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1、消防設備安裝企業相關合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 法律法規學習制度及“法人授權委托證明書”管理制度一、定期法律法規學習1定期組織相關合同法律法規、質量手冊的系統學習，每月末的周六上午為學習時間，由公司辦公室聘請教師授課或組織相關內容學習。2公司領導、各部門負責人必須帶頭參加學習。二、“法人授權委托證明書”管理（一）被提供“法人授權委托證明書”者的條件1必須是本公司施工生產中確需簽訂合同，并具有經濟工作經驗的有關人員。2必須經過企業法定代表人批準認可的有關人員。3能夠遵紀守法，執行好國家各項法令、法規和2、本企業的規章制度。（二）“法人授權委托證明書”的申請程序1凡申請 “法人授權委托證明書”者，向公司辦公室提出申請；2申請部門按合同管理部門要求填寫“法人授權委托證明書申請審批表”，并對其工作內容進行考核審查；3經公司辦公室報公司法定代表人批準，簽章“法人授權委托證明書”。（三）“法人授權委托證明書”的管理1辦公室負責“法人授權委托證明書”的申請審核，并為公司歸口管理部門。2本公司所簽發的“法人授權委托證明書”，采用由省工商行政管理局統一印制的“法人授權委托證明書”文本，在有效期限內可連續使用，但有效期限應有所限定。3凡因特殊情況需對外簽約者，向辦公室提出申請，經法定代表人批準，由辦公室具體辦理3、一事一委托的 “法人授權委托證明書”，其他人員一律不得對外簽訂合同。4凡持有“法人授權委托證明書”對外簽訂合同者，必須嚴格遵守本公司制定的信用（合同）管理規定和相關的配套制度，做好合同臺帳記錄，以備考查。5凡發生下列情況之一者，必須辦理變更或注銷手續： “法人授權委托證明書”授權內容變更；“法人授權委托證明書”有效期滿，不再續展； 持有“法人授權委托證明書”者在使用期內因工作變動，不再對外簽約； 持有“法人授權委托證明書”者因調離本公司、退休或死亡； 持有“法人授權委托證明書”者因違反本公司管理制度，情節嚴重需撤消被授權人資格； 持有“法人授權委托證明書”者擅自涂改授權內容、轉借和弄虛作假撤消4、被授權人資格。6經填發的“法人授權委托證明書”如有遺失，被授權人應書面向本部門領導報告，并將本部門批示意見送辦公室，由辦公室向法定代表人或信用（合同）管理領導小組報告后，根據情況酌情處理。7凡核準注銷被授權人的“法人授權委托證明書”，由公司辦公室負責收回統一處理。 （四）責任1凡發現嚴重違反本公司有關制度規定簽約或利用被授權人身份進行違法活動，以及失職瀆職等給公司帶來重大損失者，應依法追究責任。2被授權人必須嚴格按授權范圍和授權權限在有效期內簽訂合同，如因超越授權范圍和授權權限發生的糾紛，其經濟及法律責任由其自擔。合同管理部門人員崗位責任制度公司內部合同管理部門設在公司辦公室，公司副總為合同管5、理部門的分管領導，辦公室主任為合同管理部門負責人。一合同管理部門職能：1組織宣傳、貫徹合同法律法規條例，培訓信用（合同）管理人員和業務人員，依法保護本企業的合法權益。2制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核。3應收賬款管理：財務部負責控制應收賬款平均持有水平，日常監督應收賬款的賬齡，隨時將潛在的不良賬款進行技術處理，防范逾期應收賬款的發生。4逾期應收款處理：制定對逾期應收賬款處理的方案，并協同財務部組織有效的追賬。二崗位責任制度：1法定代表人的主要職責：（1）加強信用管理工作，支持合同管理部門開展工作，解決信用管理工作中的重大問題；（2）授權委托合同承辦人員對6、外簽訂合同；（3）對本公司合同承辦人員進行考核、獎懲；（4）定期了解合同的簽訂、履行情況。2合同管理部門負責人的主要職責：（1）組織合同法律法規的宣傳、培訓，組織信用管理案例評析會；（2）制定、修訂本公司信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核；（3）統一辦理授權委托書，嚴格管理本公司合同專用章的使用；（4）制止公司或個人利用合同進行違法活動；（5）日常監督分析應收賬款的賬齡，防范逾期應收賬款的發生；（6）協調與材設、財務、工程等部門的關系。3信用（合同）管理員的主要職責：（1）協助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。（2）審查合同，防止不完善或不合法的合同出現，保管好合7、同專用章。（3）檢查合同履行情況，協助合同承辦人員處理合同執行中的問題和糾紛。（4）登記合同臺帳，做好合同統、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。（5）發現不符和法律規定的合同行為，及時向公司主管副總報告。（6）參加對合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟。（7）定期匯報信用管理情況。（8）參與逾期應收賬款的追收。（9）配合有關部門共同搞好信用管理工作。4材設部門的主要職責（1）依法簽訂、變更、解除本部門的供銷合同。（2）嚴格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關方面會審。（3）對所簽合同，認真執行，并定期自查合同履行情況。（4）在合同履行過程中，加強與其它各有關部門聯系，發生問題及8、時向辦公室通報。（5）本部門合同的登記、統計、歸檔工作。（6）參加本部門合同糾紛的處理。（7）配合辦公室做好信用（合同）管理工作。5財務、技術部門的主要職責（1）加強與材設等有關部門的聯系，及時通報合同履行中的應收應付情況。（2）做好與合同有關的應收應付款項的統計、分析，提出處理建議。（3）解決合同履行中有關技術方面的問題。（4）依法簽訂、變更、解決技術合同。（5）本部門合同的登記、統計和歸檔工作。（6）配合辦公室做好信用（合同）管理工作。 三信用（合同）管理員考核與獎勵1考核范圍：本公司專職或兼職信用（合同）管理員。2考評時間公司每年年終組織一次考核評審活動，在工作檢查基礎上進行考核。3考核9、內容序號考核內容應得分一掌握合同的有關法律、法規的應知應會基礎知識。8二1. 檢查所簽訂合同符合“三性”（合法性真實性可行性）。2. 檢查所簽訂合同符合“五審查”（對方主體是否合格，授權代理是否合法，資信是否保證，經營范圍是否超出，合同結算方法和法定程序是否符合規定）。3. 檢查除即時清結外，是否簽訂了書面合同。4. 檢查使用各類合同文本的正確性和合同內容合法、條款齊全、手續完備。5. 檢查簽訂合同人員的有效代理范圍和權限。6. 檢查杜絕無效合同的出現。5886三1. 檢查有關合同審查表的辦理和送審，內容齊全，手續完備。2. 經常督促合同的履約行為。3. 全面了解本部門的合同履行情況。四1. 10、檢查本部門的合同變更、解除手續的及時辦理和手續齊全。2. 協助做好信息反饋工作。64五1. 建立合同臺帳。2. 合同臺帳的登記質量，臺帳登記是否及時、正確。3. 檢查合同章的使用和保管。4. 做好有關資料的保管和歸檔工作。10合計1004考核部門：公司辦公室為公司信用（合同）管理員的考核評審工作的管理機構。獲獎名單由考核部門根據考核內容進行考核評審后報法定代表人批準。取消資格的審批程序由考核部門將名單及考核依據報法定代表人批準。5獎懲方法信用（合同）管理員的獎勵等級設三等：即先進、優勝和表揚；獲獎者以精神鼓勵為主，并分別給予適當的物質鼓勵。 獲先進名單從考核總分在95分以上者中產生； 獲優勝名11、單從考核總分在9095分者中產生； 獲表揚名單從考核總分在8090分者中產生；信用（合同）管理員的懲處方法： 凡考核總分首次達不到60分者，由部門分別給予教育、幫助和扣發獎金； 凡考核總分兩次達不到60分者，取消信用（合同）管理員資格； 凡利用合同從事違法違紀活動者，取消信用（合同）管理員資格并按情節輕重，追究其行政或法律責任。合 同 管 理 制 度本公司合同管理制度以ISO9002：1994標準質量手冊為基礎，結合公司的實際情況制定本制度一、合同簽訂前實行評審制度。辦公室為合同管理部門，組成人員包括主管副總、辦公室主任、信用（合同）管理員、合同承辦人、材設、工程、財務等部門負責人等。1合同評12、審程序（1）合同承辦人將合同草本及相關資料交公司辦公室初審；辦公室在填寫合同評審表中初審記錄交辦公室審批，簽署審批意見。（2）特殊/重大合同，由辦公室負責人組織有關部門進行會審，辦公室匯總各部門會審意見后報主管副總審批、法定代表人簽字后實施。（3）信用（合同）管理員將合同評審表歸入該合同檔案。2評審內容（1）簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復印專用章的公司法人營業執照或營業執照的副本復印件。（2）簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。（3）簽訂合同前，必須認真審查對方當事人的履約能力。（4）簽訂合同前，評審合同規定的全部內容、所有程序13、雙方責任、技術要求、質量要求和保證、付款方式等是否明確。3特殊/重大合同的適用范圍（1）簽訂的下列合同，視為重大合同： 訂立價款在一百萬元以上（建筑安裝工程承包合同價款在一千萬元以上）的合同； 投資、聯營的合同； 涉外合同； 合同承辦人認為需可行性審查的其他合同。（2）特殊/重大合同評審的附加程序簽訂特殊/重大合同，應當及時進行可行性審查。合同的可行性審查由辦公室負責人組織有關部門以會簽的形式進行。也可以通過召開有關部門負責人會議的形式進行。簽訂特殊/重大合同，應當進行合法性審查。二、合同簽訂管理1合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進行審查。2訂立合14、同的主體，必須是法人或者是取得營業執照的非法人經濟組織。集團公司內各單位的業務部門不得以本部門的名義或擅自以其他單位、部門的名義對外簽訂合同。嚴禁其他公司或個人所辦各類企業以本公司及下屬單位的名義對外簽訂合同。3公司對外簽訂施工、聯營合同，應由其法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。材設部門可以根據專業承包或施工總合同所列清單對外簽訂供銷合同。4嚴禁將合同業務介紹信轉借其他單位或個人使用。介紹信的存根應當保存五年，以備核查。5除及時清結者外，合同應當采用書面形式，合同文本國家或省已經發布示范文本的，應當采用合同示范文本。材設部門外出采購盡可能采用統15、一的購銷合同文本。如果沒有合同示范文本，應當參照類似的示范文本。采用合同示范文本時，可以根據所訂合同的具體情況依法作出補充約定。6施工合同都應按統一規則編號。7合同及其有關的書面材料，應當語言規范，字跡（符號）清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義。8訂立合同，必須完備合同條款，原則上按照規范合同文本擬定合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量和質量，合同價款，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。9對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地仲裁機構或法院。10法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。11簽訂合同，應由公司法16、人審批、辦公室登記后加蓋單位公章或合同專用章，嚴禁在空白合同文本上加蓋公司印鑒或合同專用章。（1）公司印鑒和合同專用章由辦公室統一歸口管理。辦公室負責審批、合同專用章的登記、留樣、發放和監督檢查等管理工作。（2）合同專用章的保管使用的檢查工作列入每年的合同檢查范圍之內。發現利用合同專用章進行違法活動，給公司造成經濟損失者，依法追究其行政和法律責任。（3）凡遇合同專用章遺失，應立即向公司領導報告，并在當地市級報紙上刊登遺失聲明，辦理相關證明材料。（4）凡遇合同專用章變更，需重新刻制，其申請程序與手續與新申請相同，原合同專用章交還辦公室統一處理。12、合同簽訂后，應將合同副本一份及時送交本單位財務17、部門備案，作為財務部門收付款物的依據。三、合同履約管理1法定代表人全面負責合同的履行，嚴格按照ISO2002：1994標準質量手冊要求完成工程施工合同的全部內容。新任法定代表人應當繼續履行前任法定代表人依法訂立的合同。2在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對業主或供貨方的履行能力進行跟蹤調查。如發現問題，要及時處理。3必須在合同約定的期限內結算。合同結算，由公司預算部先行預算結論，會同項目部、財務部與合同對方按期結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。4辦公室負責監督檢查合同履行情況。四、合同的變更和解除1合同在修訂之前，必須經雙方同意后方可修訂，并對修訂的內容重新進行18、評價。2甲方提出合同修訂的，由項目部經理或業務員與對方共同協商，盡最大努力滿足甲方要求。在涉及到設備、資金、工期、工程量等問題時要妥善處理，要有文字性記錄及對方簽字。3合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報合同管理部門批準后，盡快與對方簽訂變更或解除協議。4我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。5發現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向主管領導報告。我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對19、方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協議。五、合同檔案管理1建立合同檔案。 2公司所有合同都必須按年代編號。合同管理部門負責建立和保存合同管理臺帳。3合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續后一周內，應將合同檔案資料移交合同管理部門。合同管理部門對合同檔案資料核實后歸檔。4合同檔案的查閱需登記查閱時間、查閱人、查閱用途，由檔案管理員填寫歸還日期。合同檔案的缺失以及涉及商業秘密內容的泄漏要追究相關當事人的責任。六應收賬款催收、追收的管理1財務部門根據預算部門的結算結果具體負責應收賬款的記錄和追收。建立應收賬款帳目，明確應收20、貨款，分期應收賬款和應收票據的數額、期限、應付款人等內容。2對應收賬款加強日常監督，根據實際情況每半月向總經理匯報財務追收賬款情況。3制訂逾期應收賬款追收辦法，或財務部門續收，或采取法律手段追討。七、失信違法行為責任追究1對方發生失信違法行為，如拖欠工程款的，或供貨不及時造成損失的，先予協商解決，協商不成則訴諸法律。2本企業發生失信違法行為的可能表現形式與糾正措施：表現形式：（1）個人擅自以公司名義對外簽訂合同并違約或騙取款物；（2）購置材料設備有嚴重質量問題；（3）工程施工質量合格率未達標；（4）應履行維保責任而未履行。糾正措施：及時書面告知對方，說明原由；依法賠償對方損失；撤消過錯當事人的21、職務、開除直至依法追究其法律責任。3合同糾紛處理（1）合同糾紛發生后，可以通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。合同承辦部門、人員應配合好公司合同管理部門參加仲裁或訴訟。（2）發現對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立即向單位負責人報告并向公安機關報案。（3）合同發生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應當及時委托有資質的代理人參與處理糾紛。（4）解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協議書、調解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本復印件，自發出或收到之日起十日內，由承辦人送交合同管理部門備案。（5）在處理合同糾紛過程中，對于可能因對方當事人的行為或者其他原因，使判決不能執行22、或者難以執行的案件，應當及時向法院申請財產保全，或申請強制執行。（6）合同糾紛發生后，應當依法采取一切措施，積極收集、整理有關證據。在證據可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請保全證據。（7）向法院提供原始證據時，必須先行復制，并請求法院的承辦人員出具證據收執。在涉及合同糾紛的訴訟或非訴訟活動中，行使可能引起國有資產流失的處分權時，應當報請公司批準。附：1法人授權委托證明書申請審批表2印鑒使用審批表3合同登記表4合同評審表5合同修改單6采購合同訂單7采購合同登記臺賬1法人授權委托證明書申請審批表申請時間申請部門/申請人申請事由審批意見公司法定代表人簽字： 年 月 日2印鑒使用審批表用印時23、間用印部門用印人蓋印人使用印鑒名稱及用途：審批意見： 法定代表人（總經理）簽字： 年 月 日說明：凡公司介紹信、法人委托書、標書資料、合同等用印，段經公司法人代表或總經理批準后使用本審批單。3合同登記表序號合同編號工程名稱合同金額（萬元）開/竣工時間合同評審情況合同執行情況擬決算時間4合同評審表合同/標書編號工程名稱業 主 名 稱工程期限業主要求：評審結論： 評審主持人簽字： 年 月 日批準意見：批準人簽字： 年 月 日5合同修改單原合同編號工程名稱經辦人更改內容更改內容評審： 評審人： 日 期：業主確認（必要時）：6采購合同訂單采購合同訂單QR006-06分承包方名稱：以下是你單位 月份配套計劃，請在接到本訂單后，積極組織生產，保質保量保時供貨，如有困難，請提前十天與本公司材設部聯系。序號配套項目名稱單位數量技術要求價格金額交貨期備注承包方：（蓋章） XXXX消防設備安裝有限公司經 辦： 經 辦：7采購合同登記臺賬采購合同登記臺賬QR006-08序號采購合同編號簽訂時間承包方名稱采購物資名稱規格/牌號數量價格進貨日期備注