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1、集團發展經營項目會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議管理制度第一章 總則第一條 目的為進一步規范公司會議管理，提高會議質量和效率，降低會議成本，切實跟蹤落實會議提出的各項工作任務與工作要求的完成情況，保證會議的有效性，特制定本制度。第二條 適用范圍本制度適用于XXX集團總部及各子公司。第三條 會議形式 一、公司的會議形式包括：定期的常規性會議和臨時性會議。其中，定期的常規性會議主要包括以下5種形式：（一）公司周年慶典表彰大會；（二）公司高管工作例會；（三）公司年終工作述職工作總結會議；（四）公司年中工作2、述職工作總結會議；（五）公司月度會議/各子公司、項目部周例會。 二、臨時性會議的主持部門以事件主導部門為主召開，具體會議參加人、會議時間及會議內容應提前一個工作日以通知形式告知相關參會人員。第二章 會議流程第四條 會議安排的原則一、堅持局部服從整體的原則，公司會議優先于部門會議，緊急會議優先于一般會議。二、各類會議優先順序為：例會、臨時性行政/業務會議、部門內部會議。三、因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。第五條 會議通知一、常規性會議除時間臨時調整外，不再另行通知，由主持部門直接通知參會人。二、臨時性會議按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知。三、會議通知期：須于開會前一個工作日內通知參3、會人及行政后勤部。四、會議通知的渠道：（一）公司內部QQ群、微信群、企業郵箱：適用于常規性會議通知（含常規性會議臨時調整時間的）、臨時性會議通知；（二）電話通知：適用于臨時性會議公告后，由主持部門電話通知參會人；（三）OA系統中“會議管理”模塊發布：適用所有會議類型，用于會議通知存檔，備查。五、會議通知的內容：（一）會議時間； （二）會議地點；（三）會議主持部門； （四）參會人員；（五）會議主題； （六）會議須準備的資料明細；（七）參會注意事項； （八）其他。第六條 會議準備一、會議主持部門應指定執行人提前做好會議準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材等會議所需的各種設施、用品等。4、二、對于需要發放會議資料的，會議主持部門應根據參會人數提前印制會議資料。三、會議主持部門應提前打印會議簽到表，并由會議記錄員監督參會人員簽到情況，會議簽到表須在會議結束后由會議主持人簽字確認。四、為合理有效分配會議室資源，會議主持部門須提前至少一個工作日在OA系統中“會議管理”欄目中填寫會議申請流程表單；因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限，但會議組織部門或個人必須提前電話與公司行政主管備案。第七條 會議組織一、會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。二、會議主持人必須遵守以下規定：（一）主持人應不遲于會前15分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。（二）主持人一般應于會議開始后，將會議5、的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等進行必要的說明，并說明各項議程大概的會議時間限制，以提高會議的效率。（三）會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。（四）對于討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議做出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交參會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。（五）主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向參會人明確，并落實具體的會議跟蹤負責人。三、參會人必須6、遵守以下規定：（一）應于會前10分鐘到達會場，并在會議簽到表上簽到。（二）會議發言應言簡意賅，緊扣議題。（三）遵循會議主持人對議程控制的要求。（四）對于工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。（五）遵守會議紀律，與會期間應將手機調至靜音或將手機呼叫轉移至本部門另一名未參會人員處，原則上會議期間不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。（六）原則上參會人員不得請假。如確需請假的，須向會議主持部門負責人及分管領導、必要情況下還要向公司高層說明情況并征得同意后，方可請假。（七）無故未按時參加會議的，將給予當事人樂捐100元/次的處罰，并備案。（八）參會人員應做好本人的會議記錄。 四、會議主持人7、為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。第八條 會議記錄一、各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。二、會議進行期間，重要會議須用錄音筆進行錄音，并于會議結束后兩個工作日內由會議記錄員將會議錄音提交至公司行政后勤部存檔。 三、各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定：（一）各部門應常設一名會議記錄員，并報行政后勤部備案；如有調整，調整部門須及時通知行政后勤部。（二）公司根據名單配發會議記錄本。會議記錄本用完后由記錄員憑舊本至公司行政后勤部換領新本，舊本同時本部門存檔。會議記錄本的領取登記按低值易耗品的領取程序辦理。（三）會議記錄員負責本部門會議及本部門負責組織的會議8、的記錄工作。（四）會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，會議主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。（五）公司管理層主持的例會、臨時行政會議原則上由總裁助理/秘書負責會議記錄工作，另有指定的，由指定人員負責相關記錄工作。（六）會議記錄員應遵守以下規定：1、做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，并于會議結束后一個工作日內整理好會議紀要，由會議主持人審批通過后下發至參會人員。2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。會議主持人須在每次會議記錄上簽字確認。3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。三9、會議記錄的備檔按以下規定：（一）本部門負責組織的各類會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應作為機要檔案及時轉公司統一歸檔備查。（二）本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查，部門內其他人員需查閱會議記錄的，須經部門負責人同意后，方可進行查閱，并在查閱內容所在頁的頁眉處簽字。（三）部門其他人員查閱會議記錄時，會議記錄員須在場；除經部門負責人及分管副總同意外，會議記錄本不得外借給其他部門或部門內其他人員。對于會議記錄的外借情況，記錄員應如實在會議記錄中寫明外借時間、外借原因及外借人，并由外借人簽字確認。（四）會議記錄為機要檔案，保管人員不得擅自外泄。10、第九條 會議紀要一、下列情況，會議記錄員須將會議記錄整理為會議紀要：（一）除部分部門“站會”外的常規性會議；（二）各類臨時行政/業務類會議；（三）各類緊急性會議；（四）與經營管理相關的會議；（五）須會后對會議內容貫徹落實進行跟進的會議；（六）其他會議主持人要求整理會議紀要的會議。二、所有會議均需做會議紀要，以方便相關信息的查詢和后續工作的追蹤、落實；會議紀要需如實記錄，對內容進行概括、總結，分類別或分項目記錄。三、會議紀要中包含（但不僅限于）如下內容：（一）會議的主要內容及議題；（二）會議討論或決定的重大事項；（三）會議決定的行動計劃或改進措施。（具體格式詳見附件）四、會議紀要的整理和發送應在11、一個工作日內完成，下發或傳閱范圍由會議主持人確定，并通過OA協同發送給所有會議相關人員。五、會議須有落地執行計劃輸出，具體如下：（一）宣貫類會議：宣貫后的改進落實計劃（二）專題類會議：針對問題如何解決列出相關人員的工作安排和計劃（三）工作匯報類會議：針對部門問題或個人工作問題的進展安排、改善提升列出相應的計劃安排六、會議紀要輸出的工作計劃須進行跟進落實情況，跟蹤記錄匯總實行“一會一表”制。 第三章 會議紀要的跟蹤落實第十條 落實計劃跟蹤各部門指定專人對會議紀要輸出的落地計劃，按照計劃時間節點進行跟進，并于每月底輸出該部門的會議落地執行情況的進展匯報，并將結果上報總裁辦。第十一條 落地結果考核會12、議的落地計劃的執行進展情況將進行相應考核，以每月為一個考核節點。（一）按時間節點完成工作安排和進展，相關人員績效成績加5 分；（二）工作事項均能按期完成，部門年度考核中予以特殊情況加分；（三）一項工作延期完成，相關人員績效成績扣5分；（四）工作在延期一個月后仍未完成，部門負責人績效成績扣10分；（五）部門會議紀要工作超過3項在延期一個月后仍未完成，部門年度考核中取消評優資格。第十二條 獎懲辦法（一）懲罰方面1、會議未整理會議紀要一次，會議發起組織人予以警告；未整理會議紀要兩次及以上，處以發起人所屬部門負責人予以警告；2、會議發起人超過一個工作日內將會議紀要發放給相關人員，予以警告處分；3、會議13、紀要工作計劃安排人員一次未按照會議結果執行落地，處以相關人員警告處分；兩次及以上未執行，則相關人員及部門負責人處以通報批評及罰款的處分。（二）獎勵方面1、會議紀要每月按時整理、發放，對會議發起人及其負責人進行通報表揚；2、會議落地執行連續三次均能按照時間節點完成，對于參與工作計劃落實的相關人員予以通報表揚以及所屬部門獎勵獎金500元。（三）行政后勤部每月對會議紀要以上的獎懲情況予以OA公告的形式予以公示。第十三條 會議紀要的匯總統計一、工作任務完成情況的統計：如工作完成時長、工作完成結果程度、是否有后續待完成的工作內容等，爭取以柱狀圖、餅圖等形式體現。二、工作時間的統計：根據各崗位不同的工作內14、容，計算各工作內容的完成工作日。三、工作任務計劃合理性的統計：將計劃內工作與計劃外工作進行橫向比對分析。確認各崗位計劃內與計劃外工作的比例，從而確定各崗位的靈活機動性。四、每周工作量的統計：根據工作量完成天數確定每周工作量的完成情況，以工作完成天數的多少為標準來確定每周工作量大小排名，并根據各周工作量大小的綜合排名，確定每月實際的工作重點與計劃的重點是否一致等情況。五、每月工作重點的統計：根據每周工作量完成的多少來確定每月的工作完成重點，并根據此統計確認比較每月工作重點與工作量之間是否存在必然聯系。第十四條 會議紀要跟蹤落實的審核程序一、會議主持人須在下次會議前一個工作日內就會議紀要工作任務跟15、蹤落實情況進行匯總統計，填寫部門會議紀要工作任務跟蹤落實情況并報部門主管、分管領導或總裁辦審核。二、對于未落實的會議工作內容應與執行人對未完成的原因進行分析明確，并報部門主管、分管領導或總裁辦審批。三、如會議主持人未如期完成落實跟蹤的，第一次將口頭批評，并了解未完成的原因，根據會議主持人提出的問題進行針對性培訓；對于第二次未如期完成落實跟蹤的，將其不允許擔當會議主此人工作；對于超過三次（含）未如期完成落實跟蹤的，將保留與會議主此人解除勞動合同的權利。第四章 會議室管理規定第十五條 會議室由行政后勤部統一管理，目前的會議室主要為：25樓：大會議室(X個)、中型會議室(X個)、小會議室(1個)2616、樓：中型會議室(X個)27樓：中型會議室(X個)第十六條 會議室使用時間原則上只要使用部門在OA系統填寫會議室申請流程。行政主管審批后，均可在約定時間內進行使用，如有變動，可在第一時間向行政后勤部備案調整。第十七條 會議室申請與登記：（一）除臨時短暫性會議/面談不用申請與登記外，其他會議都須填寫OA系統會議室申請流程，并注明是否需要使用會議設備、是否需要連接電話會議、視頻會議。 會議設備：投影儀、八爪魚擴音器，視頻設備； 電話會議：一般在沒有網絡或網絡連接狀態不好的時候，建議開電話會議，并要嚴格控制電話會議時間； 視頻會議：會議雙方都有網絡的情況下，建議開視頻會議；（二）會議主持部門須提前一個17、工作日在OA系統中填寫會議室管理申請流程。（三）行政主管須根據會議室安排原則，在申請人填寫會議室管理申請表時幫助申請人合理安排會議室；如申請人對會議室安排有異議且行政主管無法解決的，提交行政后勤部經理協調解決。（四）對于未提前對會議室進行申請的，行政后勤部將無法為其安排臨時會議地點。由此造成的后果，由會議主持部門自行承擔。（五）對于臨時召開的緊急會議需要使用會議室的，會議主持部門必須提前與行政主管進行溝通確認，待確認會議室沒有被預約后方可按“特事特辦”的原則由行政后勤部統一安排，但申請部門不得對會議室的地點提出異議。第十八條 布置會場及會議期間參會人員須愛護會議室內財物，如有損毀將由當事人照價18、賠償；對于無法確定當事人的，將由參會全體人員照價均攤賠償。第十九條 參會人員須提前15分鐘進入會場進行簽到并等候，工作時間禁止參會人員在辦公及休閑區域內等候，以免影響正常辦公秩序。第二十條 會議室使用部門，須維持會議室的整潔，使用完畢后須將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用。第二十一條 會議室使用部門及參會人員須確認座位周邊及會議室內的電源及電器設備是否關閉，如發現設備故障的應及時報行政后勤部備案，以便及時修理，保證其他會議的順利進行。第二十二條 會議室內物品未經行政后勤部批準，不得私自轉借他人或挪借他用，嚴禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。第五章 附則第二十三條 本制度自發布之日起實施,最終解釋權歸行政后勤部所有。制度中涉及的OA系統操作流程的解釋權歸信息主管所有。附：會議紀要模板XXXXXXX會議紀要會議時間：會議地點：會議主題：與會人員：主持人：缺席人員：記錄人：會議主要內容會議計劃安排工作內容責任人時間節點