招標公司保密辦公室及檔案管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1095035
2024-09-07
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1、招標公司保密、辦公室及檔案管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: XX招標公司規章制度1.員工基本行為規范:一、 遵紀守法,忠于職守,愛崗敬業。 二、 維護公司聲譽,保護公司利益。 三、 服從領導,關心下屬,團結互助。 四、 愛護公物,勤儉節約,杜絕浪費。五、不斷學習,提高水平,精通業務。 六、積極進取,勇于開拓,求實創新2.公司考勤制度 一、公司員工必須自覺遵守勞動紀律,按時上下班,不遲到,不早退,工作時間不得擅自離開工作崗位,外出辦理業務前,須經本部門負責人同意。 二、員工有事請假,需報總經理批準。未經批準而擅2、離工作崗位的按曠工處理。 三、1個月內遲到、早退累計達3次者,需解釋說明。不合乎常情,扣發5日工資。 四、工作時間禁止打牌、下棋、串崗聊天等做與工作無關的事情。五、參加公司組織的會議、培訓、學習、考試或其他團隊活動,如有事請假的,必須提前向組織者或帶隊者請假。 六、員工的考勤情況,由各部門負責人進行監督、檢查,部門負責人對本部門的考勤要秉公辦事,認真負責。3.辦公用品購置、領用制度一、所有辦公用具、用品的購置統一由辦公室造計劃、報經領導批準后方可購置。 二、所有用具必須統一由辦公室專人管理。辦理登記領用手續。 三、個人領用的辦公用品、用具要妥善保管,不得隨意丟棄和外借,工作調動時,必須辦理移交3、手續,如有遺失,照價賠償。四、辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。 五、所有員工要勤儉節約,杜絕浪費,努力降低消耗和辦公費用。4.辦公室管理制度 1.文件打印收發規定 一、所有文印人員應遵守公司的保密規定,不得泄露工作中接觸的公司保密事項。 二、打印正式文件,必須按文件簽發規定由總經理簽署意見,打印文件、發傳真均需逐項登記,以備查驗。 三、文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的,追究當事人的責任。 四、嚴禁擅自為私人打印、復印材料,違犯者視情節輕重給予罰款處理。 2.電話使用規定一、 公司員工在辦公期間,不允許使用公司電話接打私人電話。違者罰款20元。二、 4、接打電話盡量長話短說。5.檔案管理制度一、公司明確規定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對公司檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負責。二、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由檔案員負責歸檔。 三、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由 檔案責任人妥善保管。四、歸檔資料必須符合下列要求: 文件材料齊全完整; 根據檔案內容合并整理、立卷。 根據檔案內容的歷史關系,區別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。 四、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續,重要資料借閱需先請示領導。 6.保密制度 一、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往5、和合作中,須特別注意不泄露公司秘密,更不準出賣公司秘密。 二、公司秘密是關系公司發展和利益,在一定時間內只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項: 1、公司經營發展決策中的秘密事項; 2、人事決策中的秘密事項; 4、招標項目的標底、合作條件、貿易條件; 5、重要的合同、客戶和合作渠道; 6、公司非向公眾公開的財務情況、銀行帳戶帳號; 三、屬于公司秘密的文件、資料,應標明“秘密”字樣,由專人負責印制、收發、傳遞、保管,非經批準,不準復印、摘抄秘密文件、資料。 四、公司秘密應根據需要,限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工,未經批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工,不準打聽公6、司秘密。 7.財務管理制度一、公司嚴格執行中華人民共和國會計法、會計人員職權條例、會計人員工作規則等法律法規關于會計核算一般原則、會計憑證和帳簿、內部審計和財產清查、成本清查等事項的規定。二、公司設財務部,財務部主任協助總經理管理好財務會計工作。三、財務管理工作要貫徹“勤儉辦企業”的方針,勤儉節約、精打細算、在企業經營中制止鋪張浪費和一切不必要的開支,降低消耗,增加積累。四、財會人員都要認真執行崗位責任制,各司其職,互相配合,如實反映和嚴格監督各項經濟活動。記帳、算帳、報帳必須做到手續完備、內容真實、數字準確、帳目清楚、日清月結、近期報帳。 五、財務人員在辦理會計事務中,必須堅持原則,照章辦事7、。對于違反財經紀律和財務制度的事項,必須拒絕付款、拒絕報銷或拒絕執行,并及時向總經理報告。 六、財會人員力求穩定,不隨便調動。財務人員調動工作或因故離職,必須與接替人員辦理交接手續,沒有辦清交接手續的,不得離職,亦不得中斷會計工作。移交交接包括移交人經管的會計憑證、報表、帳目、款項、公章、實物及未了事項等。七、銀行帳戶必須遵守銀行的規定開設和使用。銀行帳戶只供本單位經營業務收支結算使用,嚴禁借帳戶供外單位或個人使用,嚴禁為外單位或個人代收代支、轉帳套現。 八、銀行帳戶的帳號必須保密,非因業務需要不準外泄。 九、銀行帳戶印鑒的使用實行分管并用制,即財務章由出納保管,法人代表和會計私章由會計保管,8、不準由一人統一保管使用。印鑒保管人臨時出差由其委托他人代管。 十、銀行帳戶往來應逐筆登記入帳,不準多筆匯總高收,也不準以收抵支記帳。按月與銀行對帳單核對,未達收支,應作出調節逐筆調節平衡。 因公出差、經總經理批準借支公款,應在回單位后七天內交清,不得拖欠。非因公事并經總經理批準,任何人不得借支公款。 十一、嚴格現金收支管理,除一般零星日常支出外,其余投資、工程支出都必須通過銀行辦理轉帳結算,不得直接兌付現金。 十二、領用空白支票必須注明限額、日期、用途及使用期限、并報總經理報批。所有空白支票及作廢支票均必須存放保險柜內,嚴禁空白支票在使用前先蓋上印章。 十三、正常的辦公費用開支,必須有正式發票9、,印章齊全,經手人、部門負責人簽名,經總經理批準后方可報銷付款。 8.差旅費管理制度 根據上級有關規定,結合本公司實際情況,本著既勤儉節約、開支,又要保證出差人員工作與生活需要的原則,制訂本制度。 一、本辦法適用于本公司因公出差支領旅費的員工。 二、出差旅費分交通費、宿費及特別費三項: 1、交通費系指火車、汽車、飛機等費用。 2、膳宿費系指膳食費及宿費。 3、特別費系指因公支付郵電或招待費等。 三、員工因公出差,應事先填明員工出差申請單,經部門負責人審核并呈報總經理批準后出差,如因事情緊急而未及時填表,須事先由部門負責人口頭報告總經理,等返回公司后,應立即補辦手續,員工出差報支表的處理程序如下10、: 1、出差前依單填明單位、級別、姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、預支金額,經部門負責人審核后呈報總經理批準。 2、出差人憑核準的預支金額,填寫借款單,向財務部預支差旅費。 3、出差人返回后7日內應填寫差旅費報銷單,注明實際出差日期、起始訖地點、工作內容、報支項目、金額等,由所屬部門和財務部負責人審核后報總經理批準,由財務部在報銷時沖銷預支數。 9.衛生管理制度為創造一個舒適、優美、整潔、工作環境,樹立公司良好形象。一、 總經理辦公室有專人負責打掃衛生,力求干凈、整潔、明亮。二、 部門環境衛生由該部門員工負責。10.安全保衛制度 一、安全保衛工作,要認真落實責任制。總經理是公司安全保衛11、的第一責任人,應把安全保衛工作切實提上議事日程,進行研究、部署,對本公司的安全保衛工作負全責。二、根據實際需要,辦公室主任兼職安全保衛干事,負責安全保衛工作,切實負起安全保衛責任。 三、抓好安全用電: 1、電線、電器殘舊不符合規范的,應及時更換; 2、嚴禁擅自私接電源和使用額外電器,不準在辦公場所使用電爐; 四、落實防盜措施: 1、財務室要安裝防盜門窗和自動報警器,下班時要接通報警器的電源; 2、重要部門的房間要設置防盜門窗,辦公房間無人時要關好門窗和電燈; 3、公司財物不得隨便放置,重要文件及貴重物品必須鎖好; 4、車輛停放時應采取必要的防盜措施。 11.車輛管理制度 一、車輛使用按先上級、后下級;先急事、后一般事;先滿足工作任務、接待任務,后其他事的原則安排。除公司領導或各部門到有關部門、工地辦事外,單獨一人在城區辦事,原則上不安排車輛。 二、外單位借車,需經總經理批準后方可安排。 三、車輛在下班后或節假日必須停放公司院內,并采取必要的防盜措施。 四、駕駛員應做到合理用車,節約用油,將油耗控制在指標以內,特殊情況需增補油票的,須報公司領導批準。 五、車輛在外加油須經公司領導審批,否則不予報銷。六、車輛由經理統一安排。 xx年9月8日