文化傳播公司日常公務文件會務考勤規章制度28頁.doc
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上傳人:職z****i
編號:1099253
2024-09-07
28頁
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1、文化傳播公司日常公務文件、會務、考勤制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: Xx 文化傳播公司規章管理制度一、辦公室人員素質一、辦公室人員職業道德要求1、忠于職守2、嚴守機密3、恪守信用4、甘當無名英雄5、增強主動性和創新意識6、 注意白己的言行舉止二、對辦公室人員知識要求1、熟悉法律、法規知識2、學習外語知識3、掌握電子商務知識三、基本要求1、口頭表達能力:應該口語標準、口齒清楚、條理清楚、思維敏捷。2、書面表達能力:要熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意 積累資料,不斷提高寫作水平。3、辦事能力2、:能分清輕重緩急,做到不誤事,不拖事,統籌安排工作。4、洞察能力:善于理解上司的意旨,并且能夠以自己清晰簡明的語言加以復述。觀察 吋要客觀全面,抓住事物的特點和規律。5、應變能力:遇事不慌,做事處理問題既要符合原則,又要有一定的機動性和靈活 性。6、心理調適能力:應具備良好的心理狀態,在工作中應努力培養積極的、自覺的、 堅毅的、果斷的、理性的心理因素。四、工作原則1、主動而不越位2、服從而不盲從3、溝通而不封閉4、擋駕而不阻攔二. 日常公務一、tl常工作主要事項1、日常工作:包括辦公室管理、通訊工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保 管印章工作、文件傳閱等事項。二、接電話技巧1、接聽及時23、態度熱情3、做好電話記錄:電話記錄應記清以下兒方而:(單位:姓 名:回電號碼:內容要點:來電時間(準確到幾點幾分):接話人簽名:)4、講究文明禮貌三、打電話技巧1、做好打前準備2、語言文明禮貌3、做好電話記錄4、講求效率四、怎樣保管使用公章1、公章的保管印章是機關、企事業單位在各種業務活動中,表明身份、具有法律效力的憑證,必須妥 善保管。公章由單位主管指定專人保管并使用。沒有上司批準,不可將公章委托他人代管。2、公章的使用蓋用單位公章,必須由單位主要負責人或主要負責人授權的專人審核簽名批準。做好用印登記工作,登記內容包括用印人、事由、日期、簽發人、經手人、印數等。凡以單位名義發出的公文、信函4、等都必須加蓋單位公章。公章蓋在文未落款處,應“騎 年蓋月”;帶有存根的公函、介紹信、還要在正本和存根連接處的騎縫線上加蓋公章。蓋章一般使用紅色印油,應擺正位置,印文清晰可識。印章管理人對用印有監視、監督權,對于不合法或不合手續的用印,有權拒用或提出異 議,即使有上司簽字,也可請求復議,不能有求必應。如因機構變動停止使用的,應當將原印交冋制發機關封存或銷毀。五、怎樣管理和使用介紹信1、介紹信的含義和作用介紹信是機關、團體、企事業單位用來向有關單位介紹前去聯系的派遣人的情況與任務 的一種專用信件。它具有介紹與證明兩種作用。最常用的介紹信有兩種:書信式介紹信和帶有存根的普通介紹信。2、介紹信的管理介5、紹信一般由管理公章的人一同保管并使用。介紹信與公章需同等重視,不可缺頁和丟 失。3、介紹信的使用領用介紹者須經主管批準,不得擅自開具發放。六、怎樣做好督查工作1、督查工作的涵義督查,是指協助上司,對決策的實行情況進行督促、檢查。督查包含督辦和查辦的含義。2、督查工作的原則遵守上司負責、工作人員承辦的原則。堅持實事求是的原則。應堅持分工合作, 不能越俎代皰。3、督查工作的程序立項。通知。催辦與調查。請示。結案歸檔。三、文件管理一、文件管理常識1、什么是文件文件是各級組織傳達方針、政策,下達指示,匯報工作,交流經驗,聯系上下左右的工 具。2、什么是文件管理文件管理是辦公室協助領導機構處理文件的一個6、工作系統,文件管理是辦公室工作的重 要環節。文件管理不僅能迅速、準確地傳達、落實上司的各項決策,而且對提高工作效率有著重要意義。3、文件管理的特性文件管理具有及時性、準確性、重要性。二、怎樣做好文件傳閱工作1、做好文件登記工作2、文件傳閱規則文件傳閱的順序,一般應先送給組織的主要領導、主管負責人和主管業務部門閱讀, 然后送與其他有關需要閱知的對彖。遇到文件人數少,應按先辦理、后閱知,先主辦、后協辦的順序依次進行。業務性的文件一般先送主辦部門辦理,后據批辦所規定的閱知范圍逐一傳送。所有傳閱的文件均應以文書人員為屮心進行傳遞,這種傳閱文件的方法稱為“輪軸式 傳閱”。每份傳閱的文件,文書人員要在文件7、首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后,閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和FI期。3、文件傳閱完畢要將文件收集齊全,有查考價值的文件要收齊,編卷號,及時歸檔;沒有查考價值的文 件,應按規定進行銷毀。三、怎樣做好文件借閱工作1、借閱范圍只有發文單位規定的閱讀范圉以內的人,才可傳閱;不屬應閱范圉的人要借閱文件,須 經有關領導批準。2、建立文件借閱登記薄文件登記薄應包括借閱時間、文件標題、文件字號、人數、借閱人、退還時間等項,每 個人都必須認真填寫。3、及時清理對于自己管理的文件要及吋檢查整理,做到一周一小清、一月一大清、一季一核對、半 年一整理,一經發現問題,要主動、及時上報,以求迅速解決。8、4、遵守保密規則對于保密文件,要按文件保密的要求嚴格執行,應隨時請示領導,借出時應交待清楚注 意事項。四、文件的存放工作1、對未辦畢文件的存放對未辦畢或未歸檔的文件,一般采用硬殼文件夾分類存放。每個夾最好有個目錄,以便 查找。2、對己辦畢文件的存放對已辦畢的、具有一定查考利用價值的文件材料,為了便于文件的查找利用,便于文 件的保管,要進行文件立卷工作。文件立卷是指按照文件在形成過程屮的聯系和一定的規律組成案卷。工作活動中形成和使用的文件以及其他有關的材料,如照片、圖表、膠片、錄像帶、 磁盤等應由文書部門逐年移交給檔案室集中保管。五、辦公室應裝備參考資料1、新知識資料2、決策參考的資料3、上司日9、常所需資料4、歷史憑據資料 5、辦公室使用資料六、辦公室資料的收集渠道1、訂購是獲取資料的主要渠道2、通過交換獲取資料3、利用互聯網獲取資料4、從圖 書館獲取資料5、從各種會議獲収資料七、怎樣積累辦公室資料1、了解本組織的工作2、日積月累3及時整理八、怎樣管理好辦公室資料1篩選2、登記3、分類4、編目5、微機管理四、會務管理制度1、公司會議召開直接由總裁助理負責主持。2、每周一 09:20定為公司例會,特殊情況另行通知。3、會議期間禁止吸煙,禁止接打電話,電話調為振動模式或關機狀態。4、會議期間不準遲到,缺席。凡必須參加會議人員未經請假,擅自不參加會議或請假 未批準而不參加會議的,視為缺席。510、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的,相應處罰由傳達人承擔。6、會議期間吸煙和接打電話者,開過時單處理,累計兩次作曠工處理;達三次以上者, 公司作解聘該員工處理。7、會議期間無正當理由遲到者開過時單處理,缺席者作曠工處理;遲到累計達兩次為 一次曠工,缺席三次以上者,公司作解聘該員工處理。&會議期間的考勤由各部門負責人上報到辦公室行政文員處統計。9、會議期間影響會議進展或擾亂會場秩序者,給予曠工處理;造成惡劣影響者,公司 作解聘該員工處理,并報送公安或刑事機關處理。10、會議期I可有關公司重要文件或發展方案,參會人員負有保密責任,凡是泄露公司 機密者,公司作解聘處理;造成公司嚴重影響者,11、移交公安或司法機關處理,并追究 其法律責任或相關賠償。11、提高會議質量,充分發揚民主,集思廣益。五、公司員工儀容儀表管理規定一、男員工1、頭發必須經常修剪,不準留長發、大鬢角、蓄胡須、后不蓋衣領,有需要時可用少 量發膠等來維持發型的整齊。2、不可有頭屑。3、不可染發或漂發,頭發保持原本天然顏色;若有灰白頭發者欲染深色(黑色)則不 包括在此項。4、上崗前應將胡須剔除干凈。5、皮臍保持干凈健康,要妥善處理油光泛面、暗瘡及黑頭等問題。6、按要求穿著工作服,佩戴工號牌,穿著整潔,不得挽袖或敞胸露懷。7、凡穿黑色皮鞋者,必須穿深色襪子,皮鞋要保持清潔光亮。8、只可佩帶企業配發的領帶,領帶結應蓋過領口紐12、扣。9、只可佩帶簡單經典高貴風格的領帶夾及領帶針,金色或銀色均可。10、佩帶眼鏡者需經常調效眼鏡,以免下滑,鏡片保持清潔。11、除結婚戒指和手表外不可佩帶其他飾物。12、指甲必須修理干凈絕不可藏污納垢。13、上班期間嚴禁食用蒜、蔥等帶異味食品,確保無口臭或體臭。二、女員工1、頭發要經常修剪,短發型者每三至四星期應該修理一次,蓄長發者應每六至八星期 修理一次,有需要時可用少量發膠等來維持發型的整齊。2、不可有頭屑。3、不可染發或漂發,頭發保持原本天然顏色;若有灰白頭發者欲染深色(黑色)則不 包括在此項。4、長發者必須用企業統一的發網將頭發束起,以保持整齊,發上配飾只可用黑色。5、皮膚保持干凈健康13、,要妥善處理油光泛面、暗瘡及黑頭等問題。6、按要求穿著工作服,佩戴工號牌,上衣紐扣隨時都要扣上。7、要求化淡裝上班,淡裝包括:粉底、眼眉、眼影、眼線、胭脂及唇膏,不要使用太 濃烈的香水,進食后及吋補唇。8、當面泛油光時,必須使用吸油紙或撲粉。9、所有員工(除總臺服務員外),其他服務員不得穿高跟鞋上班。10、只可穿著沒有花紋的肉色連褲襪,并確保連褲襪無破洞或滑絲。1K除結婚戒指和手表外不可佩帶其他飾物(廚房人員禁止帶戒指)。12、指甲必須修理干凈絕不可藏污納垢。13、上班期間嚴禁食用蒜、蔥等帶異味食品,確保無口臭或體臭。14、佩帶眼鏡者需經常調效眼鏡,以免下滑,鏡片保持清潔。六、員工考勤管理1、14、簽到員工上班前必須親自簽到,不得委托他人或幫人代簽,一經發現以過失處理。2、遲到早退員工必須按規定的作息時間上、下班,凡事先未請假而晚到或早走者均視為遲到或早 退,遲到或早退一次給予警告并扣發月工資總額的2%, 一個月內連續遲到或早退3 次或累計遲到早退6次者給予辭退處理(特殊情況除外)。3、曠工以下情況均視為曠工:(1)未按規定請假或已提出請假中請,但未獲批準而不到崗者。(2)不服從調動,擅自不到崗位或雖然到崗但拒絕正常工作者。(3)工作時間擅自離崗從事與工作無關的活動。(4)各種假期無證明或手續不完備,甚至偽造、涂改、轉借證明者。(5)遲到、早退20分鐘以上者。處理方法(1)曠工給予口頭警15、告,并扣發當月工資總額的8%o(2)遲到時間超過一小時,不準參加當日正常工作,并按曠工處理。(3)遲到時間在一小時內,按曠工處理的員工,因工作需要參加了當日的正常工作, 扣發當月工資總額的4%o(4)一個月內連續曠工兩次或者累計超過三次者,給予開除處理。4、病假(1)因病不能上班,須出示縣級以上醫院的病情證明和醫藥費用收據后方可算做病假, 否則以事假處理。(2)當月病假4天者,抵休息日,超過4天的按天數扣除日工資;全年病假累計30 天以上者取消年度獎金。5、事假事假一天扣當口工資,兩天以上者扣日工資的200%,全年事假累計12天以上者取消 年度獎金。6、請假、休假審批程序(1)員工請假、休假由16、部門主管審批;員工因實際情況,可準許連休兩天,超出兩天 以上者,由部門主管上報人事部審批,不是本地戶籍者,月最多可連休四天,超出四 天者,按事假處理。(2)各部門經理、主管請休假由辦公室審批。(3)特殊情況由總經理審批。7、員工外出員工在上班期間不得外出;因工作需要或特殊情況需外出的,必須及時向部門主管或 領班說明事由經允許后才可外出。(1)員工外出辦理事務必須向本部門主管或領班說明事由及返回時間,否則按外出辦 私事處理。(2)經部門同意,批準可外出的人員必須按要求到保安部填寫外出登記,并在規定的 時I可內返回工作崗位,向部門主管或領班報到。(3)上班時間外出者,一經發現,以過失處理。(4)外17、岀辦事因特殊原因不能按時返回的,必須及時向部門主管或領班匯報,未經允許超時不歸者,按曠工處理。員工休假、外出后的相關工作rti各部門協調安排;管理人員請休假后的具體工作必須指定負責人,并合理安排相關事宜,確保各部門工作正常運轉。七.總裁助理工作職責仁直接對總裁負責,受全體員工監督。2、積極配合總裁的工作,協助總裁處理公司內部日常事務。3、認真聽取總裁和員工的意見或建議。4、要從小事做起,從自我做起,樹立模范帶頭作用。5、不斷搜集有用信息來輔助公司正常運行。6、督促和激勵員工積極上進,按時完成公司安排任務。7、發現問題,及時上報總裁,協助總裁解決。8、建立或完善公司相關規章制度。9、根據公司發展的要求制定公司改革發展規劃方案。10、樹立好服務意識,提高辦事效率。