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1、對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 目錄1 目的、綱要及適用范圍31.5 本制度從200 年 月 日起執(zhí)行。32 業(yè)務(wù)的分類及組織設(shè)置33 業(yè)務(wù)工作管理33.1 業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)資金計(jì)劃33.2 工作計(jì)劃及執(zhí)行匯報(bào)43.3 工作交流與總結(jié)54 客戶管理54.1 客戶的定義54.2 客戶的拓展54.3 客戶檔案管理64.4 查看權(quán)限64.5 客戶分析與評(píng)審64.6 客戶政策的制定74.7 客戶服務(wù)75 供應(yīng)商管理85.2 供應(yīng)商的拓展85.3 供應(yīng)商檔案管理85.4 供應(yīng)商分析及評(píng)審95.5 供2、應(yīng)商政策的制定96 合作關(guān)系管理96.1 報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司、倉(cāng)庫(kù)96.2 政府機(jī)關(guān)117 應(yīng)收帳款管理117.1 定義117.2 責(zé)任人117.3 管理要求128 單證管理128.2 單證的管理要求129 合同管理139.1 合同的簽訂139.2 合同的保管139.3 合同的查詢1310 理賠處理1410.1 原則1410.2 程序1411 業(yè)務(wù)流程管理1411.1 原則1412 附則1512.1 本制度經(jīng)總經(jīng)理簽署后生效，并開(kāi)始實(shí)施。15XX公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理制度1 目的、綱要及適用范圍1.1 為了規(guī)范與提升XX對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理，提高公司運(yùn)營(yíng)效率與質(zhì)量，促進(jìn)公司戰(zhàn)略計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)3、，特制定本制度。1.2 本制度包括業(yè)務(wù)的分類及組織設(shè)置、業(yè)務(wù)工作管理、客戶管理、供應(yīng)商管理、合作關(guān)系管理、應(yīng)收帳款管理、單證管理、合同管理、理賠處理、業(yè)務(wù)流程管理及處罰意見(jiàn)等內(nèi)容。1.3 本制度適用于XX對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司及下屬各從事外貿(mào)業(yè)務(wù)的公司。1.4 本制度由公司*部門負(fù)責(zé)擬定，其解釋權(quán)及修改權(quán)屬*部門。1.5 本制度從200 年 月 日起執(zhí)行。2 業(yè)務(wù)的分類及組織設(shè)置2.1 公司外貿(mào)業(yè)務(wù)包括進(jìn)口和出口兩部分，分別由業(yè)務(wù)一部、二部和出口部負(fù)責(zé)管理與發(fā)展。其中，業(yè)務(wù)一部和二部同時(shí)從事出口與進(jìn)口業(yè)務(wù)。2.2 各部門在部門經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下做好行業(yè)領(lǐng)域拓展、客戶開(kāi)發(fā)與維護(hù)、業(yè)務(wù)的執(zhí)行等事宜。努力為4、公司創(chuàng)造更多的長(zhǎng)期盈利與發(fā)展機(jī)會(huì)。2.3 業(yè)務(wù)部門內(nèi)部按產(chǎn)品系列設(shè)產(chǎn)品經(jīng)理職，負(fù)責(zé)該產(chǎn)品系列的開(kāi)拓、客戶發(fā)展與維護(hù)及業(yè)務(wù)合同的履行。單證管理作為后臺(tái)工作，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確做好單證收、發(fā)、存工作，為業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供支持與監(jiān)督。3 業(yè)務(wù)工作管理3.1 業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)資金計(jì)劃3.1.1 目的及意義為了配合公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的推進(jìn)，確保業(yè)務(wù)開(kāi)展的前瞻性和有序性，加強(qiáng)公司相關(guān)部門間的協(xié)作與溝通，有效控制業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)程，并為業(yè)績(jī)考評(píng)和工作總結(jié)提供科學(xué)的依據(jù)，公司業(yè)務(wù)部門需制定業(yè)務(wù)計(jì)劃。3.1.2 種類業(yè)務(wù)計(jì)劃分年度計(jì)劃和月度計(jì)劃兩類。年度計(jì)劃應(yīng)在上年12月底前完成；月度計(jì)劃應(yīng)在上月 日前完成。3.1.3 計(jì)劃內(nèi)容包括業(yè)務(wù)范5、圍、業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)量分布情況、資金占用情況、毛利情況等，具體內(nèi)容詳見(jiàn)附錄業(yè)務(wù)計(jì)劃表、業(yè)務(wù)資金表。3.1.4 計(jì)劃撰寫及提交程序：3.1.4.1 每年 月 日及每月 日前，產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)完成年度或月度業(yè)務(wù)計(jì)劃和業(yè)務(wù)資金計(jì)劃的撰寫并提交部門經(jīng)理審核；3.1.4.2 月 日及每月 日前，部門經(jīng)理匯總主管提交的計(jì)劃后進(jìn)行部門內(nèi)平衡、調(diào)整，并制定部門年度/月度業(yè)務(wù)計(jì)劃，向總經(jīng)理提交；3.1.4.3 總經(jīng)理對(duì)各部門計(jì)劃進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見(jiàn)。 月 日及每月 前，部門經(jīng)理完成調(diào)整，報(bào)總經(jīng)理審定；3.1.4.4 計(jì)劃經(jīng)總經(jīng)理同意后，由業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的實(shí)施，同時(shí)業(yè)務(wù)資金計(jì)劃交財(cái)務(wù)部制定公司資金計(jì)劃。（詳見(jiàn)制定資6、金計(jì)劃程序文件） 3.2 工作計(jì)劃及執(zhí)行匯報(bào)3.2.1 目的 為了配合業(yè)務(wù)計(jì)劃的實(shí)施，加強(qiáng)工作管理的規(guī)范性，有效控制工作進(jìn)度與質(zhì)量，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作指導(dǎo)或檢查提供依據(jù)，各位員工均需制定工作計(jì)劃并記錄實(shí)際執(zhí)行情況。3.2.2 計(jì)劃制定時(shí)間工作計(jì)劃以周為計(jì)劃單位周期，每周五制定下一周計(jì)劃。3.2.3 計(jì)劃的內(nèi)容主要工作內(nèi)容、涉及人員、時(shí)間安排等等，見(jiàn)附錄工作計(jì)劃表。3.2.4 計(jì)劃撰寫及提交程序每周五上午，業(yè)務(wù)部所有人員根據(jù)部門月度業(yè)務(wù)計(jì)劃及相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展情況撰寫個(gè)人工作計(jì)劃，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱；下午，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將審閱意見(jiàn)通知直接下屬，進(jìn)行必要的調(diào)整，得到批準(zhǔn)簽字后執(zhí)行。3.2.5 計(jì)劃執(zhí)行匯報(bào)每天工7、作完成后，各員工須填寫計(jì)劃完成情況。一周工作結(jié)束后交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱后對(duì)其工作完成情況做出評(píng)價(jià)。如有必要，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)抽查工作執(zhí)行記錄。3.3 工作交流與總結(jié)3.3.1 目的為了對(duì)階段性工作情況及時(shí)總結(jié)與回顧，交流方法和經(jīng)驗(yàn)，以提高工作效率及質(zhì)量，并對(duì)下階段工作開(kāi)展提供指導(dǎo)，各部門應(yīng)定期進(jìn)行工作交流與總結(jié)。3.3.2 類型工作交流與總結(jié)分年度與月度兩類。每月日各業(yè)務(wù)部門對(duì)上月工作進(jìn)行小結(jié)，每年一月對(duì)上年工作作總結(jié)。3.3.3 組織方式由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理主持，部門全體成員參加。3.3.4 程序3.3.4.1 每月 日前，個(gè)人對(duì)上月工作情況做簡(jiǎn)單的書面總結(jié)，交直接上級(jí)；年度總結(jié)應(yīng)在每年一月 日8、前完成并提交。3.3.4.2 日前，相關(guān)人員對(duì)直接下屬的總結(jié)作評(píng)價(jià)并提出建議和希望；部門經(jīng)理根據(jù)下述總結(jié)，撰寫部門月度/年度工作總結(jié)。3.3.4.3 日，召開(kāi)由部門經(jīng)理主持、部門全體成員參加的總結(jié)會(huì)議，評(píng)價(jià)上階段工作情況，交流經(jīng)驗(yàn)和方法，回顧公司或部門內(nèi)發(fā)生的重要事件或其他重大事項(xiàng)，并提出下階段工作重點(diǎn)。3.3.4.4 日前，部門經(jīng)理將部門工作總結(jié)交總經(jīng)理審閱。審閱后備案保存。4 客戶管理4.1 客戶的定義公司進(jìn)出口貿(mào)易分自營(yíng)和代理兩類。自營(yíng)業(yè)務(wù)的客戶指購(gòu)買XX公司所提供產(chǎn)品的合法經(jīng)營(yíng)者；代理客戶指委托XX公司完成進(jìn)出口事務(wù)的合法經(jīng)營(yíng)者。4.2 客戶的拓展4.2.1 種類客戶拓展包括新客戶的發(fā)9、展和原有客戶業(yè)務(wù)范圍的發(fā)展兩類。4.2.2 原則4.2.2.1 客戶的拓展應(yīng)本著成本效益原則，并重視行業(yè)優(yōu)勢(shì)的培養(yǎng)與發(fā)展。4.2.2.2 對(duì)于現(xiàn)有業(yè)務(wù)量較大、未來(lái)發(fā)展?jié)摿^大或客戶所處行業(yè)是公司未來(lái)發(fā)展重心的客戶應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)拓展。4.2.2.3 為了降低經(jīng)營(yíng)成本與風(fēng)險(xiǎn)，客戶的信用狀況、地域分布、地理位置（周邊基礎(chǔ)設(shè)施狀況）等應(yīng)作為是否列為開(kāi)拓重點(diǎn)的依據(jù)之一。4.2.3 責(zé)任各產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)客戶拓展工作；部門經(jīng)理進(jìn)行督導(dǎo)，必要時(shí)提供一定的支持。對(duì)于非常重要或發(fā)展難度較高的客戶，可向總經(jīng)理申請(qǐng)支持。4.3 客戶檔案管理4.3.1 原則4.3.1.1 對(duì)所有的客戶都應(yīng)建立相應(yīng)的檔案；4.3.1.2 客戶10、檔案必須及時(shí)、完整、真實(shí)地反映客戶信息：每筆交易都必須按實(shí)際進(jìn)度及時(shí)全面地記錄；客戶基本信息的變化也應(yīng)及時(shí)反映，并提出相應(yīng)的措施。4.3.2 內(nèi)容客戶檔案包括客戶基本信息、交易記錄、客戶分析評(píng)審意見(jiàn)及客戶政策記錄等內(nèi)容。4.3.3 責(zé)任人4.3.3.1 產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)做好客戶檔案的記錄與整理，并按時(shí)向部門經(jīng)理提交；4.3.3.2 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)督導(dǎo)產(chǎn)品經(jīng)理做好客戶檔案管理，并完成本部門客戶檔案的匯總與管理，接受總經(jīng)理審查，同時(shí)確保客戶檔案的安全性。4.4 查看權(quán)限4.4.1 產(chǎn)品主管只可查看所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的客戶檔案。4.4.2 部門經(jīng)理只可查看本部門的客戶檔案。4.4.3 總經(jīng)理可對(duì)所有業(yè)務(wù)部門的11、客戶檔案進(jìn)行檢查。4.5 客戶分析與評(píng)審4.5.1 種類4.5.1.1 客戶評(píng)審分年度定期評(píng)審與特殊要求評(píng)審兩類。4.5.1.2 對(duì)于長(zhǎng)期穩(wěn)定的客戶，在每年年底進(jìn)行統(tǒng)一分析與評(píng)審；對(duì)重要的新客戶，或業(yè)務(wù)量發(fā)生反常波動(dòng)的客戶，應(yīng)組織特殊要求評(píng)審。4.5.2 責(zé)任人4.5.2.1 產(chǎn)品主管根據(jù)客戶檔案，主持分析、評(píng)審工作的開(kāi)展。并提交相應(yīng)的分析報(bào)告、應(yīng)對(duì)措施及工作計(jì)劃，為客戶政策的制定、客戶服務(wù)的實(shí)施及業(yè)務(wù)的拓展提供依據(jù)。4.5.2.2 業(yè)務(wù)員及財(cái)務(wù)主管應(yīng)配合提供必要的客戶信息及評(píng)審意見(jiàn)。4.5.2.3 部門經(jīng)理對(duì)客戶評(píng)審結(jié)果及相應(yīng)的分析與改善措施進(jìn)行審核，確定本部門客戶等級(jí)及相應(yīng)的實(shí)施措施。4.12、5.3 程序詳見(jiàn)客戶評(píng)審程序文件4.6 客戶政策的制定4.6.1 內(nèi)容客戶政策包括提供給客戶的價(jià)格、結(jié)算方式、服務(wù)及其他待遇等內(nèi)容。4.6.2 依據(jù)客戶政策應(yīng)根據(jù)客戶評(píng)審的結(jié)果、公司發(fā)展戰(zhàn)略及相關(guān)管理制度而制定。4.6.3 原則根據(jù)不同的客戶評(píng)級(jí)，制定差異化措施。應(yīng)重視重點(diǎn)客戶的維護(hù)與發(fā)展，為其提供附加值較高的服務(wù)。必要時(shí)，部門經(jīng)理或總經(jīng)理應(yīng)親自拜訪或接洽。4.6.4 責(zé)任人部門經(jīng)理負(fù)責(zé)主持客戶政策的制定；產(chǎn)品經(jīng)理可提出相關(guān)建議或意見(jiàn)；總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)客戶政策進(jìn)行審核，提出改善建議。4.6.5 程序詳見(jiàn)指定客戶政策程序文件4.7 客戶服務(wù)4.7.1 種類4.7.1.1 客戶服務(wù)包括售前、售中和售后13、三部分，分常規(guī)服務(wù)和特殊服務(wù)兩類。4.7.1.2 根據(jù)客戶評(píng)審結(jié)果，對(duì)一般客戶提供常規(guī)服務(wù)，對(duì)重點(diǎn)客戶提供特殊服務(wù)。另外，可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，為客戶提供相應(yīng)的特殊服務(wù)。4.7.2 內(nèi)容4.7.2.1 常規(guī)服務(wù)售前：主動(dòng)拜訪或聯(lián)系客戶，建立合同關(guān)系；禮貌地接受客戶詢問(wèn)或調(diào)價(jià)等要求，并及時(shí)給予回復(fù)；售中：合同執(zhí)行過(guò)程中，與客戶保持較密切的聯(lián)系，就合同進(jìn)展情況進(jìn)行必要的溝通；對(duì)客戶提出的質(zhì)詢進(jìn)行解答或說(shuō)明；售后：追蹤產(chǎn)品情況及客戶需求，提供必要的支持。4.7.2.2 特殊服務(wù)應(yīng)根據(jù)客戶具體情況和公司的現(xiàn)有能力酌情提供。5 供應(yīng)商管理5.1 定義：供應(yīng)商是指在與公司簽訂供銷合同中處于供貨方地位的合法經(jīng)14、營(yíng)者。5.2 供應(yīng)商的拓展5.2.1 種類供應(yīng)商的拓展分為發(fā)展新供應(yīng)商和拓展原供應(yīng)商業(yè)務(wù)領(lǐng)域兩類。5.2.2 選擇供應(yīng)商的原則同種產(chǎn)品不集中于一家供應(yīng)商；同種產(chǎn)品供應(yīng)商地域分布不過(guò)于集中；資信度較高；價(jià)格或結(jié)算方式較優(yōu)惠；交通便利。5.2.3 責(zé)任供應(yīng)商的拓展由業(yè)務(wù)部門的產(chǎn)品主管主要負(fù)責(zé)；部門經(jīng)理進(jìn)行督導(dǎo)，并提供必要的支持。5.3 供應(yīng)商檔案管理5.3.1 原則5.3.1.1 公司所有供應(yīng)商（包括未發(fā)生實(shí)際業(yè)務(wù)的供應(yīng)商）均應(yīng)建立相應(yīng)的檔案，保存供應(yīng)商信息。5.3.1.2 供應(yīng)商檔案必須及時(shí)、完整、真實(shí)地反映供應(yīng)商信息信息：每筆交易都必須按實(shí)際進(jìn)度及時(shí)全面地記錄；供應(yīng)商基本信息的變化也應(yīng)及時(shí)反映15、，并提出相應(yīng)的措施。5.3.2 內(nèi)容包括基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等）、業(yè)務(wù)信息（業(yè)務(wù)合同履行情況等）、供應(yīng)商分析評(píng)審意見(jiàn)、供應(yīng)商政策等，詳見(jiàn)附錄供應(yīng)商檔案。5.3.3 管理責(zé)任人：分為填寫人和保管人兩類。5.3.3.1 產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的填寫。基本信息在與供應(yīng)商建立關(guān)系或供應(yīng)商內(nèi)部有所調(diào)整時(shí)填寫，業(yè)務(wù)信息在每個(gè)業(yè)務(wù)合同實(shí)現(xiàn)后填寫。5.3.3.2 業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的整理保管，以確保檔案信息的安全性和保密性，并督促產(chǎn)品主管及時(shí)填寫供應(yīng)商檔案。5.3.4 查看權(quán)限產(chǎn)品主管只能對(duì)其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商檔案信息進(jìn)行查看；業(yè)務(wù)部經(jīng)理對(duì)本部門檔案信息有查看權(quán)；總經(jīng)理可以查看所有檔案16、。5.4 供應(yīng)商分析及評(píng)審5.4.1 種類5.4.1.1 供應(yīng)商評(píng)審分為定期評(píng)審與特殊要求評(píng)審兩類。5.4.1.2 對(duì)于長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)商，在與其簽訂年度（或較長(zhǎng)期限）合同/協(xié)議前，需組織定期評(píng)審；5.4.1.3 對(duì)將建立合作關(guān)系的新供應(yīng)商或產(chǎn)生業(yè)務(wù)量反常波動(dòng)等特殊情況的原供應(yīng)商，可以在需要時(shí)即組織特殊要求評(píng)審。5.4.2 責(zé)任人及程序5.4.2.1 由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)組織；5.4.2.2 產(chǎn)品主管對(duì)其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商在評(píng)審時(shí)間段內(nèi)的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行匯總分析，撰寫分析報(bào)告、提出應(yīng)對(duì)措施，并提交部門經(jīng)理。5.4.2.3 業(yè)務(wù)員和財(cái)務(wù)主管應(yīng)配合提供必要的信息或建議。5.4.2.4 部門經(jīng)理根據(jù)審核各客戶評(píng)審17、報(bào)告，對(duì)本部門供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一評(píng)級(jí)，并確定應(yīng)對(duì)措施。5.5 供應(yīng)商政策的制定5.5.1 制定的時(shí)間：每一次分析及評(píng)審后即制定相應(yīng)的供應(yīng)商政策。5.5.2 依據(jù)客戶評(píng)審結(jié)果、業(yè)務(wù)發(fā)展要求、相關(guān)管理制度。5.5.3 責(zé)任人由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理主持供應(yīng)商政策的制定；產(chǎn)品主管和財(cái)務(wù)主管可提出相關(guān)建議；總經(jīng)理負(fù)責(zé)進(jìn)行審核，提出改進(jìn)意見(jiàn)。6 合作關(guān)系管理6.1 報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司、倉(cāng)庫(kù)6.1.1 選擇原則部門經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、地理位置等因素選擇合適的報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)、。必要時(shí)進(jìn)行多家比較，并設(shè)定一段考察期。 對(duì)于客戶指定運(yùn)輸公司應(yīng)對(duì)其信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行考察，提出獨(dú)立意見(jiàn)，供客戶參考。對(duì)于18、有特殊要求的倉(cāng)庫(kù)，也應(yīng)盡可能擇優(yōu)選用。6.1.2 合同要求6.1.2.1 在對(duì)報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司或倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行考察期間，可按月簽訂委托合同；在正式選定后，可按年度簽訂委托合同。6.1.2.2 合同應(yīng)明確規(guī)定服務(wù)要求（時(shí)間、交貨地等）、交接手續(xù)和相關(guān)單證、結(jié)算方式、違約責(zé)任、賠償要求等內(nèi)容，并經(jīng)法律顧問(wèn)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能生效。6.1.2.3 涉及合同糾紛，由部門經(jīng)理首先與相關(guān)人員交涉，并請(qǐng)法律顧問(wèn)提供相應(yīng)支持。6.1.2.4 對(duì)于需解除或提前終止合同的現(xiàn)象，部門經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)向總經(jīng)理提出申請(qǐng)，內(nèi)容包括原因、可能的后果、備選報(bào)關(guān)公司信息等。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，聽(tīng)取法律顧問(wèn)建議，并由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)外交涉。619、.1.3 合作公司檔案6.1.3.1 內(nèi)容包括報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)基本信息、每筆業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、評(píng)審意見(jiàn)等。6.1.3.2 責(zé)任人6.1.3.2.1 負(fù)責(zé)處理報(bào)關(guān)、運(yùn)輸或倉(cāng)儲(chǔ)事務(wù)的人員應(yīng)對(duì)各筆業(yè)務(wù)的報(bào)關(guān)執(zhí)行情況進(jìn)行記錄，并在年終評(píng)審時(shí)提出相應(yīng)的意見(jiàn)和建議。對(duì)違約或突發(fā)事件應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)。6.1.3.2.2 部門經(jīng)理應(yīng)督導(dǎo)相關(guān)責(zé)任人做好報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)檔案整理，負(fù)責(zé)對(duì)基本信息的變更及時(shí)記錄，并提出調(diào)整方案。若涉及合同條款的更動(dòng)，必須報(bào)總經(jīng)理審批、法律顧問(wèn)審核。6.1.4 合作公司評(píng)審6.1.4.1 考察期滿，部門經(jīng)理聽(tīng)取相關(guān)意見(jiàn)并做好評(píng)審，決定是否簽約、并記錄歸檔。6.1.4.220、 年終由部門經(jīng)理組織對(duì)合作公司進(jìn)行評(píng)審，決定是否續(xù)約及合同相關(guān)條件，做好記錄，并向總經(jīng)理匯報(bào)。對(duì)于客戶指定的合作公司，也應(yīng)提出評(píng)審意見(jiàn)，向客戶提交。6.2 政府機(jī)關(guān)6.2.1 定義政府機(jī)關(guān)包括外經(jīng)貿(mào)委、海關(guān)、機(jī)電辦、外管局等與公司外貿(mào)業(yè)務(wù)有較高相關(guān)性的政府單位。6.2.2 主要工作6.2.2.1 及時(shí)做好相關(guān)申報(bào)、審批手續(xù)，符合法律法規(guī)規(guī)定。6.2.2.2 加強(qiáng)與政府機(jī)關(guān)的聯(lián)系，建立良好的關(guān)系。6.2.2.3 及時(shí)、合理處理政府機(jī)關(guān)的內(nèi)部調(diào)整或其他突發(fā)事件。6.2.3 責(zé)任人6.2.3.1 業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程規(guī)定，按時(shí)赴政府機(jī)關(guān)完成有關(guān)操作手續(xù)。6.2.3.2 公司指定責(zé)任人負(fù)責(zé)加強(qiáng)與政府21、機(jī)關(guān)的溝通，建立良好的關(guān)系。6.2.4 檔案管理6.2.4.1 內(nèi)容各政府機(jī)關(guān)的基本信息、聯(lián)系人情況、業(yè)務(wù)與之配合情況、相關(guān)事件分析總結(jié)、重要人事或管轄范圍調(diào)整的應(yīng)對(duì)方案等。6.2.4.2 責(zé)任人由指定責(zé)任人負(fù)責(zé)記錄整理各政府機(jī)關(guān)相關(guān)檔案；對(duì)政府關(guān)系進(jìn)行分析總結(jié)；對(duì)突發(fā)事件或重大調(diào)整提出應(yīng)對(duì)措施等。并接受總經(jīng)理審查。7 應(yīng)收帳款管理7.1 定義應(yīng)收帳款泛指貨款、稅款、運(yùn)費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)等在合同中規(guī)定由客戶支付給XX公司的款項(xiàng)。7.2 責(zé)任人7.2.1 產(chǎn)品經(jīng)理應(yīng)對(duì)每筆業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)收賬款進(jìn)行記錄；根據(jù)合同，提示客戶按時(shí)付款，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備收款；根據(jù)財(cái)務(wù)主管的反饋，對(duì)到期未付或逾期未付賬款進(jìn)行催22、討。7.2.2 財(cái)務(wù)部應(yīng)配合業(yè)務(wù)部做好收款工作，由財(cái)務(wù)主管及時(shí)反饋收款情況。7.2.3 部門經(jīng)理督導(dǎo)產(chǎn)品經(jīng)理做好催收工作，并對(duì)本部門所有應(yīng)收帳款情況負(fù)責(zé)。7.3 管理要求7.3.1 業(yè)務(wù)部應(yīng)記錄每筆應(yīng)收帳款，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)和客戶準(zhǔn)備收付款。7.3.2 對(duì)所有的賒帳業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)賬，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。7.3.3 對(duì)拖欠的應(yīng)收帳款應(yīng)加強(qiáng)催討力度，密切注意客戶動(dòng)向、并注意方式方法，直至貨款收到或委托律師提請(qǐng)法律訴訟。（對(duì)于是否提請(qǐng)?jiān)V訟，業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司資金狀況與客戶財(cái)務(wù)及營(yíng)運(yùn)狀況進(jìn)行溝通，并報(bào)總經(jīng)理審批。）8 單證管理8.1 單證的分類：公司業(yè)務(wù)單證分外部單證和內(nèi)部單證兩類，23、外部單證是指由公司以外單位制定并使用的，內(nèi)部單證是指由公司制定并在公司內(nèi)部使用和流轉(zhuǎn)的。8.2 單證的管理要求8.2.1 印制公司單證的印制應(yīng)由使用部門提出申請(qǐng)，行政部統(tǒng)一聯(lián)系印制。8.2.2 填寫、審核和備案公司單證的填寫、審核和備案的流轉(zhuǎn)程序按照公司業(yè)務(wù)流程相關(guān)文件的要求執(zhí)行，詳見(jiàn)附錄程序文件。8.2.3 保管8.2.3.1 空白單證：由使用部門指定專人負(fù)責(zé)保管，領(lǐng)用時(shí)須辦理簽字領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用記錄留存?zhèn)浒浮?8.2.3.2 原始單證的保管：外部結(jié)算單證由財(cái)務(wù)部保管，其他外部單證由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管；內(nèi)部單證按照單證使用說(shuō)明，各留存部門負(fù)責(zé)保管各自留存的聯(lián)次。各部門須指定專人負(fù)責(zé)單證保管，保證24、單證的完好、不缺失，單證在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)不得銷毀。8.2.3.3 單證復(fù)印件的保管：?jiǎn)巫C的復(fù)印件由收件人負(fù)責(zé)保管，保證復(fù)印件的完好、不缺失，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)不得銷毀。8.2.4 查看8.2.4.1 責(zé)任單證保管人應(yīng)確保單證的保密性和安全性。必須根據(jù)公司權(quán)限規(guī)定，提供查看人員相應(yīng)的查看內(nèi)容，并做好登記手續(xù)（記錄須留存）。8.2.4.2 權(quán)限的設(shè)定業(yè)務(wù)員只能查看經(jīng)辦業(yè)務(wù)的相關(guān)單證；產(chǎn)品主管或客戶主管只能查看其負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)單證；業(yè)務(wù)部經(jīng)理只能查看本部門業(yè)務(wù)的相關(guān)單證；財(cái)務(wù)主管只能查看其負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的相關(guān)單證；總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理可以查看所有單證。8.2.5 借用8.2.5.1 無(wú)特殊情況，單證25、不得外借；8.2.5.2 借用者須辦理借用手續(xù)，由總經(jīng)理簽字認(rèn)可，借用者在借用過(guò)程中須保證單證的完好、不缺失，并按時(shí)返還。 9 合同管理9.1 合同的簽訂9.1.1 所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的合同都由法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)擬定合同范本。業(yè)務(wù)部根據(jù)范本填寫數(shù)量、金額、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。9.1.2 合同條款的變動(dòng)或附加條件的提出都需經(jīng)法律顧問(wèn)審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。9.1.3 部門經(jīng)理作為簽約代表對(duì)外簽訂業(yè)務(wù)合同。9.1.4 行政部對(duì)合同簽訂是否履行了必要手續(xù)進(jìn)行審核后方可蓋章。具體程序詳見(jiàn)合同簽訂及新合同簽訂程序文件。9.2 合同的保管9.2.1 所有合同正本由行政部統(tǒng)一歸檔保存。9.2.2 業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)26、部各留一份合同副本，分別由業(yè)務(wù)部單證員和財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)保管。并確保合同的安全性、保密性和完整性。9.3 合同的查詢9.3.1 產(chǎn)品經(jīng)理只可對(duì)所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同進(jìn)行查詢。9.3.2 部門經(jīng)理只可對(duì)本部門所涉業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢。9.3.3 財(cái)務(wù)主管只可對(duì)所轄公司或業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢。9.3.4 總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理可對(duì)所有業(yè)務(wù)合同進(jìn)行查詢。10 理賠處理10.1 原則10.1.1 合同條款中應(yīng)明確界定理賠責(zé)任和相關(guān)手續(xù)，充分預(yù)計(jì)可能的風(fēng)險(xiǎn)并加以合理防范。10.1.2 發(fā)生理賠時(shí)，應(yīng)在法律顧問(wèn)的指導(dǎo)下，及時(shí)追索相關(guān)責(zé)任方的責(zé)任，以盡量降低公司損失。10.1.3 理賠處理應(yīng)以合同條款為依據(jù)，首先進(jìn)行協(xié)商27、；協(xié)商不成尋求調(diào)解或仲裁；最后提請(qǐng)法律訴訟。10.2 程序按照具體處理方法的規(guī)定程序執(zhí)行，執(zhí)行過(guò)程由業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)，須法律顧問(wèn)參與或支持。11 業(yè)務(wù)流程管理11.1 原則11.1.1 公司所有的程序文件需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)施。11.1.2 各部門各崗位應(yīng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程規(guī)定執(zhí)行各項(xiàng)工作。如有特殊情況需調(diào)整，應(yīng)向流程總責(zé)任人匯報(bào)，獲得批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。11.2 具體業(yè)務(wù)流程及責(zé)任界定（詳見(jiàn)外貿(mào)業(yè)務(wù)程序文件）11.3 流程的制定與調(diào)整11.3.1 原則11.3.1.1 公司所有人員均可提出制定或調(diào)整要求；11.3.1.2 流程的制定與調(diào)整須按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行；11.3.1.3 新制定或調(diào)整的流28、程若與公司管理制度的原則性條款相沖突，須報(bào)總經(jīng)理審批，得到批準(zhǔn)后方可修改有關(guān)制度條款，并報(bào)總經(jīng)理審定。若總經(jīng)理對(duì)修改制度意見(jiàn)予以否決，則應(yīng)調(diào)整流程使之符合公司制度。11.3.2 程序按照公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行，具體內(nèi)容詳見(jiàn)附錄流程的撰寫與調(diào)整程序文件。12 附則12.1 本制度經(jīng)總經(jīng)理簽署后生效，并開(kāi)始實(shí)施。12.2 公司所有員工都必須遵守本制度。各部門人員在直接領(lǐng)導(dǎo)的督導(dǎo)下嚴(yán)格執(zhí)行制度。總經(jīng)理對(duì)部門經(jīng)理的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督考核。12.3 若擅自違反制度規(guī)定，應(yīng)予以懲罰（按公司統(tǒng)一的處罰措施執(zhí)行）。對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，還應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。12.4 違規(guī)人員的直接上級(jí)對(duì)下屬的違規(guī)現(xiàn)象應(yīng)承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)或行政責(zé)任。（按公司統(tǒng)一的處罰措施執(zhí)行）12.5 本制度附屬文件包括進(jìn)出口業(yè)務(wù)程序文件、合同及客戶管理程序文件、制定資金計(jì)劃程序文件、年度業(yè)務(wù)計(jì)劃表、月度業(yè)務(wù)計(jì)劃表、一周工作計(jì)劃及執(zhí)行表、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、合作公司檔案、政府機(jī)關(guān)檔案等。