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1、實業集團物資設備采購招投標、合同、談判制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則 第一條 為規范集團公司各工程項目的采購招標工作，提高工作效率，特制定本制度。第二條 本制度適應于集團公司所有建設工程項目，包括公司新建、擴建、改建等工程項目的采購管理系統。第二章 供應商資料收集第三條 項目部提供材料需求計劃（一） 任何材料的采購都必須有項目部提供材料采購審批單，只有做到“以需訂購”，才能有效地降低采購成本。無材料采購審批單，采購中心不予受理；（二） 根據材料采購審批單，確定每個具體項目的采購負責人：（三） 項目2、負責人應與項目部就采購材料的規格及技術指標要求進行詳細的溝通；（四） 材料需求計劃應有明確的數量、技術指標以及到貨時間要求。第四條 搜尋并聯系供應商（一） 可通過Ineternet、黃頁、供應商介紹等方式搜尋材料供應商；（二） 采購人員與供應商交流的過程應努力學習材料知識和行業知識，力求在每次一種材料采購結束后成為該材料的專家；（三） 嚴禁供應商與項目部私下單獨接觸，供應商對項目的疑問由采購管理中心與項目部溝通后由采購管理中心進行答復，嚴格執行前后臺管理，杜絕腐敗滋生的機會。第五條 供應商資格預審（一） 資格預審的目的是為了將不符合條件的供應商初步淘汰，減少后期的工作量，做到有的放矢；（二） 3、供應商資格預審的內容一般應包括：供應商的規模、技術資質、市場信譽、財務狀況以及過往業績；（三） 一般選出10家以上符合條件的供應商作為將來邀請招標的對象。第六條 建檔及封樣工作（一） 選出符合資格預審條件的供應商后，應建立詳細的供應商檔案及相關的電子文件：產品、資格預審的內容、聯系人、聯系方式等。供應商的信息檔案建立起來后，應集中匯總，并做到在采購管理中心內部的信息共享;（二） 凡是進入招標采購程序的材料，供應商必須提供樣品。由項目負責人做好封樣工作，封樣庫的兩把鑰匙由專人保管，非管理中心人員不得進入封樣庫，避免質量以及腐敗的問題發生。第三章 招標和投標第七條 編制招標文件（一） 招標文件由相4、應的項目負責人來統一草擬，在招標文件中應規定：供應商招標需分商務標、技術標兩部分，分別投標裝訂成冊；（二） 招標文件中商務標部分要求由采購管理中心擬定；技術部分要求由項目部擬定，項目負責人應積極與項目部溝通以準確確定技術部分要求；（三） 招標文件擬定后，項目負責人的上級領導應對其進行初步審核。第八條 法務部審核招標文件：按照公司在招標采購方面的規定，所有的招標文件在發售前一定要經法務部審核，審核通過后方可蓋章生效。第九條 發出招標邀請：我司采用的是邀請招標的采購方式，邀請招標對于項目時間相對比較緊、供應商數量并不多的情況比公開招標更有優勢，也不失公平性。根據具體的采購材料，我司一般采取電話邀請5、或邀請函兩種方式來發出招標邀請。第十條 發售招標文件（一） 根據我國招標法的有關規定，我司對招標文件采取的是發售的方式，由各投標人自行自愿購買；（二） 標書費的多少一般根據招標項目總金額來確定，招標文件一經發售，不論投標人中標與否，標書費概不退還。第十一條 勘測現場:供應商有勘測現場的要求，相應的項目采購負責人必須陪同前往。具體的時間行程安排，相應的項目負責人應先與項目部溝通后確定，不許供應商私自與項目部接觸。第十二條 答疑：對供應商就招標文件中的疑問進行答疑，必須使供應商對招標文件的內容全面了解，避免以后出現供應商的投標文件不符合招標文件要求的情況，使本來可能有實力中標的供應商被廢標，影響采6、購的整個進度和質量。第十三條 收取招標文件（一） 每位項目負責人在收取投標文件時應仔細檢查投標文件是否密封并蓋騎縫章，如未作以上操作則作廢標處理；（二） 投標文件內容應包括投標文件的正本、副本及電子文檔；（三） 收取投標文件的同時收取投標保證金，保證金的用途要提前和供應商解釋清楚。第十四條 開標和評標（）評標的評委必須有項目部、采購管理中心、總經辦三方參加，評委的總人數需為奇數；（二）開標前必須擬好評分標準，并確定商務標和技術標的比重；（三） 評標應從技術標、商務標兩方面評審，由相應的評委分別評比，杜絕腐敗隱患；（四） 開標時做好相應的開標記錄：參與開標的各方人員簽到表、每個投標人的得分表；（7、五） 按照技術標得分，從所有的投標人中選出得分前七名。第四章 商務談判第十五條 要求供應商第二次報價和技術標得分前七名的供應商聯系，要求他們在價格上再次下降，并根據最新的報價在剩下的七家供應商中選出前五名。第十六條 要求供應商第三次報價和供應商再次聯系，要求他們進行第三次報價，并以價格為標準在剩下的五家供應商中選擇前三名。第十七條 第一輪談判經過三次報價后，正式進入談判程序，首先由招標負責人與選出的供應商進行4次談判，并做好相關的談判增值記錄。第十八條 第二輪談判在第一輪談判結束后，由各項目負責人的直接上級與供應商進行第二輪的2次談判，綜合考慮各供應商在技術和價格上的整體實力，初步確定中標供應8、商，做好相關的談判增值記錄。第十九條 第三輪談判部門負責人與初步確定中標供應商進行最后談判，做好談判增值記錄。第二十條 商務談判原則（一）“毛巾擠水”：要求供應商在投標后進行的第二次和第三次報價的進程為“毛巾擠水”進程，通過這兩次報價使采購價格初步下降；（二）“毛巾烘干”：在要求供應商第三次報價后，開始正式進入談判階段，通過“三輪七次”不同層次的談判，達到進一步降低價格的效果；（三）談判原則：沒有計劃的不談判；沒有目標的不談判；沒有前后臺管理措施的不談判；不封樣不談判；沒有參加招標的供應商不談判；沒有3家以上供應商不談判；參與談判的人對價格沒有決定權；（四）各輪談判都應體現增值過程。 第五章 9、合同簽訂第二十一條 合同簽字由采購管理中心擬定雙方簽署的采購合同，并交法務部進行審核。審核通過后，由供應商首先在合同上簽字蓋章，進行系列的評審后采購管理中心才在合同上簽字蓋章。第二十二條 成本降低的機會采購人員應努力抓住成本降低的每一個機會。合同通過總經辦評審后，采購管理中心在合同上簽字前可以進一步與供應商就價格再一次商議。第二十三條 合同簽訂合同簽訂一式四份，采購管理中心、供應商各一份，行政部和檔案室各留存一份。合同簽字蓋章后，項目負責人應及時通知未中標供應商做好回訪工作，并根據招標文件的規定退還投標保證金，維護好公司的良好形象。第二十四條 資料存檔招標采購必須做到“一材一檔”，存檔資料應包括：供應商的投標文件、投標供應商清單及供應商編碼、供應商資料、談判增值表、采購合同等。