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1、公司采購流程及報銷結算現場驗收管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 項目前期工作：根據工程投標書中的主材明細表及招標文件了解材料規格型號、技術參數、數量、備選品牌，初步了解材料采購的時間安排，并初步選定供應商。項目中標后：由工程部牽頭采購部及設計部針對項目召開工程會議，明確工程清單中材料的品牌、規格、技術參數，采購周期、是否有圖紙。工程部提供“材料請購單”、需要提供相關圖紙的，由設計部協助提供設計圖，采購部根據“材料請購單”進行材料的詢價、采購工作。一、編制采購材料計劃 1、項目經理必須根據工程施工圖紙、工程量清2、單、現場施工進度與設計部進行圖紙會審，核對清單數量：與采購部確認材料采購到貨周期，制定采購計劃。 2、 施工現場材料采購前項目經理必須事先跟采購部溝通確認本次采購材料的時間周期然后再提交“材料請購單”，“材料請購單”上須詳細標明請購材料品牌、備選品牌、規格型號、技術參數，是否圖紙清單核對、廠家技術溝通、合同數量、已采購量、本次采購量、到貨日期，不得缺項，如無要求或無品牌也需在清單上標明“無”。如需采購的設備需要提供圖紙，上傳材料請購單同時必須附圖紙。凡是采購量超過清單量的，應在材料請購單中注明。如屬增補的工程量在采購上傳材料請購單同時必須附工程簽證（電子版即可）。如碰到現場施工緊急采購，項目經3、理必須以短信或郵件方式告知采購部，事后回公司補交“材料請購單”于采購部。 項目經理提交的“材料請購單”如不符合要求，采購部于收到“材料請購單”兩日內反饋項目經理，由項目經理重新確認提交。二、材料采購 1、采購人員根據材料請購單,應依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過往采購記錄及廠商提供的資料，精選三家以上的供應商進行產品的比價，經分析后進行議價，議價結果上報公司總經理確定。采購前應先查看公司材料庫存量，公司庫存材料能利用的先利用。每次采購與廠家簽訂的合同應參照公司采購合同范本，每次采購需詳細真實記錄材料的生產廠家、聯系人、聯系方法、材料價格等信息，合同簽訂后將到貨時間告知項目經理。如廠4、家沒有在約定的時間內到貨，項目經理應及時反饋采購部，再由采購部跟進聯系。項目經理必須在采購過程中及時詢問采購部材料到貨情況。三、材料進場現場驗收1、材料到場時，項目經理及施工班組應核對無誤后在“貨物簽收單”或“廠家出庫單”上簽字確認并將材料移交施工班組。材料到貨時如項目經理不在現場可以由施工班組先收貨待項目經理后期到現場再確認。如發現到場材料與訂貨要求、數量不符應施工班組及項目經理應及時告知采購部，采購部查明原因上報公司領導作相應處理。2、公司隨時抽查材料的質量，如發現不合格材料進場，及時告知采購部，采購部查明原因上報公司領導作相應處理。四、材料款報銷結算流程 1、項目經理需在十天內及時將“材料簽收清單”收回妥善保存帶回公司交予采購部。采購部每半個月將每個項目“材料簽收清單”回單情況反饋至公司財務部處理。采購部報銷的材料數量須與工程項目經理上報的材料數量一致，或少于上報的數量，方可做報銷結算。2、材料報銷單據須附“材料簽收清單”由項目經理、采購部簽字后方可遞交公司總經理審核。 五、公司 1、報銷單據由公司總經理簽字核實后，方可到財務部進行報銷。六、合同歸檔整理1、采購合同應按項目整理歸檔，每份合同在所屬項目都應有獨立編號，采購合同財務部跟采購部各留一份。