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1、公司會計、實物、業務類檔案安全管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 上海企業管理股份有限公司公司檔案安全管理制度第一章 總 則第一條 目 的為了加強和規范集團本部及各公司的檔案管理工作，有效地保護利用檔案資源，促進檔案的標準化、規范化、信息化，維護文件的完整性和安全性，提高檔案的利用工作。根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施細則等有關法律、法規，結合本司實際，特制定本辦法。第二條 定 義公司檔案是指公司在各項經營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式、載體的2、歷史記錄的總和。包括房地產開發、物業管理、建筑設計等各項業務活動中形成的檔案。 第三條 適用范圍本辦法適用于集團本部及其所屬各公司。各區域公司、地區公司須根據本辦法的精神，結合所在地檔案行政管理部門的檔案規定及本司實際情況，進一步制定和完善各自的檔案管理制度，保證檔案管理制度的層次性、規范性和統一性。第四條 公司各部門在工作活動中形成的文書檔案（含黨群工作、行政管理、經營管理）、基本建設檔案、聲像檔案、實物檔案，法務類檔案、審計檔案、房產物業類(物業管理、租賃等)類目的檔案由公司檔案管理部或各公司及職能部門管理；人事檔案、會計檔案分別由人事部、財務部獨立管理，以維護檔案的完整和安全。 第五條 3、檔案工作是公司各項管理工作的基礎之一，是維護公司經濟利益、合法權益和歷史面貌的一項重要工作。檔案信息化是公司辦公信息化系統建設的重要組成部分。第二章 檔案管理部門及其職責第一條 集團檔案管理實行統一領導，分級管理的原則。（參見附件九）第二條 管理職責1、集團、各公司專(兼職)檔案管理人員應嚴格執行集團檔案管理辦法和各項管理制度，履行各自管理職責。 2、公司各部門指定一名人員作為專（兼職）檔案管理人員，負責公司文件材料（紙質、電子文件、聲像、實物等）的收集、整理并應做好文檔管理和移交工作。 第三章 文件材料的收集與歸檔第一條 文件材料形成和積累是檔案工作的基礎，必須將文件材料歸檔工作納入公司各部4、門工作計劃和有關檔案工作人員的崗位職責。公司各部門在工作中形成的文件材料，承辦人在辦理完畢后，應及時交本部門專（兼）職檔案管理員統一整理進行管理，任何人不得據為己有或拒絕歸檔。第二條 集團本部、各公司、各部門，在日常工作中產生指導性文件材料必須及時收集、分類整理，立卷歸檔、編目、保管、檢索、統計、利用鑒定等各個環節的工作，做好重要資料的保密工作。 第三條 應以公司形成的文件材料為主，凡是反應公司在各項業務中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍。第四條 歸檔時間1、文書檔案：公司各部門辦理完畢的文件材料，每年移交一次。各公司的檔案于每年3月31日之前向其所在人事部辦理移交。2、聲像檔案、5、審計檔案、法務檔案、實物檔案、樓盤銷售、房產租賃等，在每項活動完成后三個月內歸檔。3、計算機與互聯網數據等電子檔案。4、 涉及員工調動、離崗時留在部門或者個人手中的文件材料及公司生產經營、組織機構設立、重大投資決策、產權變動等文件材料辦理完畢一周內整理后立即移交歸檔。第四章 檔案的保管 第一條 集團、各公司應設專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守公司檔案機密,任何人不得擅自進入檔案庫房或打開檔案柜,以保證維護檔案的完整性和安全性。第二條 檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保6、管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。第三條 對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。第四條 檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。第五條 定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。第五章 檔案的分類與整理第一條 歸檔的文件材料，應參照國家和有關標準規范，充分考慮公司的管理職能，并結合檔案的內容和形成特點。第二條 檔案的分類分別為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、基本建設類、會計檔案類、房產物業類、人事檔案類、聲像類、實物類、法務類、審7、計類等。第三條 根據國家檔案管理局的有關規定，文書檔案的保管期限定為永久、30年、10年；基本建設類、聲像類、法務類、審計類、實物類、樓盤銷售類、房產租賃類分為永久、長期、短期，其中永久為50年以上，長期為16-50年，短期為15年以下；會計檔案分為永久、定期，其中定期為3年、5年、10年、15年、25年。 第四條 各公司人事部在接收各部門移交的檔案后，應對移交檔案進行檢查、并完成檔案匯總統計工作。 第五條 接收的移交檔案要辦理雙方交接手續，做好編目工作，并及時入庫。第六條 各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。相關人員到檔案管理員處借閱資料需辦理8、借閱登記手續，（詳見附表八檔案借（查）閱申請單）。第七條 對超過保管期限的檔案，由集團行政人事經理、文件所屬職能部門負責人負責鑒定，并出具鑒定報告后予以銷毀。第八條 集團人事部每年定期對各公司檔案進行年度審核、檢查工作。第九條 所屬公司對文件有留存的權力，員工在未經所屬公司書面同意的情況下，不得將其保存的文件及復印件、電子文檔等提供給第三方或者向公眾公開。第六章 法律責任 對有下列行為的員工，公司將根據情節輕重，給予警告或開除處理，嚴重者將追究法律責任：1、將公司檔案占為已有的行為；2、在崗位調動或離職時不及時移交檔案資料，造成工作延誤或經濟損失的行為；3、遺失、損毀或擅自銷毀公司文件材料及檔9、案的行為；4、擅自出賣、倒賣公司檔案的行為；檔案管理實施細則第一章 文書檔案管理實施細則一、目的為了規范集團本部、各公司的文書檔案管理工作,結合集團的各項管理規定,特制定本細則。二、實施范圍集團本部及其所屬各公司。三、文書檔案的定義文書檔案是指公司在日常管理事務活動中所產生的書面文件。包括公司黨群工作、行政管理、經營管理、會計文件、審計文件、法務文件、房產物業、其他（合同、簽報、批復、工作聯系函、通知、會議紀要、工作計劃和總結報告）等。四、文書檔案的管理職能1、集團人事部負責建立、完善文書檔案管理制度，并做好推行、培訓和指導工作，定期檢查集團本部各部門及各下屬公司檔案管理情況，發現問題及時提出10、整改意見。2、各公司人事部作為檔案管理部門，全面負責項目的文書檔案工作，包括日常文檔的收集、歸檔、借（查）閱工作，并將年度歸檔情況匯編成冊。3、集團本部、下屬公司的各部門應設定專（兼職）檔案管理人員負責部門文件的管理、立卷和歸檔工作。4、各部門的檔案管理人員須報集團人事部備案，崗位變動或離職的，部門必須做好人員交接工作，并將變更人員名單上報。五、文書檔案的歸檔范圍（參見附件一）1、黨群工作類2、行政管理類3、經營管理類4、房產物業類5、財務類6、其他六、文書檔案的收集、整理和立卷1、各部門專(兼職)檔案管理人員根據本部門業務情況，進行日常收集。2、歸檔的文件按照文件的種類設置“案卷類目”，按年11、度存放于文件夾內，做好平時“預立卷”工作。3、歸檔的文件必須是原件，如因特殊原因，原件不能歸檔的，必須在備考表中加以說明。4、歸檔的文件必須按年度、文件形成時間順序排列。不同年度的文件不得存放在同一案卷中。跨年度的批示文件，應按批復或簽發時間為準。七、文書檔案的編制和裝訂1、填寫卷內目錄的要求：（參見附件五）（1）卷內目錄應與卷內文件材料內容相符，必須按規范要求進行打印，并置于卷首，卷內目錄中各項內容填寫必須符合一定要求。（2）序號：文件排列的順序號。（3）文件編號：發文單位的發文號或圖紙的原編圖號。（4）責任者：填寫文件材料的直接形成單位和個人，有多個責任者時選擇兩個主要責任者，其余用“等”12、代替。（5）文件名稱：應完整填寫文件材料上的標題。（6）發文日期：文件材料形成時間（落款時間），并用XX-XX-XX表示。（7）頁次：填寫文件在卷內所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。（8）備注：文件有特殊情況需加說明（如原件遺失或外借，需用復印件替代）2、填寫卷內備考表的要求：（參見附件六）（1）本卷情況說明：要標明卷內文件的件數、頁數，不同載體形式文件的數量，如：文字材料XX頁、照片XX張、附圖XX張，說明組卷和使用情況，如卷內文件數量缺損、修改、書寫材料不規范等，簽上立卷人、檢查人名字及立卷日期（如案卷中存在復印件替代原件歸檔的，應在卷內目錄中注明原件的存放點）。（2）立卷人：負責13、立卷的專/兼職檔案人員的簽名。（3）檢查人：集團（各公司）行政部檔案人員對該案卷質量檢驗后的簽名。（4）完成立卷日期：該案卷通過合格檢查的日期。（5）卷內備考表放在文件后。3、編碼的要求（1）卷內文件應按前后排列順利依次在文件的右上角進行編號，反面則在左上角編號。 （2）空白頁不編號。 4、案卷歸檔號的編寫（1）案卷歸檔號必須與卷內文件類別相符，有利于歸檔后的查詢、調閱工作。（2）案卷歸檔號由公司和部門的英文專稱縮寫、年度號、歸檔類別的漢語拼音縮寫和案卷號組成。5、案卷封面及檔案盒的填寫（1）案卷封面依次填入該卷文件起始時間、保管期限、件數、頁數及歸檔號。（2）檔案盒必須在側面標注歸檔類別（文14、件名稱）和案卷檔號，便于查找。6、案卷的裝訂（1）每本案卷厚度原則上不超過2厘米，如超過2厘米，須另外組卷。（2）案卷采用“三洞一線”方式進行裝訂。八、年度文書檔案匯總目錄的編制（參見附件二、三、四、五）1、各公司人事部在匯總各部門提交的年度文書檔案后，必須對總體歸檔情況進行統計、匯總成冊，以便日后查詢。2、匯總目錄由封面、統計匯總表、案卷目錄和卷內目錄四部分組成。3、封面：主要注明年度及公司名稱（集團提供電子版）。4、統計匯總表：按部門提交案卷和檔案盒數進行分類統計。5、案卷目錄和卷內目錄：將每一本案卷進行登錄，并與卷內目錄對應一致。九、文書檔案的保管1、文書檔案由集團人事部、各公司人事部編15、目、上架后統一保管。2、檔案管理人員應嚴格執行保密守則，維護檔案的安全性和機密性。第二章 會計檔案管理實施細則 一、目的 為了加強公司會計檔案管理的規范化和科學化，結合公司管理規定，特制訂本細則。 二、實施范圍集團及所屬各公司 三、會計檔案的定義 會計檔案主要是指公司財務憑證、賬簿（冊）、報表等的會計核算材料。四、會計檔案的管理1、各公司財務部在年終對當年形成的會計檔案，負責整理立卷并裝訂成冊，由財務部自行保存。2、會計檔案的保管期限分永久和定期兩種。其中定期分為3年、5年、10年、15年、25年。3、各公司財務部所形成的會計檔案，由本部門指派專人負責日常會計檔案的裝訂、保管工作。4、各公司財16、務部對接收保管的會計檔案，應有目錄清單，并保持原卷冊的封裝，有序存放，便于調閱，嚴格執行安全與保密制度。 5、會計檔案的借閱，必須由部門經理和財務副總經理簽字確認，原件不得帶出。 6、會計檔案不得對外借閱。第三章 聲像檔案管理實施細則 一、目的 為了更好地展現公司發展歷史，提高利用價值，有效實現資源共享，充分發揮聲像檔案的作用，特制定本細則。二、實施范圍集團及所屬各公司三、聲像檔案的定義聲像檔案是以照片、錄音、錄像、光盤等為載體形式，集聲、像、畫同步視聽為一體，真實記錄公司發展歷史的檔案。四、歸檔部門集團人事部或各公司職能部門四、 聲像檔案歸檔范圍1、 公司召開的重要會議及活動形成的錄像、錄音17、照片、光盤。2、 公司重大慶典活動形成的錄像、錄音、照片、光盤。3、 反映公司進行重要業務活動形成的錄像、錄音、照片、光盤。4、 工程奠基、開工儀式和竣工等的錄像、錄音、照片、光盤，反映工程概貌及施工進展的照片、錄像。五、 聲像檔案歸檔時間和要求1、 具有保存價值的聲像檔案由各責任部門及時向集團（各公司）行政部移交、保管。2、 歸檔的聲像檔案必須填寫移交目錄，概況說明、形成日期、責任部門等。六、 聲像檔案的保管和利用1、 對歸檔的聲像檔案必須定期檢查，可利用防磁設備保存。2、 借用聲像檔案必須經過審批，未經許可，任何人不得復制。第四章 實物檔案管理實施細則 一、目的 實物檔案是企業發展成果的18、體現，為了加強管理，特制定本細則。二、歸檔部門集團人事部/市場部、各公司人事部三、歸檔范圍1、在各種比賽中榮獲的獎狀、獎牌、獎章、獎杯、錦旗等。2、各類榮譽證書。3、在各類活動中接收的具有保存價值的贈品、禮品等。四、歸檔時間和要求1、由各責任部門及時向集團（各公司）行政/營銷部門移交、保管。2、歸檔的實物檔案必須填寫目錄，注明獲獎日期、概況說明、責任部門等。第五章 檔案移交管理實施細則一、嚴格執行檔案集中管理的原則，在本公司工作活動中形成的、具有保存利用價值的文件材料都應移交歸檔。二、任何部門或個人辦理檔案移交時，交接雙方必須認真核對，同時填寫檔案移交清單，一式二份，交接雙方各執一份。（參見附19、件七）三、各公司各部門應每年做好文書檔案歸檔移交工作。（移交流程參見附件十）1、各部門應在每年3月31日之前將文書檔案移交人事部。2、各公司人事部并于每年4月15日之前將文書檔案統計匯總表移交集團人事部備案。四、任何員工或檔案管理人員若因崗位變動或離職，必須做好文件（檔案）移交工作。第六章 檔案借（查）閱管理實施細則 為維護檔案的完整與安全性，更好地為公司各項工作服務，特制訂本細則。 一、公司所有員工都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。 二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫檔案借（查）閱申請單（參見附件八），經過相關審批流程后方可借閱，以確保檔案的安全性。三、會計類檔案一般只能在財務部查閱，如有20、需要只能復印，不得外借。四、工程類檔案原則上不予外借（除工程檔案底圖需要曬圖外）。五、珍貴的實物檔案、重要膠片、底片等檔案一律不得外借。 六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。 七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會集團（各公司）人事部進行處置。八、集團（各公司）人事部對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。十、各公司人事部應配合集團人事部做好長期外借證照統一歸還、入庫工作。第七章 檔案庫房管理實施21、細則 一、集團人事部、各公司人事部必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。五、根據檔案庫房情況需要，可配備去濕機、換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14-24，相對濕度40%-60%之間的規定要求。六、檔案室要防止陽光直射，22、庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由行政部專人負責保管，不得丟失。附件一集團檔案歸檔范圍類 別歸檔范圍密 級保管期限責任部門歸檔時限黨群工作類黨務文件機密長期、永久人事部、其他部門及時歸檔行政管理類董事會文件機密永久人事部、其他部門及時歸檔行政類文件機密長期人事部及時歸檔公共管理類秘密長期人事部、市場部年度歸檔法律事務類文件機密永久法務部及時歸檔人事文件機密永久人事部獨立管理及時歸檔后勤文件秘密短期人事部年度歸檔檔案管理機密永久人事部年度歸檔經營管理類資產管理類23、文件機密長期營銷管理、人事部年度歸檔計劃管理類文件機密長期營銷管理、人事部年度歸檔行政合同機密長期、永久人事部、相關部門及時歸檔產品銷售類資料機密長期市場部年度歸檔財務管理、審計秘密長期審計法務部、相關部門年度歸檔會計檔案會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他機密15年財務部獨立管理年度歸檔實物檔案、聲像檔案照片、錄音、錄像、獎杯、獎章、錦旗等機密永久市場部、人事部活動完成后三個月內歸檔房產物業類物業管理文件機密長期物業部年度歸檔屬類序號檔案分類歸檔范圍保管 期限1-黨群工作類1.1黨務工作1公司黨委工作計劃、總結永久2公司黨委會議決議、會議記錄或紀要永久3組織建設（包括機構建設、印鑒管理、發展黨24、員等）；黨員和黨員干部管理（包括黨內干部任免）、黨費管理、黨內評優評先等相關的文件材料永久4黨委的一般工作通知；上級單位普法需要執行的黨群工作的規定、通知、重要會議短期5黨委各種重要的調查報告、情況反映、黨務工作大事跡永久6黨委工作的請示、批復報告、通報長期7黨委工作的各項規章制度、規定短期8紀委工作計劃、工作總結、會議紀要、群眾來信來訪材料及調查處理結果、向上級的請示、報告、匯報及批復長期9對違紀案件、違紀黨員的調查、處理決定、請示、批復材料；舉報材料永久10公司紀委建立、改選、成員任免的批復、請示長期11公司紀監、廉政建設工作形成文件長期12扶貧、救災、贊助希望工程等事跡材料短期13黨員專25、題活動短期2-行政管理類2.1 董事會工作1公司董事會、總裁辦公會綜合性行政辦公會議的材料（決議、專題報告、提案、會議記錄、會議紀要、通知、委托書等永久2公司領導班子的構成及變更永久3上級領導機關對董事會工作要求、考核、規定、通知、通報及本公司貫徹執行文件永久2.2 行政工作1公司行政工作總結、計劃、大事記、目標責任制永久2公司行政工作年度總經理工作會議、專題會議記錄、紀要永久3公司成立、改制、增資、減資等形成的合同、章程、可行性研究報告的批復、請示、決議、協議、委托書、資金使用證明、驗資報告永久4公司成立、改制、增資、減資、變更、等級、年檢、申領各類營業執照、機構代碼證等各類證書、文件永久526、公司制訂各類規章制度、管理辦法（包含各部門、各類制度）長期6印鑒管理的規定長期7向公司的請示、報告、批復短期8與有關單位簽訂的行政合同、協議書等長期2.3 公共管理工作1公司貴重禮品、物品發放長期2公司對外宣傳報道工作的請示、方案、批示等長期3公司重大活動、重要事項活動、簽約儀式議程、議案、出席名單、領導講話、主持稿、新聞統發稿、照片、錄像帶等短期4優秀工程的申報和驗評資料，年度評定的各級優秀工程證書的決定永久5在國家、本系統獲得的獎勵證書等材料2.4 法律事務工作1市、區法院對本公司案件訴訟的判決、傳票、起訴狀、委托書、公證書永久2上級領導機關法律事務工作要求、規定、通知、通報短期3知識產權27、全部版權、商標、專利、服務標志、商號、域名、專有技術和品牌認證材料（包括對前述內容的申請)永久4有關法律事務類的文件材料短期2.5 人事工作1員工花名冊、勞資統計報表永久2公司領導人員的任免、聘用的批復、請示永久3公司推薦干部的批復、請示、方案、簽報永久4公司員工錄用、招聘、轉正、調薪、離職等員工的通知、請示、批復永久5公司干部考核、評定文件長期6公司員工培訓、考察批文、申報表長期7公司對下屬基層干部任免、聘用的批復、請示長期8人事、工資、職稱、員工考勤、福利待遇、獎金、績效考核等工作規定、方案辦法、通知、請示、批復文件（機密文件另存檔）長期9員工因公出國的報告、批復長期10本單位勞動模范，先28、進工作者及事跡材料及表彰決定短期11有關人事管理的統計長期2.6 后勤工作1公司固定資產匯總表、驗收單長期2公司申購、更新置換、報廢車輛、辦公用品批示、請示、驗收單、隨機文件短期3公司后勤管理、節假日通知短期4公司保衛、消防工作、工傷事故處理等文件短期2.7檔案管理1檔案工作的規章制度短期2檔案移交清單、借閱清單、檔案鑒定銷毀請示及報告永久3檔案電子目錄匯總表短期3-經營管理類3.1 資產管理/計劃管理/合同管理 1公司投資、收購、組建、改制、增資擴股、減資縮股、歇業等董事會決議、議案等長期2公司投資、收購、組建、改制、增資擴股、減資縮股、歇業形成的合同、章程、可行性研究報告的批復、請示長期329、下屬公司成立、改制、變更、年檢、申領各類營業執照、機構代碼證等各類證書、文件長期4公司編制年度預算及上級批復、請示長期5有關計劃統計工作的請示、報告、批復、通知、通報等長期6上級下達公司有關各項經營計劃工作規定、通知短期7公司簽訂的年度合同（行政類）永久8其他有關文件材料短期3.2 產品銷售工作1前期市場分析和客戶定位報告、產品建議書長期或短期2公司營銷工作總結、計劃、營銷分析報告長期或短期3公司營銷過程中市場調查、策劃報告長期或短期4公司制定營銷工作規定、通知長期或短期3.3 財務管理工作1公司各種統計報表、分析文件永久2公司財務工作年度分析報告、項目財務報告、成本控制、資金管理工作匯報長期30、3公司有關資金運作請示簽報、資金流量表長期4公司有關財務管理工作規定、通知長期5銀行同意提供信用額度信函、協議、銀行開戶記錄長期6稅務申報稅及完稅憑證，年度企業所得稅申報表長期7公司有關貸款、擔保、借款請示簽報、領導批示短期8關于財務工作計劃和總結短期9有關財務管理及資金管理的規章制度、請示、報告、批復、通告短期3.4 審計管理工作1公司年度、專項、內部各類審計、審核報告永久2公司下屬企業領導離職審計報告永久3公司制定各類審計管理規定、通知、請示長期4聯合審計短期5公司審計調查文件長期6上級有關審計管理規定、通知短期4-會計檔案類4.1賬簿1會計總賬、明細賬、輔助賬15年2現金和銀行存款日記賬31、外幣日記賬15年3固定資產卡片15年4.2憑證1現金收、付、轉款憑證15年2涉及外事的會計憑證永久4.3報表1年度財務報表（決算）永久2月、季度報表3年4.4其他1會計移交清冊15年2會計檔案保管、銷毀清冊永久3銀行余額調節表、銀行對賬單永久4納稅申報表10年5-實物檔案、聲像檔案5.1 實物檔案1證書（營業執照正副本、稅務登記證、組織機構代碼證、榮譽證書、資質證書、質信證書、其他證書等）長期2獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、其他（書籍、紀念品）等長期5.2 聲像檔案1公司各種重要會議、業務活動的照片、錄音帶、錄像帶、光盤永久2上級領導親臨視察工作的照片、錄音帶、錄像帶、光盤永久3國內外來賓考察本單32、位的錄音帶、錄像帶、光盤永久4基建工程開工、竣工典禮的照片、錄音帶、錄像帶、光盤永久5重要合同、協議簽字儀式、開業典禮的照片、錄音帶、錄像帶、光盤短期6本單位獲國家、省、市級榮譽稱號（證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗）的照片、錄音帶、錄像帶、光盤短期6-房產物業類6.1 物業管理1物業接管通知書、回單、合同短期2客戶入伙通知書、收取資料簽收單短期3房屋使用、管理、維修公約短期4客房維修簽報單、報修單、結算單、短期5物業交接驗收文件短期6物業修繕保養文件短期7物業投訴、上訪及處理文件短期8客戶運營過程中協調文件短期9接管物業的工程管理文件、設備運行文件長期6.2 房產出售一、房屋出售法律文件長期1房33、屋預售意向書請示簽報、領導批示長期2房屋預售意向書、預售合同長期3房屋出售合同請示簽報、領導批示長期4房屋出售合同、公證書長期5房屋出售合同變更協議長期6客戶退售或提前中止協議長期7客戶貸款合同長期二、其它文件長期或短期1客戶整幢樓(或整個住宅小區)出售匯編長期或短期2客戶營業執照或身份證長期或短期3客戶代理委托書長期或短期4客戶談判記錄長期或短期5客戶來往信函長期或短期6客戶拜訪記錄長期或短期7客戶付款記錄長期或短期6.3 房產出租/停車位出租一、租賃法律文件長期或短期1房屋租賃意向書請示簽報、領導批示長期或短期2房屋租賃意向書長期或短期3房屋租賃合同請示簽報、領導批示長期或短期4房屋租賃合34、同長期或短期5房屋租賃合同變更協議長期或短期6客戶退租或提前中止協議長期或短期二、其它文件長期或短期1客戶檔案索引長期或短期2客戶營業執照、業務經營簡介、代理委托書、談判記錄、來往信函、付款記錄等長期或短期業務類檔案日常歸檔范圍一覽表類 別歸檔范圍密 級保管期限責任部門歸檔時限前期開發類前期準備階段文件機密永久項目前期發展部年度歸檔前期文件、土地合同機密永久項目前期發展部項目成本管理部前期證照及附圖機密永久項目人事部及時歸檔其他類秘密長期項目前期發展部年度歸檔設計類設計階段技術文件機密永久項目規劃設計部年度歸檔設計報批文件、方案文本等機密長期項目規劃設計部設計類合同機密長期項目成本管理部設計聯35、系單、設計圖機密長期項目規劃設計部其他類秘密長期項目規劃設計部成本類招投標文件機密長期項目成本管理部及時歸檔施工合同及協議機密長期圖紙、簽證變更文件、結算依據性文件機密長期其他類秘密短期商管類企劃類機密長期商管公司企劃部年度歸檔營運類機密長期商管公司營運部物業類機密長期商管公司物業部其他類秘密短期相關部門物業類交付類文件機密長期物業公司年度歸檔日常營運類機密長期物業工程類機密長期其他類秘密短期注：1、業務類文件按項目保存，待項目清算完全結束后按類移交至本部/同區域內項目公司。 2、成本類文件管理依照地產集團歸檔要求，具體實施細則以成本部擬定制度執行。 3、各項目基建檔案參照建設工程歸檔整理規范36、及所在地方城建檔案館要求，按前期、設計、施工、竣工驗收四個階段分類、整理。附件三： 年度文書檔案歸檔統計匯總表項目名稱：序 號歸 檔 部 門歸 檔盒 數案 卷 分 類備 注案 卷 名 稱盒 數卷 數合 計: (盒) (卷)*歸檔盒數：指各部門當年歸檔實際產生的檔案盒數量；案卷名稱：指文書檔案歸檔類別名稱。編制人： 部門經理： 項目總經理：附件四： 案 卷 目 錄序號歸 檔 號案 卷 名 稱歸 檔 時 間份 數頁數頁 次備 注附件五： 卷內目錄序號文 件 編 號發文者文 件 名 稱日 期頁次備 注附件六：卷 內 備 考 表本卷情況說明： 立 卷 人： 檢 查 人： 立卷日期：附件七：檔案移交清單37、序號文件（案卷）名稱份 數備 注移交人（簽字） 移交部門經理（簽字） 接收人（簽字） 移 交 日 期 _ 附件八：檔案借（查）閱申請表申請日期：借 閱 單 位申 請 人部 門文件名稱：借（查）閱用途：借(查)文件類別: 證照類 公文類 工程竣工檔案 實物類 財務類 合同類 其他類 借閱方式 借 出 閱 讀 復 印 借閱時間：歸還時間：部門負責人簽署：人事部簽署：項目總經理簽署：董事長簽署：辦理情況：附件九：檔案管理組織架構圖集團董事長辦公室集團行政辦公室各公司各部門專(兼職)檔案管理人員集團各部門專(兼職)檔案管理人員各公司專(兼職)檔案管理員附件十：檔案借（查）閱流程圖（一）集團借閱流程：申請人部門負責人辦公室主任董事長檔案人員辦理（二）各公司借閱流程:申請人 部門負責人辦公室總經理檔案人員辦理