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1、擔保公司合同檔案收集與整理管理制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為了規范和進一步加強對公司合同檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用公司合同檔案，更好地為公司發展服務，根據有關規定，結合公司檔案管理工作的實際情況，制定本制度。第二條 本制度所稱的公司合同檔案，是指公司及其工作人員在經營活動中直接或間接形成的與公司經營活動相關的、對公司有保存價值的不同形式的歷史記錄。第二章 整理、立卷、歸檔第三條 合同檔案管理人員負責自擔保業務受理至擔保責任解除全過程的有關文件、資料的整理、立卷、歸檔和2、保管工作。第四條 檔案資料主要包括：一、用于擔保抵押的房產他項權證及其他有效權證，用于質押的銀行存單、股票、債券及其他有價證券；二、擔保執行過程中形成的有關文件和資料，如保證合同、委托保證合同、反擔保合同、公證書、律師見證書等；業務部門的項目調查報告、項目審批資料、保后檢查報告，擔保統計資料和報表等；三、客戶的擔保申請資料，市場調查資料及備選客戶資料等；四、具有重要價值，須建檔保管的其他有關資料。第五條 歸檔的案卷要按擔保合同號編制檔案代碼，卷內首頁要有材料目錄，檔案資料要裝入檔案袋（夾、盒），并在封面注明擔保申請人的名稱、檔案編碼及其他重要事項。不屬于擔保項目的有參考價值的資料也要分類整理、3、立卷、歸檔。第六條 文件材料的形成、積累和歸檔，要完整、準確、系統，有切實可行的控制措施。第三章 合同檔案管理第七條 各類檔案的案卷質量要符合國家制定的質量要求一、歸檔材料分類清楚、組卷合理，保持文件的有機聯系和完整；二、卷內文件材料排列條理，符合各類檔案立卷要求；三、卷內的文件材料要整潔，對破損的進行裱糊，字跡擴散的要進行復制；四、裝訂的案卷整齊、美觀；五、各類檔案保管期限劃分準確；六、案卷標題簡明、確切，能反映卷內文件材料的內容；七、案卷封面打印或毛筆、鋼筆書寫，字跡工整、清晰。第八條 公司應當對所保管的合同檔案材料采取下列管理措施：一、不斷加強和完善檔案管理，逐步實現保管的規范化、標準化4、，便于對檔案的利用；二、根據檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理；三、根據需要和可能，配備適應檔案現代化管理需要的技術設備，實現檔案管理的現代化。第九條 禁止檔案管理人員擅自變更、修改公司檔案，確需變更、修改的，應當報公司總經理批準同意。第十條 檔案應當妥善保存，定期檢查和鑒定。對破損或者變質的檔案，應當及時修復；檔案毀損或者丟失，應當采取補救措施。第十一條 保管期滿的檔案材料可以按照以下程序銷毀：一、由檔案管理人員提出銷毀意見,編制檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容；二、公司總經理在檔案銷毀清冊上簽署意見并報集團主5、管領導批準；三、檔案管理人員在銷毀檔案前,應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案材料。銷毀后,應當在檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將銷毀情況報告公司總經理。未經公司總經理審查并報集團主管領導批準同意，任何人不得以任何借口擅自銷毀檔案材料。第十二條 保管期滿但未結清的債權債務檔案材料和涉及其他未了事項的檔案材料,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的檔案,應當在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。第十三條 禁止出賣公司檔案。檔案復制件的交換、交接、轉讓，按照公司規定辦理。第四章 合同檔案的利用第十四條 本制度所稱檔案的利用，是指對檔案的查閱、復制和摘錄。利用檔案材料，嚴禁在檔案上涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或者損毀。第十五條 借閱檔案材料應當報經公司總經理批準同意，并辦理登記手續。用完須立即歸還。第十六條 應當充分利用現有的檔案材料，及時、準確地為公司各項工作服務。第五章 附則第十七條 本制度由本公司負責解釋。第十八條 本制度自公布之日起執行。