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1、建筑有限公司施工工程部文件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程部文件管理制度為了規范施工工程部文件管理，理順各類文件的收集、整理和歸檔職責，做到文件往來清晰有據、檢索方便、可追朔性強，特制訂工程部文件管理制度。一、項目文件分類及收集歸檔分工序號文件分類收集整理歸檔(標識編目保管）備注1總承包人項目規劃文件資料員資料員2合同協議類文件資料員資料員3總分包資質備案文件施工員(組)資料員4計劃進展類文件計劃員資料員5工程日志施工員(組)資料員6會議紀要資料員資料員紀要簽發、簽收、傳閱7申請/報告類文件資料員資料員2、批復文件8工作聯系單/備忘錄類文件資料員資料員9總包通知資料員資料員回復文件10造價費用文件造價員(師)資料員11安全管理文件安全員(組)資料員12現場采購文件材料員(組)資料員13圖紙資料員資料員14施工文件施工員(組)資料員匯總、統計15竣工驗收文件施工經理資料員16文件收/發放記錄資料員資料員二、項目文件分類說明1、總承包人項目規劃文件。包括：施工全過程管理實施規劃、項目協調程序、質量計劃、安全/HSE管理規劃、進度控制要求等。這類文件由工程部各職能組或專業技術人員根據項目情況編制，內部審核后報業主確認，作為項目指導控制類文件。2、合同協議類文件。包括：總承包合同、分包施工合同、補充協議3、紀要。3、總分包資質備案文件。包括：分包資格報審、現場管理體系核查。該類文件需要向業主/監理報審。4、計劃進展類文件。包括：（1）、開工報告。包括總承包商向業主/監理提交的開工報告及分包商向總承包商提交的開工報告。開工報告是確定工期、合同履行的重要依據。（2）、施工總進度計劃，季、月計劃和三周滾動進度計劃，上述進度計劃報審表。（3）、工程暫停/復工令，工程延期審批。（4）、項目施工（月）進展報告。5、工程施工日志。工程施工日志由各職能組負責人組織每日編寫，施工經理負責督促檢查，按月匯集成冊后交項目秘書歸檔。工程施工日志表格使用項目所在地要求的通用表格。6、會議紀要。按照管理關系和形成紀要方可4、按以下分別存放、歸檔。業主/總包會議紀要，紀要由業主方形成。總包/業主會議紀要，紀要由總包方形成。監理/總包會議紀要，紀要由監理方形成。總包/分包會議紀要，紀要由總包方形成。其他，紀要由組織方形成。紀要應由現場負責人統一簽發，項目秘書收集保管。7、申請/報告類文件。主要是對業主、監理、質量監督站、檢測組織等形成的文件。跟蹤該類文件的審批、回復，文件存放需要閉合。8、工作聯系單/工程備忘錄類文件。按照管理關系和形成文件方，可按以下分別存放、歸檔。跟蹤該類文件的審批、回復，文件存放需要閉合。（1）、總包/業主工作聯系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（2）、總包/分包工作聯系單/工程備忘錄，文件由5、總包方形成。（3）、總包與其他相關方的工作聯系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（4）、分包/總包工作聯系單/工程備忘錄，文件由分包方形成。9、總包通知。對施工分包商/設備材料供應商的指令性管理文件，由項目經理/施工經理統一簽發，必須有分包商的回復文件，文件存放需要閉合。10、造價費用控制文件。應由造價員(師)組織整理，包括對業主的資金計劃、付款申請及審批，對分包商的進度款審批，變更費用控制文件，竣工結算。其中現場簽證、報價確認單等與施工管理密切相關工作。11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下：（1）、總包人安全管理規劃、技術指導文件，管理要求。（2）、分包人安全資質、人員資格資6、料備案審查文件。（3）、安全專項技術指導文件及報審文件。（4）、總包人現場核查記錄文件。（5）、總包人內部人員培訓文件。（6）、總包人安全檢查文件。（7）、總包人安全管理總結文件。12、現場采購文件。應由采購組整理，還需及時將業主采購的設備/構配件/材料的質量保證資料，做詳細統計，以備工程驗收需要。13、圖紙。除按合同要求向有關方提供的施工圖紙外，工程工程部現場應至少保存兩套完整的施工圖紙，由項目資料員按專業統一編目保管。圖紙原則上不外借，內部借閱需報項目經理批準，并辦理借閱手續。借閱人對所借圖紙的完整性、安全性負責。14、現場施工文件。包括：(1)、綜合部分（施工組負責整理、匯總）。包括：A7、設計交底、圖紙會審，設計變更、洽商。按照專業分類，編制資料統計表，標明專業、已發單位。B、施工組織設計、施工組織技術指導文件及審批文件。編制資料統計表，標明專業、分包單位。C、設備/構件/材料報驗資料。包括：報驗申請表、數量清單、質量證明文件及復試報告。編制資料統計表，標明專業、涉及部位、采購單位、數量清單、質量證明文件及復試報告份數。業主采購設備/構件/材料的資料按前述“12”執行。（2）、土建（建筑與結構）工程部分：包括測量定位資料、地基資料、施工試驗記錄、隱蔽工程檢查記錄、施工記錄、質量檢驗記錄、質量事故處理記錄等。由各專業組形成整理、專業組負責人審核、施工組匯總。當為分包項目時，分包8、人負責按照要求形成整理，總包專業負責人審核、施工組匯總。（3）、安裝工程部分：包括非標設備(件)制安、工業設備、工業管道、電氣裝置、自動化儀表等安裝工程的質量檢驗及報驗表、質控表、中間交接表、隱藏工程檢查記錄、相關試驗檢測記錄等。由機電安裝組（或專業技術人員）形成整理、施工組匯總。當為分包項目時，分包人負責按照要求形成整理，總包專業負責人審核、施工組匯總。15、竣工驗收文件：包括竣工總結、竣工驗收記錄、工程交接證書等。由項目經理負責，施工組具體組織實施。16、文件收/發放記錄（包括圖紙發放記錄）。上述文件應按類別存放于按國家標準定制的檔案盒中，建立目錄統計，隨工程進展同步。工程竣工時，經相關人9、員檢查統計后形成最終卷內目錄，形成卷內備考表。同時在條件允許時應建立一套電子版檔案。三、項目文件形成和往來1、項目文件要以項目工程的特點、建筑工程資料管理規程、城建檔案管理要求、施工合同、造價管理要求以及甲方、監理的要求和現場的實際情況為依據形成。2、形成文件時一定要真實、及時。尤其是經濟簽證文件，原則上要堅持先簽證后施工。未及時簽證的，一定要在簽證事項發生后要求的時效內，補送簽證文件。技術性文件要同步工程進展及時收集整理歸檔。3、以工程部名義向外發送文件必須經過項目經理的簽發。要求外發文件：規范、文體一致、訴求明確、用詞準確、言之有物、有禮有據有節。4、當特殊情況下需要以總公司名義向業主、監10、理或其他相關部門和單位行文時，工程部先起草稿，經總公司領導審定后再行正式文。5、文件往來一般采用直接送達和掛號信兩種方式進行。直接送達時須收文方進行簽收。直接送達成本高或有可能拒收（簽）時采用掛號信寄發，寄發后須保存好存根（存根交資料員保管），以備用。6、工程部內部文件往來實行收發文本登記制度。收文方既要在發文方的發文本上簽收，又要在己方的收文本上登記。7、收發文登記要記錄序號、文件名稱、收發文方、收發日期、收發人等內容。登記要及時，以免漏記錯記。四、工程部發文管理1.工程部上報下發正式文件的權力集中工程部經理。工程部業務各部門或個人一律不得自行向上、向下發送正式文件。工程部上報下發的正式文件11、一律需加蓋工程部公章后方可生效。2.工程部業務部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置的均需工程部經理同意后方可加蓋工程部公章上報或下發，并由項目資料員登記臺帳。3.凡是以工程部名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。4.工程部下發文件主要用于：(1)公布工程部規章制度。(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件。(3)公布單位重大生產、技術、管理等工作的決定。(4)發布有關獎懲決定和通報。(5)其他有關重大事項。5.工程部上行文、外發文主要用于：對上級機關、總公司、業主、監理或設計院呈報工作計劃、請示報告、處理決定等。五、工程部收文管理1、12、文件的簽收：工程部外部文件均由工程部資料員負責登記簽收。工程部外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交工程部資料員進行登記、編號、存檔、建立臺帳。復印件供使用和傳閱。2、文件編號保管：工程部資料員簽收后應及時附上文件處理傳閱單，作分類登記編號、保管。3、文件閱批與分發：凡正式文件均需由工程部資料員及時送項目經理批示。按照批示，資料員區別對待文件傳閱和復印件分發。文件傳閱和復印件分發要及時送達有關人員或業務組，并履行相關手續。4、文件傳閱與催辦：傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密要求，對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交工程部資料員，閱批文件一般不得超過13、當天，閱后應簽名以示負責。工程部主要負責人如有“批示”、“擬辦意見”，工程部資料員應負責督促、提醒有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。六、項目文件立卷與歸檔（一）、文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統一分別由資料員負責歸檔：(1)上級機關來文，包括上級對工程部報告、申請的批復。(2)工程部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等。(3)各種例會記錄。(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等。(5)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料。(6)反14、映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品。(8)工程部向上級請示批復的文件及上報的有關材料。2.業務部分：各分部日常工作中形成的活動資料，由各業務組和各分部負責立卷歸檔。各分部要建立健全文件管理制度，分部文件由分部業務組統一管理。（二）、立卷要求1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議或涉及造價形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4.竣工驗收前，各業務組文件要按竣工驗收資料規范和城建檔案要求整理，交資料員統一歸檔。七、項目資料移交1、項目竣工初驗后，根據驗收意見全面整理竣工移交資料。2、送城市檔案館初驗移交資料，按檔案館意見現行整理。3、整理符合要求后，正式移交資料前必須事先報告總公司主要負責人，根據領導意見，掌握好移交時間。4、移交時必須取得移交證書。八、項目資料管理總結1、在項目經理主持下，召開資料員、專業技術人員和業務組長參加的項目資料管理總結會。2、總結教訓、傳承經驗。根據總結會精神和整個項目文件管理過程的得失由資料員寫成總結報告。廣州xx建筑工程有限公司xx年八月十八日