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1、企業(yè)經(jīng)營建設(shè)項目紙質(zhì)檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 檔案管理制度為使公司檔案工作適應(yīng)公司的發(fā)展，確保檔案管理的連續(xù)性、完整性，特制定本制度。一、歸檔范圍公司在運營過程的各項工作活動中形成的全部檔案總和，其構(gòu)成以工程技術(shù)檔案為主體，涵蓋行政管理、財務(wù)管理、銷售管理、人事及勞動工資管理、職工培訓(xùn)教育、后勤工作、會計等各方面。具體而言，公司在各項工作、活動中形成的各類文件材料，包括圖樣材料、文字材料、膠片、照片、錄音、錄相、影片等各種載體文件材料，其中具有查考利用價值資料均屬于歸檔范圍。二、歸檔方式1、公司檔2、案由行政人事部集中統(tǒng)一管理，但根據(jù)公司具體情況，財會檔案由財務(wù)部負(fù)責(zé)管理，工程技術(shù)圖紙、資料由工程部負(fù)責(zé)管理，其管理辦法按照檔案管理的具體要求執(zhí)行。2、檔案保管期限公司檔案保管期限規(guī)定為永久、長期、短期三種。長期為十六年至五十年，短期為十五年以內(nèi)（含十五年），長期和短期保存的檔案可根據(jù)情況確定具體的保存時間。3、檔案接收各部門對外聯(lián)絡(luò)、各方面工作、活動中形成的各種照片、膠片、錄音、錄相等聲像材料，獎狀、獎牌、獎杯、錦旗、各種證書、文件資料等實物均應(yīng)系統(tǒng)整理，向行政人事部移交備案歸檔，行政人事部對接收的檔案檢查驗收后按規(guī)定辦理交接手續(xù)并予以存檔。4、歸檔立卷行政人事部紙質(zhì)檔案按照附件2（紙質(zhì)文件3、暫行分類方案）將相關(guān)類文件進(jìn)行編號分類歸檔存放，如屬新增類別則另行充實完善附件2分類方案。歸檔的聲像材料用文字標(biāo)出攝像或錄音、錄相的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。歸檔的獎牌、獎狀、錦旗、證書等實物材料將其翻拍成照片，作為電子檔案歸檔。電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)及方法見附件3（電子檔案建立管理規(guī)范）。各部門紙質(zhì)檔案可參照行政人事部方法建立完善的資料存檔體系，電子檔案歸檔按附件3執(zhí)行。三、檔案借閱檔案借閱分、四個等級，其中級檔案需逐級審批直至總經(jīng)理簽字方可借閱，級檔案需常務(wù)副總簽字許可，級檔案需分管副總簽字許可，級檔案由部門經(jīng)理及行政人事部經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可借閱。級檔案包括公司未來發(fā)展涉密資料、公司對4、外聯(lián)絡(luò)重要文件、公司證件、法人代表相關(guān)資料；級檔案包括非申請部門人事檔案、非申請部門經(jīng)辦合同、職能部門往來文件、公司重要文件資料；級檔案包括申請部門人事檔案、申請部門經(jīng)辦合同、申請部門對外往來文件；級檔案包括申請部門業(yè)務(wù)資料、申請部門提交計劃/總結(jié)/感想。公司各部門員工需查閱檔案（本人人事檔案不提供查閱）時，應(yīng)填寫檔案使用申請審批表（附件1）辦理借閱手續(xù)，根據(jù)檔案級別簽字審批結(jié)束后檔案保管人員方可借出該申請檔案。借出的檔案、文件、資料、圖書等必須妥善保管和愛護(hù)，不得丟失、涂改、損毀、抽頁、剪貼、拆散，檔案、文件材料不得復(fù)制或轉(zhuǎn)借他人，員工借閱檔案如需復(fù)印應(yīng)在申請時備注說明，否則不得私自復(fù)印。四5、檔案銷毀因檔案保管期限已過或檔案已失去保管價值，有必要清理銷毀時，由行政人事部提出申請，常務(wù)副總簽字審批后方可實施，應(yīng)有至少兩人監(jiān)督參與銷毀過程并簽字確認(rèn)。附件1：檔案使用申請審批表附件2：紙質(zhì)文件暫行分類方案附件3：電子檔案建立管理規(guī)范檔案使用申請審批表部門： 申請人： 申請日期：申請類型1、借閱 2、復(fù)印3、銷毀 4、 檔案內(nèi)容申請理由部門經(jīng)理意見行政人事部意見（檔案級別）分管副總意見常務(wù)副總意見總經(jīng)理意見經(jīng)辦人反饋紙質(zhì)文件暫行分類方案檔案盒編碼說明大類一層范疇二層范疇最終編碼內(nèi)容A類職能部門AAAA1001ABAB1AB1001AB2AB2001AB3AB3001ACAC1AC1001AC2AC2001AC3AC3001AC4AC4001ADAD1001AEAE1001AFAF1001AGAG1001B類合同工程資料BABA1BA1001BA2BA2001BA3BA3001BBBB1001BCBC1001BDBD1001BEBE1001BFBF1001BGBG1001BHBH1001C類 行政管理類CA公司水、電、氣、電話CA1001CB公司證件、文件CB1001CC總結(jié)、計劃CC1001CC1002CD會議紀(jì)要CD1001CD1002CF部門會議發(fā)言稿CF1001CF1002CG辦公用品表CG1001CG1002CH員工文章CH1001CI檔案資料明細(xì)表CI1001