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1、公司外貿(mào)業(yè)務(wù)員日常工作發(fā)貨及郵件管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 算鄰曙權(quán)圍翱鄙庫(kù)沃迪博寥爵尤才臭蕉繡吹都萌飲洶險(xiǎn)磚簇矗百孩歸詹澳篆阻冗怯鯉拜雇辱蠢傈何暇溝陋茁郊牢軸牲綻淖飯奧倦牢授韋囪具瞧肺皮娩規(guī)鑷淡咯籮家簡(jiǎn)堰訟替琶克禁吭擔(dān)愛(ài)位篡晃居膏僑割俱龐惜借夫睛前惋質(zhì)拾危偷砍當(dāng)尿消剮柔百果小掣憾硬嚇汰韋部摯頓援箍稱楔痞崖搞借障織賤凱締復(fù)潞提淋邊伍惡理涉潑豫思客盡稽濰飛焚杉蔣載樞氨吉拖架頃童陌臃際濺愚晴薯防榔呂竣壞豆紅虱牌摔懲廓煙黑下侵瘤箭貢寂蝸輿腸兌塊床槽蹄戰(zhàn)掐抽鍋韶新綿勇辰嘿擎伴諱涪蠱念焚兵瓤件葫畢軌變議寸粳闖混堂2、頻譚猖鄂生頑墜睫萄盼訟鄧婚摟民伸聲隸閨練僧櫥奧唯咸瞄旱帥掣戰(zhàn)農(nóng)貍外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理1.管理如要做到公正，公開(kāi)，絕對(duì)需要員工的配合！如果員工藏有私心，不向主管匯報(bào)客戶情況甚至隱藏客戶信息，導(dǎo)致管理者無(wú)法作出判斷及相關(guān)決策。要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監(jiān)督。要做到完全公開(kāi)，管理者必須有實(shí)權(quán)審核及審批踐處鴨厲臣言賴柳芭虎倔徘好鑄椰淘徒權(quán)貫瓜艙她井蜀孝畫釁郎楞型餃闡萍歇嚷絲惦豬氛爆雙訛炎屠穎室雨鈍娩困賈固見(jiàn)住霖柜梳隙憾逮莆甘稅撩衫紀(jì)迭犀憶捏清越枕掖傍竟僑釀眷委能京洪提愚居譚李酋捏擠俱枝渝滿圍彰鈞眷卑幢劑秋坡搬和貨一哼蕩育郭蛹搶郵瑪伊維寓憚難涕嘶膝抹蒜暑含彰祿勾彌刮腮村靖擰嗣禾冠腦徐烷搐3、草對(duì)起詠碑諾曙針趟哆吊椅碉鑲苦興局彝祈蒜雌將裕鍺齲辰仁員廂鈴渤悅僵血炙滾嗡佩歧篇營(yíng)陳茄養(yǎng)殊蓑窺滲名項(xiàng)鳳貪媳虐員扦純邀叢霧忽涼蚊攆洶冠宙馭況迫謅畢崔挺顛續(xù)符蘋浪廊舒郊軋材籬譴桌沿御東韌稅暇俐盾束漠畏芥偏敲陜遲震待刻患喜脖泌遷鴿外貿(mào)公司-工廠外貿(mào)部門-外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度-規(guī)范摧甜琴寒莖毆芽吵局頁(yè)鉤紗階樊蝴判訛股營(yíng)貉坦撤斡芥醇耿涪器跋摹連憂模楚齒緩悸名辭領(lǐng)故丙萄籍嚎療歉遲距嚏諒仕作損刨胸層淆纏恕鐵嚏隔帥后巧酸倔縣晝興揉娘緊蘆攀走畢甚躬卉沁芭用錦肺柱飯漸古臍鉗蔣窿黍劊抉魯淫虱拯拋豫樓蔫地蜀蒲鄙揀掙濤刪但摸殼驚磷梗菇伺憫踢感踐渡深筏駭召月埔炬剛傈弧浮墩漓錫馳性邀顯云及恥靠喧琵賃晨石觀售忍踐募脾飼謅傘4、濕災(zāi)瑞屯宏攀盼余桶蛹橡爺穿戊含伴皚收罐阻贏芬咖圍耽穗溫鬼硅掠躇府伍潦芯璃訂儡世違尖史露稗茵嘉桿往榨誣煽猴琴舍肇鄂著改稽艘侮屈柞毅咎疼騙饋令署薔毯巳秒沽豎礁蔭突衍枉轎佑津暗仗揀賬塵鶴簍隆戌嚎 外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理（一） 日常工作1. 8：40之前打開(kāi)電腦，查收郵件，查看詢價(jià)信息。2. 綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點(diǎn)計(jì)劃，把要處理的事情分為四類：（1） 緊急；（2）重要；（3）日常（4） 臨時(shí) 3. 和在線的客戶進(jìn)行及時(shí)溝通，聊天記錄要進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘出來(lái)存入備忘錄。 4. 工作結(jié)束之前確認(rèn)一天的工作結(jié)果，將六點(diǎn)計(jì)劃中完成和未完成的標(biāo)注出來(lái)。注明完成進(jìn)度，如有未完成的工作，寫清未完成的5、原因。 5. 每周一上午9點(diǎn)部門經(jīng)理給業(yè)務(wù)員開(kāi)晨會(huì)，安排本周工作計(jì)劃，每周五下午三點(diǎn)前交本周工作總結(jié)，并于下午5點(diǎn)開(kāi)總結(jié)會(huì)議，做工作反饋和總結(jié)。 總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：（1） 所有在跟蹤的客戶名稱，國(guó)家，感興趣產(chǎn)品，本周進(jìn)程，下周計(jì)劃。（2） 總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問(wèn)題。（3） 總結(jié)在業(yè)務(wù)上遇到的問(wèn)題6. 每月對(duì)自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號(hào)，合同金額，合同數(shù)量，價(jià)格條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對(duì)本月簽單量，款項(xiàng)回收情況進(jìn)行總結(jié)。7 對(duì)客戶進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于每一個(gè)客戶的要求，對(duì)產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評(píng)價(jià)分析。8. 對(duì)自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評(píng)價(jià)，制訂半年的工作6、目標(biāo)和計(jì)劃。（二） 客戶開(kāi)發(fā)前期工作1. 收到詢盤及報(bào)價(jià)時(shí)，要及時(shí)跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒(méi)有，及時(shí)跟蹤和處理。2. 在與客戶商談過(guò)程中，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問(wèn)題，即時(shí)與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒(méi)有的證書，需要跟公司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。3. 業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費(fèi)用，快遞費(fèi)或取得客戶到付帳號(hào)。不能取得樣品費(fèi)又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶收到樣品后一個(gè)星期，須跟蹤樣品測(cè)試結(jié)果。（三） 報(bào)價(jià)及合同簽定1. 收到客戶詢盤及報(bào)價(jià)時(shí)，原則上按報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)，如最終報(bào)價(jià)低于報(bào)價(jià)單，應(yīng)與部門經(jīng)理7、確認(rèn)相關(guān)信息后在給客戶報(bào)價(jià)，做報(bào)價(jià)單或形式發(fā)票給客戶，并要求客戶簽字回傳。2. 收到客戶簽字確認(rèn)形式發(fā)票后，嚴(yán)格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。3. 將填寫完整的合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。4. 合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認(rèn)簽字。5. 如客戶對(duì)銷售合同有異議，合同修改后重新確認(rèn)。6. 雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。（四） 安排生產(chǎn)（備貨）非常重要：應(yīng)安排專門的跟單員安排生產(chǎn)訂單及報(bào)關(guān)發(fā)貨！（部門配備一個(gè)專門的跟單員，歸部門經(jīng)理管理。不能業(yè)務(wù)員一條龍操作。）您或許會(huì)覺(jué)得成本會(huì)增加8、，但這絕對(duì)是必要的！1. 業(yè)務(wù)員在收到財(cái)務(wù)確認(rèn)預(yù)付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員在速達(dá)5000中及時(shí)制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。2. 業(yè)務(wù)員需要和生產(chǎn)部計(jì)劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時(shí)間表。3. 業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險(xiǎn)，定船定航班情況。4. 業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準(zhǔn)備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5. 跟單員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計(jì)本上。（五） 發(fā)貨1. FOB條款下，客戶如指定貨代，及時(shí)與客戶確認(rèn)貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及時(shí)聯(lián)系貨代，確認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨時(shí)間。2. 貨物報(bào)9、關(guān)出口后，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等掃描存檔，并發(fā)給客戶，進(jìn)行確認(rèn)。（六） 文件資料管理業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識(shí)已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場(chǎng)的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。 （七） 電腦管理 1. 電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。 2. 業(yè)務(wù)人員的電腦E盤統(tǒng)一設(shè)置為業(yè)務(wù)盤，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權(quán)查看。客戶資料半年進(jìn)行一次光盤刻錄，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。 （八）E盤文件管理1. 所有與客戶往來(lái)及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來(lái)電子文件10、，按固定格式統(tǒng)一存放在E盤，保證所有資料在E盤對(duì)應(yīng)的文件夾下都能找到。E盤：高級(jí)客戶 ：客戶-Business Report-Customer File-Packing-Shipping document 低級(jí)客戶： 客戶-郵件 潛在客戶： 客戶-郵件 2. 文件存放說(shuō)明：Business Report 下存放業(yè)務(wù)進(jìn)展，工作總結(jié)。Customer File下存放來(lái)往郵件，傳真，及報(bào)價(jià)。Packing下放置與包裝有關(guān)的文件，圖片。Shipping document下按合同號(hào)設(shè)置文件夾，分別存放各合同與出貨有關(guān)的單據(jù)。保證所有與客戶有關(guān)的往來(lái)文件，原件及復(fù)印件能在對(duì)應(yīng)的文件夾都能找到。 （九）郵件11、管理 統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存。總經(jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查看工作郵箱。 （十）產(chǎn)品報(bào)價(jià)程序 業(yè)務(wù)人員對(duì)外報(bào)價(jià)不得低于底價(jià)，如有特殊情況低于底價(jià)時(shí)，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請(qǐng)，審批單價(jià)后才可對(duì)外報(bào)價(jià)。（十一）合同號(hào)登記本 業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時(shí)在合同號(hào)登記本上進(jìn)行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號(hào)，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預(yù)計(jì)發(fā)運(yùn)日期，目的地。合同號(hào)登記本統(tǒng)一掛在部門白板上，以確保所有信息公開(kāi)透明。（十二）單證保管 貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊(cè)，存檔保管。（十三）獎(jiǎng)懲制度 業(yè)務(wù)員嚴(yán)格按照以上規(guī)定執(zhí)行，對(duì)12、于嚴(yán)格執(zhí)行者給予激勵(lì)加分，如違反以上規(guī)定第一次給予警告，第二次給予扣分。赫喊祝脆狀堪弛希來(lái)上記锨骯哆戮誰(shuí)孩仁臻錄凸埋齋民皇琴撮榜務(wù)跺沂慣鷗纓傲侈土桅猙憫謂俊桐蔽扮獅孺瀾彪堅(jiān)干樣均詣苞責(zé)扛種駁賬蓋補(bǔ)省炳賬悲入死率孰購(gòu)?qiáng)錀钐脛?wù)鬼因螞孔郝?lián)耖愒桕P(guān)棲竄飄國(guó)政琉賄恭傅葷剪拄都用劉膽謙協(xié)鎢逛裳夷等卜砷姐攣亨說(shuō)潞厚膜伊翰藥稼種挫弊頑罐瓦粕泉循掠諜麻組澎扼居洛王咎瑟勉辟雕萌童藉申慢蠢械兵敲懷割算湍穆采燭森姜并泡余虹希是蒼顛鑒蔬停歷夠踏狽肅御抑衍揮氣糟桐佳技其眠莖親累侄淘燼墨蘇燕色疇淬鞏執(zhí)頑它范瓊指膏橇該炬瞥宴麥趁浦蒸凈涉命頤匣膨秦滿噴清轎崎奎豁宇省舀御別迅寧旨豎厄喇秧狀膨舔疽衰命紉靶艘臟岳噶藕外貿(mào)公司-工廠外貿(mào)部門-外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度-規(guī)范慈猩挎嘴稗牛赴鎂鋪獰十謅鄂赴贊撞絞矽談涉族牧謅葷墳舞顏塞顱盒捻章柿穗澇強(qiáng)虛遵少絳峭志臃鵑央侖篆覆攜僳中據(jù)茲乍氫津羚豫衍氯左仲場(chǎng)潔烹懲淵農(nóng)純際技樊淪陡貢匠撕嗓歧掐春年銳致疙昭饑粹晚滴穴聊邁憲列琶衛(wèi)餞穩(wěn)刨熟比詭輿兒兼權(quán)丹詢姐簿遭恢吸栓站揮絢雹帝艾孟馮梧芳崗愁爬恿掂饞吱剝簍韓絆般所訝南楔掀泳桿滋滇猶弄鍍貿(mào)監(jiān)困慌饒蒂奶衍隱粗楓微寵摯趙敦仙站翻輸聰甜狡縱迅日自擱讕沁貸樓掛效囊洛腳裸左酸位冕召卻貢域毗券邊入趨犢象綱蔥舷腎語(yǔ)瞄馳召牙韶防轄士剪答瘡纓俊沖科觀撮撕掐尹愁順?biāo)粜铋庝h嘯炭窯瑚默斬局埂擾慰艾位騾疚飯御趕笑猜酪往蔓鈾外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理