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1、置業(yè)公司業(yè)務檔案、項目資料日常管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為了規(guī)范公司檔案管理，保證公司檔案的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、 保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司業(yè)務檔案、項目資料的整理歸檔；行政管理部門、辦公室及財務 部門等相關檔案和資料的整理歸檔。第二章 檔案管理機構的設置及基本要求第一條 檔案劃分及管理部門一、公司設立檔案室，隸屬于行政部，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常 管理工作。公司制定明確的檔案管理2、員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。二、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行 分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽（部門編號年份文件順序編號（修改次數(shù)編號），并 建立電子與紙張分類目錄。第二條 各部門資料管理一、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門 檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。二、各部門根據部門資料性質結合公司檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。三、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。第三章 檔案保管第一條 檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名 應能準確3、反映出卷內文件材料的內容。檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。第二條 檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的 價值，便于保管和利用。第三條 要確保檔案的完整，破損的檔案文件要進行修復處理。第四條 檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定 標題。第五條 檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原 則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同 類目等）。第六條 公司檔案的分類：一、計劃性文件資料：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經營計劃、各職能部門的工作計劃等。二、調研性資料：包括市場調研、4、開發(fā)調研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公 司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。三、總結性文件：包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結 及單項性的各種總結報告。四、匯報性材料：包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表等；公司領 導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。五、批示性文件材料：包括公司各類標準、指標，如考核標準，計劃指標等；公司生產經營 過程中的各類命令、工作指示、調度命令等。六、公司重大決議：包括由公司總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件、 紀要、決定和會議材料、會議記錄等。七、法規(guī)性文件：包括政府、行業(yè)、上級制定5、和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、 標準等文件；公司下發(fā)的制度、管理細則、規(guī)定、通知等文件，根據下發(fā)時間先后按順 序編制固定格式文件序列號，同時收集整理電子檔和有權發(fā)文人簽章的原始文件，由辦 公室負責收集整理并歸檔。八、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、建設用地規(guī)劃許可證、建設工 程規(guī)劃許可證、建設工程施工許可證。九、憑證性材料：包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。 如合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。十、勞資人事資料：包括公司的人事任命、人事調整、人事檔案資料、人事考勤、人才引進 和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。涉及到員工個人的資料文件分6、別歸置員工個人 資料檔案。*員工個人資料檔案包括：（1）入職資料 A、個人簡歷、員工登記表、身份證、學歷學位證書、各類等級證書、各類資格證書復 印件 等個人入職基本信息及面試評價表。 B、勞動合同、保密合同、補充協(xié)議等。（2）培訓檔案 A、參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。 B、培訓服務協(xié)議。（3）職位檔案 A、職位說明書、職務說明書、職務任命書。 B、職務變動申請、職位職務變更記錄。（4）薪酬考核檔案A、試用期考核表、員工試用期總結表。B、季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。C、工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。（5）其他檔案A、個人黨、團相關資料。B7、各類獎勵、處罰記錄。C、離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協(xié)議等其他補 充協(xié)議。十一、聲像制品資料：包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位 提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。十二、饋贈性資料：包括上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻 資料、有紀念意義的各種工藝制品等。第七條 檔案的收集一、凡屬本檔案管理制度第十條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統(tǒng)一管理，各部門應做好資料 的分類立卷，交到行政部統(tǒng)一歸檔，每年歸檔一次；會計歸檔類在年度終結后，由財務 部門編造清冊，每兩年歸檔一次。二、銀行票據由財務部立卷留8、存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由 專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。三、各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即 由總經理辦公室回收立卷留存。四、公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外 出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。五、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。第四章 歸檔及保存年限第一條 歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內 容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列9、并填寫卷 內目錄。第二條 歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。 定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。一、永久保存：（1）公司章程、合同（2）組織規(guī)程及辦事細則（3）重大會議記錄（4）財務報表（5）政府機關核準文件（6）不動產所有權及其他債權憑證（7）工程設計圖（8）公司規(guī)章制度（9）其他經核定須永久保存的文書二、10年保存：（1）預算、決算書類（2）會計憑證（3）事業(yè)計劃資料（4）其他經核定須保存10年的文書三、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經核定保存5年的文書四、1年以下暫時保存：（1） 結案后無長期保存必要的資料。第三條 歸檔10、的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的正件與附 件，印件與定稿，請示與批復，轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均 不得分開。第五章 檔案日常管理第一條 借閱手續(xù)：一、各部門經辦人員因需要查閱檔案時，應由其部門負責人出示書面查閱單向檔案員查閱， 經辦人必須在公司查閱閱登記表上簽字。檔案管理部門要認真閱讀下文有關權限，按照 簽字權限辦理查閱。二、檔案一般不外借，如確因工作需要外借的，應辦理外借審批手續(xù)，時間一般不得超過兩 周，延長借閱時間需另辦理續(xù)借手續(xù)。檔案員取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借 出日期和歸還日期，以備及時催還。三、檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即11、歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。四、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未 經批準不得復印和摘抄檔案。五、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經行政主 管批準。六、檔案借閱權限。根據檔案的性質不同檔案設有不同的調閱權限，具體分類和權限參見以下表格：序號檔案類型檔案權限負責人權限批準1行政管理制度公開辦公室可隨時調閱2人事檔案保密人事部可調閱本人3法律事務檔案保密法務部（總經理）總經理4公司宣傳檔案公開辦公室可據情況調閱5公司重大事件檔案內部公開辦公室可據情況調閱6經營檔案保密辦公室、銷售部總經理、銷售經理7公司基礎資料12、檔案保密辦公室辦公室經理8會計檔案絕密財務部、辦公室董事長其他檔案根據實際情況進行授權調閱。第二條 銷毀手續(xù)一、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的檔案銷毀登記表，報公司負責 人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。檔案銷毀登記表需注明：銷毀檔案 目錄、公司負責人意見、銷毀時間。檔案銷毀登記表需永久保管。二、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項 目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結 時為止。第三條 移交手續(xù)一、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責人審核批準并 指定其監(jiān)交人后，方可13、進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負 責人意見、移交方簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。檔案移交登記表一式 兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。第四條 保密一、檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全， 任何無關人員未經許可不得入內。二、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想， 主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。三、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。第六章 檔案員職責1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認真學習檔案管理的相14、關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。3、定期擦拭檔案柜，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進 行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料， 要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝 入檔案盒，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。6、每年進行一次檔案清理，編制或更新文件索引，以便查找。檔案借閱申請單姓名職務部門所借檔案借閱時間借閱15、原因部門領導檔案負責人檔案銷毀申請單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時間申請人檔案負責人意見檔案移交登記表移交時間移交檔案目錄移交原因檔案負責人意見移交人接受人歸檔文件目錄 所屬部門序號文件名稱檔案類別檔案編號歸檔時間歸檔人員部門負責人備注12345678910111213141516171819202122檔案借閱記錄表序號借閱日期借閱檔案類別借閱檔案編號（名稱）計劃歸還時間借閱人簽字授權人簽字實際歸還時間歸還人簽字備注12345678910111213141516171819202122檔案銷毀清冊記錄表序號檔案名稱銷毀日期銷毀檔案類別銷毀檔案編號檔案負責人簽字檔案部門責任人簽字監(jiān)銷人備注12345678910111213141516171819202122