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1、建筑安裝公司企業標準編寫檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度一、總則（一）目的為維護公司檔案管理秩序，促進企業的生產經營，完善檔案管理，特制定本制度。（二）職責：1、對各類檔案在形成材料已難改變的情況下，主要采取預防措施，延長使用壽命。2、檔案保管要做到防潮、防水、防火、防塵、防霉、防蟲，防止有害氣體的侵蝕，防止機械磨損。3、檔案使用時，不要放在靠近陽光、易雨淋、受潮等處，禁止在陽光下閱讀檔案。4、檔案受潮后，禁止在陽光下曝曬，要在陰涼處晾干。5、檔案資料室溫濕度應保持恒定，防止忽高忽低，給檔案2、帶來不利影響。6、檔案資料室門窗要牢固，室內保持清潔通風，加強庫房設施，確保檔案安全無損。二、檔案管理（一）檔案借閱、復制為了進一步加強管理，充分利用檔案的信息資源，提高服務質量，保護公司利益和無形資產。1、凡本公司工作人員因工作需要借閱檔案資料時，須在借閱登記薄上填寫借閱的有關內容，方可借閱。2、外單位人員借閱檔案時，需持有單位介紹信，并注明借閱檔案范圍，經公司總經理同意后方可借閱。3、借閱人對借出的檔案資料應妥善保管，嚴防失密。借閱時嚴禁吸煙、臟污、損壞、拆毀、轉借。不準涂改、不準亂拆卷盒、不準亂翻無關資料。4、文書檔案資料按有關規定辦理借閱手續，必須將文件的年代、目錄號、案卷號、文件號、3、借閱期限填寫清楚，文書檔案一律不對外借閱。5、技術數據、前期工作資料、合同等一律不對外單位借。本公司內人員按規定辦理查閱手續。6、查閱財務、技術、人事等涉及公司生產經營情況檔案，須經公司總經理批準，如需要查閱、摘抄以上檔案材料，只限在檔案資料室中進行，不能帶出檔案室。7、公司黨支部、總經理辦公會等公司重要會議記錄，需分別經公司黨支部書記，總經理批準，只限在檔案室查閱指定范圍的記錄內容，不準外借。8、借閱數量及借閱限制（1）每人限借檔案5冊，資料5份，確因工作需要，可借單項工程資料一套。（2）所借檔案，資料的期限最長為1個月，到期后必須歸還，如確需繼續使用，必須辦理續借登記手續。9、檔案、資料、4、圖紙的復制（1）如特殊需要復制一般檔案時，必須填寫復制檔案材料處理單，由復制檔案的部、室領導在處理單上簽字，經管理人員報主管負責人同意后方可借出復制。（2）如工作需要復制資料，圖紙時，需持總經理簽批的申請單，經檔案管理員審查無誤后，方可復制。10、所借檔案、資料、圖紙無論到期與否，若公司生產經營需要時，檔案資料室有權調回，借者應予配合，不得以任何借口拒絕。11、職工工作調動離開本單位，在辦理有關手續時，應先將所借檔案、資料、圖紙全部歸還，沒有檔案管理人員簽字，不予以辦理調離等手續。12、職工在辦理離、退休手續時，應先辦理檔案、資料、圖紙清還手續，并經檔案管理員簽字確認，否則不預辦理離、退休手續5、。13、調離人員、離退休人員必須與檔案管理員辦理清還手續，不得擅自將檔案資料轉入其他職工名下。14、處罰辦法（1）管理人員應做好外借檔案定期催還工作。超過歸還時間一個月，仍不辦理續借手續的，從第二個月起，每超過一天，每份檔案資料罰款0.50元，圖紙1.00元，半年累計一次。由檔案資料室通過財務科從本人工資中扣除。（2）所借檔案資料、圖紙不得污損、撕毀。如遇上述情況，視損壞程度給予批評，并根據檔案資料、圖紙的重要性處以相應經濟罰款。（3）借閱人應妥善保管檔案資料、圖紙及基本資料，不準丟失，如丟失視情節輕重給予批評教育或政紀處分，或根據檔案資料、圖紙的重要性處以相應經濟罰款。（4）檔案資料、圖紙涉6、及產權與公司利益，屬公司十分重要的無形資產，應嚴格控制外流，嚴禁部、室、個人向外單位提供檔案資料。如有發現，應追究責任，視情節給予批評教育或政紀處分，或處以相應經濟罰款。（5）外單位人員利用我單位檔案資料、圖紙應實行有償服務。查閱、摘抄、復制按有關規定辦理，并由檔案資料室按規定接待處理。（二）檔案統計利用制度1、嚴格遵守統計法及其它有關統計工作規定，檔案資料統計做到準確、及時、科學。2、建立健全各種登記帳冊，對檔案收進、移出、整理、保管、鑒定、銷毀和提供利用等各項工作情況要及時登記。3、做好檔案和檔案工作的統計、調查和統計資料的收集、整理工作。4、定期對檔案統計資料進行分析研究，提供有價值的檔7、案統計資料，為公司生產經營和檔案工作服務。5、按照有關規定及時上報各種檔案統計資料。（三）檔案管理保密制度。1、檔案是公司的寶貴財富，是公司生產經營情況的匯總，為了保守公司生產經營的秘密，維護其安全和利益，保障公司生產經營工作順利進行，根據保密法有關規定，結合公司檔案工作的實際，制定本制度。2、檔案工作要嚴格遵守保密法，必須遵循既要堅持保密又要便于提供利用的原則。3、檔案管理員的要求：（1）檔案管理人員要認真學習、宣傳、貫徹執行檔案法和保密法，以此指導自己的工作和言行，要養成保密習慣，不該說的不說，不該問的不問，不該看的不看。（2）檔案管理人員要樹立保密觀念，增強保密意識，嚴守公司的秘密，不得8、隨意宣傳和泄密，帶頭按照檔案保密制度辦事，對違反保密制度的人和事要堅決抵制，并及時向領導反映。4、屬于保密范圍的檔案，應按規定范圍提供利用，不得擅自擴大查閱范圍。5、加強保密檔案的管理工作（1）保管保密檔案的檔案資料室門窗要堅固，并有防盜設施 。（2）檔案裝具要牢固嚴實。（3）檔案柜鑰匙要專柜保管。（4）要建立保密檔案安全檢查制度，一般每年年底進行。6、認真做好保密檔案的借閱工作。（1）借閱保密檔案，要嚴格遵守檔案借閱復制制度中有關批準規定。（2）借閱保密檔案，原則只能在檔案資料室閱覽，如因特殊情況需要外借者，應有嚴格的保密措施，必須經總經理批準，借閱時間不能超過7天。（3）查閱保密檔案，原則9、上不準摘抄、復制、翻印，如因工作特殊需要，須經總經理批準，并要限期收回。（4）查閱利用保密檔案的單位和個人，都有責任保守秘密，不得擴散、泄密，違反者根據情節輕重作出處理。（5）要建立借閱保密檔案登記制度，嚴格借閱手續，到期收回注銷，如若繼續使用，應按規定辦理續借手續。7、檔案管理部門負責人要定期對公司保密檔案的管理工作進行檢查，發現問題要及時解決。（四）檔案鑒定銷毀制度1、編寫檔案銷毀登記表和銷毀審批表（1）檔案管理人員應對已超過保管期限的檔案，提出存、毀初步意見，編寫檔案銷毀登記表。（2）經過鑒定，對確已失去保存價值的檔案，得出按期銷毀的結論后，在檔案銷毀登記表上填寫鑒定意見，并填寫檔案銷毀10、審批表。2、銷毀檔案的審核、批準（1）要銷毀的檔案，必須經公司總經理審核、批準后方可實施。（2）經審查不準銷毀的檔案仍需繼續保存，應當在檔案銷毀登記表上詳細注明。（3）銷毀不需要立卷歸檔的文書材料，由負責文檔紀要工作的人員填寫文件銷毀清單，經辦公室主任審查、批準后銷毀。3、對檔案材料的銷毀和監銷（1）銷毀檔案由公司辦公室負責執行。（2）銷毀檔案時，應指定專人監銷，監銷人和銷毀人均應在檔案銷毀審批表上簽名蓋章，以示負責。（3）經過批準銷毀的案卷，必須在案卷目錄，索引目錄和檔案臺帳上注明已銷毀字樣。（4）為了慎重起見，準備銷毀的檔案材料在公司領導批準后，還應繼續保留一段時間后再銷毀，以免造成損失，11、延期保存的時間從批準之日算起不得少于1年。（5）被批準銷毀的保密檔案，必須化為紙漿或焚毀，確保安全毀掉，不準出賣或做它用。（五）文書立卷歸檔制度1、凡上級和本單位的文件已辦理完畢的(包括會議記錄、各種報表)要隨時分別放入不同類目卷夾內保存。2、凡有保存價值的文件材料，必須收集齊全完整，方能立卷歸檔。3、凡屬歸檔的文件材料，個人不得據為已有或拒絕歸檔。4、在平時立卷的基礎上，到年終將全年文件收集齊全，本著保持文件之間的密切聯系，分門別類，分清年度、作者、價值，按照不同特征進行整理、立卷，卷內文件按標題、作者、時間排列，編寫文件張號、卷內目錄，并裝訂整齊美觀、填寫案卷封面。立卷單位、名稱一律用刻的12、專條印章，立成的案卷按照保管期限、部門、標題排列，編寫打印案卷目錄、全部目錄等，書寫字跡要工整、清晰、格式規范，本年度的文件要在第二年度3月份立歸檔結束。5、工程項目建設檔案，工程項目開始，檔案人員應注意收集前期文件材料，保持檔案的齊全、完整。6、工程項目竣工后，應及時將竣工資料移交檔案室。竣工圖紙要加蓋竣工章，資料收集齊全后，按分類大綱和保管期限進行分類、整理、立卷、歸檔，填寫案卷目錄、卷內目錄，裝訂整齊、美觀，按要求填寫案卷封面，標題簡明扼要，確切地反映卷內文件內容。7、凡歸檔的文件材料，一律不得出現鋼筆、圓珠筆、純藍墨水及其他不耐久的字跡。（六）會計檔案管理歸檔制度1、會計檔案管理歸檔范13、圍（1）會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、匯總憑證、其他會計憑證。（2）會計帳薄類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。（3）財務報告類：月度、季度、年度財務報告、包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。（4）其他類：銀行存款余額調度表、銀行對帳單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。2、會計檔案整理歸檔辦法（1）決算報告全年裝訂一冊。（2）總分類帳、現金日記帳、銀行存款日記帳屬訂本式，在存檔前要進行檢查，按時間順序編寫冊號。（3）活頁式分類明細帳按會計科目編號順序排列裝訂成一冊或若干冊。（4）會計憑證14、及單獨裝訂的原始憑證，必需分類整理，按月、按連續號順序裝訂，1月內如有多冊時，必須注明共有 * 冊字樣，裝訂后由財務負責人蓋章。3、所有會計檔案應在年度終了后3個月內進行清理檢查，會計檔案的整理過程中，如發現缺號丟失、損壞未修補、調閱未歸還，不得歸檔。4、每年形成的會計檔案，由財務部門保存一年，第二年3月底前移交公司檔案室，移交時，由財務部門編造移交清冊一式兩份，交接雙方蓋章后，分別保存。5、財務部門工作人員到檔案室查閱會計檔案，由檔案保管員負責進行登記查閱，公司其它部門和外單位需要查閱會計檔案，必須經公司總經理、財務材料部負責人批準方可借閱。6、會計檔案必須按財政部、國家檔案局財會字(19915、8)32文件規定的保管期限保管。7、防止霉爛、蟲柱、鼠咬，建立防火設施，防止火災發生，嚴格遵守安全保密制度，嚴防泄密、散失和銷毀。8、會計檔案按規定年限保管期滿后，需要銷毀時，由財務部門提出銷毀意見，填報銷毀清單，寫出申請銷毀報告，經公司總經理同意、批準后，由公司財務部門上報財政批準，方可銷毀。9、財務檔案必須用鐵柜存放，排列整齊、編號齊全。（七）照片、音像檔案管理制度1、照片、音像檔案必須按其載體特點進行有效管理。保管設施要符合要求。2、嚴格執行安全和保密制度，不準隨意播看、復制、翻拍。3、照片、音像檔案利用應遵循檔案查借閱制度。4、定期檢查照片、音像檔案的保管、保護狀況，采取有效的保護技術16、，最大限度地延長檔案的壽命。三、檔案員崗位職責1、認真學習黨的方針政策和文化業務知識，不斷提高思想覺悟和文化素質，做好檔案工作。2、了解本單位的工作業務，掌握文書立卷工作的基本知識，熟悉文書立卷工作的規定和辦法，按照案卷的質量標準，認真做好立卷歸檔工作。3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統計等基礎工作，熟悉保管的檔案情況。4、保管檔案的安全，非經鑒定和批準，不得擅自銷毀檔案。5、努力做好服務工作，編制案卷目錄等適用的檢索工具，迅速準確地查、調檔案，積極做好提供工作。6、嚴格遵守保密制度，不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密內容。7、對本單位其他各類檔案負責指導、整理、歸檔17、并及時接收進綜合檔案室。四、檔案室工作條例1、檔案人員要認真學習，熟悉室藏檔案資料情況，掌握保管和利用檔案的業務知識，提高查準率、查全率。2、忠于職守，認真做好檔案安全保管。3、室內嚴禁煙火、易燃物或堆放它物。非工作人員不得進入檔案室。4、檔案室保持清潔，經常通風，保持一定的溫度、濕度。5、檔案室配備必要的防盜、防火、防鼠、防潮、防蟲、放塵等設施。6、檔案員對室藏檔案要經常進行檢查，每年一次全面檢查，發現問題及時向領導報告。7、檔案排列科學，整齊美觀，便于查找利用。8、檔案員調動工作時，應辦理交接手續。五、附則 本制度與國家規定有抵觸時，照國家規定執行。 本制度由公司辦公室負責解釋、修改和完善。本制度自發布之日起執行。