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1、地產公司合同文檔管理流程制度及項目部職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、流程概況流程目的確保合同執行及關聯各方掌握合同主要條款內容，提升合同履約質量。流程風險流程范圍項目開發涉及的工程和營銷策劃類合同的管理工作。定義流程客戶內部客戶外部客戶流程參與部門成本管理部、財務部、業務對口部門上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱工程招標管理流程工程結算管理流程流程KPI責任部門/崗位數據來源合同管理有效性成本管理部總經辦合同檔案管理成本管理部合同管理臺帳合同數據庫的完善度、更新的及時性成本管理部數據庫目錄流程關鍵點關鍵點說2、明支持文件相關部門起草標準格式合同，相關部門進行會簽，法律審定地產負責工程類、技術類、營銷類合同的會簽或評審，分管副總審核、總經理審批，權限外合同報集團審核、審批二、流程圖三、職責3.1. 成本管理部3.1.1. 負責梳理合約框架中合同樹；3.1.2. 負責建立和管理各類標準格式合同；3.1.3. 審核項目合約規劃；3.1.4. 負責編制項目合約規劃；3.1.5. 負責分解年度項目合同計劃、季度項目合同計劃和月度項目合同計劃；3.1.6. 負責組織合同文本的編制與組織合同評審和會簽；3.1.7. 負責組織合同交底；3.1.8. 負責合同履約檢查。3.2. 項目部3.2.1. 負責提交合同任務書3、；3.2.2. 負責參加合同簽訂前的評審會簽；3.2.3. 負責對本項目合同臺帳的登記和管理。3.3. 業務對口部門3.3.1. 負責起草標準格式合同技術要求部分；3.3.2. 負責本部門合同臺帳的登記和管理；3.3.3. 負責參加合同簽訂前的評審會簽。3.4. 財務管理部3.4.1. 負責參加合同的評審和會簽；3.4.2. 負責參加合同簽訂前的評審會簽。3.5. 律師3.5.1. 負責審定標準格式合同；3.5.2. 負責合同的法律審核；3.5.3. 負責乙方合同違約的經濟賠償辦理；3.5.4. 負責合同經濟法律糾紛的處理。3.6. 公司分管領導及公司總經理3.6.1. 負責按權限審批各類合同4、。四、工作程序4.1. 確定項目合約規劃方案4.1.1. 成本管理部根據合約框架體系，編寫項目標準合約規劃方案和編制各自項目的合約規劃方案，并組織相關部門評審；4.1.2. 項目合約規劃方案經相關部門評審通過后，經審批（按權限）后下發執行；4.1.3. 執行過程中的項目合約規劃方案，由成本管理部每季度進行回顧，需要修訂調整的，發起審批流程，審批通過后按新的合約規劃方案執行。4.2. 編制標準合同文本4.2.1. 由成本管理部組織、業務對口部門起草編寫標準合同文本，編寫完成后與合同標準文本審批表一并交業務部門、財務管理部、律師審核會簽；4.2.2. 標準合同審核部門在收到標準合同文本及合同標準文5、本審批表3個工作日內必須提出審核意見；4.2.3. 成本管理部根據審核部門的審核意見對合同標準文本進行修訂，修訂完成的標準合同文本經審核通過后報律師審核、分管領導審核、地產總經理審批生效；4.2.4. 如有兩個以上審核部門認為此類合同不符合標準化的條件，則此類合同的標準化工作應重新由成本管理部組織評審；4.2.5. 施工總包、監理、勘察、樁基檢測、有線電視、電信、用水、用電、設計合同的行業示范版本經上述審核流程通過后，也可由律師審核、分管領導審核、總經理審批生效；4.2.6. 根據合同履行情況、政府法規政策調整、案例分析等結論，合同文本應持續改進。由成本管理部及時提出，按照本條規定的程序進行修6、改；4.3. 合同任務書4.3.1. 成本管理部根據不同的合同類別，制定相應的合同任務書模板（詳見附件公司合同任務書模板（工程類）、公司合同任務書模板（營銷類）、公司合同任務書模板（設計類）等）；4.3.2. 每季/月度相關部門按合約規劃，上報部門及項目的合同需求和合同任務書；4.3.3. 合同任務書按審批權限經確認后，進入公司招標程序，不需要招標的，直接進入合同談判程序。4.4. 確定合作方4.4.1. 合作方必須按照各類相應的招投標管理流程的規定來選擇；4.4.2. 政府行為、行業壟斷的合作方可直接簽訂合同。4.5. 合同草擬4.5.1. 合同由經辦人員負責草擬，已制訂并實施合同標準文本的7、，應采用標準文本；4.5.2. 采用合同標準文本的，經雙方協商，可以對標準條款進行修改，也可增加補充條款；4.5.3. 政府有關部門有強制性規定，可采用所要求的合同文本；公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業務，應參照以往的合同或最相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同；4.5.3.1. 成本管理部在擬訂合同條款或補充協議時，應做到內容合法、條款齊備、文字清楚、表述規范、權利義務和違約責任明確，日期、期限和數字準確；4.5.4. 對方提供格式合同的（特指壟斷行業），成本管理部應首先檢查是否與招標文件要求或投標文件等承諾一致；4.5.5. 合同談判前，成本管理部組織相關部門進行合同條款的8、會簽，并按會簽建議進行修改，完成內部統一后方可與對方進行談判。4.6. 合同談判4.6.1. 當通過招投標或其它合法途徑確定合同談判單位后，成本管理部按以下規定組織談判。4.6.2. 需要時成本管理部應在談判前對合同談判對象的資質進行復核；4.6.3. 成本管理部確定進行合同談判交底時，應做好談判準備事項；4.6.4. 成本管理部組織相關部門與招標入圍單位進行談判；4.6.5. 需要時成本管理部組織相關部門就談判的結果進行交底；4.6.6. 成本管理部整理談判資料及結論，在OA流程中開始合同會簽程序，按合同審批權限進行審批。4.7. 合同審批4.7.1. 與供方商談一致后，經辦人員按照合同審批9、表的要求組織合同相關部門進行會簽，并與相關部門達成合同修改的一致意見；4.7.2. 如審核部門對合同提出修改意見，經辦部門必須重新組織與供方的洽商，必要時意見提出部門應參加洽商，雙方取得一致后進行修改；4.7.3. 不同性質、類別和內容的合同，審核程序可以有差異（詳見附件一對各類合同審批環節的規定），所有非標準合同及標準合同修改條款均需有律師審核；4.7.4. 在合同進行會簽流轉時應根據不同類別和性質的合同附上必要的附件：工程（項目）定標審批表（單位考察報告及考察平分表）、購買產品及標的物的圖片、有關技術、質量標準要求、工程預算書及其他相關說明材料等。4.7.5. 合同經各部門審核同意后，地產10、公司總經理權限內審批，權限外合同報地產公司董事長批準。4.8. 合同簽署4.8.1. 合同擬稿必須經過審批之后方可簽署；4.8.2. 經辦人員負責辦理合同會簽手續；4.8.3. 公司所有合同必須在完成審批會簽手續后，由各經辦部門將審批會簽表單及擬簽字蓋章的合同交由成本管理部，由成本管理部對合同會簽意見進行核對后按公司印章管理規定，交印章管理人員加蓋公司合同專用章；4.8.4. 合同內容在一頁以上的，應在每頁加蓋騎縫章；4.8.5. 合同一般應由雙方同時簽字蓋章；不能同時簽字蓋章的，應盡量避免我方先行簽字蓋章；對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結束之后進行；4.8.6. 法律、法規規定合同應當辦理11、批準、登記等手續生效的，或者需要登記備案的，經辦人員應當及時辦理有關手續；4.8.7. 合同簽署后應及時在各部門的合同管理臺帳內登記。4.9. 合同履行和檢查4.9.1. 成本管理部組織進行工程類合同的交底，設計類合同交底由研發設計部負責，營銷類合同由營銷管理部負責；4.9.2. 合同訂立之后，經辦部門與經辦人員負責對合同的履行進行跟蹤；財務管理部負責對合同的收、付款內容進行監督；律師等其他部門應對合同的履行給予必要的協助；4.9.3. 合同的履行過程中，成本管理部對合同執行情況進行抽查；4.9.4. 在合同當事人發生或可能發生違約時，或者發生與合同有關的爭議時，經辦人員須及時向部門經理報告并12、知會總經辦，并請示主管領導決定依法采取何種措施；4.9.5. 合同履行過程中，需要對來往函件或者單據進行簽字的，應報部門經理，由部門經理簽字；確需當場或者立即簽字的，可由經辦部門經理書面授權的人員直接簽字。但是，來往函件或者單據涉及合同變更、轉讓或者終止的，按照本規范關于合同變更、轉讓或者解除的有關規定進行。4.10. 合同變更和轉讓4.10.1. 合同訂立后，因客觀條件發生變化需要變更合同內容的，或者對方提出變更要求的，經辦人員應及時向部門經理請示，經公司分管領導同意變更的，始得變更，雙方應書面對變更內容進行確認，我方由經本公司分管領導書面授權的人員簽字確認。對雙方當事人的權利義務進行重大變13、更的，應當按照合同訂立的有關程序辦理報批，另行簽訂合同或補充合同；4.10.2. 合同訂立后，對方當事人提出把合同的全部或者部分義務轉讓給第三人的，或者我方需要將合同的全部或者部分權利、義務轉讓給他人的，由經辦人員按照合同訂立的有關程序辦理報批，另行簽訂合同或者補充合同；4.10.3. 法律、法規規定變更、轉讓合同應當辦理批準、登記等手續的，經辦人員應當及時辦理有關手續。4.11. 合同解除4.11.1. 合同當事人提出解除合同或因客觀條件發生變化（如不可抗力）需要解除合同的，參照合同訂立的有關程序辦理，雙方就合同解除另行簽訂合同或補充合同；4.11.2. 合同一方當事人提出合同約定的解除合同條件成就，據此要求或通知或以其他方式解除合同的，經辦人員應立即報部門經理并知會總經辦，以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。4.12. 合同文檔的其他管理4.12.1. 原則上公司對外簽署的合同應統一設置地產公司的LOGO，合同正文除各類標題之外統一設置為宋體小四號；（各類政府或同壟斷性簽署的標準合同除外）4.12.2. 對外簽署合同必須將公司給合作伙伴的一封信作為合同附件交與公司簽署合同的合作商；4.12.3. 公司應有四份原件，檔案室、財務管理部、成本管理部、相關部門各一份；