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1、保健品公司文件檔案公共關系等業務支持制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 保健品公司業務支持一、Internet 主頁二、文件檔案管理三、商業秘密保護四、公共關系（一）司外（二）司內（三）投訴五、廣告宣傳公司主頁1行政管理部負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜2. 企劃部根據公司業務需要，負責主頁內容的組織、策劃和更改3行政部根據經確認的主頁內容，進行下載、修改及上傳的技術處理4 行政部負責聯絡網絡公司委托主頁宣傳事宜5行政部負責主頁反饋查詢、上網人數的統計和報告事宜二 商業秘密保護制度（-）目的保護公司與客戶的商業秘2、密，維護公司的安全與利益。（二）使用范圍本規則適用于*公司全體員工。（三）定義1、公司的商業秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經濟利益、具有實用性, 并經公司采取保密措施的技術信息和經營信息。其中：不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等） 由外界直接獲取；能為公司帶來經濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能為 公司帶來現實的或者潛在的經濟利益或競爭優勢；經公司采取保密措施的，系指包括設置保密警示標識、制訂保密條款、簽訂保 密協議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。2、前款所述之技術信息和經營信息，包括：（1）公司管理、財務、人事等方面的系統設3、計、制度文本內容及方法；（2）公司顧問服務的內容與方法。（3）公司公共關系的內容與方法；（4）公司客戶名冊；（5）公司經營計劃與營銷策略；（6）招投標的規劃與標底；（7）客戶資料；（8）上述列舉以外的技術信息和經營信息，符合本條第一款所述之定義的，認 定為公司商業秘密。3、公司商業秘密的來源：（1）公司自行制作并符合所述定義者；（2）公司以外第三方制作并符合所述定義者；（3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。4、本制度所稱之載體系指載有公司商業秘密內容的：（1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、 摘抄件）；（2）公司文件檔案管理制度規定的各類秘密文件、資料等4、。（四）保護原則保護商業秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業秘密Z安全 性又便利于各項工作的原則。（五）責任部門與人員1由行政管理部與法律顧問協同負責公司商業秘密監督、管理事宜。2公司全體員工負有保護商業秘密的責任和義務。（六）保護措施1. 在*公司勞動合同中明確規定商業秘密保護條款，員工在聘用期與解 聘后規定期限內須承擔規定的義務。2. 公司根據需要，可要求專案和有關人員簽訂對特定事項的保密承諾書。3. 行政部對電腦設定完整的文件R錄和子R錄系統，并根據需要設定管理密碼， 由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責任協議書。4行政部對傳真機、復印機統一管理，由專人使用，建立嚴格的使5、用登記管理 流程。5 行政部建立嚴格的管理流程對公司發文進行管理。6.行政部負責根據文件檔案管理制度進行對各類載體設置警示標識的工作。 警示標識包括：密級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定字樣。（七）泄密應急1. 員工發現公司商業秘密有可能泄露時，均有義務報告主管部門立即采取防范 措施；2. 公司商業秘密已經泄露，發現人與當事人均有義務立即報告主管部門即采取 補救措施；（八）泄密責任追究1. 當公司商業秘密已經泄露，公司有權追究當事人的經濟和法律責任；2. 根據情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責任。（九）培訓行政管理部組織對公司全體員工進行相關培訓。三 文件檔案管理制度（一）6、意義（二）文件檔案的類別與形式1公司法律文件：公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業 代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件：董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3公司管理制度：公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程4公司財務資料：各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等5公司人事薪資：人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分 配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄勞動合同等6. 公司經營策略規劃：客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公 關網絡、實施計劃等7公司客戶名冊：客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協、客戶拓展、防談 名冊及記錄等8. 公司7、業務文件：公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9. 公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供Z資料等10公司客戶檔案：已結案客戶的完整檔案，包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等11 公司專業資料：公司搜集的各種業務文木、流程、制度、企劃書、顧問服務 理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的 政策法規、公司各類剪報等12.公司圖書、雜志：公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志13公司日常行政文件：日常通知、備忘、報告、批復、外來文函14. 公司宣8、傳資料：公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等四 公共關系1. xx投資管理顧問有限公司的對外公共關系工作包扌4公司與客戶、股東、媒體及政府機構之間的關系。附客戶溝通登記表2. 公共關系主要體現在各部門開辦及各項業務活動進行所需的對外事務性及手續中建立的長期、友好的關系。3. 對外建立必要的咨詢、顧問關系；必要的外界溝通、聯絡。維護xx公司 的利益和聲譽；積極服務各項業務經營活動的開展；保障外界關系的渠道暢通,最大限度的節省開支是對外公共關系工作的原則。4. 一切因工作關系建立的對外溝通渠道屬xx所有，由木公司對外聯絡人向 行政管理部報送有關工作單位、職務、通訊地址電話，與本9、公司的關系及聯絡等資料，各部門的公共關系必須無條件用于公司工作的開展，各部門均有義務積極協助行政管理部建立暢通的對外渠道。附客戶意見 反饋表五 廣告宣傳1.廣告是極其重要的業務活動。廣告費用是公司營運成本控制和擴展市場的重要環節。2行政管理部門根據公司服務的定位特點，對廣告策劃方案進行審查、審批，確 保廣告的效益。3廣告費用使用的強度、媒體或提出的責任人為公司業務部門，它的使用分配須 經過行政管理部和總經理的審批。4財務部是廣告費用支付執行的審查者和把關部門，它依據批準的廣告方案、廣 告計劃、廣告費用來審查費用支岀的合理性。5公司可根據目前實際的經營狀況，每季度可以申請廣告費額度，在申請報告屮 需包括廣告計劃、費用金額以及使用方式和時間，其基本格式由各業務部門提供。 如業務情況不理想，公司可屮止廣告以節省費用，原申請額度自動作廢，行政管 理部文字形式通知財務部。