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1、企業建設項目設計文件資料管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1范圍本標準規定了項目設計文件資料的管理方法及相關要求。 本標準適用于公司承擔的總承包項目、工程設計項目設計過程中產生的文件資料的管理和控制。2引用文件（略）3要求及管理方法3.1 本規定為通用要求，項目設計經理及專業負責人可按XX項目設計質量控制程序有關規定并根據工程設計項目特點增減項目文件資料的內容。項目設計文件資料分項目經理卷冊和專業負責人卷冊（各專業），最終存檔項目設計文件資料目錄結構如下樹形圖所示： （各階段）項目設計文件資料卷冊合目錄 XX2、專業負責人卷冊分目錄XX專業負責人卷冊分目錄XX專業負責人卷冊分目錄項目設計經理卷冊分目錄3.2 專業負責人文件建冊管理：分類建冊：各階段設計開始后，各專業負責人負責其專業設計文件資料的分類建冊。分類建冊規則參見附表。專業負責人卷冊號為XX01-XX99，其中XX代表專業代碼。專業負責人應為設計文件資料統一編號，編號規則如下：XXXXXX X XXXX EN XX XXX XXXX 流水號 文件分類代碼（見附表） 專業代碼單元號：各單元通用為0000階段號項目號項目號、階段號、單元號、專業代碼參照05AQS321項目設計文件編號規定執行；文件分類代碼見附表。3.3 項目設計經理文件資料建冊管理3、：3.3.1分類建冊：為保證項目文件資料的完整和長期妥善保管，項目文秘應在項目開始后依據便于管理和查閱的原則為項目設計經理文件資料分類建冊，項目設計文件資料分類建冊規則參見附表。項目設計經理文檔分類建冊應使用統一的黑色或白色5CM文件夾和卷冊標簽。根據存放文件數量的多少，可以順延增加新冊或將多個類型的文件合并入一冊（不同類型文件之間用隔頁紙分隔），項目經理卷冊號為E01E99，對于難以成冊的合同商務文件、設計成品文件和制造廠商設計資料可直接在文件柜中分類存放。項目文秘應建立項目文件資料卷冊存放文件電子目錄，并定期打印輸出。3.3.2項目文秘應為項目設計經理文件資料統一編號，項目文件資料編號規則4、如下：XXXXXX X XXXX EN 00 (X/X) XXX XXXX 流水號文件分類代碼文件流向號（聯絡文件用） 單元號：各單元通用為0000階段號項目號項目號、階段號、單元號、專業代碼參照05AQS321項目設計文件編號規定執行；文件分類代碼見附表；項目聯絡文件編號兩位文件流向號X/X用于定義文件的發送方及接收方（項目可自行定義字母代表不同單位，如在項目中定義L代表LPEC，S代表SINOPEC，L/S代表LPEC發給SINOPEC的聯絡文件）。3.4文件管理3.4.1 收存管理：項目實施期間，項目文秘負責項目文件資料的收存管理；各設計專業負責人負責本專業文檔的收存管理。項目文秘在收存5、項目設計合同（設計項目合同、設計分包合同）時，應將附件以及招標文件、合同評審文件、付款、變更、索賠等文件共同保存，以保證合同文件的完整性和連續性。項目實施過程中，項目文秘應及時將收存的帶簽署的紙質文件進行掃描，存放規則同紙版項目文件，以便項目成員使用以及項目結束后的電子文件歸檔。項目文件資料的存放方式應便于查閱，其使用和借閱應經相關項目組領導批準。項目文秘應記錄項目文件資料收存信息，方便文檔查閱。3.4.2 外來文檔管理：項目實施期間，項目文秘負責所有外部單位提供文檔的接收、分發和收存。對于外來的項目管理文件、工程技術文件和制造廠商資料，接收后應按照質量管理標準05AQS326顧客提供的軟件產6、品管理規定對外來文檔的完整性和適用性進行驗證。項目文秘負責根據01AQS306外來文件和資料管理規定和設計經理的處理意見對外來文檔進行處理。外來文檔在項目實施期間應完整、妥善收存，項目文秘應記錄外來文檔收存信息，方便文檔查閱，并在項目結束后統一歸檔。3.4.3 有效版本控制管理：項目文秘負責整理和發布項目文檔有效版本目錄，并負責向文檔接收方發出文檔升版通知，提示避免使用廢舊版本。項目文秘負責收存文檔的版本替換工作，對廢舊版本應注明失效標示并單獨存放，待項目結束后經設計經理批準后統一銷毀。鑒于技術原因，當項目文檔帶有有效簽署的紙版文件和電子版文件不一致時，以紙版文件為準。項目文秘應及時更新項目文7、檔有效版本目錄。3.5文件分發 項目文秘負責項目文檔的外部、內部分發；各設計專業負責人負責本專業文檔的內部分發。文檔外部分發的范圍和份數根據相關合同要求確定，如需對外提供電子版文件，應遵照08A314電子版圖紙、資料對外提供管理規定執行；文檔內部分發的范圍和份數由項目文秘報設計經理批準后確定；各設計專業文檔的內部分發的范圍和份數由各設計專業負責人確定。文檔內部分發宜采用電子分發方式，在電子分發不能滿足工作需要時可采用紙質文件分發。項目文檔的對內、對外發放必須提供所發放文檔的目錄，并完成、保存簽收記錄。項目文秘應及時記錄文檔發放信息，確保文檔發放記錄的可追溯性。3.6文件歸檔 階段設計文件完成后8、，專業負責人應及時整理并輸出專業文件卷冊目錄和分目錄（紙版及電子版），經各自專業質量工程師驗收后，將文件資料卷冊（紙版及電子版）及技術資料驗收卡交到檔案館辦理存檔手續。歸檔的文件資料必須包含封面和目錄，裝訂成冊(三孔線裝)。檔案管理人員驗收合格后，在驗收卡上簽署，完成專業設計文件卷冊的歸檔。專業負責人將檔案管理人員簽署過的技術資料驗收卡交給項目統計人員，同時將最終專業文件資料專業負責人卷冊分目錄電子版傳給項目文秘。項目文秘應及時將項目文件資料歸檔到公司檔案館。項目文秘整理完成項目設計經理卷冊及目錄后，還必須將各專業負責人卷冊分目錄進行匯總整理，與項目經理卷冊分目錄和專業負責人卷冊分目錄合并組成9、項目文件文件卷冊總目錄，一并到檔案館進行歸檔。歸檔的項目文件資料必須包含封面和目錄，裝訂成冊(三孔線裝)。項目文件資料歸檔卷冊應由歸檔人和項目經理（部門經理）簽署，并由歸檔人填寫“歸檔卡片”后到檔案館歸檔。 對項目合同（設計項目合同、設計分包合同）進行歸檔時，需將合同附件以及招標文件、合同評審文件、付款、變更、索賠等文件的原件一并歸入公司檔案館項目檔案。 使用DOCUMENTUM和PDIS的項目，項目結束后項目DOCUMENTUM系統文檔庫和PDIS項目文檔信息庫應在項目IT工程師的協助下同期歸檔，以項目為單位將全部最終版文件的電子版硬拷貝（帶簽署的掃描版）及可編輯版電子文件歸入檔案館。 公司10、檔案館負責項目文檔歸檔的技術指導。附錄A專業負責人用文件資料卷冊封面格式（用戶及項目名稱）項目文件資料卷冊冊（冊號名稱） (工程項目號) (專業代號) (卷冊號)整編專業負責人（年 月 日）附錄B項目設計經理用文件資料卷冊封面格式 （用戶及項目名稱）項目文件資料卷冊E冊（冊號名稱） (工程項目號) (卷冊號)整編項目設計經理（年 月 日）附錄C卷 內 目 錄序號文檔編號整編人文檔 名稱 整編日期分類文檔總頁數備注12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940附表項目設計文檔分類建冊及存檔規則項目設計11、文檔分類文檔分類 代碼存檔要求歸檔 責任人備注紙版電子版專業負責人卷專業負責人項目聯絡文件會議紀要LMM設計評審會議紀要項目管理文件評審記錄MEV設計評審記錄作業表格MSF工程技術文件專業統一規定TEM項目文秘負責歸檔整套專業統一規定，專業負責人負責將本專業統一規定歸檔到本專業設計文件資料中設計文件目錄TLT委托資料提出設計委托資料及其變更通知單TDO紙版存專業室，電子版存檔案館接收設計委托資料及其變更通知單TDI紙版存專業室，電子版存檔案館(掃描版)設計過程文件資料計算書TCA設計文件校、審記錄TCL經設計、校對、審核、會簽簽署后的設計白圖使用成品文件編號 紙版存專業室設計完工報告TDS專業12、負責人負責歸檔本專業設計完工報告其它TOT施工日志及施工備忘錄紙版存專業室顧客及設計代表組對現場服務與本專業有關資料紙版存專業室現場技術服務總結設計總代表負責歸檔項目現場技術服務總結，專業負責人負責將專業現場技術服務總結存入專業室，同時交項目設計經理一份項目設計經理卷項目文秘合同商務文件項目設計合同文件及附件CCT設計分包合同文件及附件CCT項目聯絡文件信函LLE傳真LFA會議紀要LMM設計評審會議紀要項目文秘負責歸檔項目設計評審會議紀要，專業負責人負責歸檔專業設計評審會議紀要 其他內部會議紀要備忘錄LMO文件傳送表LDT電子郵件LEM電話記錄單LTN外來聯絡單LRL外來通知單LRN其它LOT13、項目管理文件計劃、方案MPL項目設計實施計劃項目設計質量計劃管理程序、規定MPR項目設計統一規定人工時/費用估算MMC人工時估算進度計劃MSC設計進度表（設計進度計劃、專業作業計劃）報告MRF工程設計進度情況報告周報MWR設計進度的周報月報MMR設計進度的月報評審記錄MEV設計評審記錄設計文件校審記錄（設計經理文件部分）作業表格MSF顧客意見征求表MSQ外來管理文件MRM其它MOT工程技術文件設計基礎資料TBD顧客提供的原始資料（原始設計基礎資料及其他設計條件、設計輸入資料）專業統一規定TEM項目文秘負責歸檔整套專業統一規定，專業負責人負責將本專業統一規定歸檔到本專業設計文件中請購文件TER訂14、貨資料或請購文件、報價書技術附件、訂貨或采購合同技術附件技術評標文件TFA預發資料TPL設計變更通知單TCN各專業設計變更通知單（及設計聯絡單）與設計變更有關的函、電、傳真等資料）材料代用單專利商提供設計資料TDL技術引進合同及附件工藝包或基礎設計與外商有關技術引進會議紀要及備忘錄外商確認的有關設計資料外商提供的詳細設計文件資料其它方提供設計資料TDT其它TOT現場技術服務總結項目文秘負責歸檔項目現場技術服務總結，專業負責人負責歸檔專業現場技術服務總結設計完工報告、工程設計總結項目文秘負責歸檔項目設計完工報告、工程設計總結，專業負責人負責歸檔本專業設計完工報告并將工程設計總結交給項目文秘制造廠商資料卷（分PO號存）中間資料作為過程文件使用，項目結束后銷毀制造廠提供的設備圖紙（先期確認ACF）和設計資料最終資料項目文秘制造廠提供的設備圖紙（最終確認CF）和設計資料與制造廠有關重要資料（重要設備訂貨資料注：1、如無特殊注明，文件均歸入公司檔案館；2、表中所列具體文件為典型或重點檢查文件，并非該類文件的全部；3、對項目各部門編制的文件歸檔時需歸帶簽署的掃描版電子文件，外單位提供的文件可歸掃描版電子文件或光盤；4、委托資料編號執行公司委托資料管理規定；本規定要求各專業在設計文件資料歸檔時對委托資料按提出和接收分類重新編號。