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1、科技公司經營項目行政事務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXX有限公司行政事務管理制度第一章 總則為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使 各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。本規定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦 公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。第二章 禮儀紀律1.行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監督。2.行政部主管發現不當現象，可簽發“提示單”以提示警告，并報備有關部門主管。3.行政部確認獎懲事實，可提請有關主管2、研究提出獎懲申請。4.對公司禮儀紀律現象，行政部與各部門主管均可直接向總經理提出提出。第三章 檔案管理1.歸檔范圍公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情 況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通 告、通知等具有參考價值的文件材料。2.檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完 整，密級檔案必須保證安全。3.檔案的借閱與索取(1)總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人 員辦理借閱手續，直接提檔。(2)公司其他人員需借閱檔案時，要經主管副總經理批準，并辦理借閱手續。借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂3、改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻 印、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由 總經理批準方可摘錄和復制；一般內部檔案經總經理辦公室主任批準方可摘錄 和復制。4.檔案的銷毀(1)任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。(2)若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀；一般內 部檔案，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。(3)經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。第三條 印鑒管理1.公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。2.公司印鑒的使用一律由主管副總經理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規定造成的后果由直接責任人員4、負責。3.公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統 一編號登記，以備查詢、存檔。4.公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報 其介紹信的用途，未使用的必須交回。5.蓋章后出現的意外情況由批準人負責。第四條 公文打印、收發及管理1.公司公文的打印工作由總經理辦公室負責。2.各部室打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字，交電腦部 打印，文書處理過程中，未經同意任何人不得將受托文書傳閱他人。3.公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經理辦 公室留底存檔。文件傳真5、的發文工作亦由文秘人員負責，需發文者將文稿經主管人員簽字后交文秘處登記發文摘要、分類編號、發送后歸還原稿人。凡對外報送的業務資料、協議等重要文件皆須復印備份存檔。4.公司的各類文件均屬內部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業務便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。5.對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。6.每半年將經各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。第五條 辦公及勞保用品的管理1.辦公用品的管理維護。(1)由公司6、行政部統一管理與使用。(2)建立嚴格的使用登記制度。(3)未經許可，個人不得自行操作使用。(4)行政部負責電腦、傳真機、復印機等的檢查、保養和維修,保證設備的可運用狀態。2. 辦公用品的購發(1)每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總 經理辦公室。(2)總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算，經主管副 總經理審批后負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃地分發給各個部、室，由部、 室主任簽字領回。(3)除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經總經理辦公室主任批準方可領用。(4)公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部、室負責人提供的名單和用品 清單，負7、責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。(5)負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好。(6)負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字。(7)辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照 規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。3.勞保用品的購發勞保用品的配給，由總經理辦公室根據各部、室的實際工作需要統一購買、統 一發放。第六條 庫房管理1.庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。2.采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收貨時要當面點 清數目，檢查包裝是否完好，如8、發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫 單數量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。3.物資入庫后，應當日填寫帳卡。4.嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經公司辦公室 主任批準后方可出庫。5.庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或副總經理批準 ，辦理外借手續。6.嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算 準確，不得隨意涂改。7.庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防 設施，做到防火、防盜、防潮。第七條 報刊及郵發管理1.報刊管理人員每年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關訂閱手續。2.報刊管理人員每日負責9、將報刊取回并進行處理、分類、登記， 并分別送到有關部門。有關部門處理后，一周內交回辦公室由報刊管理人員統一 保管、存檔備查。3.任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經總經理辦公 室主任批準。 第八條 附則1.公司辦公室負責為各部室郵發信件、郵件。(1)私人信件，一律實行自費，交辦公室或自己郵寄；(2)所有公發信件、郵件一律不封口，由收發員登記，統一封口，負責寄發；(3)控制各類掛號信。凡因公需掛號者，須經各部室主任批準，總經理辦公室登記后方可郵發。2.本制度如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經理辦公室研究并提請總經理批復。3.本制度解釋權歸總經理辦公室。4.本制度從發布之日起生效。本制度的實施以公司管理制度為準則。