隱蔽工程檢查記錄，試車(chē)、調(diào)試記錄長(zhǎng)期5精度檢查記錄、性能鑒定文件、安裝驗(yàn)收文件長(zhǎng)期6固定資產(chǎn)卡片、現(xiàn)使用單位辦理的隨機(jī)文件、備件、工具移交清單長(zhǎng)期7新購(gòu)或大修的大中型設(shè)備的試運(yùn)轉(zhuǎn)走合期及使用過(guò)程中的運(yùn)行記錄長(zhǎng)期8大中修記錄及重點(diǎn)部位修理記錄（包括修理過(guò)程記錄、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪的圖紙、使用材料、易損件更換明細(xì)表及修理尺寸、結(jié)算單）長(zhǎng)期9大修精度檢驗(yàn)記錄及驗(yàn)收單長(zhǎng)期10技術(shù)改造申請(qǐng)報(bào)告與審批文件、修改部分的圖紙計(jì)算書(shū)長(zhǎng)期11設(shè)備改造后的檢驗(yàn)記錄、鑒定驗(yàn)收文件長(zhǎng)期12機(jī)械設(shè)備事故調(diào)查、處理材13、料與批復(fù)文件長(zhǎng)期13引進(jìn)國(guó)外設(shè)備的商檢、索賠及談判文件長(zhǎng)期14機(jī)械設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)報(bào)告與審批文件長(zhǎng)期15上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)的各類(lèi)機(jī)械設(shè)備年報(bào)表長(zhǎng)期16公司設(shè)備部門(mén)起草制定長(zhǎng)期執(zhí)行的文件、通知制度等長(zhǎng)期17設(shè)備管理工作年度總結(jié)、計(jì)劃長(zhǎng)期18年度表彰設(shè)備系統(tǒng)先進(jìn)集體、個(gè)人及其他事件的材料長(zhǎng)期19上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)長(zhǎng)期執(zhí)行的規(guī)定、制度、制度等長(zhǎng)期20上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)的各類(lèi)機(jī)械設(shè)備月、季報(bào)表短期21設(shè)備檢查簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)短期22設(shè)備部門(mén)起草制定的短期執(zhí)行文件、通知、制度等短期23上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的重要會(huì)議記錄短期附件3 工程項(xiàng)目檔案管理備案登記表項(xiàng)目名稱(chēng)施工單位工程地點(diǎn)郵 編開(kāi)工日期竣工日期工程造價(jià)萬(wàn)元建筑面積結(jié)14、構(gòu)類(lèi)型層 數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理聯(lián)系電話電子信箱項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話電子信箱項(xiàng)目資料員聯(lián)系電話電子信箱設(shè)計(jì)單位建設(shè)單位監(jiān)理單位備注附件4工程項(xiàng)目檔案歸檔通知書(shū) ： 由你單位施工的 工程已列入歸檔范圍，請(qǐng)按照有關(guān)歸檔要求，將該工程項(xiàng)目的檔案文件（原件）進(jìn)行整理，排列組卷、編目裝訂后，于工程項(xiàng)目竣工三個(gè)月內(nèi)交上一級(jí)檔案管理部門(mén)審核評(píng)定后移交綜合檔案室。 檔案管理部門(mén)（蓋章）年 月 日附件5工程項(xiàng)目檔案歸檔認(rèn)可書(shū)單位：工程名稱(chēng)開(kāi)工日期工程地點(diǎn)竣工日期工程檔案總數(shù) 卷（冊(cè)）圖紙張數(shù)檔案移交單位歸檔責(zé)任人項(xiàng)目經(jīng)理部審核意見(jiàn)簽字 年 月 日工程管理部門(mén)審核意見(jiàn)簽字 年 月 日檔案管理部門(mén)審核意見(jiàn)簽字 年 月 日備 注