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1、投資集團有限公司財務檔案項目管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX*投資集團有限公司財務檔案管理制度一、總則第一條為了加強公司財務檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷毀等管理制度，切實完善檔案管理工作，使其規范化、系統化，特制定本制度。第二條資金財務部是公司財務檔案的具體負責部門。資金財務部的財務檔案管理工作分為五大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計等資料管理、預算檔案管理、保險文件管理、日常往來文件及合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進行詳細分類，如日常往來文件管理需分為公司內2、部往來文件和外部往來文件兩大類等。二、會計檔案管理第三條 會計檔案的管理包括會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映公司經濟業務的重要史料和證據。具體包括： 1會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證。 2會計帳簿類：總帳、明細帳(依據科目建立)、日記帳、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿。 3財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表及附表、附注和文字說明，其他財務報告。 4其他類：會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行余額調節表，其他應保存的會計核算專業資料。第四條 每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂3、成冊，編制會計檔案保管清冊。檔案依據上述分類，分別保存，憑證按月整理保存，年終將本年帳簿存檔。第五條 資金財務部指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負責分類整理，檔案柜鑰匙由專人負責保管。第六條 保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，經公司財務總監批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，不得在會計檔案上涂畫，不得拆封、抽換會計檔案。第七條 資金財務部負責設置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復制人的姓名、工作單位、日期、查閱內容、歸還日期等。第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、10年、15年、20年、25年5種。其中4、1納稅人的帳簿、記帳憑證等資料保存期限為10年。2原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為10年。3總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳保管期限為10年。其中現金和銀行存款日記帳保管期限為15年。4固定資產卡片在固定資產報廢清理后保存3年。5輔助帳簿保存期限為3年。6月、季度財務報告保管期限為3年。年度財務報告(決算)永久保管。7會計移交清冊保管10年，會計檔案保管及銷毀清冊永久保留。8銀行余額調節表保存3年。第九條會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天計起。第十條 對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報公司總裁批準，報財政部、國家檔案局備案。第十一條 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序5、銷毀：1編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2公司總裁在會計檔案銷毀冊上簽署意見。3資金財務部經理負責銷毀會計檔案，財務總監與總裁辦公室主任共同監銷。4監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告公司總裁。第十二條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證，不得銷毀。應獨立抽出立卷，保管到結清債權債務為止。第十三條 計算機電子財務文檔，原則上應當打印出書面會計檔案進行保存。磁帶、磁盤、光盤等會計檔案，要進行備份保管。第十四條6、 公司分立，會計檔案由分立后的一方統一保管，另一方可查閱、復制與其業務有關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。第十五條 公司合并，原單位形成的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。第十六條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應辦理會計檔案交接手續。第十七條 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的財務負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。三、年度報告及審計等資料管理第十八條 年度資料包括月、季、年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資7、料應依據時間、類別分別由專人專柜保管。第十九條 年終報告、審計、驗資報告應長期保存，分別包裝，注明名稱、截止日期、編號等。第二十條 年度報告及審計等資料原則上不予外借。如公司內部單位或股東等需要查閱或復制，需由公司總裁批準，資料保管人需記錄發放或借出時間、姓名、工作單位、數量等，并由接收人簽字或蓋章。四、預算檔案管理第二十一條 預算檔案包括月度、季度、年度預算與年度決算案，預算調整方案，預算執行情況等，涉及收入、費用及固定資產等方面。第二十二條 預算檔案按年度進行分類保管。年度預算與決算應永久保存。五、保險文件管理第二十三條 保險文件作為公司重要文檔應單獨予以保存。包括以下幾方面內容：1有關投8、保、續保等保險往來傳真、信函等。2保險索賠文件。3保險合同條款、保險單據等正本文件。第二十四條 保險文件應依據上述第二十三條所列內容分類存檔。同時，依據保險類別進行詳細分類，如保險合同檔案可分為財產險、利潤損失險、第三者責任險等。第二十五條 投保、續保等往來文件應依據時間前后存檔保管，有關保險索賠文件單獨存檔。第二十六條 保險合同正本依據保險類別建立檔案并存放于保險柜中。每一年度保險應分別存放，并注明年度時間，不得遺失。保險單據正本作為原始憑證記帳。第二十七條 依據保險合同復印件建立檔案，合同正本不予外借。第二十八條 對每年保險合同做出明細表，注明保險類別、保險范圍、保期、保額、保率及保費等。9、第二十九條 及時依據新的續保合同更改明細表，對年度中有關投保續保情況作詳細持續記錄。六、日常往來文件、合同檔案管理第三十條 日常往來文件分為內部往來文件及外部文件兩大類。其中內部往來文件包括各子公司、各部門之間以及部門內部發放的文件，包括“內部請示報告”、“內部通知”等；外部文件包括公司同外單位之間的所有國內外往來文件。第三十一條 日常往來內部文件應依據部門進行分類，有些文件需依據內容單獨分類保存，如員工福利、公司內部規章制度、審計往來文件等等；外部文件應依據往來單位進行分類存檔，如某某公司可單獨建立一個檔案。第三十二條 部門上交的數據資料文件應單獨歸類存檔，同往來通訊事務性文件區分。第三十三10、條 部門對外發放文件，如內部通知或內部請示報告，需分別注釋加以區分，無論內部文件還是外部文件，均需分別編號，以每一年度為限，如財 (請)內2001001或財(備)外 2001001；新一年度進行重新編號，如財 (請)內2002001或財(備)外200200l，依此類推。第三十四條 部門對外發放文件，除編號注釋外，還需用磁盤存檔保留文件內容。文件正本需依據編號順序單獨建檔保存，以年度為限，新年度需重新建檔，以前年度原件檔案均需另行存放，不得遺失。第三十五條 公司內部往來文件或外部文件亦需依據時間順序存檔，以年度為限。以前年度檔案需另行存放。第三十六條 公司日常文件設專人專柜保管。注明檔案名稱，以11、便查閱。第三十七條 依據公司文件管理規定，國家或上級主管部門下發文件正本應由公司檔案管理部門統一保管。文件復印件由部門內部留存。第三十八條 依據文件復印件單獨建立檔案。依據文件規定內容進行分類存檔，如財政、稅務、審計、外幣兌換、房地產、交通、電力等等。第三十九條 依據公司合同管理規定，合同正本應交予公司檔案管理部門統一存檔管理。第四十條 根據財務需要，留存合同復印件作為憑證原始依據，但有些經營購銷合同需留用正本合同為憑證原始依據存檔。七、附則第三十八條 本制度由公司資金財務部負責解釋。第三十九條 本制度由公司總裁辦公會決定內容的修改與補充。第三十九條 本制度自公司總裁辦公會批準，總裁簽發之日起公布、實施。