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1、公司信息化建設及管理規范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 信息化管理制度 第一章 總則第一條 為加強公司信息化建設，規范公司信息化管理，通過計算機及相關設備管理、OA系統管理、網絡建設管理和信息系統安全管理的控制，降低公司管理成本，提高工作效率和管理水平，最大程度滿足公司管理和經營活動對信息管理的需求，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司信息化硬件、軟件、系統、數據和安全等管理工作，指導公司的網絡使用管理和維護工作，為公司的信息化系統健全完善和數據安全工作提供切實有效的方案。第三條 公司信息化管理實行統一管理、2、分項負責、責任到人的管理機制。第四條 本制度適用于海南桂林洋熱帶農業公園有限公司。第二章 管理原則、分工及職責 第五條 信息化管理原則及職責（一）企業的信息化管理一般遵循以下基本原則：1、戰略導向原則：信息化管理應納入到企業本身的發展戰略中，要與企業未來的目標管理發展充分結合，信息化規劃要適合企業的發展規模和發展階段需要。2、提前規劃原則：企業信息化需要以發展的眼光，站在企業優化的高度，做好對公司信息化的中長期規劃。3、分步實施原則：公司的信息化建設工作由信息化職能部門進行整體統一規劃，具體實施將采取按計劃分階段逐步實施的過程。第六條 信息化管理分工及職責（一）公司成立信息化管理小組（以下簡稱3、信息小組），行政人事部分管領導任組長，行政人事部IT主管及專員為組員，負責建立健全公司信息化管理體系，組織制定和實施公司信息化管理的規章制度；監督、檢查、指導公司各部門信息化建設、運行維護及管理工作。（二）行政人事部是公司信息化管理常設機構（以下稱信息化職能部門）。負責組織擬定公司信息化管理規章制度和管理流程，承辦公司信息化設備的采購、調配與回收，組織信息化設備的安裝、調試及技術支持，負責公司辦公自動化系統(以下簡稱0A系統)建設、運營、維護和信息資源管理工作和計算機網絡的組建、日常管理、使用、維護；統籌公司信息安全管理，組織公司信息化管理的知識培訓，處理公司各類信息系統故障等。（三）公司各部4、門分別負責權限內信息化設備設施的日常使用、維護管理和軟件系統維護及信息收集、匯總、整理、申報及信息安全管理工作。（四）公司各使用部門應指定專人負責本部門信息化管理工作。第三章 軟硬件管理第一節 計算機及相關設備管理第七條 行政人事部負責公司各職能部門計算機及相關信息系統設備的配置技術標準等管理。第八條 公司因工作需添置計算機及其他設備，應先根據項目情況和公司計劃管理規定編寫配置需求計劃或固定資產申購單，計劃應詳細說明使用目的、使用軟件情況、配置計算機及外設數量、設備設施配置標準。提交到行政人事部審核后，履行公司采購計劃審批程序。第九條 需求計劃經批準后，采購依據公司管理分工和采購規定，硬件設施5、采購由行政人事部負責辦理，軟件由申請部門會同行政人事部辦理，所有信息化設備設施的型號、性能數據、廠商、供貨商、購買日期等詳細數據及軟件信息，各使用部門均應以書面的形式提供給行政人事部備案。第十條 行政人事部負責收集計算機及網絡設備的最新市場行情信息，提供建議和方案，并負責對采購的設備進行驗收。第十一條 各使用部門應加強信息化設備設施(含軟件)的管理，落實專責制，嚴禁私自處置。如計算機或網絡設備出現故障，知情人員及時告知信息管理人員，由技術人員進行現場處理并給予修復，對不能進行修復的設備，由技術人員明確故障原因，送外部機構進行維修處理。第十二條 公司各使用部門負責本部門計算機及輔助設施的日常維護6、工作，確保設備在使用期內正常使用。第十三條 計算機及輔助設施在使用中由于人為原因造成損壞，損失由當事人部門進行賠償或由當事人賠償。第十四條 公司各部室的計算機及輔助設施變更后，行政人事部應登記備案。第十五條 公司計算機設備的日常維修工作由行政人事部IT人員負責，維修和更換部件相關費用列入申請部門費用。第十六條 信息設備的淘汰、報廢由使用部門提出申請，行政人事部審核，經公司主管領導審批后，行政人事部負責淘汰或報廢設備的回收、處置。第二節 軟件系統管理第十七條 0A系統使用規范1、OA系統正式運行后，所有用戶應長期登陸OA系統辦公,至少每個工作日上午上班后一個小時內，下午下班前一個小時進入系統瀏覽7、一次。 如因出差或請假者，應指定授權代理人處理，以保證文件正常流轉和信息的及時傳送，不得耽誤工作的推進。2、文件審批時間按工作日算，一個工作日為7小時。文件審批時間限制，見表1：文件屬性部門相關部門業務分管領導常務副總總經理普通1天1天1天2天2天緊急4小時4小時4小時1天1天（表1）3、緊急文件審批只用于文件審批表、付款審批表、合同會簽表。新建文件發起時系統默認狀態為“普通”文件，如果是“緊急”文件請手動選擇。4、各部門在任何情況下不準擱置文件流轉，可以填寫不同意見，如相關部門與業務分管負責人超出審批時限,直接流轉到下個審批環節，未按時審批文件的相關部門，應承擔相應的責任。5、OA系統由行政8、人事部門IT主管負責管理和維護，系統的帳號由行政人事部分配需求，由IT主管進行帳號權限的分配。6、公司各部門根據工作需要，向行政人事部提出新增或修改軟件相關系統模板。行政人事部根據各部門需求情況制定相應表單、流程。第十八條 公司QQ、微信群管理規范1、各類工作群管理由行政人事部負責，加入群內成員一律實名制,初入職員工由群管理員或公司員工邀請加入,各類群名稱與群號見表2：類型對象管理員名稱備注微信管理層周羽杉農業公園管理群加入需管理員或員工邀請員工林傳賢農業公園公司群QQ管理層周羽杉農業公園管理群群號190753619員工花億林農業公園公司群群號180277481（表2）2、公司QQ、微信群用于9、平時工作或生活交流溝通，信息共享。3、嚴格保守公司秘密，對業務通報、群內信息、工作內容等敏感信息嚴禁轉發給非相關人員。4、交流中，禁止詆毀公司及其各部門和員工形象，禁止出現有違社會公德、不文明、侮辱性及涉人身攻擊性語言。5、對于公司對外宣傳分享的信息，每個群的成員都有義務分享到朋友圈，增加活動效果或公司影響力。6、工作群中要積極散播正能量，禁止散播負面信息。7、嚴禁在群內發布商業廣告及其他有害信息。第十九條 微信公眾號管理規范1、微信公眾號由招商管理部負責（部門負責人申晨），日常管理維護由品牌經理負責。2、各類信息發布由部門提供資料（電子檔），通過OA系統發出申請，部門負責人和分管領導審核后再10、由公眾號管理部門負責人審核批準，由管理員發布信息，如發布的信息涉及到政府部門需由常務副總審批。3、任何人未經批準，不得隨意發布信息或更改頁面版式畫面及文字內容。4、對發布的信息，網站或微信公眾號管理員要以電子文檔的形式備份后永久保留。5、嚴禁任何媒體、個人或組織以任何形式在未經本公司書面授權的情況下修改本網站內容，或鏈接、轉貼或以其他方式復制用于商業目的，前述行為均將構成對本網站版權之侵犯，一經發現，將依法追究其法律責任。第二十條 企業郵箱管理規范1、企業郵箱以公司域名為后綴，帳號組成由姓的全拼音+名的首拼音,如林傳賢:lincx。2、企業郵箱由行政人事部IT主管負責管理，如設置部門、分配帳號11、設定二級管理員與用戶培訓等。3、企業郵箱僅限于工作使用,不得從事與工作無關的事情，不得利用企業郵箱進行任何不利于公司的行為。4、員工對外往來郵件須使用企業郵箱。5、郵箱用戶不得將其帳號、密碼告知他人使用。如用戶發現其帳號遭他人非法使用，應立即向行政人事部匯報。6、定期更新、刪除郵箱名單，確保郵箱資料的準確率。第二十一條 短信平臺管理規范1、短信平臺由行政人事部IT主管負責申請開通、費用繳納、通訊錄導入等工作。2、各部門使用短信平臺必須通過OA系統申請，添加發送內容附件，由部門負責人審批后到業務分管負責人審批發送，如對外客戶發送需常務副總審批。3、各部門指定平臺管理人員見表3：部門管理員權限行12、政人事部林傳賢系統管理員成本合約部王曉榕二級管理員財務管理部石小燕二級管理員開發報建部劉 桑二級管理員設計管理部吳 敏二級管理員工程管理部彭 燕二級管理員公園經營公司（招商/運營管理部）陳 影二級管理員（表3）4、發送短信注意事項。 4.1 發送短信內容盡量控制在70字以內（一條短信70個字符，包括標點符號），平臺最多一次發送400字符； 4.2 短信發送對象可在系統通訊錄里面選擇或者手動輸入手機號碼。5、短信平臺是公司除OA、工作群之外的又一個重要聯系平臺，其發布的信息具有同等地位，涉及的相關要求及內容必須遵守或執行。第三節 網絡建設與網絡資源管理第二十二條 行政人事部根據公司對網絡的需求，13、統一規劃，制定相應方案報相關領導負責人審批后組織實施。第二十三條 公司計算機網絡線路、設備、服務器均由信息化職能部門統一安裝、管理、維護，其他人員不得擅自更換線路和設備，不得擅自拆卸設備、改變計算機配置。第二十四條 嚴禁公司人員利用公司網絡資源進入非法網站、下載瀏覽非法信息，發布非法言論；嚴禁在公司電腦上保存非法資料和利用黑客等手段下載保存公司信息系統內的機密信息。對于造成違法結果的，信息化職能部門有權配合公安部門對相關日志、記錄等信息進行提取和備案，并將追究其責任。第二十五條 信息化職能部門應遵守公司保密制度，對公司網絡的安全、完好負責，定期對網絡線路和設備的運行情況進行檢查。不得向其他任何14、人員泄漏本公司網絡結構、網絡布局、布線系統及軟件結構、代碼、軟件注冊碼或序列號等有關網絡方面的任何信息。第四節 信息系統安全管理第二十六條 公司的信息系統安全由信息化職能部門統一進行監控管理。第二十七條 公司信息平臺系統、財務管理軟件系統等系統軟件必須定期、定時進行數據庫的備份下載，予以保存，由信息化職能部門負責信息系統的備份工作，保證系統故障后能及時恢復。第二十八條 信息系統使用人員應對本人使用的系統帳號和密碼保密，由于帳號、密碼泄露造成不良后果的，由帳號擁有人負全部責任。第二十九條 信息化職能部門負責計算機病毒防范工作，安裝有效的殺毒軟件或及時下載最新殺毒軟件指導計算機使用人員進行病毒防范15、。嚴禁私自安裝游戲軟件及未經確認的外來應用軟件。第三十條 各部門應配合信息化職能部門做好計算機登記、檢查和維護工作。 第五節 信息化設備故障維修 第三十一條 故障檢查：計算機硬件設備或軟件系統在運行中發生故障時，使用人員應立即通知信息管理人員到場檢查，確定故障原因。遇疑難問題無法確定故障原因的，在設備保修期內，及時通知設備供應商檢查；超過設備保修期的，應送專業維修單位檢查。 第三十二條 故障維修1、硬件設備保修期內的故障，由供應商負責維修；2、超過保修期的設備故障，公司信息管理人員應盡量自行修理。修理過程中需購買零配件的，超過行政人事部審批權限的按公司相關規定報批處理，其他由使用部門自行聯系解16、決；3、信息管理人員無法修復設備故障的，應報行政人事部主管領導同意后，由信息管理人員與專業維修單位聯系維修。維修結束后，信息管理人員應做好修復設備的測試、驗收以及臺賬記錄工作； 4、公司財務管理部負責監督、抽查硬件設備故障維修情況，并做檢查臺賬記錄。第六節 信息化設備報廢第三十三條 設備使用年限在5年以上，因故障不能正常運行，且無法修復的。第三十四條 設備運行時常發生故障，雖經多次修理，仍不能正常工作，累計修理費已超過市場同類產品價格的70%。第三十五條 設備老化或因某種原因造成設備損壞，修理費用昂貴，明顯得不償失的。第三十六條 因計算機應用系統更新，原有計算機硬件設備的內部配置、性能、速度、17、容量等標準過低，不能在新應用系統中運行，同時設備使用時間已超過5年的。第三十七條 硬件設備的報廢按公司固定資產管理制度規定處置。第七節 應急處理措施第三十八條 網絡系統核心設備或主干網絡線路發生故障，或因服務器軟硬件故障、黑客、病毒攻擊，公司主要的應用系統停止服務或系統癱瘓等情況時，信息化職能部門應及時解決突發故障，恢復信息系統正常運行。第三十九條 突發故障發生后，信息化職能部門需及時通知相關領導和其他負責人。第四十條 突發故障處理完后，信息化職能部門需查明故障發生原因，對故障進行記錄總結，并報告給相關領導。第四十一條 接到當地供電部門或公司內部臨時停電通知，信息化職能部門應及時通知各部門作好備份和應急準備。第四十二條 使用人員離開公司或崗位調動后不再需要使用計算機管理信息系統的，應由原部門或部門負責人向行政人事部提出禁用（注銷）使用人員工號后，方可辦理離職手續，否則由此產生的一切后果由原用人部門相關責任人負責。第四章 附則第四十三條 本規定由行政人事部負責制定與解釋。第四十四條 本規定由公司審批自發布之日起實行。