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1、消防設備公司合同簽署履行管理制度及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為了促進公司合同管理的制度化、規范化，預防和減少經濟糾紛，維護公司的合法權益，根據中華人民共和國合同法及有關法律、法規，并結合公司的實際情況，制定公司合同管理制度（以下簡稱“本制度”）。第二條 本制度所稱的合同是指在日常經營管理中，公司、經公司授權的各部門依法與其他自然人、法人、組織之間采取書面形式訂立的，為明確各方的權利義務，具有法律約束力的合同、協議、備忘錄及有關修改前述文件的文書、圖表、傳真等各類合同文件，以及具有合同性2、質的意向書、協議書等其他書面文件。第三條 本制度所稱的合同管理是指公司合同管理機構有權對上述第二條所指書面文件進行審查、監督、管理，包括法律咨詢、資信調查、意向接觸、商務談判、合同的簽訂、履行、變更與解除及糾紛處理等過程和環節。第二章 合同的管理機構及人員職責第四條 公司合同管理采取分級負責和專職管理相結合的形式。合同管理的機構和人員包括：副總經理、合同預算部經理、合同經辦部門/人員、法律顧問及相關職能部門等。合同預算部是本公司各類合同的管理部門。合同體系（詳附件）由合同預算部建立。第五條 副總經理、合同經辦部門/人員、法律顧問及相關職能部門等在其職責范圍內和公司總經理授權范圍內做好合同管理工3、作。第六條 合同管理機構及人員的職責包括但不限于：1、 合同預算部負責組織起草公司經濟類合同的標準文本；負責公司經濟類合同管理（包括合同審核、合同發放、合同付款審核、合同變更審核、合同結算辦法、監督合同執行等），合同由合同預算部專人管理，建立公司合同臺帳，將各合同與項目成本費用唯一對應，進行合同動態管理。2、 法律顧問負責公司合同的日常審核管理工作，并指導合同預算部組織起草經濟類合同文本。3、 財務部從財務角度審核公司經濟類合同、監督合同執行、辦理合同付款。4、 合同經辦部門負責組織擬訂本部門經辦的合同，及時提請有關部門（人員）審查其經辦合同，并監督、跟蹤有關合同的執行，及時向有關部門反饋合同4、實際履行情況、發生的問題并提出初步解決問題的建議。必要時向有關部門做合同交底。保管其經辦的合同文本資料及與履行、變更、解除該合同有關的資料（包括信函、電報、電話記錄、視聽資料、會議談判簽名筆錄等），并及時在所在部門歸檔存查。第七條 凡公司合同的簽訂、變更、撤銷、解除都應該經公司法律顧問審查并履行必要的會審程序，按管理權限進行審批。 第三章 合同的簽署、履行及反饋第八條 簽訂合同，必須遵守國家法律、法規，堅持“平等互利、協商一致、等價有償、誠實信用”的原則，依法維護本公司的利益。第九條 凡進行經濟協作類活動都必須簽訂書面合同，并必須采用統一的經濟合同文本，使雙方在履行中都有合法依據。重大合同除書5、面簽訂外，視具體情況進行法律公證或鑒定。第十條 當事人協商一致同意的有關修改合同的文書、圖表、傳真等是合同的組成部分。第十一條 簽訂合同必須符合下列程序：1、前期調查。簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效經濟合同，確保所簽合同有效、有利。2、前期談判工作。合同的前期談判工作由該合同的主辦部門和合同承辦人員負責，公司法律顧問可酌情參與談判工作，重大合同可由公司分管副總經理主持6、談判，并可根據實際情況聘請相關中介機構參與對簽約對象的資信調查及評估工作。3、草擬合同文本。由合同承辦人員將草擬合同文本經所在部門初審后轉送相關部門進行會審。公司的工程部、預算部、總工辦、財務部、總經理或授權人、法律顧問是公司一切對外合同的必經會審部門/人員，公司專業部門根據需要參與相關合同的會審工作。會審后報公司分管副總經理審批后報總經理審定。合同主辦部門和承辦人員應按照公司制訂規定履行合同會審程序（會審表詳附件）。4、 簽署合同。合同審批通過后，由合同主辦部門負責組織與乙方簽訂正式合同，并報合同預算部。其中由項目部執行的合同，還需要由合同主辦部門組織向項目部進行合同交底。第十二條 對特別重7、大或有爭議的合同，應經公司總經理批準并指定有關部門對該合同進行合理性和效益性審查。第十三條 合同需要公證、簽證的，經審查后，由公司法律顧問安排向法定機關申請辦理。第十四條 經濟合同依法成立，即具有法律約束力，必須嚴格遵守，全面履行經濟合同規定的條款，未經合法程序，任何人不得擅自變更或解除。第十五條 合同依法簽訂生效后，公司有關部門、人員根據本制度的規定及時檢查跟蹤了解履行情況。發生問題應及時提出解決方案，并快速處理。第十六條 合同經辦部門應根據合同履行的具體情況建立合同預警機制，將合同劃分為履行完畢；正常履行；橙色預警；紅色預警等四類進行管理。其中，履行完畢類合同指該合同已如約履行完畢，合同各8、方無爭議；正常履行類合同指該合同簽署后處于如約履行狀態；橙色預警類合同指該合同履行中合同各方已存在爭議，或合同已存在違約情形；紅色預警類合同指該合同履行中已出現嚴重違約，或雙方存在較為嚴重的爭議，可能需通過法律途徑解決爭議。第十七條 合同執行部門在合同履行過程中應注意：涉及工期、造價、質量的決定應以書面形式記錄和確認。涉及雙方往來函件的，如以公司名義發出時，應以法律規定的有效方式發送，并要求對方工作人員簽收并保留發出的憑證，如對方拒收應立即改為特快專遞方式重發，填寫郵政特快專遞時在備注中寫明函件的簡要內容，并將發送憑證報合同管理員存檔；如接收對方文件時，則應為文本原件并有對方的簽字蓋章確認。第9、十八條 在合同執行過程中，合同預算部應及時對合同的履行情況進行監督檢查、并定期對合同執行情況進行分析。第四章 合同的變更和解除第十九條 合同變更、轉讓及解除必須采用書面形式，區分不同情況按下列規定審批。變更合同范圍和付款條件、轉讓合同義務、解除合同的，應采用補充合同的形式，按合同起草和審批的相關規定審批。工程類合同可采用設計變更和現場簽證方式進行合同變更，按設計變更管理流程或工程簽證管理流程的規定執行。合同變更、轉讓或解除后合同執行部門應在10日內完成修改、存檔和通知，方式和范圍同合同存檔、備案的相關規定。各部門應對原合同文本進行標識，以免錯誤地執行原合同。第五章 合同的付款第二十條 根據合同10、條款具備付款條件后，由合同執行部門根據公司付款管理流程提出付款申請并辦理相關手續。第六章 合同的歸檔及借閱第二十一條 合同預算部負責公司所有合同的歸檔管理。公司所有對外簽署的合同均應至少在合同預算部存檔原件一份（含合同附件），同時該合同所有會簽審查的會簽審批單及各部門修改意見的原件也應同時在合同預算部存檔。合同經辦部門簽完合同后，應準確、及時地將合同原件交至合同預算部。由合同預算部統一編號下發財務部，工程部如需合同由合同預算部負責人批準將商務部分或相關部分復印交工程部。有關合同的保密管理，按公司的規定執行。如法律規定或實際需要，合同必須呈報上級主管部門見證，批準或報工商管理部門鑒定，公證處公證11、，招投標等，相關人員必須在合同預算部辦理有關手續。對于履行完畢類合同正常歸檔備查；對于正常履行類合同將合同的主要內容建立電子信息檔案，以便隨時查閱并監控合同的履約；對于橙色預警類合同應加強防范，可根據情況邀請公司法律顧問參與采取預防措施；對于紅色預警類合同應由法律顧問參與處理，并積極搜集證據防范可能產生的法律糾紛。第七章 合同的違約及糾紛處理第二十二條 合同簽訂后進入執行階段，各職能部門經辦人員應隨時跟蹤合同的履行情況，發現合同對方可能發生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或企業自身可能無法履行或延遲履行合同的，應及時報告領導處理。第二十三條 針對合同對方違約的情形，可采取以下措施處理。1要求12、合同對方繼續履行合同。繼續履行合同是違約對方必須承擔的法律義務，也是本企業享有的法定權利。不論違約對方是否情愿，只要存在繼續履行的可能性，本企業就有權要求違約對方繼續履行原合同約定的義務。2要求合同對方支付違約金。合同對方違約的，本企業可按照合同約定要求違約對方支付違約金。3要求定金擔保。合同對方違約，本企業可按照合同約定及中華人民共和國擔保法向對方收取定金作為債權的擔保。違約對方履行債務后，可將定金抵作價款或者收回，違約對方不履行約定債務的，無權要求返還定金。4要求賠償損失。合同對方因不履行合同義務或者履行合同義務不符合約定，給本企業造成損失的，本企業有權提出索賠，具體賠償金額可由業務經辦部13、門會同法律顧問與合同對方協商確定。第5條 企業自身違約的，業務經辦部門或人員應與合同對方協商解決辦法，將解決辦法以書面形式上報總經理，經批準后承擔相應責任、履行有關義務。第二十四條 合同糾紛處理：1、合同履行過程中發生糾紛的，業務經辦人員應在規定時效內與合同對方協商談判，并及時報告主管領導。2、經雙方協商達成一致意見的，雙方簽訂書面補充協議，由雙方法定代表人或其授權人簽章并加蓋單位印章后生效。3、合同糾紛經協商無法解決的，應依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。4、企業法律顧問會同相關部門研究仲裁或訴訟方案，報總經理批準后實施。5、糾紛處理過程中，企業任何部門或個人未經授權，不得向合同對方做出實質14、性答復或承諾。第八章 附則第二十五條 公司合同專用章由專人管理，在加蓋合同專用印章前檢查合同流轉程序是否完備，以督促合同流程程序的落實，并防控法律風險。第二十六條 除公司授權的人員外，其他人員無權代表本企業對外簽訂各類合同。第二十七條 本制度不適用于商品房買賣合同的簽訂與管理。第二十八條 本制度由公司董事會修訂并解釋。第二十九條 本制度自董事會通過之日起生效，自年 月 日起執行。附件：合同管理流程、工程合同交底表、合同會審表、合同體系 合同管理流程圖合同終止合同管理流程（注：加急合同各經辦部門須注明）合同 談判合同審核合同簽訂履行監控合同付款合同變更或解除知識管理文件總經理副總財務管理部合同預15、算部相關部門合同經辦部門時限合同談判合同草擬標準合同文本審核審核審核審核審批YYYY合同會簽N簽訂合同Y合同編號、簽章、歸檔及發放合同交底及備案合同存檔合同履行監控合同履行監控合同履行監控合同付款審核審批審核審核審核YYYYNN合同付款YY合同變更或解除草擬審核審核審核審核審批簽訂變更或解除合同合同編號、簽章、歸檔及發放合同存檔合同備案合同變更或解除會簽YYYYYN合同履行完畢合同結算確認合同付款完畢標準合同文本合同會簽單工程合同交底表7天7天2天10天7天提出采購物資項目或實施的工程項目合同會簽單參與合同談判工程合同交底表交底時間： 交底方式： 編號： 合同名稱合同編號關聯各方單位名稱現場代表聯系方式主要職責甲方乙方丙方其他關聯方施工范圍技術要點產品介紹特殊的技術要求組織要點供貨期結算條件工期及進場計劃驗收經濟要點承包方式總價或暫定總價付款設計變更收方簽證施工配合費結算辦理要求質保金違約責任行為責任保修條款各方代表（簽名、時間）交底部門項目部監理公司施工單位供貨商合 同 會 審 表項目名稱： 年 月 日名 稱類 別編 號甲方乙方合同金額（元）結算方式付款方式經辦部門部門負責人合同執行中所涉及相關部門工程部合同預算部總工辦財 務 部法律顧問副總經理總 經 理董 事 長