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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度文化公司財(cái)務(wù)部備用金申請出納歸還管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 目錄管理制度匯編1第一章 總則2第二章 備用金的申請2第三章 備用金的歸還3第四章 定額備用金的管理4第四章 臨時備用金的管理5第五章 出納備用金的管理7第六章 罰則8第六章 附則8第一章 總則1.目的 為了加強(qiáng)公司對有關(guān)部門備用金的管理，為了保證業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金管理?xiàng)l例的有關(guān)規(guī)定，提高資金利用效率，減少資金損失，特制定本制度。2.適用范圍2.1本制度適用于公司各部門、子公司、分公司（各個門店）2.2、2備用金是總公司及分子公司各部門、各工作人員用于零星開支、業(yè)務(wù)采購等，以現(xiàn)金方式借用的，分為定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種。3.職責(zé) 3.1 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)備用金的使用抽查、監(jiān)督和備用金的收回；3.2 業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)備用金的申請、使用和保管；3.3分子公司經(jīng)理及部門主管（直營店店長）負(fù)責(zé)人對備用金管理負(fù)責(zé)審核和監(jiān)督。第二章 備用金的申請 1.工作人員需借用備用金時，先到財(cái)務(wù)部索取“借款單”，財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際需要向借款人發(fā)放“借款單”，借款人按規(guī)定格式和內(nèi)容填寫借款單，并按流程辦理簽字手續(xù)，財(cái)務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項(xiàng)內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無誤批準(zhǔn)后辦理付款手續(xù)。2.個人提出申請，必須3、真實(shí)、詳細(xì)地注明借支事由、金額、歸還時間，出差性質(zhì)的必須注明出差事由及地點(diǎn)。3財(cái)務(wù)經(jīng)理就金額的合理性進(jìn)行審核，出納員對審批手續(xù)和前期借款清查審核。3.1未轉(zhuǎn)正員工控制借支。3.2經(jīng)常性違反結(jié)算紀(jì)律的員工控制借支。3.3根據(jù)事由控制借支金額的標(biāo)準(zhǔn)。3.4財(cái)務(wù)制度要求控制的其他事由。4直營店店長及分子公司業(yè)務(wù)經(jīng)理對該單位的備用金借支款進(jìn)行總體監(jiān)督。5超過規(guī)定金額的借款，必須按權(quán)限分別報(bào)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。6備用金范圍內(nèi)需要的借支，無論金額大小，均須報(bào)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批。7.因非經(jīng)營性支出需要借用備用金，或職工因個人原因需要在公司借支的，一律經(jīng)公司總經(jīng)理審批后辦理借支。8.備用金申請程序圖如4、下：第三章 備用金的歸還1 歸還定額備用金時，借款人可歸還現(xiàn)款，也可以報(bào)銷費(fèi)用抵沖，還可于當(dāng)月薪資中扣除。1.1采購備用金歸還：備用金使用部門或個人必須于12月25日前到財(cái)務(wù)部辦理全額歸還當(dāng)年度備用金手續(xù)，次年根據(jù)情況重新申請備用金；1.2出差人員借款歸還：借款人員完成業(yè)務(wù)后，應(yīng)在七個工作日內(nèi)的報(bào)賬日，使用公司統(tǒng)一報(bào)銷單，填寫好“報(bào)銷單”的各項(xiàng)規(guī)定內(nèi)容，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，再到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)人員根據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)定認(rèn)真審核無誤后，必須當(dāng)日辦結(jié)報(bào)銷手續(xù)。1.3直營店備用金：各直營店備用金于每年12月25日之前使用備用金的部門和個人必須到公司財(cái)務(wù)辦理歸還當(dāng)年備用金和續(xù)借下年備用金手續(xù)，店長直接負(fù)責(zé)備用金5、的清理及續(xù)借手續(xù)。2.借款人辦理報(bào)銷時，財(cái)務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金臺賬”查明報(bào)銷人員原借款金額 2.1對報(bào)銷金額超支借款款項(xiàng)部分應(yīng)及時付現(xiàn)或轉(zhuǎn)賬補(bǔ)償于報(bào)銷人2.2對報(bào)銷金額低于備用金款項(xiàng)的，應(yīng)由借款人及時現(xiàn)金結(jié)清原借款項(xiàng)的差額部分。2.3電子商務(wù)備用金詳見電商資金管理制度3.出納員收到還款后，需會計(jì)開具收款收據(jù)并簽字確認(rèn)，出納在收款收據(jù)上加蓋收訖章并簽字確認(rèn)。4.定額備用金的借款時間最長不超過1年，零星采購、周轉(zhuǎn)找零、研發(fā)備用金于每年12月25日之前，除直營店之外的所有備用金，必須在年末進(jìn)行徹底清理，不允許跨年度使用。5.領(lǐng)用臨時備用金辦理其他業(yè)務(wù)的，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢7日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，結(jié)清備用金6、借款。第四章 定額備用金的管理定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時間長、比較固定的特點(diǎn) 。 第一節(jié) 定額備用金的使用范圍規(guī)定1、采購人員的零星采購備用金，一般不超過5000元；2、各直營店的周轉(zhuǎn)找零備用金，一般在300500元；3、技術(shù)中心研發(fā)項(xiàng)目備用金限額1000元；4、三大基地從當(dāng)年3月起到當(dāng)年11月之間的周轉(zhuǎn)備用金，用于支付臨時工采摘費(fèi)，一般周轉(zhuǎn)額度在100000元之內(nèi)，基地采購備用金不超過20000元。每年11月25日前必須清理交回；5、公司出納日常支出備用金限額20000元之內(nèi)；6、個人因公出差（不含境外）零星開支備用金，一般不超過2000元；第二節(jié) 定額備用金的日7、常管理1.因業(yè)務(wù)需要長期借用備用金的人員和部門可由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；2.使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報(bào)銷憑證，并登記備用金登記薄，記錄各種零星支出，經(jīng)管人員必須按月向財(cái)務(wù)申報(bào)備用金使用情況不得全部或部分轉(zhuǎn)借或以臨時備用金的性質(zhì)借支他人。 3.前賬不清，后賬不借，對因特殊原因不能按時結(jié)算的，須提前向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人說明原因，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后，方可延期；4.定額備用金作為個人借支入賬，以定額備用金形式反映。5. 因人員調(diào)動或離職等原因造成定額備用金管理員更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方式采用借還8、兩條線，即原責(zé)任人辦理還款，新責(zé)任人辦理借款，財(cái)務(wù)賬作相應(yīng)調(diào)整。6. 備用金使用由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，部門負(fù)責(zé)人為備用金借款的第一責(zé)任人。8.各下屬單位財(cái)務(wù)部必須于每月月末對定額備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，并編制定額備用金盤點(diǎn)表，做好盤點(diǎn)記錄。第四章 臨時備用金的管理第一節(jié) 臨時備用金的使用范圍規(guī)定1因公司業(yè)務(wù)需要暫支款，日常零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫存?zhèn)溆媒穑话悴怀^3-5天零星支付，所需現(xiàn)金具有工作性質(zhì)的一次性借支款。2臨時性活動的借支。3理賠等事故性質(zhì)的借支。4押金等性質(zhì)的借支。5因生活困難而需要的暫支款。6其他經(jīng)批準(zhǔn)的暫支款。7.臨時備用金的支付方式主要包括現(xiàn)金、支票、其他銀行結(jié)算方式三9、種。第二節(jié) 臨時備用金的日常管理1.以支票等銀行結(jié)算方式借款的，必須在銀行結(jié)算票據(jù)上簽收。2.理賠、押金等性質(zhì)的借支，在取得對方的正式發(fā)票或收據(jù)后，方可辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。3.部門負(fù)責(zé)人（各直營店店長和分子公司）為各種臨時備用金歸還的第一責(zé)任人，必須督促借款人及時辦理報(bào)賬歸還手續(xù)。4.以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或以本人因公發(fā)生的費(fèi)用憑證報(bào)銷沖抵。5.員工個人因生活困難等原因而需借款的，一律向工會申請，行政不予借支，并按原核定的歸還時間進(jìn)行催收。7.財(cái)務(wù)中心及各分子公司財(cái)務(wù)人員為臨時備用金的主管部門，應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、借款用途、借款金額、注銷日期建立備用金臺10、賬，財(cái)務(wù)部有權(quán)隨時抽盤備用金余額，并按月及時清理臨時備用金借款賬目，并以文字方式通知借款人。 第五章 出納備用金的管理 出納備用金是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點(diǎn)，一般不超過規(guī)定限額。第一節(jié) 出納備用金的申請1. 出納備用金的申請程序2. 出納備用金的申請要求。2.1出納領(lǐng)取備用金要求開具基本戶銀行支票，不得從銷售款中坐支。2.2如因特殊情況，急需調(diào)用現(xiàn)金的，由出納員填寫申請單，交財(cái)務(wù)部經(jīng)理（財(cái)務(wù)總監(jiān)）批準(zhǔn)后，以支票換現(xiàn)金的形式到財(cái)務(wù)部領(lǐng)用。財(cái)務(wù)部經(jīng)理必須憑手續(xù)完整的申請單和支票進(jìn)行調(diào)換現(xiàn)金，申請單由財(cái)務(wù)部相關(guān)人員歸檔備查，申請單上必須標(biāo)明領(lǐng)用日期、金額、調(diào)換支票賬號11、及號碼、經(jīng)辦人、審批人、審批日期、門店名稱等。3. 上海、北京等大城市子公司的出納沒有備用金統(tǒng)一由公司出納進(jìn)行統(tǒng)籌管理。第二節(jié) 出納備用金的日常管理1.出納備用金的使用者只能是財(cái)務(wù)部出納員。2.出納備用金必須注意“安全第一”原則，有專用保險柜存放現(xiàn)金，并且存放地點(diǎn)符合安全管理原則。3.保險柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況需要超出的，必須向財(cái)務(wù)管理中心（財(cái)務(wù)部）申請報(bào)批后才能實(shí)行。4.特殊情況下的大額存放，必須及時向主管副總反映，以便采取相應(yīng)的安全措施。5. 出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對賬實(shí)數(shù)據(jù)。 6.出納備用金的直接責(zé)任人為該現(xiàn)金的使用人出納員、資金主管及財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)管理責(zé)任。7.12、財(cái)務(wù)部必須于每月月末對出納備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，并編制出納現(xiàn)金盤點(diǎn)表。第六章 罰則1.公司及各分子公司財(cái)務(wù)部未經(jīng)批準(zhǔn)私自擴(kuò)大臨時備用金的使用范圍的，發(fā)現(xiàn)一次對其財(cái)務(wù)會計(jì)及財(cái)務(wù)經(jīng)理處以200元的罰款。2.公司及各分子公司財(cái)務(wù)經(jīng)理、出納員無任何手續(xù)或白條抵庫，私自借支臨時備用金的，一律除名。3.到期仍未及時收回臨時備用金借款的，也無法提供其他特批書面報(bào)告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，相關(guān)借支人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償金額外，部門負(fù)責(zé)人處于一次500元罰款。4.各財(cái)務(wù)主管及相關(guān)主管會計(jì)人員對所屬臨時備用金進(jìn)行定期（月末最后一天）盤點(diǎn)（一個月不少于一次），因未及時盤點(diǎn)而出現(xiàn)的損失承擔(dān)連帶責(zé)任；5.對于臨時備用金的盤點(diǎn)損失，一13、律由相關(guān)責(zé)任人賠償；盤點(diǎn)盈余，交本單位的財(cái)務(wù)部作掛賬處理；無法查明原因的，進(jìn)行賬務(wù)處理，列入“營業(yè)外收入”科目。6.臨時備用金超過歸定時間不歸還，若超過七個工作日未報(bào)賬，給予報(bào)銷人每日50元的處罰，并在歸還借款時付清；因長期出差在外無法回借款地歸還的或因其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報(bào)告，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人證明，報(bào)本單位總經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn)后免于處罰。7.若借款人拒不歸還所借的定額備用金（超過歸還時間7個工作日），由財(cái)務(wù)人員提出申請經(jīng)批準(zhǔn)后，在其當(dāng)月薪資中扣收借款額。因此，人力資源部必須配合做好工作，如人力資源部未按通知作扣款處理，每次處罰100元，造成損失的，由人力資源部相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。8.若借款人員發(fā)生人事異動或離職，人力資源部未書面通知財(cái)務(wù)部確認(rèn)清賬，造成借款無法收回的，由人力資源部承擔(dān)借款損失，由于未能及時進(jìn)行人員異動或離職通知或報(bào)備人力資源的，造成損失的由直接部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任。9.備用金借款必須按規(guī)定用途使用，不得挪做他用。公款丟失，由本人承擔(dān)。 第六章 附則1.本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本制度由董事會批準(zhǔn)后實(shí)施。附表：備用金臺賬管理表單備用金登記臺賬部門：期間：年 月 日至 年 月 日填表日期：月日摘要內(nèi)容金額報(bào)銷人合計(jì)大寫金額：上期留存（金額）：本期報(bào)銷（金額）：期末結(jié)存（金額):- 8 -