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1、家用電器公司銷售總部庫存商品管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *集團公司銷售總部庫存商品管理制度1目的1.1進一步改善庫存管理，提高庫存商品的管理水平。1.2確保公司財產安全、完整。2適用范圍2.1適用于分公司、辦事處庫存商品入出庫管理、倉庫現場管理、指令審批管理、庫存商品的盤點與對帳管理及違規處罰等。2.2二級分庫管理制度另行制訂。3核心條款3.1庫存商品的定義庫存商品是指存放在分公司、辦事處的分支倉庫、二級分庫、維修間、樣品間等所有權屬公司的且納入庫存商品核算的彩電、VCD、DVD、數字衛星接收機等商品。2、3.2庫存商品的入庫管理3.2.1庫存商品的調入3.2.1.1庫存商品由總部調入3.2.1.1.1由分部、分公司市場助理會同辦事處倉庫監理根據市場狀況、倉儲容量等要素編制總部統一格式的要貨計劃，經會計、經理審核，分部總經理批準后傳行銷部計劃科批轉*儲運部辦理庫存調撥手續。3.2.1.1.2*儲運部財務人員憑要貨計劃和行銷部計劃科批示開具總部統一格式的“出庫單”，相關要素填列齊全，承運單位經辦人簽字后辦理提貨手續。根據承運單位簽字確認的出庫單，填制“貨運收據及運費結算單”，相關要素填列齊全，并將“運費結算聯”交承運部門。根據“出庫單”，填制“分支倉庫發貨跟蹤單”（見表4.1），傳真相關辦事處。33、.2.1.2庫存商品由其它辦事處調入按庫存商品調撥的有關規定執行。3.2.2庫存商品的驗收入庫3.2.2.1根據 “分支倉庫發貨跟蹤單”、“庫存商品調撥單”（見表4.2）或其它資料，倉庫監理兼出納必須在貨物運達的當天督促倉儲單位辦理貨物驗收入庫，并（由倉儲單位）填制一式五聯的“*產品入庫單”，貨物品名、型號、數量等要素填列齊全。倉庫保管、倉庫主管、辦事處倉庫監理簽名并加蓋倉儲單位公章。3.2.2.2根據驗貨情況：（1）據實填寫“分支倉庫發貨跟蹤單”回單，由辦事處經理、會計分別簽字后傳真*儲運部；如為其它辦事處調入須將要素齊全的入庫單回傳發貨辦事處。（2）據實填寫“分支倉庫驗貨證明單”，由辦事處4、經理、會計分別簽字，加蓋辦事處公章交承運部門作結算運費之用；貨物丟失、破損、淋濕情況須詳細列明。3.2.2.3辦事處倉庫監理應在貨物驗收入庫的當天根據倉儲單位提供的“入庫單”第二聯登記庫存商品調撥明細帳。3.2.2.4辦事處不得把總部調入或其它辦事處調入的公司產品，未經倉庫驗收入庫直接調給客戶或樣品間、維修間。3.3庫存商品的出庫管理3.3.1批發客戶的出庫管理3.3.1.1在客戶有款的情況下，辦事處業務員根據分支倉庫貨源狀況，先與客戶商定要貨計劃，要貨計劃應詳細列明要貨的貨物品名、規格、型號、數量、單價、金額等交辦事處會計審核無誤，經理審批。辦事處倉庫監理根據要貨計劃把相關信息輸入指令單申請5、系統，E-mail到總部指令科，待總部批復出庫指令后，打印出公司專用的“*產品出庫指令及發貨通知單”，指令申請人、客戶代表、會計、經理分別在指令單上簽名，依據總部批復的出庫指令辦理出庫手續。特殊情況（客戶款額足夠且要貨較急）可先由辦事處開具要素齊全的“*產品出庫指令及發貨通知單”并出具由辦事處經理、會計共同簽名的指令單欠條，憑出庫單、指令單欠條辦理出庫，再由倉庫監理在24小時內將批復的出庫指令送達倉庫并收回指令單欠條。3.3.1.2如客戶（未簽字提貨）要求委派業務員將貨物直接送達客戶指定地點或配貨站、郵局等，應按以下程序進行操作辦事處必須采用總部統一制作的合同文本，事先與客戶簽訂“代辦托運協議6、書”（見表4.3），相關要素填列齊全，雙方簽字蓋章。由業務員在“出庫指令及發貨通知單”客戶代表處簽具本人真實姓名和提貨日期。業務員憑“出庫指令及發貨通知單”到倉庫提取冰箱空調等貨物，直接送達客戶指定地點或配貨站。要求客戶（配貨站、郵局）經辦人點數、驗收、簽字，在出庫單“送貨聯”上詳細填寫貨物收到數量，加蓋貨物驗收單位公章，向客戶收取運費。送貨完畢后業務員應及時將出庫單“送貨聯”及送貨運費交辦事處會計。3.3.1.3客戶異地提機根據其它辦事處的貨源狀況先與客戶商定要貨計劃，收妥貨款后向貨源調出辦事處傳真各要素填列齊全且加蓋辦事處公章的“客戶異地提貨申請單”，通知貨源調出辦事處申請出庫指令。貨源調7、出辦事處倉庫監理依據“客戶異地提貨申請單”的提貨情況向總部申請調撥類指令（指令單抬頭用“調撥-XX辦事處”），客戶必須在指令單上簽名，并在指令單備注欄中注明客戶名稱及車號等資料。客戶所在地辦事處財務開具入庫單作假入庫處理，按規定向總部指令科申請指令，總部批復指令后作假出庫處理，據此登記庫存商品調撥帳及客戶往來帳。3.3.1.4如客戶要求先提貨后付款，按“擔保、抵押管理制度”規定的有關條款執行。3.3.2零售直供專柜的出庫管理3.3.2.1憑總部批準的“專柜設置申請表”、“*產品直供商場代銷協議書”向行銷部申請信用等級。3.3.2.2憑行銷部核準的信用等級，其中：AAA類專柜鋪底額應控制在20萬8、元以內（特大型專柜向行銷部申報特批后可增加鋪底額，但必須在指令申請單“其它”欄予以注明）。AA類專柜鋪底額控制在10萬元以內。A類專柜鋪底原則上控制在3萬元內。3.3.2.3隨旺季市場需要，月中允許分部（或分公司）總經理、辦事處經理、業務員對AAA類、AA類專柜分別在20萬、10萬元以內擔保補貨，并逐單報總部批準，但必須以月度結算日鋪底額分別降到20萬、10萬元以內為前提。否則，總部指令科應停止簽發該專柜的出庫指令。3.3.2.4無風險零售專柜一律不予鋪底，采取預付貨款（或承兌抵押額度內）提貨方式。3.3.2.5辦事處在行銷部核準的鋪底（或預付貨款及承兌抵押）額度內向總部申請指令，憑總部批復指9、令辦理出庫手續，客戶特定授權人應在出庫單上簽名。3.3.3非正常提機的出庫管理3.3.3.1廣告機、贈送機、獎品機：由經辦人填寫“請示報告單”，會計、經理簽具意見，報分部總經理及總部相關部門批準（其中，入分公司、辦事處的廣告費由財務相關審批人批準，入總部廣告費由廣告部及財務部相關審批人負責批準），憑批件向總部申請出庫指令，待批復指令后方可辦理出庫手續。3.3.3.2火燒機：由中心主任填寫“突發事件處理申報表”，報分部總經理、用戶服務部總監批準，然后依據批件向總部指令科申請出庫指令，待批準后方能辦理出庫手續。原用戶火燒報廢機不得再向總部申請退庫指令。3.3.3.3專柜演示機：(1)由辦事處經理填10、寫“請示報告單”向總部廣告部終端管理科申請，并出具借條，辦事處倉庫監理憑批示及借條申請指令，總部指令科批復指令后方可辦理出庫手續。辦事處將專柜演示機作固定資產（或低值易耗品）管理。(2) 專柜演示機退回后，經維修主任檢測鑒定附件完整、包裝完好、無劃傷，可由辦事處經理出具請示報告（附鑒定報告）報財務分管副總批準，辦事處倉庫監理憑批件以演示機申請（負數）退庫指令，獲批準后增加辦事處庫存。3.3.3.4個人或倉儲單位賠機：因丟機、毀損、其它原因或經審計、片區財務經理確認應由責任人（單位）賠償的，辦事處以報告或理賠證明等申報總部財務副總批準，憑批件向總部申請出庫指令，經批準后入責任人（單位）個人往來，11、并由總部執行扣款。3.3.4庫存商品的調撥管理3.3.4.1辦事處內部的庫存調撥辦事處內部分支倉庫調二級分庫、樣品間、維修間或二級分庫、樣品間、維修間調分支倉庫均由辦事處倉庫監理向總部申請出庫指令，批復指令后方可辦理出庫手續。辦事處樣品間與維修間之間的庫存內部調撥，由辦事處倉庫監理開具“庫存商品內部調撥單”（見表4.4）作內部移庫處理，不向總部申請出庫指令，但應根據“庫存商品內部調撥單”登記庫存商品調撥明細帳；展示機與樣品間、維修間之間的調撥需向總部申請出庫指令，辦理出入庫手續。展示機出庫，由辦事處經理填制“展示機出庫批準單”（見表4.5），經分部及總部批準后（出庫時間10天且出庫數量在10臺12、以內的由分部總經理審批，出庫時間超10天或出庫數量超10臺經分部總經理及行銷部批準），方可憑批件辦理出庫手續。辦事處樣品間樣機總數量應控制在10臺以內，同一型號、品名的樣機只能展示一臺，樣機保管責任人為倉庫監理兼出納。3.3.4.2辦事處之間的庫存調撥由辦事處倉庫監理向總部儲運部（分部外調貨）或分部（分部內調貨）申請，經貨運總監或分部總經理批準后，由貨物調出方憑批件向總部財務部申請指令，待批復指令后方可辦理出入庫手續。財務部會計科每天根據指令科提交的調撥指令制作“辦事處庫存商品調撥明細表”并掛總部網站，辦事處會計必須每天上網查看在途商品的調入情況，如發現其未及時到達，應盡快與調出辦事處聯系處理13、。調入辦事處在收到商品后，倉庫監理應及時辦理驗收入庫手續。同時填“制庫存商品調撥單”（回單），商品短少、毀損等有關情況必須列明。然后傳真貨物調出的分公司、辦事處。如貨物發生短少或毀損必須查明原因并與有關辦事處協商處理，并取得一致意見。否則，應專題報告總部財務分管副總。3.3.4.3辦事處庫存商品調回總部：按“滯銷和不可修復商品返廠管理制度”相關條款執行。3.3.5辦事處必須取得所有客戶出具的“授權提貨委托書”（見表4.6），客戶辦理提貨的經辦人必須在委托書上簽名（手寫），辦事處倉庫監理憑此建立完整的客戶提貨管理檔案，并按以下條款進行跟蹤。3.3.5.1凡客戶采取自提或業務員送貨方式的，必須取得14、客戶特定授權人的簽名或收貨憑證。3.3.5.2凡采取配送或郵寄等提貨方式的，取得配送站或郵局經辦人的簽字及加蓋公章的收貨憑證后即可。3.3.6任何客戶提貨或退貨，如果既提（退）彩電又提（退）音響（背投、數字電視）等類型產品必須分類型申請出庫（退機）指令。3.4用戶換機管理3.4.1辦事處可從分支倉庫提取20臺好機作為用戶換機的周轉機。3.4.1.1維修文員從分支倉庫提取周轉機入維修間或換取的壞機經修復后入分支倉庫，必須按規定辦理出入庫手續并向總部申請（出入庫）指令，嚴禁隨意給客戶退換機或將周轉機無指令借給客戶。3.4.1.2周轉機的管理責任人為辦事處維修主任，其發生串號、短少或換機后產生滯銷、15、不可修復、報廢而造成的損失由維修主任或有關責任人全額賠償。3.4.2用戶因產品質量問題要求換機，由維修主任填制“差異換機申請報告”，報片區技服經理及總部用戶服務總監批準（其中：換機差價損失在300元以內的報片區技服經理批準，換機差價損失在300元以上報總部用戶服務總監批準）。3.4.3用戶換機金額大于零（出庫機大于退機金額），報告批準其差價由用戶承擔或換機金額小于零（出庫金額小于退機金額），差價應退給用戶或退換機金額相等，統一以“零售”戶申請指令。3.4.4用戶換機金額大于零，報告批準其差價由維修環節費用承擔或用戶換機金額小于零，差價沖減辦事處維修環節費用，統一以“換機差價”戶申請指令。3.416、.5零售用戶換機差價大于零（出庫金額大于退機金額）只申請一張指令單，如差價小于或等于零必須按提機與退機分別申請指令。3.4.6向用戶收取換機差價，必須開具總部統一格式的“收款收據”，向用戶以現金支付退機差價，必須取得用戶出具的“收款收據”。3.5客戶退機管理3.5.1批發客戶退機3.5.1.1對客戶10臺以內售前機、或質量壞機的退貨，須由客戶開出“退機發票”或“退貨折讓證明單”，經維修主任檢驗符合退機條件并出具“返修機檢驗報告單”。辦事處憑以上附件向總部申請退機指令，待總部批復退機指令后方可辦理退機入庫手續。同時取得貨物保管人員（倉庫保管員或維修文員）的簽字確認。3.5.1.2對批發客戶10臺17、以上售前機因質量問題需退貨，除按第一條規定提供相關附件外，由倉庫監理根據“返修機檢驗報告單”、“客戶退機發票”或“退貨折讓證明單”向總部行銷部遞交退機報告，經行銷部審批后再向總部指令科申請退機指令，待總部批復（退機）指令后方可辦理退機入庫手續。同時取得貨物保管人員的簽字確認。3.5.2零售直供專柜客戶退機3.5.2.1專柜未開具發票的委托代銷商品的退機，由商場開具“商返單”經維修主任檢驗符合退機條件后開具“返修機檢驗報告單”（經理、會計簽名），辦事處倉庫監理憑此向總部申請退機指令，待總部批復退機指令后方可辦理退機入庫手續，同時取得貨物保管人員簽字確認。3.5.2.2專柜已開具發票的委托代銷商品18、的退機，除履行第上項規定的全部手續外，還應取得客戶開出的“退機發票”或“退貨折讓證明單”。否則，不能辦理退機入庫手續。3.5.3用戶退機：根據用戶退機申請，經技服主任檢驗符合退機條件并簽具意見報總部用戶服務總監批準后方可以“零售戶”（按當月開單價或批準價）申請退機指令，指令批復后由倉庫監理辦理入庫手續，退機價款（憑客戶出具收據）由出納以現金支付。3.6客戶送貨費用的管理 客戶要求辦事處送貨，原則上應按照當地運價計算運費并向客戶全額收取。3.6.1由辦事處會計單獨填制總部統一格式的“收款收據”（在備注欄注明運費及計算結果）交業務員，業務員將貨物送達客戶指定地點后向客戶收取，并請客戶在收款收據上簽19、章。業務員返辦事處后應及時將收據及款項交辦事處出納存入銀行匯總部，相應沖減辦事處運輸費用。3.6.2少數辦事處客戶不愿意支付送貨運費的，辦事處經理及相關業務員應及時與會計協商取得一致意見，由會計建立備查登記簿予以登記并跟蹤。3.6.3已經配置送貨車的辦事處，凡因客戶送貨發生的汽油費、修理費、司機工資等費用，按照總部規定的費用管理制度報支入帳。3.7庫存現場管理 辦事處倉庫監理應經常不定期地檢查倉庫是否有白條或無指令出庫；檢查倉庫的防水、防火、防盜、防潮濕、防污染等到設施是否齊全；檢查倉庫保管帳是否真實、準確、及時、完整地進行登記；檢查庫存商品堆放是否整齊、規范等。如倉儲單位有違反倉儲保管合同的20、行為應督促其迅速整改，倉儲單位擅自變賣或處置商品或倉庫存在較大的安全隱患等重要事項必須專題向財務分管副總報告。3.8指令的審批管理3.8.1審查指令申請單各要素（指令申請日期、客戶編碼、客戶性質、客戶名稱、客戶回款資料等）的填列是否齊全；出庫貨物的型號、型號編碼、單價是否正確。3.8.2審查相關附件是否齊全，附件各要素填寫是否完整、合規。3.8.3審查專柜發貨是否控制在總部規定的鋪底額度內。3.8.4對客戶擔保提貨，首先應該查明擔保責任人的擔保權限及額度是否符合總部規定，手續是否完備。3.8.5凡辦事處申請的出入庫指令不符合總部規定，應按以下辦法進行處理。3.8.5.1屬“指令申請單”所附商返21、單、擔保協議書等附件填寫不完整應在當天通知（原申請指令的）辦事處補齊有關手續后才予審批指令。3.8.5.2屬“指令申請單”價格、客戶往來、欠款原因等填寫不正確，產品的型號、型號編碼、單價錯誤，指令審批人在指令申請單上注明原因退回辦事處修改。3.8.5.3對客戶擔保、抵押手續不全，不符合總部政策的一律不能簽發出庫指令，指令審批負責人必須嚴格把關。3.8.5.4對辦事處會計（出納）不認真、不負責、不懂相關政策等人為原因造成指令無法審批的要進行登記，報科室主管審核后轉綜合科考評。3.8.6正常情況下，辦事處當天申請出庫指令，指令科應在當天審批完畢，不得無故拖延。3.9庫存商品的盤點及對帳管理3.9.22、1每月末最后一天，辦事處倉庫監理應將當月發出的庫存商品出入庫單全部登記入帳并結出庫存商品各存放地點每一型號期未結存數量。3.9.2次月的第一天，辦事處會計、倉庫監理應對分支倉庫、維修間、辦公室屬公司的庫存商品進行全面徹底的盤點。編制“分支倉庫存貨盤點匯總表”（加蓋倉儲單位公章）、“*維修間與辦公室屬公司冰箱空調產品匯總表”（參加盤點人員簽章）。3.9.3盤點完畢，應將辦事處庫存調撥帳面數量與倉庫盤點實存數量、倉庫保管帳面數量逐型號進行核對，找出差異原因，根據不同情況作出相應的帳務處理。并將“*分支倉庫存貨盤點匯總表”、“*維修間與辦公室屬公司冰箱空調產品匯總表”一并交辦事處會計審核后納入辦事處23、財務月報表體系寄回總部稽核科。3.10違規處罰3.10.1辦事處有關人員（會計、倉庫監理或其它人員）無款、無指令出庫；虛報客戶欠余款，虛填專柜客戶擔保額等騙取總部指令；假冒客戶簽名將貨物提走擅自變賣、處置，并將款項據為己有；與客戶串通騙取公司貨物后私分等，均屬嚴重違規或違法犯罪行為。除責成責任人盡快追回出庫損失外，還將按集團有關規定實施嚴厲處罰。構成犯罪的由集團法律事務部提請司法機關立案偵查，追究其刑事責任。3.10.2辦事處有關人員有款出庫超過24小時補指令，不按總部有關規定辦理客戶退（換）機及庫存商品內部調撥手續，未建立完整的客戶檔案，庫存商品未按時進行盤點、對帳并查出帳實差異原因，倉庫現場管理混亂或存在其它違規行為，按集團有關規定實施處罰。