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1、新能源科技有限公司差旅業務招待等費用報銷制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章 總則4第二章 審批權限和報銷程序4第三章 規范性要求8第四章 差旅費11第五章 業務招待費19第六章 其他報銷費用22第七章 補充規定23第八章 罰 則24第十章 附則252山東xx新能源科技有限責任公司制度管理辦法修訂記錄版次生效日期修訂內容A/0首次頒布實施3第一章 總則第一條為規范公司的費用報銷，合理控制公司的支出，根據國家有關財務法規的規定和公司財務規章制度的要求，結合公司的實際經營情況制定本制度。第二條本制度所稱費用指2、各種行政管理費用。主要包括招待費、差旅費、交通費、通訊費、車輛費、培訓費、會議費,辦公費等和其他需報請上級核銷的行政管理費用。第三條本制度適用于山東xx新能源科技有限責任公司。第二章 審批權限和報銷程序第四條公司費用開支實行授權審批制度，各級人員在各自的權限和職責范圍內按規定的報銷程序進行審核和批準，財務管理部統籌安排支付；嚴禁將費用報銷化整為零，一旦發現，將視為嚴重違紀，并追究費用報銷人員和相關審核、審批人員的責任。第五條公司董事和總經理因工作需要發生的費用，提供相應的發票和表單，可以實報實銷，其他員工的費用報銷按以下表格從左到右進行報銷：4表 21 公司總部部門負責人以下員工費用報銷審批權3、限報銷金額部門負責人中心負責人公司財務部公司負責人出納500元審核審核審批審查、支付500元審核審核審核審批審查、支付表 22公司總部部門負責人費用報銷審批權限報銷金額中心負責人公司財務部公司負責人出納800元審核審批審查、支付800元審核審核審批審查、支付表 23公司總部中心負責人費用報銷審批權限報銷金額公司財務部公司負責人出納不限審核審批審查、支付第六條地區公司負責人的費用報銷由公司財務部負責人審核，公司負責人審批，其他員工費用報銷按以下表格從左到右進行報銷：表 24地區公司負責人費用報銷審批權限報銷金額公司財務部負責人公司負責人出納不限審核審批審查、支付5表 25 地區公司部門負責人以下4、員工費用報銷審批權限報銷金額部門負中心負責人財務部負責人地區公司負責人公司負責人出納責人審查、支500元審核審核審核審批付500元審核審核審核審核審批審查、支付表 26 地區公司部門負責人費用報銷審批權限報銷金額中心負責人財務部地區公司負責人公司負責人出納負責人800元審核審核審批審查、支付800元審核審核審核審批審查、支付費用報銷審批權限,依公司管理要求做相應的調整.6第七條費用報銷相關人員按職責承擔相應的責任：1、費用經辦人：應自覺控制、壓縮費用，提供記載費用真實發生的合法、有效單據；費用發生后按本規定填寫有關的表單和履行費用報銷審批程序并提供審批記錄，對單據的真實性、審批程序記錄的真實性5、負責；如弄虛作假，虛報費用，將視為嚴重違紀，公司將視情況予以通報批評或開除，涉及違法犯罪的，將移交政府司法部門處理。2、部門負責人：在部門工作安排中主動控制、壓縮費用，對本部門總體費用水平的合理性負責；對本部門員工報銷的各項費用的必要性、合理性、真實性進行審核；如由于審核不嚴謹，造成公司損失，公司將視情況，予以通報批評或認定為失職，并承擔連帶賠償責任。3、公司中心負責人：審核例常性費用的支付，確認這些費用發生的必要性和合理性。4、公司總部財務部負責人：批準所管轄部門 500 元及以下例常性費用的支付，審核超過 500 元以上例常性費用的支付，確認這些費用發生的必要性和合理性。5、公司財務部負責6、人和地區公司財務部負責人：維護本規定的正常執行，組織公司的費用預算，負責監控公司的費用報銷，對重大開支發表意見，審核非例常費用、組織費用報銷工作和信息通報工作；審核報銷憑證的合法性、金額數字的準確性、費用標準是否符合公司的有關規定；如由于審核不嚴謹，造成公司損失，公司將視情況，予以通報批評或認定為失職，并承擔連帶賠償責任。6、出納：負責審查付款手續的完備、正確付款，對于審批手續不全、涂改金額和收款人的單據，不得支付款項。7、地區公司負責人：批準所管轄公司權限范圍內例常性費用的支付，確認這些費用發生的必要性和合理性；8、公司負責人：批準公司中心負責人和地區公司負責人的費用報銷，批準公司中心負責人7、和地區公司負責人以下員工權限審批范圍內的費用報銷，批準對外捐款和預算外費用，具有立項權和否決權。第三章 規范性要求第八條各級員工在費用發生時，應取得正規發票或省級財政監制收據或其他符合財務制度的原始單據，發票必須是發票聯或報銷聯，用存根聯、發貨聯、記賬聯不能做報銷憑證，取得的發票應是機打票或定額發票。根據業務情況，原則上應提供增值稅專用發票。8第九條 發票內容要填制齊全，抬頭、日期、品名、單價、數量、金額要清楚，大、小寫要一致。抬頭必需按公司營業執照上的公司名填寫。報銷公交車票、計程車票除 2 人及以上同行外均不得連號。第十條 報銷人應取得真實合法的原始憑證（1）有效發票至少需要印有兩個章：國8、家或地方稅務局監制章+發票專用章，如少其中一個章，發票無效。（2）財政機關批準并統一監制的行政事業性收據；（3）郵政、銀行、鐵路系統的各類帶印戳的收據、支出證明單第十一條從外單位取得的原始單據（車、船、飛機票等），因保管不善，被盜、遺失，后果自負，原則上不予報銷。但有相關證明和擔供有效證據，經公司負責人批準的除外。第十二條費用報銷時須真實地填寫費用報銷表單，以便領導審批。第十三條 各類費用原始單據應由經手人(或當事人)分類整理后，整齊地粘貼(一律統一使用原始憑證粘貼單以左上角對齊橫向依次粘貼。對粘貼不整齊、達不到裝訂憑證及檔案管理要求的，財務管理部有權要求重新粘貼，并注明單據張數和各類費用金額9、，準確填列在報銷單上, 費用報銷單填寫及票據粘貼要求：1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、費用報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據過大時應按報銷單大小折疊好）；3、各票據應均勻貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致； 94、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；5、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；7、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；8、報銷單椐各項目應填寫完整，大小寫金額要一致，并經部門領導批準才有效；報銷單據不得涂改，粘貼好后請仔細核對金額，票10、據金額與填寫金額不符，財務不予報銷。9、有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發票背面簽名確認，需入庫的實物單據應附入庫單；第十四條如購置多種辦公用品、禮品、材料物資等開具一張發票且未單項列示的，必須同時提供有銷售方蓋章的銷售清單，清單列示金額與發票一致方可報銷。郵資報銷應隨發票提供寄往目的地的憑證。10第四章差旅費第十五條差旅費是除外派員工外，公司員工出差期間因辦理公務而產生的交通費、住宿費和伙食補助費等各項費用。第十六條 中心負責人因工作需要出差不用申請，需告知公司負責人。其他員工因工作需要到外地出差，應事前填寫申請表單，按表 51 審批后執行，如果來不及事前申請，應通過 OA、郵件、短信、電11、話等方式及時補申請，最遲不得遲于出差返回后第三個工作日：表 51 公司總部員工出差審批權限出差申請人部門負責人中心負責人部門負責人以下員工審核審批部門負責人審批第十七條員工出差途中，因工作需要臨時增加出差行程到新的出差地點，經出差審批人書面、短信或郵件確認后執行。第十八條 審批人應根據工作需要確定出差人數、地點和時間，嚴格控制差旅費用，非本公司業務需要的會議、學習等，審批人不得批準出差。11第十九條公務完成返回公司后，須在 5 個工作日內填寫報銷單，注明出差時間，并附上報銷票據、出差申請單和出差費用明細表申請報銷。第二十條出差申請人需提前借款的，應確認已結清以前借款，才能申請借款，經財務管理部12、審核通過后，予以借支，出差的借款額度應以出差申請所列預算為依據。第二十一條交通費用報銷1、在公司所在地級市內因公務外出，公司盡量安排公司車輛出行，如無法安排時，則應盡量乘坐公共汽車、鐵路。如有時間限制的緊急任務、攜帶公司貴重物品或簽約文件、大量或大件宣傳資料、電腦等演示設備等特殊情況的，可乘坐計程車，并需在發票背面注明往返地址、時間及理由。2、員工所選交通工具應以節省時間和節約費用為原則，一般情況下應以火車或汽車作為出行交通工具，路途較遠的省外出差，可選乘飛機。出差選擇往返交通工具不得超過以下標準：12表 52員工出差交通標準單位職級輪船火車動車或高鐵飛機總經理、董事會成員一等艙軟臥商務座商務13、艙公司總部中心負責人、部門負責人二等艙軟臥二等座經濟艙部門負責人以下人員二等艙硬臥二等座經濟艙公司負責人、中心負責人二等艙軟臥二等座經濟艙地區公司部門負責人二等艙硬臥二等座經濟艙部門負責人以下人員二等艙硬臥二等座經濟艙3、員工乘坐交通工具時，應嚴格按照崗位級別所對應的交通工具票種等級執行，否則不予以報銷。如有情況特殊，須在報銷單上注明詳細原因。4、到公司各公司出差時，到達當地的車站、碼頭或機場，各公司應安排車輛接送，如各公司沒安排車輛接送，應盡量乘地鐵、公共汽車等公共交通車輛，其次則選擇計程車。到其它城市出差時，在條件允許的情況下應盡量乘坐當地的公共交通車輛，其次選擇計程車。5、因接送客戶需要14、租車的，須提前填寫租車申請，報本部門負責人簽字確認后報行政管理部簽批，方可租用。租車申請單將作為借款及費用報銷憑據。6、出差報銷的士費或餐費時，請上傳相對應的出差交通票據（火車票或機票），以備核查。13第二十二條住宿費用報銷1、公司總部員工出差到各地區公司，酒店一律由當地公司負責預訂和報銷。2、如無工作特殊要求，公司在當地有協議酒店時，應盡量入住協議酒店，如無協議酒店時，應盡量選擇就近的經濟連鎖類型酒店住宿。3、因公務出差到其它地區，董事會成員、總經理的住宿費提供票據，可據實報銷。其他員工出差按實際發生天數報銷住宿費，不得超過以下限額報銷住宿費（含各類服務費用）：表 53員工出差住宿標準單位職15、級港澳地區省會城市、特區其他地區中心負責人600元(港幣)/晚300300公司總部部門負責人500元(港幣)/晚150130部門負責人以下人員400元(港幣)/晚150130公司負責人600元(港幣)/晚300300地區公司中心負責人、500元(港幣)/晚150130部門負責人及以下人員400元(港幣)/晚1501304、如果多人同時出差同一個地方的，非部門負責人的員工應安排同性別的兩人同住一間雙人房。5、下級陪同上級領導出差時，食宿可參照上級領導報銷標準。146、經審批通過的員工，出差人員外地參加會議、學習班、培訓等，由組織者統一安排住宿和交通工具的，根據公司公司相關授權逐級審批后，費用可據16、實報銷。7、住宿費必須列明住宿天數，對單價、住宿日期等項目內容不全的、手續不完整、有涂改現象的單據，一律不予以報銷。第二十三條出差誤餐補助1、在本市工作到本市其他地方辦事的，不視為出差，不發出差誤餐補助。2、出差到各地區公司的，無宴請情況下原則上在當地公司食堂就餐。3、員工因公務出差到其它地區，或到各地公司出差時，當地公司沒有安排就餐，按如下標準補助餐費：港澳臺地區早餐每人補助20 元，中、晚餐每人補助 50 元/餐；市外城市地區早餐每人補助 10元，中、晚餐每人補助 30 元/餐。4、司機市內出車的，原則上不產生誤餐費，特殊情況產生的誤餐費由行政人事中心負責人審批后報銷；跨市且在以下時間段出17、車的： 7:30 之前出車；11:30 前出車，13:30 后回公司；17:00 前出車，18:30之后回公司，可參照本制度標準對相應的時間段發放誤餐補助。司機出車過程中，因故意拖延時間產生餐費等差旅費的，一經發現取消其當天所有差旅費用報銷，并視為嚴重違紀，公司將按相關規定進行處罰。155、國內出差按照往返車票（機票或船票）出發/抵達計算出差時間，港澳臺及出境出差按照出入境記錄來計算出差時間。對于出差人出差期間包含周六、周日，且在出差當地有住址的情況，可根據實際情況確定是否計算為出差時間。6、出差人員購買車站餐車、茶座的費用一律自理。7、員工領取出差補助，必須有正規的餐飲發票、出差申請表等票據18、，特殊情況公司負責人批準后可予以報銷。第二十四條差旅費報銷注意事項1、員工趁出差或調動工作之便，事先經部門負責人及以上領導批準后就近回家探親辦事，其繞道車、船票，扣除出差直線單程車、船費，多開支的部分由個人自理。扣除標準：火車按快車（包括特快）票價計算，符合乘坐硬席臥鋪條件的，按硬席中鋪計算。如果繞道車、船費少于直線單程車、船費時，應憑車、船票按實報銷，不發給繞道和在家期間的出差伙食費、住宿費，并不予報銷繞道期間的市內交通費。2、出差員工自帶交通工具，不報銷出差地市內交通費。3、員工參加在外地召開的各類會議，由主辦單位統一安排食宿的，憑票實報實銷，不再計發食宿補貼，交通費憑票在限額內報銷。凡會19、議主辦單位出具食宿費自理證明的，回各單位按差旅費用報銷原則憑票報銷。公司內部會議按會議統一安排，據實報銷。164、員工出差進行特別商務活動，住宿費需超過規定標準以及需異地租車的，須向公司負責人請示和財務管理部備案才可開支，由公司負責人審批后據實報銷，不計入包干費用，但租車后扣除租車當日的市內交通補貼。5、員工到公司內部單位出差，如由內部單位免費安排食宿的，不再享受出差食宿補貼、但享受市內交通補貼。6、因工作原因需在出差地請客的或隨請的，請客一次當天伙食補貼按 50%計發，請客兩次當天不發放出差補助。7、因工作需要派駐外地的常駐人員，另行規定。8、員工到公司內部所屬單位出差，其住宿費、伙食費、交20、通費等費用在離開時應全部結清，不允許簽單，財務管理部亦不能代為結賬。9、公司司機出市外長途車，以實際天數按一般員工長途出差的住宿、伙食標準包干執行，非特殊情況不享受市內交通補貼。10、員工出差期間，要提高警惕性，保管好車票、單據，如發生遺失，需有相關證明人或擔供有效證據，并經部門領導，財務管理部審批，經公司負責人批準后，方能報銷。11、公司員工隨同高級別人員一同出差，其出差標準可按高級別人員相應標準執行。公司員工隨同中心總以上級別人員一同出差，原則上不予發放誤餐補助和交通補貼。12、各部門負責人對差旅費借支應根據出差地點、時間、本人差費標準等因素控制借支額度，出差員工必須在返回公司后一周內到財21、務管理部報賬并退回余款，無故拖延不報的，財務管理部有權從本人當月工資中扣回借款，在尚未扣清之前不得重復借款。18第五章業務招待費第二十五條業務招待費具體包含交際住宿安排、接待用餐、文娛活動、贈送禮品等費用支出。第二十六條業務招待費的支出應以“厲行節約，合理開支，嚴格控制，超標自負”為原則。第二十七條業務招待堅持對口接待的原則。公司總部部門負責人及以上人員、地區公司負責人、中心負責人，由辦公室統一安排接待；地區公司部門負責人及一般工作人員，由對口職能部門與辦公室會商后安排接待；外部單位一般人員，由各公司對口職能部門或業務部門安排接待，外部單位重要領導應與辦公室會商接待。第二十八條 各類業務招待，22、接待部門應適當從緊控制陪同人員，陪同人員一般不應超過需接待人員的 3 倍。若需接待人員為 1 人， 3 倍的陪同人員數量限制可以有所放寬，但最多不能超過 6 倍。陪同人數超過 3 倍必須事先經中心負責人批準，該書面批準文件作為費用報銷必備附件。19第二十九條接待標準：具體見下頁表 6-1表 61接待標準項目接待對象接待最高標準備注本市的外單位客人原則上不安排住房由客人自理的應按客人的要求非本市的外單位客人安排公司安排單間或套房的由行政管理部報公司負責人批準董事會成員、公司總經理按需安排住房中心負責人、標準分公司負責人協議酒店，但價格不能超過規定的標準公司部門負責人及分公司中心負責人公司部門負責23、人以原則上住員工宿舍，如需安排單間或標間的， 按快捷酒店標下人員、分公司中心負責人以下人員準安排，由行政中心負責人批準項目接待對象接待最高標準備注公司部門負責人及以上有食堂按工作餐標準盡量在食1、 以上標準既包含從公司領人員，分公司中心負責堂就餐，不配備食堂的每餐接用酒，也包含外購酒及飲料人及以上人員待標 準為 100 元/人等。使用高檔煙酒須經公司負責人批準。2、午餐招待原則公司部門負責人以下人有食堂按工作餐標準盡量在食上不飲用酒類，確有需要時也員，子公司、分公司中堂就餐，不配備食堂的每餐接應適量控制；接待所需煙酒原用餐心負責人以下人員待標 準為 60 元/人則上自備。3、 如未配備食堂，標24、準外單位一般職員每餐 60 元/人接待用餐一般 應由行政管理部統籌安排，就近安 排飯店由行政管理部和辦公室會商后招待。陪客人員不得隨意提外單位重要領導高就餐標準，超過規定標準的報領導批準部分自行承擔，公司不予報銷。文娛活動、原則上不安排文娛活動，不贈送貴重禮品、 紀念 品，贈送特殊情況應事先報公司負責人批準。禮品標準20第三十條業務招待費嚴格實行預算計劃額度控制和事前審批制度，各部門突破預算總額指標或費用計劃總額、單次招待標準后的支出應報公司負責人批準。各部門執行交際業務前，應填寫業務招待費申請單，經部門負責人簽字后報行政審核，由行政復核招待標準并報分管領導同意后方可執行。第三十一條原則上杜絕25、無票的費用開支。如工作業務需要開支無票費用（如娛樂費、洗理費等），500 元以上需事前先請示公司負責人同意后再執行。對此類無票費用，需提供相關聯的有效證明，才可報銷。每月開支的無票費用， 需以文字報告的形式報公司負責人審批后，方可進行相應賬務處理。第三十二條交際應酬客人發生的禮品費報銷，200元以上必須出具購貨單位（商場、酒店等）的電腦打印明細清單，否則財務一律不予報銷。第三十三條所有招待費用開支原則上至少有兩人經手，由職務高者負責接待和報賬，出具發票和本次用餐菜單明細，否則不予報銷。如發現亂報、虛報、 多報等違紀現象，經證實后不論金額大小扣除半個月工資。21第三十四條專程陪客旅游，須經公司負26、責人批準，經辦人在公司負責人批準的定額內控制費用。第三十五條各部門分別設置各部門交際應酬費臺帳，中心負責人及以上人員單設個人交際應酬費臺賬，財務管理部應按部門、費用項目建立明細賬，各項交際應酬費報銷后，各部門須按真實原則逐筆記錄交際時間、地點和具體內容， 按月送交財務部會計審核無誤后簽字。各部門業務招待費臺賬根據需要提交部門、中心、公司負責人審閱。第六章其他報銷費用第三十六條員工因加班或外出市內辦事所發生的交通費用可據實報銷。 報銷票據須為當月票據，必須有票號，不得用連號或隔號連號票，更不得用互相交換連號票、過期票據及市外客車票據報銷，違者取消當月交通費的報銷。第三十七條公司員工因加班誤餐，不27、進行誤餐報銷。第三十八條享受汽車補貼的，由本人提供有關汽車費用的有效發票在財務部門按批準金額報賬。22第三十九條享受通訊費用報銷的人員，每月按公司負責人批準的標準在限額內按實際發生額報銷一次，通訊費的報銷只能是本人使用的當月一臺手機費用，不得用第二臺手機或家用電話費報賬。第四十條汽車費用的報銷，行政管理部和財務管理部應嚴格按照公司的規定審核各項費用（包括汽車維修費、汽油費、養路費、保險費、過路費、過橋費等），如未遵守公司的汽車費用管理規定進行審核，一律按照違紀行為給予處罰，由于違反交通法規導致的罰款，一律不準報銷。第七章補充規定第四十一條員工出差至外地報銷了誤餐補助或城市公司在當地食堂安排了就28、餐，當月工資中將不再發放出差期間的誤餐補助。第四十二條司機違反交通法規，發生的第一次違章罰款由公司和個人各承擔一半費用，之后再發生的違章罰款將由司機本人承擔。如因特殊原因造成的違章罰款，經公司總經理特批后可給予報銷。第四十三條出差人員要合理安排行程，盡量控制行程變更計劃，以減少行程變更產生的退訂改簽費用。第四十四條辦公費用管1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用。各部門對所屬單位發生的辦公費負責，行政部對整個公司發生的辦公費用負有監管和控制責任。2、辦公用品采購和印刷各種帳表等由行政負責采購、印刷。233、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行29、制定格式，按規定報部門領導審批后，由行政部統一安排廣告公司印制。4、各公司所需辦公用品，在月度未 25 號前填編寫“辦公用品計劃書”，經部門和公司領導審批后交由行政統一采購；6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領用的辦公用品、工刃量具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，必須辦理移交手續，如有遺失，照價賠償。第八章罰 則第四十五條 未按審批程序辦理費用報銷的，對責任人罰款 100元/次。第四十六條 越權審批費用開支，未造成損失的，對審批責任人罰款 100 元/次；造成損失的，由審批責任人全額承擔。第四十七條 部門費用必須在年度預算額度內開支，未經審批超額度開支 的，按超出金額的 100%罰款。第四十八條費用開支弄虛作假，除收回弄虛作假金額外，另對相關責任人處以違紀金額 100%的罰款，且視為嚴重違紀，情節嚴重的，依法追究法律責任。24第十章附則第四十九條本制度實施后，原有的類似制度自行終止，與本制度有抵觸的規定以本制度為準。第五十條本制度由公司行政部負責解釋、財務部修訂，本制度自頒布之日起實施。