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1、公司材料招標采購組織流程制度及參與人員守則編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料招標采購管理制度（試行） 為規范公司材料采購行為，加強對材料采購活動的監督管理，維護公司利益，保障工程質量，有效控制材料采購成本，提高采購資金的使用效率，特制訂本制度。一、招標采購原則招標活動應遵循公開、公平、公正、誠實守信的原則，任何單位和個人不得干涉正常招標活動。二、材料范疇本制度所稱的材料包括一切用于建筑工地的主要施工材料、零星材料、周轉材料等。三、招投標組織材料招標采購工作，由材料處組織實施。材料處負責起草、制定和發放、收集投標文2、件，組織考察供應商和開標評審，起草和簽訂合同，依據采購合同的規定，完成日常采購等工作。財務處、預算處、督查處、土建公司、辦公室作為材料招標采購的協助和監督管理部門，負責參與供應商的洽談、開標評審、供應商考察、材料采購合同會簽等事務，確保材料采購做到程序公開、價格透明。四、招投標流程1、采購需求的提出：由公司預算處根據公司在建項目施工進度，提出各項目所需用到的各類材料的清單，包括材料名稱、規格型號、預算數量等，同時將材料預算清單發給材料處、財務處、督查處、土建公司、辦公室或房產公司。2、材料處負責根據預算處提供的材料預算清單或者在沒有預算處提供的材料預算清單的情況下參照其他在建工程的材料使用需求3、，明確所需材料的規格型號、數量以及相關技術參數后，提前開展所有材料的招投標活動，確保材料能夠滿足項目施工需要，由材料處采購人員負責編寫招標簡章（附件一），明確所需招標采購材料的相關信息，然后將招標簡章報材料處、財務處、督查處等處室的負責人進行審核，審核后報公司分管領導進行審批。3、招標簡章經審批后，由采購員負責向各供應商進行發布，并督促各供應商在規定的時間向材料處遞交報價單，報價單必須用書面形式，必須列明產品信息和供應商信息，產品信息包括：材料名稱、品牌、產地、規格型號、單價（是否含稅）等信息，供應商信息具體如下：（1）如果供應商是企業或個體經營戶的，必須在報價單列明供應商名稱、聯系電話、地址4、授權業務人員姓名、身份證號碼、聯系電話，并加蓋公章；（2）如果供應商是個人的，必須在報價單上列明姓名、身份證號碼、聯系電話、聯系地址，簽字并蓋章，同時須附上身份證復印件。在收集供應商報價單的同時須收集供應商資料，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證復印件，材料處負責建立供應商檔案，同時將上述資料復印件給財務處備案。4、供應商報價可通過以下途徑收集報價單：一是供應商到公司來報價；二是材料處采購人員到市場調查并與供應商洽談后報價；三是通過其他處室和人員介紹供應商到材料處后進行報價；四是通過其他途徑獲得供應商的報價。材料處收集報價單后，負責編制詢標情況表，詢標情況表中必須明確材料的名稱、產地、5、型號、規格、技術參數等，提前一天通知各供應商及詢標參與部門（材料處、財務處、預算處、督查處、土建公司、辦公室），同時將詢標情況表發給各參與部門以便各部門在參加招標會議及材料驗收過程中予以對照、確認。5、由材料處采購員負責組織詢標會議，公司各參與部門必須按時參加，詢標會議上，必須確定各供應商的最終價格、付款方式，付款盡量與供應商協商用承兌匯票支付并明確支付比例，若實在不行的，則以其他方式支付，上述確定內容將作為采購合同的主要條款，須在合同中寫明。6、詢標會議結束后，由材料處負責編制詢標（開標）情況審批表（附件三），參與部門共同形成詢標意見，并由各部門參與人員進行簽字確認，然后由材料處負責人報公司6、董事長進行審批，報董事長審批時必須附上報價單和項目部上報的材料申報單（附件四）或預算處提供的材料清單，詢標開標情況審批表經董事長審批后，原件交由財務處項目管理會計保存，材料處采購員負責將復印件經項目管理會計蓋核對無異常后發至土建公司、督查處、辦公室、項目部材料員等。7、經公司董事長審批后，材料采購員負責起草采購合同并統一編號，在采購合同中，產品信息與供應商信息必須與經審批的詢價情況表一致；若供應商為單位的，合同中的單位名稱與審批后的詢價情況表中的單位名稱必須一致，同時需明確發票開具單位名稱、收款單位名稱、送貨單的單位名稱必須與合同中的單位名稱一致；若供應商為個人的，則合同中的個人名稱必須與審批7、后詢價情況表中的個人名稱一致，同時在合同中約定送貨單上的個人名稱、收款個人名稱必須與合同中的個人名稱一致。然后依據合同會簽流程進行會簽審批，經董事長審批后方可與供應商簽訂，簽訂后將合同復印件發送至財務處、預算處、督查處、土建公司、辦公室等部門。8、日常間具體的采購工作由材料處負責，材料到場由公司各部門、項目部依據材料驗收管理制度參加驗收，簽署驗收意見。若已與供應商簽訂采購合同，但所采購的材料的價格因市場供需行情經常變化的，每次下單采購前，材料處采購員必須進行貨比三家詢價及查詢當日網上價格，并填寫招標下單采購詢價審批單（附件五），同時附上詢價時供應商提供的報價單（報價單必須符合本條第三款對報價單8、規定的要求），經財務處、督查處、土建公司審核后上報董事長進行審批。董事長審批通過后，由材料處采購員直接下單給供應商，并通知材料處驗收員做好到貨驗收準備。9、材料款的支付申請由材料處依據材料款支付審批管理制度和采購合同的約定來進行操作。五、如果建筑用材由房產公司來確定的，則在招標采購過程中，參與部門增加房產公司，由房產公司指派專人全程參與。六、通過招標或詢價已確定供應商（必須有經董事長審批的詢價審批表），因采購物資急需使用，但尚未簽訂采購合同，又須先支付部分貨款的，由材料處負責人向公司出具借條并經財務處負責人審核董事長審批后，由財務處直接將以借款形式審批的貨款支付給對方單位，后由材料處按規定進行9、驗收結算，并依據材料款支付審批管理制度填寫材料款支付申請單會簽審批后抵沖借款。七、零星材料（消耗品）由材料處負責按零星材料（消耗品）按不同類別預測年度用量，然后通過招投標方式確定合作供應商，具體按實需要時向通過招投標方式確定的合作供應商中下單采購，并按月與供應商做好貨款結算工作。八、材料招標采購參與人員守則1、必須遵紀守法，恪守職業道德和工作紀律，愛崗敬業、誠實守信、廉潔自律。2、在工作活動中要廉潔奉公，遵紀守法，不準利用職務上的便利，貪污公司財物、挪用公款，不準收受賄賂以及行賄或者介紹賄賂。3、不得索要或接受供應商等單位贈送的禮金、有價證券、通訊工具、筆記本電腦等貴重物品，不得在供應商等單位10、報銷任何應由工作人員個人支付的費用等。4、所有供應商等單位安排的宴請和娛樂活動原則上予以拒絕，實在不能拒絕的，需報直接上級批準，私自接受宴請的作違紀處理。5、對分管的工作，應按程序辦事，不得濫用職權、假公濟私、徇私舞弊，不準利用職權之便從事有償中介活動。6、嚴把質量關、價格關，嚴禁利用采購牟取私利，以次品充優品，以高價采購低價產品。7、嚴格按照合同進行資金支付，執行材料款支付審批管理制度，嚴禁資金提前支付或者故意延后支付，確有需要提前或者延后支付的，需經公司領導同意。8、不得使用非法手段涂改原始記錄，如賬單或者其他單據等，從中牟利。九、本制度由材料處負責解釋，經公司董事長審批后執行，修改亦同。十、附件 附件一 招標簡章附件二 供應商報價信息匯總表附件三 詢標（開標）情況審批表附件四 材料申報單附件五 招標下單采購詢價審批單