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1、公司業務合同簽訂工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度第一章 總則第一條 為加強合同的管理，規范和約束公司的經營行為，維護公司的合法權益，杜絕風險存在，根據合同法及有關法律法規，結合公司的實際情況，特制定本制度。第二條 公司對外發生以下業務，均須以書面形式簽訂合同。1、對外投資（接受投資）；2、借入（借出）款項（不含公司內借款）；3、分兩次以上收（付）款的單筆業務；4、服務期限在4個月以上的單次收（付）款業務；5、單次付款（收款）金額在10, 000元以上的生產經營用原材料、機器設備（產品）采購（2、銷售）業務。第三條 合同標的具備招投標條件的，一般通過招投標程序再訂立合同。第四條 公司對合同實行專業歸口管理，法人委托書管理，合同專用章管理。第五條 本制度適用于鐘祥市迎豐食品有限公司。第六條 本制度由總則、合同相關部門的職責、合同訂立條件、合同主要內容、合同訂立、合同履行和評價、合同的變更解除、合同糾紛的處理、合同章及合同的管理、附則十部份組成。第二章 合同相關部門的職責第七條 公司的合同主管部門為法務部（行政暫兼），全面負責法律咨詢、法律事務和合同管理的日常工作，其具體職責：1、負責聯系公司聘請法律顧問，法律顧問參與企業合并、分立，投資、入股等重大合同談判、簽約的法律咨詢服務；負責對公司3、委托審查的合同提出法律意見，供決策參考：接受委托處理各類合同糾紛的協商、調解，代理仲裁、訴訟案件等法律事務工作；2、參與公司重大工程、采購及投資項目的談判；負責從財務角度對合同進行審核把關；3、負責管理公司合同專用章，建立合同臺賬，填寫合同報表，保管合同文本、變更函件與合同有關的資料，辦理合同資料年終歸檔，建立合同檔案（合同檔案原件由行政部、財務部各執一份）。第八條 合同承辦部門指公司內部需簽訂合同的部門；合同承辦部門由業務對口的分管領導負責；承辦人指具體負責合同簽訂的公司員工。l、合同承辦部門主要職責：1.1 在授權范圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉；1.2 依照“誰簽4、訂合同誰負責”的原則，對本部門所承辦簽訂合同的主體資格，履約能力的可靠性，合同內容的合法性、嚴密性、可行性及其執行結果負直接、主要責任；1.3 負責按質、按量、按時全面履行合同，避免出現違約給公司造成損失；1.4 協調對方及與合同相關部門的關系。2、合同承辦人主要職責：2.1 承辦人對客戶資信調查的真實性負直接責任；2.2 負責本部門合同文本及相關文書的起草，送部門負責人修改，再由法務人員斟酌完善；2.3 送相關部門會簽；2.4 呈送分管領導復核審批；2.5 及時掌握合同履行的進展情況，發現問題及時向部門經理匯報，并提出解決問題的意見和建議；2.6 負責保管合同文書及與履行、變更、轉讓、解除合5、同的有關文件，及時送交合同主管部門行政部、財務部歸檔。第三章 合同訂立條件第九條 公司法定代表人對承辦人簽訂合同實行授權委托代理制度。承辦人依據經相關權限人簽字審批后的“合同評審簽發單”代表法定代表人簽訂合同。承辦人未辦理“合同評審簽發單”對外簽訂的合同無效（其經辦人將負全責）。第十條 合同承辦部門對經辦的合同，經審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續。1、“合同評審單”中的評審流程已完成；2、依據合同性質確定合同類別，正確使用合同示范文本；3、對方應具有的條件：3.1 對新客戶（供應商）的營業執照、稅務登記證以及履約能力的有關證件經審查合法、真實、可靠；對已有業務關系的客戶（供應商）應審查其以6、往付款情況，以及近期經營狀況有無負面的重大變動；3.2 所需的生產許可證、經營許可證、產品合格證、計量合格證、建筑工程資質證、裝修資質證、物業管理資質證、廣告許可證等相關法定證件齊備；3.3 正式規范的委托代理手續、簽字蓋章手續、審批手續；3.4 合同簽訂人的身份、資格，合法有效。4、合同內容具有合法性、嚴密性、可靠性。合同條款齊備、文字準確，風險控制到位。第四章 合同主要內容第十一條 合同主要內容包括如下八項：1、當事人的基本情況：當事人的姓名（自然人）或名稱（經濟組織）；法定代表人（負責人）；住所（自然人的戶口所在地或常住地址、經濟組織的主要辦事機構或主要經營場地）；電話、傳真；營業執照號7、；銀行賬號；2、合同標的：標的是指合同各方當事人權利義務指向的對象。如買賣合同中的具體買賣的物品、工程合同中的工程范圍等；3、數量；4、質量；5、價款、結算方式和付款方式；6、履行期限、地點和方式；7、違約責任；8、解決爭議的辦法。第五章 合同訂立第十二條 合同訂立程序，一般包括調研準備階段和洽談簽約兩個階段。第十三條 調研準備階段l、訂約資格與履約能力的調查。按照對客戶資信調查的規定，對新開客戶要即時調查，長期客戶要定期考查的要求，合同正式簽訂前，對于新客戶，承辦部門需填寫“前期調查表”，對客戶資信情況做出評價，部門負責人簽字，作為審批合同的附件；2、可行性研究。確定了目標市場與客戶關系后，8、應根據公司的經營意圖和自身特點、市場需求制定出經營方案。作為對外洽談、交易的依據。第十四條 洽談簽約階段：1、合同談判：合同談判應由具有合同談判經驗并具有相應技術、經濟和法律知識的人員負責；重大或法律關系復雜的合同應由合同主管領導和承辦部門聯合組成談判小組。合同談判小組負責人由董事長確定。合同承辦部門為合同談判小組牽頭部門，負責對談判要點進行紀錄，形成“談判會議紀錄”并由談判小組成員簽字確認。2、合同起草：合同起草原則上由承辦部門的談判人員或談判小組負責，必要時可由律師根據談判要點起草和修正。合同起草應做到標的明確、平等互利、內容齊全、條款完備、責任明確、風險控制到位。3、合同評審：合同承辦部9、門的承辦人員應填寫“合同評審單”， 將合同文本、合同對方資料、招標相關資料送至相關要限人評審，必要時還須提供合同簽訂背景情況說明。若評審人提出有需要修改的地方，應由承辦人修改后重新執行修改、復審及完善。3.1合同金額評審人權限，合同總價在300，000元以下的總經理為最終評審人；合同總價超過300，000元的，董事長為最終評審人；3.2合同條款評審人分為專業評審人和一般評審人兩種。一般評審人根據合同金額確定最終評審人（評審小組人員由董事長選定）；工程類合同本制度所稱建設工程指建筑工程、設備安裝工程、基礎設施工程（供水、供電、煤氣燃氣、供暖、通訊、智能化、小區配套、環境工程、公建）等；工程合同由10、工程部負責起草、談判。建設工程合同條款的起草應參照建設工程施工合同示范文本（GF-91-02 01）(工商同字(19 91)第83號）及建設工程價款結算暫行辦法（財建2004 369號）。建設工程合同及合同預算須送造價審計部、財務部審核；工程合同需經工程師（質量、工期、形象進度等技術部分）、預算師（合同價款、計價方式、費用、經濟簽證等）、財務經理（付款方式）進行專業評審后，方可提交合同承辦部門的分管副總（就合同條款的合法性、完整性負第一責任）、總經理、董事長進行一般評審。工程類合同評審附屬文件包括：施工圖、預算書、招標文件、投標文。合同對方應提供施工資質證復印件。3.3合同均需財務經理進行專業11、評審后，提交合同承辦部門的分管副總（就合同條款的合法性、全面性）、總經理、董事長、進行一般評審。4、合同定稿：合同由承辦部門經理和分管領導根據評審意見定稿。若評審人會簽的有“需修改”意見，則需重新修改和評審。對于評審意見無法達成一致同意的，為不耽擱時間將由合同金額最終評審人直接定稿（附公司文件號 ）。歷次“合同評審簽發單”作為最新“合同評審簽發單”的附件，合同承辦部門不得廢棄。5、簽字蓋章：定稿的合同，承辦人可憑“合同評審單”簽字，并持“合同評審單”申請加蓋合同專用章。公司合同一律蓋“合同專用章”，凡申請蓋公章的，須由合同專用章保管人簽字同意。6、合同原件資料歸檔：所有合同一般公司留存兩份。712、外部有關手續：法律法規規定需經專門機關批準的合同，合同簽訂后應由承辦部門辦理審批手續；凡國家規定需經有關部門登記或備案的合同，必須向規定的部門申請登記或備案；凡按有關規定必須鑒證的合同，必須申請鑒證；法律規定或合同約定進行公證的合同必須進行公證。第六章 合同履行和評價第十五條 合同的履行階段1、承辦部門負責組織、協調合同規定的公司義務的全面履行，督促檢查、驗收、確認合同對方義務的履行。合同承辦人應將合同的履行情況及時向董事長匯報；2、合同簽訂后，承辦部門應在2日內將合同文本復印件送達與履行合同有關的部門并將合同義務分解落實；3、對應驗收的標的物，應由有關部門驗收后簽署驗收證明。對驗收不合格或13、與合同規定不符的標的物，應由承辦部門在即日提出書面意見，按國家規定或合同約定的時間向對方提出異議，盡快采取適當措施解決；4、凡不按合同規定的結算方式辦理收款和支付手續的，財務部有權拒絕辦理。財務部經理應隨時督促合同承辦部門保障合同雙方如約履行合同；5、合同承辦部門應定期對到期合同履行情況進行檢查。問題較大的應書面上報董事長。第十六條 總結評價階段合同承辦部門要對重大合同的履行情況按進行總結，分析執行結果，評價合同伙伴，總結經驗教訓。第七章 合同的變更、解除第十七條 合同雖已簽訂，但發現顯失公平、重大誤解或對方有欺詐行為，嚴重損害公司利益的，合同承辦部門應及時與對方協商變更或解除合同，并以“工作14、審批單”逐級審批匯報，申請采取合法有效的措施，制止危害行為的發生，必要時可請求仲裁機構或人民法院予以變更或撤消。第十八條 對于工程類合同在執行過程中涉及經濟簽證的，合同承辦部門應根據明確的修改圖紙，則按圖紙計算變更工程量；如無明確圖紙須進行現場丈量確認，并繪制圖紙或拍照錄像，以保存第一手原始資料。第十九條 經雙方協商變更、解除合同的內容，應簽訂書面協議，簽訂的補充協議按正常合同依本制度的規定辦理手續，作為原合同的附件進行管理。第八章 合同糾紛的處理第二十條 合同違約必須依法承擔違約責任。對方違約要按規定索取違約金，如造成經濟損失還應索取賠償金；我方違約或給對方造成經濟損失應由承辦部門查清原因，15、以“工作審批單”形式逐級審批后按規定辦理違約金和賠償手續。第二十一條 發生合同糾紛后，承辦部門應首先及時與對方協商解決。因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我公司合法權益不受侵犯；因我公司責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我公司損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。對于雙方經協商達成一致意見時，應簽訂書面協議，簽訂的補充協議按正常合同依本辦法的規定辦理手續，作為原合同的附件進行管理。第二十二條 發生合同糾紛協商不成時，承辦部門應于三個工作日內以“工作審批單”形式上逐級審批，并在法定代表人的授權下配合律師向有管轄權的仲裁機構申16、請仲裁或向法院起訴，任何部門不準私自對外委托有關部門或個人處理糾紛（對外發布消息對口統一）。第九章 合同的管理第二十三條 法務部作為合同的主管部門，合同的具體份數按實際情況確定，但我公司至少留存兩份原件，合同管理部門行政部一份、承辦部門財務部一份。并抄送一份至承辦部門。第二十三條“合同評審單”原件、合同評審附件資料、法定代表人授權委托書原件、合同附屬資料、公司內部招標評審資料以及變更合同的往來函件，保存在財務部。合同承辦部門轉交財務部時，應填寫“合同移交登記表”。第二十四條 合同保管人員按照合同主管部門的要求對生效的合同統一編號、在合同首頁加蓋序號印章、填寫“合同情況登記表”、裝訂歸檔。如需調閱，根據權限調用。第十章 附則第二十五條 本制度由綜合部負責解釋、修訂、監督執行。第二十六條 本制度由董事長簽批，自頒布之日起執行。